Introducción a las Declaraciones Mensuales
En este artículo te compartimos una serie de claves para que entiendas lo más importante sobre cómo funciona y cómo hacer una declaración de impuestos mensual, que es una de las obligaciones fiscales más importantes, tanto de personas físicas como personas morales.
Empecemos por explicar qué es la declaración mensual. También conocida como declaración provisional, ya que es la forma en que se presenta la información sobre los ingresos, gastos, utilidades y pérdidas en un mes, así como los impuestos federales: Impuesto Sobre la Renta (ISR), Impuesto al Valor Agregado (IVA), Impuesto Empresarial a Tasa Única (IETU), Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios (IEPS) y Retenciones de Impuestos realizadas a terceros.
De acuerdo con lo que establece el Sistema de Administración Tributaria (SAT) esta declaración debe realizarse a más tardar el día 17 del mes siguiente al que corresponde el pago.
Una Bitácora Fiscal es un instrumento de control interno que permite documentar de forma estructurada el cumplimiento oportuno de las obligaciones fiscales de una compañía. Lleva el control puntual de todas las actividades fiscales relevantes de tu compañía o tus clientes. Este formato profesional te permite documentar con orden fechas clave, declaraciones, pagos, revisiones, requerimientos y cualquier evento relevante con impacto tributario.
La Bitácora Especial para Declaraciones en Ceros
Se introduce un nuevo tipo de bitácora especial que solo se debe utilizar en ciertas empresas que estén configuradas de manera “especial” y que en realidad NO deban presentar sus declaraciones mensuales mes con mes con montos obtenidos a pagar, sino que todo se deba presentar totalmente en ceros.
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Esta bitácora si bien estará disponible para todas las empresas, se debe utilizar con cuidado pues una vez hecha la presentación de la declaración mensual en ceros puede tener efectos en el SAT, por lo menos el inmediato sería que ya no podría la empresa volver a presentar la declaración mensual de tipo “normal” con montos mayores a cero, sino que tendría que presentar declaraciones complementarias que modifiquen las obligaciones presentadas en cero por bFiskur®︎.
Funcionamiento y Prioridad
La bitácora en sí funcionará similar a las otras bitácoras de obligaciones, aunque NO comparte la cola de obligaciones por ser un proceso de generación en lugar que de descarga, y por ende ser más importante (al nivel aproximadamente de las bitácoras de Cancelación de CFDIs), así que se debe poder monitorear y ejecutar de manera independiente de las demás bitácoras de obligaciones, las cuales al compartir la cola la llegan a saturar rápidamente.
Si alguno de los dos detalles se deja SIN Obligaciones, se considerará que la declaración mensual correspondiente a ese detalle (IVA o ISR) NO se desea presentar en absoluto.
Configuración de Obligaciones
En la siguiente imagen se pueden apreciar los dos nuevos detalles dentro del registro de la empresa en los que se configuran las obligaciones a presentar tanto para declaración mensual de IVA como para declaración mensual de ISR.
Configuración para Declaración Mensual de IVA
El primer detalle debe llenarse exactamente con los textos que aparecen en el portal de declaraciones mensuales de IVA, según las obligaciones que la empresa deberá presentar en cero. Textualmente se debe insertar en la tabla respetando las mayúsculas/minúsculas, acentos, espacios en blanco o puntuaciones, etc. tal como aparecen en el portal, en el siguiente caso podrían seleccionarse las 2 opciones que se aprecian en la imagen, y sería:
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- ISR RETENCIONES POR SERVICIOS PROFESIONALES/RÉGIMEN SIMPLIFICADO DE CONFIANZA
- ISR POR PAGOS POR CUENTA DE TERCEROS O RETENCIONES POR ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES
Configuración para Declaración Mensual de ISR
Mientras que en el segundo detalle debe llenarse exactamente con los textos que aparecen en el portal de declaraciones mensuales de ISR según las obligaciones que la empresa deberá presentar en cero ahí. Textualmente se debe insertar en la tabla respetando las mayúsculas/minúsculas, acentos, espacios en blanco o puntuaciones, etc. tal como aparecen en el portal, en el siguiente caso podrían seleccionarse las 5 opciones que aparecen en la imagen (aunque 4 de ellas parecen ser obligatorias por default, se pueden seleccionar solo las que se necesiten), y sería:
- ISR personas morales
- ISR retenciones por salarios
- ISR retenciones por asimilados a salarios
- IVA personas morales
- IVA retenciones
Si estas obligaciones varían con el tiempo para la empresa o cambian de portal, se deberán realizar los ajustes correspondientes en estos detalles de obligaciones a presentar o de lo contrario no se podrá proceder con la presentación de la declaración mensual en ceros.
Casos Especiales para Empresas de Reciente Creación
Se consideran 2 tipos de casos “especiales” para empresas de “recién creación”, esto es, empresas creadas en el año actual, o bien creadas en el año anterior al actual. Cualquier otra empresa cuya fecha de creación (referida en lo sucesivo como el campo “fecha de inicio de operaciones” en bFiskur®︎, el cual es indispensable que esté correctamente configurado) es previa al año anterior NO entrará en los casos especiales y simplemente presentará sus declaraciones mensuales en cero de forma normal.
Empresas Creadas en el Año Actual
Estas empresas NO están obligadas a presentar ISR durante el año en curso (régimen general de ley), por lo que NO se deben configurar obligaciones correspondientes a ISR en ninguno de los detalles de las obligaciones a presentar en cada portal descritos en este documento. Estas empresas únicamente deben presentar obligaciones de IVA mes con mes, para expresar esto, a cada obligación se le puede asociar un valor en el campo “frecuencia” para indicar si será parte de la presentación de declaraciones de cada mes, en cuyo caso se debe configurar como “mensual” bajo el entendido que si NO debe presentar una obligación en absoluto entonces simplemente NO se debe agregar un registro para dicha obligación.
Empresas Creadas en el Año Anterior al Actual
Estas empresas YA deben presentar ISR pero de manera especial, generando una declaración trimestral de ISR (régimen general de ley) donde únicamente presentarán el ISR de los meses de enero a marzo del año en curso, por lo que SI deben configurar obligaciones que correspondan a ISR pero esta vez configurando el campo “frecuencia” con el valor “trimestral” para entender que se debe presentar en este tipo de declaración trimestral especial única, agregando tantas obligaciones configuradas de esta manera como se deban incluir en esta declaración especial.
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Esta primer declaración trimestral de ISR se presentará con cualquier bitácora que pida generar las declaraciones de los meses entre enero y marzo del año en curso, siempre y cuando la fecha actual real YA sea mayor al primero de abril del año en curso. En ninguna otra combinación de bitácora se realizará la presentación de esta declaración especial.
Una vez realizada la presentación de esta declaración trimestral de ISR especial, la empresa deberá empezar a presentar el ISR de manera mensual junto a la misma declaración de IVA, por lo que se deberá configurar una segunda obligación con el mismo nombre que todas las obligaciones de ISR para las que aplique, pero esta vez configurando el campo “frecuencia” con el valor “mensual”, y la diferencia es que el campo “fecha de inicio de aplicación” deberá estar configurado con la fecha del periodo a partir de la cual YA se debe llevar a cabo la presentación de esta obligación de manera mensual. Es claro que el campo se refiere a la fecha del periodo y NO a la fecha real de presentación o a ninguna otra (este campo de “fecha de inicio de aplicación” NO se usa en ningún otro caso excepto en esta situación, cuando NO se configura, se da por entendido que se desea presentar esa obligación sin restricciones de la fecha que esté configurándose en la bitácora).
Gestión y Modificación de Obligaciones
Es posible agregar nuevas obligaciones a presentar en la declaración mensual en ceros si son nuevas obligaciones que se deben presentar en ceros, para lo cual pueden hacerlo justo en el mes de presentación agregándolas al detalle de las obligaciones del portal donde se presentarían, o bien pueden hacerlo en cualquier momento configurándoles una “fecha de inicio de aplicación” con la fecha del periodo para el cual empezarán a presentarse (aunque el uso de este campo originalmente está pensado para las obligaciones que se presentan tanto mensualmente como en la declaración especial trimestral, tal como ya se explicó).
Para remover una obligación de la presentación de la declaración mensual en ceros, basta simplemente con removerla del detalle correspondiente, bajo el entendido que NO es factible presentar obligaciones futuras. Por lo que una vez que se remueve se asume que ya no será usada nunca más, y si bien es posible presentar obligaciones anteriores de forma tardía, en esos casos se debería remover solo hasta que dichas obligaciones ya se hubiesen presentado, justo antes de presentar el mes para el cual ya no aplicará.
Comprensión de los Estatus de la Bitácora
Como toda bitácora, tiene los mismos tipos de “Estatus” de inicio, procesamiento y salida, los cuales se pueden resumir en:
| Estatus | Descripción |
|---|---|
| Registrado | La bitácora ya debe estar a espera de su turno en la cola de ejecución. |
| En proceso | La bitácora está siendo ejecutada en ese momento (en el detalle los “Estatus” posibles en este caso serían “presentando declaración”, “generando declaración en ceros” o “procesando obligaciones”). Según el punto donde se encuentre el detalle, significa respectivamente que se está presentando la declaración en ese momento, se está presentando la declaración posterior a la presentación de la declaración especial trimestral, o bien que ya solo se está finalizando el proceso. |
| Error | La bitácora falló por alguna cuestión que se puede analizar directamente en el detalle dentro del campo “estatus” o “HTML Error”. Un error común que se reportaría alguno de los detalles de la bitácora es el que dice “error descarga archivos SAT: ERROR: No existen obligaciones seleccionadas, debes seleccionar al menos una obligación.”, este error tiene 2 posibles significados, no siendo muy sencillo identificar cuál de los dos es el que está ocurriendo, por lo que se deja al criterio del usuario analizarlo y entenderlo:
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| Terminado | La bitácora terminó correctamente, según la manera de terminar de los detalles, pueden acabar de 2 formas posibles:
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Guía Práctica para la Presentación de Declaraciones Mensuales
Si tienes dudas sobre cómo hacer tu declaración mensual ante el SAT, a continuación te presentamos una breve guía sobre cómo hacer este trámite paso a paso para personas físicas y morales.
Declaración Mensual para Personas Físicas
Lo primero que debes tomar en cuenta es que para poder ingresar a la plataforma y presentar tus declaraciones es necesario que además de tu clave de RFC, tengas tu contraseña o e.firma. También debes tener a la mano tu información sobre los ingresos acumulables, compras y gastos del periodo, deducciones personales y total de deducciones.
Se trata de un procedimiento que se realiza en línea, a través del portal del SAT: www.sat.go.mx, donde tendrás que elegir el apartado "Declaraciones" y seleccionar la opción "Ver más", dentro del menú desplegable, deberás dar clic entre alguno de estos, según sea tu caso, si perteneces al Régimen Simplificado de Confianza (Resico) o al Régimen General: Presenta tu declaración de pagos provisionales y definitivos. Régimen simplificado de confianza o Presenta tus pagos provisionales o definitivos de personas físicas.
- Una vez que elijas la opción correspondiente, deberás dar clic en el botón "INICIAR", el menú te pedirá ingresar con tu contraseña o e.firma.
- Cuando estés dentro del sistema, deberás elegir la opción "Presentar tu declaración", te desplegará un formulario, donde deberás llenar la declaración. Te pedirá elegir, dentro de diversas opciones: Tipo de declaración normal, el mes correspondiente en el campo denominado "Periodo"; en la periodicidad "Mensual", el año en el campo de "Ejercicio" y posteriormente deberás seleccionar las obligaciones que se declaran.
- La plataforma te cargará las obligaciones predeterminadas, de acuerdo con el Régimen en el que estás inscrito: Impuesto al Valor Agregado (IVA) o Impuesto Sobre la Renta (ISR), entre otros. Es necesario dar clic en "Continuar".
- Posteriormente, te pedirá llenar la "Determinación del Impuesto", de cada una de las obligaciones, con información sobre: Ingresos, Ingresos exentos, compras y gastos del periodo, estímulos deducibles, actividades gravadas, exentas; IVA cobrado e IVA acreditable, entre otros, de acuerdo con el tipo de impuesto del que se trata, para calcular los montos correspondientes a impuestos, que deben pagarse.
- Finalmente, deberás revisar las declaraciones correspondientes para verificar los datos y cantidades en la vista previa de la declaración. Dar clic en enviar declaración y descargar los acuses generados.
Recuerda que, en caso de pertenecer al Resico, tendrás un cálculo precargado, de acuerdo con las facturas emitidas y recibidas.
Declaración Mensual para Personas Morales
Ahora veamos cómo hacer una declaración mensual ante el SAT para personas morales, que también se realiza en el Servicio de Declaraciones de Pagos, que es la aplicación electrónica del SAT para presentar los pagos provisionales o definitivos del ISR, IVA o IEPS, donde se incluyen las retenciones, ya sea en declaraciones normales, complementarias, extemporáneas y de corrección fiscal.
Deberás ingresar a la plataforma desde la sección "Empresas" en el portal del SAT y elegir en la opción de "declaraciones": Presenta tus pagos provisionales o definitivos de personas morales o Presenta tu declaración de pagos provisionales y definitivos. Régimen simplificado de confianza, según sea el caso.
- Una vez que te lleve a la opción elegida y dar clic en el botón "INICIAR", deberás ingresar con la clave de RFC y contraseña o e.firma.
- De igual manera, deberás seleccionar los impuestos correspondientes que deseas declarar, de acuerdo con la actividad económica que realiza tu empresa.
- Conforme elijas cada impuesto, la plataforma te solicitará la información correspondiente, que deberás llenar con base en los datos contenidos en tu registro contable.
- Finalmente, deberás llenar la declaración.
- Obtén el acuse de recibo de la declaración y, en su caso, línea de captura para realizar los pagos.
De igual manera que en el caso de las personas físicas, recuerda que para el caso de las personas morales, bajo el régimen de Resico, el cálculo de los impuestos está precargado y es mucho más sencillo.
La Importancia de Cumplir con las Declaraciones Fiscales
Recuerda que una de las obligaciones fiscales de las personas físicas y morales es hacer las declaraciones correspondientes ante el SAT. Por el contrario, cuando se paga fuera del plazo alguna obligación fiscal, las autoridades pueden llegar a imponer alguna multa o recargo.
Como ves, es mejor declarar y pagar tus impuestos en el tiempo establecido.
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