Cualquier entidad que tenga una actividad económica realiza operaciones constantemente: pago de nóminas, venta de mercancías, abono de facturas, cobro por servicios o acceso a financiación, por ejemplo. Para evaluar todas estas operaciones y conocer su impacto en la salud financiera de la organización, se confecciona periódicamente un documento, denominado balance general o de situación. Los estados financieros son documentos que reflejan la situación financiera de tu empresa. Estas declaraciones son imprescindibles para saber si una empresa es rentable.
Los estados financieros básicos son los distintos documentos que debe preparar la empresa al término del ejercicio contable, con el objeto de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades de la empresa a lo largo de un período. De los cuatro estados financieros esenciales que se utilizan para comprender el rendimiento de una empresa, podría decirse que el más importante es el estado de situación financiera.
El balance general o estado de situación financiera refleja la situación financiera de una empresa en un momento específico. Es decir, en el balance general de una empresa se refleja el patrimonio de la misma, en un momento determinado, y se facilita información estática de sus bienes, derechos y obligaciones. Este informe contable no solo revela la salud económica de una empresa en un momento específico, sino que también desbloquea puertas cruciales para su desarrollo. El balance general, también conocido como estado de situación financiera o estado de posición financiera, es un estado financiero básico que refleja, en términos monetarios, la relación que guardan los bienes y derechos de una entidad económica, respecto de sus obligaciones con terceros y de la inversión de los socios, accionistas o patrocinadores a una fecha determinada.
¿Qué es el Balance General?
El balance general o de situación es el documento contable que informa de la situación financiera de la empresa en un momento determinado. Básicamente, se trata de un informe que presenta, de forma muy clara, la situación patrimonial de la empresa: lo que tiene (activo), lo que debe (pasivo), el valor de sus propiedades y derechos, las obligaciones y el capital. Hay que tener en cuenta que las cifras que lo integran son una foto fija, el saldo existente a una fecha determinada en cada una de las partidas que lo componen. Por esta razón, el balance general forma parte de los estados financieros llamados estáticos. Lógicamente, esos saldos pueden sufrir aumentos o disminuciones a lo largo del tiempo, debido a las transacciones económicas efectuadas por la entidad.
Recuerda que es una instantánea: El balance general refleja el rendimiento de la empresa en un momento específico. Esto significa que, si bien es un buen indicador del rendimiento anterior y actual, no es necesariamente una base adecuada para proyectar el rendimiento futuro. La mayoría de las empresas preparan un balance general al final de cada ejercicio contable (es decir, un año completo); sin embargo, “puede elaborarse en forma trimestral, sobre todo para las entidades que cotizan en Bolsa, mensual o de acuerdo con los requerimientos específicos de las organizaciones”, aclara Arturo González García. Las cifras que lo integran son acumulativas, es decir, cuentan con saldos al inicio del periodo contable, que se modifican con aumentos o disminuciones a lo largo de dicho periodo, debido a las transacciones económicas efectuadas por la entidad a una fecha determinada.
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En función del número de trabajadores y del importe de la cifra de negocios, el balance de situación puede ser normal, abreviado o pyme.
Estructura y Componentes del Balance General
Las secciones en las que se divide el balance general, de acuerdo con la NIF A-5, son: activo, pasivo y capital contable o patrimonio contable. Es fundamental que el balance nunca esté descuadrado. Esto quiere decir que el total del activo debe ser equivalente a la suma del pasivo más el patrimonio neto. Si esto no es así, debes ver dónde está el error. La razón principal por la que el estado de situación financiera también se llama balance general es sencilla: todos los cálculos deben estar en equilibrio. Para calcular el valor de los activos de una empresa, debes asegurarte de que sean iguales a los pasivos y al capital contable tras su emisión. En el encabezado del documento se debe incluir mínimo: Nombre de la entidad, régimen mercantil (S.A), nombre del informe, fecha de emisión, tipo de moneda utilizada.
| Componente | Descripción | Clasificación/Ejemplos |
|---|---|---|
| Activo | Bienes y derechos que la empresa posee y de los que espera beneficios económicos futuros. |
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| Pasivo | Deudas y obligaciones de la empresa con terceros. Fuentes externas de financiación. |
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| Patrimonio Neto | La parte de la empresa que es propiedad absoluta de los dueños, es la diferencia entre el activo y el pasivo. Fuentes internas de financiación. |
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Activo
El activo está constituido por bienes y derechos. Un activo es todo recurso controlado que tiene un valor y que se espera que genere beneficios futuros. Representa los recursos que un negocio posee o puede explotar de algún modo, y en los cuales invierte para obtener un beneficio futuro por medio de su venta, consumo o utilización en el curso de las operaciones de la organización. La columna de activos de un estado financiero incluye todo lo que la empresa posee, ya sea efectivo en el banco, inventario, propiedades o equipos propios.
Los bienes se refieren a cosas tangibles como la maquinaria, el mobiliario, los equipos informáticos, los materiales o los inmuebles (conocido como activo fijo). Y también los intangibles como, por ejemplo, una patente de marca, licencias de software o su fondo de comercio, en su caso. Los activos cuyos valores tardan más tiempo en convertirse en efectivo se consideran no corrientes.
Actualmente, la NIF A-5 obliga a presentar el activo en circulante o corto plazo y en no circulante o largo plazo (clasificación que ya se venía empleando). El activo se divide, a su vez, en activo corriente y no corriente. Los activos corrientes son los bienes y derechos propiedad de la entidad, disponibles en un plazo menor o igual a un año (el dinero en efectivo que hay en la caja o la mercancía a la venta, por ejemplo). Los activos no corrientes son los bienes y derechos propiedad de la entidad, disponibles en un plazo mayor a un año. Este último hace referencia a los bienes y derechos que formarán parte del patrimonio empresarial durante un periodo mínimo de un año e incluye, entre otros, los inmuebles por los que recibe un alquiler, las inversiones financieras a largo plazo o la maquinaria.
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Pasivo
El pasivo y el patrimonio neto ofrecen información sobre cómo se financia el activo de la compañía. El pasivo representa las deudas y obligaciones de una organización, es decir, las fuentes externas de recursos financieros. Son los intereses que los acreedores tienen sobre los activos de la empresa. Los pasivos registran las deudas de la empresa, tales como obligaciones de nómina, impuestos y cualquier tipo de deuda. Los pasivos se clasifican como corrientes o no corrientes, según su fecha de vencimiento. El pasivo se clasifica en corriente (deudas a corto plazo) y no corriente (deudas a largo plazo). Los pasivos corrientes son obligaciones y deudas a corto plazo (un año o menos) y los pasivos no corrientes son deudas que tardarán más de un año en liquidarse.
Patrimonio Neto
La diferencia entre uno y otro radica en que el patrimonio neto está constituido por los fondos propios de la entidad: capital (aportaciones de sus socios, accionistas o partícipes), reservas, resultados de la actividad no distribuidos, etc. El concepto capital contable es utilizado para las entidades lucrativas; en cambio, para las no lucrativas se usa patrimonio contable. Sin embargo, para ambos tipos de entidades, éstos son conceptos similares. El capital contable refleja los conceptos relativos a las aportaciones, utilidades y pérdidas que los socios tienen en su carácter de dueños de la entidad. Al igual que el pasivo, es una fuente de recursos, pero interna.
En el capital contable, la empresa debe registrar la cantidad de dinero atribuible a los propietarios y los accionistas de la compañía. En términos más sencillos, el capital contable equivale a los activos menos los pasivos. Es la parte de la empresa que es propiedad absoluta. El Patrimonio Neto es la diferencia entre Activo y Pasivo, y representa el valor de los recursos de los socios. También se lo conoce como activos netos o capital contable. Sus elementos son: Capital de accionistas, que es el dinero que los accionistas han invertido; Ganancias retenidas, que son las ganancias obtenidas pero no distribuidas; y Otros componentes, como las reservas creadas por la empresa. El patrimonio neto se divide en los fondos propios y las subvenciones.
Importancia y Utilidad del Balance General
En cualquier caso, realizar este ejercicio periódicamente es fundamental, entre otras razones, porque su análisis aporta información esencial sobre liquidez y solvencia, pero también permite conocer al detalle, por ejemplo, cuánto dinero es propio y cuánto deben los proveedores o se debe a los acreedores, o qué cantidad de dinero se ha invertido y en qué capítulos. Ya sea para la revisión interna por parte de los directivos, los accionistas o los empleados, estos estados ofrecen, en última instancia, información sobre la situación financiera de la empresa. En el caso de revisiones externas, el estado ofrece claridad sobre cómo la empresa utiliza sus recursos, el origen de su financiamiento, el nivel de riesgo que conlleva y la liquidez de sus activos.
El balance general es uno de los estados financieros clave para evaluar la salud económica de una empresa. Conocer tu empresa a través de tener un balance general bien hecho y actualizado, te ayudará a tomar mejores decisiones y, por consecuencia, elevar las posibilidades de tener éxito y/o atraer inversión. Debido a las adversas condiciones financieras en Latinoamérica y en el mundo, el balance general representa un pilar fundamental para el crecimiento y estabilidad financiera de las startups de la región. Desde medir su salud financiera hasta atraer inversores y facilitar la toma de decisiones estratégicas, entender el balance general es clave para llevar tu startup al siguiente nivel. Para una Startup, este informe es importante y tiene diferentes usos, como ser:
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- Medir la salud financiera: Permitiendo a los emprendedores evaluar la salud general de su startup. Proporciona información sobre la solidez financiera y la capacidad para cumplir con sus obligaciones.
- Atracción de inversores y financiamiento: En el mundo de las startups, a menudo es necesario buscar inversiones y financiamiento externo. Un balance sólido es una herramienta para atraer inversores, ya que demuestra la estabilidad y el potencial de crecimiento de la misma. Además, es uno de los documentos que un inversionista te pedirá a la hora de hacer un due diligence.
- Toma de decisiones: Para los líderes de startups, el balance general es una guía para la toma de decisiones. Facilita la identificación de áreas de mejora y la optimización de recursos para impulsar el crecimiento.
Ratios Financieros Clave para la Interpretación
Para poder interpretar el balance se debe analizar la relación entre activos, pasivos y patrimonio neto. Además, se deben calcular ratios financieros, los cuales nos indican la salud financiera de la startup.
- Ratio de liquidez: Mide la capacidad de la startup para cumplir sus obligaciones a corto plazo. De esta forma, si la razón entre Activos circulantes y Pasivos circulantes es superior a 1, indica que la empresa tiene suficiente efectivo y activos líquidos para afrontar las deudas.
- Debt to equity (Relación deuda-capital): Este ratio mide el endeudamiento y apalancamiento, es decir la proporción de deuda en relación con el patrimonio neto. Un ratio más bajo indica que una startup está menos apalancada. La fórmula es: Pasivo / Patrimonio.
- Retorno sobre activos (ROA): Este índice mide la rentabilidad de una startup comparando sus ingresos netos con sus activos totales. Una proporción más alta indica que los activos de una empresa se utilizan eficientemente para generar beneficios. La fórmula es: Ingresos Netos / Activos.
- Retorno sobre equity (ROE): Mide la capacidad de una startup para generar ganancias en relación con el capital contable.
Otros Estados Financieros Básicos
Los cuatro principales estados financieros son: Balance general, Estado de resultados, Estado de flujos y Estados de cambio sobre patrimonio neto. También existen algunos más, como por ejemplo el estado de utilidades retenidas, las notas explicativas, el estado de cambios en el patrimonio neto o el estado de cambios en la situación financiera. Todos los datos importantes contenidos en estos documentos se suelen recopilar en un informe financiero, que sirve para conocer la situación de la empresa a nivel financiero.
Estado de Resultados
También conocido como estado de ganancias y pérdidas, resume las operaciones derivadas de las actividades económicas de una empresa durante un periodo determinado. El resultado final se obtiene tras restar a los ingresos de una empresa durante un determinado período fiscal los distintos gastos, tanto ya efectivos como futuros en forma de pagarés, cheques, intereses, etc. Para elaborar el estado de resultados se desglosan de forma detallada todos los gastos, pérdidas, beneficios e ingresos. Se distribuyen en distintas categorías para obtener dos tipos de resultados: antes y después de aplicar los impuestos.
Este documento sirve para mostrar si la compañía está cumpliendo sus objetivos financieros. También ofrece la posibilidad de conocer cuál es su rentabilidad, qué bienes posee, cómo los ha conseguido e, incluso, cuánto dinero consigue por cada euro invertido. Lo normal es que el estado de resultados se calcule de forma anual, pero su periodicidad es flexible. Si durante ese período los ingresos netos superan a los gastos, tu empresa habrá obtenido beneficios (saldo positivo). Cuando ocurre lo contrario, significa que estás entrando en pérdidas (saldo negativo).
Estado de Flujos de Efectivo
Informa sobre las variaciones y movimientos de efectivos y sus equivalentes en un periodo determinado. La información de los flujos de efectivo (cantidad de dinero que tiene una empresa circulando) es útil porque suministra las bases para evaluar la capacidad que tiene la empresa para generar efectivo o equivalentes y también muestra sus necesidades de liquidez. Además, es posible saber con detalle de dónde ha salido el efectivo y a dónde ha ido a parar. Ten en cuenta que no es lo mismo obtener dinero de un préstamo que de una aportación económica de los socios. El Estado de Flujos de Efectivo clasifica los movimientos por actividades. Se puede hablar de tres tipos:
- Flujos de efectivo de las actividades de explotación: pagos y cobros relacionados con la actividad principal de la empresa.
- Flujos de efectivo de las actividades de inversión: pagos para adquirir activos no corrientes y cobros procedentes de las ventas o de las amortizaciones.
- Flujos de efectivo de las actividades de financiación: cobros que provienen de la venta de títulos o valores y pagos realizados para amortizar préstamos, por ejemplo.
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
El estado de cambios en el patrimonio explica los cambios en el capital social de tu empresa, las reservas acumuladas y las ganancias retenidas durante el periodo del informe. Este informe detalla cómo las ganancias retenidas, las emisiones de acciones, los pagos de dividendos y otros movimientos afectan al capital de los propietarios. Al consultar este documento, los inversores y la dirección obtienen información valiosa sobre cómo las decisiones estratégicas y operativas impactan en el valor neto de la empresa. Por ejemplo, las distribuciones elevadas de dividendos pueden reducir el capital, mientras que las nuevas emisiones de acciones pueden aumentarlo. Este estado financiero te ayuda a comprender cómo las políticas de financiación y distribución de beneficios dan forma a largo plazo al bienestar financiero de tu empresa.
Utilidad General de los Estados Financieros
De todo lo indicado se puede deducir que los estados financieros son un instrumento básico para la evaluación del rendimiento de una compañía, ya que son parte importante para la aplicación de fórmulas financieras, estadísticas y comparaciones. La elaboración de los distintos documentos que reflejan los estados financieros es muy útil para, entre otros:
- Conocer si se está produciendo algún tipo de desajuste en las cuentas generales de la empresa o los presupuestos que interfiera en su normal funcionamiento y viabilidad.
- Establecer y delegar responsabilidades entre los distintos departamentos y profesionales.
- Saber si tus finanzas, las de tus clientes y proveedores están o no saneadas.
- Tener la información suficiente como para tomar decisiones relacionadas con la gestión.
- Aportar transparencia sobre el estado económico de la empresa.
- Ver la evolución de un año con respecto al anterior y, con ello, poder tomar decisiones de cara al futuro.
- Comparar la situación financiera de tu compañía con la de la competencia.
- Tener preparada la documentación necesaria para solicitar una financiación o ponerla a la venta.
- Ofrecer la base para el cálculo de impuestos por parte de las Administraciones Públicas.