Los seguros sociales son el conjunto de pagos que se realizan mensualmente a la Seguridad Social tanto los propietarios de las empresas como los trabajadores y empleados. Contabilizar seguros sociales es una obligación que toda empresa debe asumir cuando cuenta con trabajadores en nómina a su cargo, ya que estas contribuciones no sólo forman parte de las obligaciones legales, sino que también representan uno de los principales gastos que repercuten en la estructura de costos.
Fundamentos de la partida doble y cuentas clave
Para entender los asientos contables, debemos recordar que la partida doble se basa en que en cada operación intervienen al menos dos partes. En contabilidad, el Debe es el lado izquierdo del asiento, mientras que el Haber es el lado derecho. Un cargo se refiere a las anotaciones en el Debe, y un abono a las anotaciones en el Haber.
Las cuentas principales que intervienen en este proceso son:
- 640 (Sueldos y salarios): Registra la cuenta que contabiliza los sueldos y salarios.
- 642 (Seguridad Social a cargo de la empresa): Se contabiliza en el debe la cuota empresarial.
- 476 (Organismos de la Seguridad Social acreedores): Refleja el importe que le debemos a este organismo, siendo la suma de las dos cuotas (empresarial y obrera).
- 471 (Organismos de la Seguridad Social deudores): Se utiliza para el pago delegado de las prestaciones por incapacidad temporal o bonificaciones.
- 465 (Remuneraciones pendientes de pago): Registra los importes líquidos que se deben al trabajador.
Ejemplos prácticos de asientos contables
1. Asiento de nómina estándar
La suma de la cuota obrera y la cuota empresarial, es decir, todo el seguro social completo, se contabiliza en el haber, en la cuenta 476. Consideremos un salario devengado de 1.400€, una cotización del trabajador de 100€ y una carga social de la empresa de 240€:
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 640 | Sueldos y salarios | 1.400 | |
| 642 | SS a cargo de la empresa | 240 | |
| 476 | Org. de la SS acreedores | 340 | |
| 465 | Remuneraciones pend. | 1.300 |
2. Incapacidad Temporal (Pago delegado)
Si un trabajador está en situación de incapacidad temporal, es la Seguridad Social quien se hace cargo de su prestación, pero la empresa la paga al trabajador para deducírsela luego. Se reconoce ese importe en la cuenta 471.
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3. Bonificación por formación
Si te estás beneficiando de la bonificación en los seguros sociales por cursos de formación, es obligatorio que contabilices bien dicha bonificación. Se registra un ingreso por el importe que la Seguridad Social nos devolverá por dicho curso realizado por el trabajador.
Consideraciones sobre situaciones especiales
Cuando se suspende la totalidad de la jornada (ERTE), no existe un devengo salarial; no vamos a tener la cuenta 640, ni cuota obrera, pero sí la cuota patronal en la cuenta 642. En el caso de los autónomos, la cuota se contabiliza como un gasto en la cuenta 642, ya que este gasto hace referencia a la Seguridad Social del titular y no se dispone de una factura relativa a su pago.
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