La legislación española, y en especial la Ley que regula el Impuesto del Valor Añadido (IVA), establecen una serie de obligaciones en materia de facturación. La factura es el documento acreditativo de la prestación de un servicio o la entrega de bienes mediante la cual los autónomos y las pymes cobran por la operación. Una factura en forma correcta es el justificante que permite al receptor ejercer su derecho fiscal de deducción del gasto, siendo también una garantía para tu cliente, en el caso que necesite realizar devoluciones o reclamaciones.
Plazos generales para la expedición de facturas
La legislación establece con precisión el plazo para emitir una factura, dependiendo de factores como el tipo de operación realizada, la naturaleza del cliente y el tipo de factura. El plazo para su emisión es, como máximo, el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones.
- Cuando el destinatario es un empresario, un profesional o una entidad: Existe la obligación de emitir factura por cada operación realizada. Por norma general, tienes hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que hiciste la operación o se generó el impuesto para emitir la factura. De la misma forma, el envío de la factura se tiene que hacer en el momento de la emisión.
- Cuando el destinatario es un consumidor final: Las facturas simplificadas deben expedirse en el momento de realizar la operación.
Tipos de facturas y particularidades
La normativa distingue entre distintos tipos de facturas, cada una con sus requisitos y características:
- Factura ordinaria: Es la factura estándar, con todos los datos fiscales del emisor y del receptor, y un desglose detallado de la operación.
- Factura simplificada: Se trata de una factura con menos información obligatoria, diseñada especialmente para operaciones de pequeña cuantía o ventas directas al consumidor final. Como regla general, puedes emitir una factura simplificada siempre que el importe total de la operación no supere los 400 € (IVA incluido).
- Factura recapitulativa: Agrupa varias operaciones realizadas con un mismo cliente dentro de un período determinado, generalmente mensual. El plazo para su emisión sigue siendo hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se hayan producido las operaciones agrupadas.
- Factura rectificativa: Se utilizan para corregir errores u omisiones en facturas previamente emitidas. El plazo para emitir una factura rectificativa será tan pronto como se tenga constancia del error, aunque legalmente puede emitirse dentro de los cuatro años siguientes al devengo del impuesto.
Impacto de la normativa Verifactu
A partir de 2027 entra en vigor Verifactu, la nueva normativa recogida en la Ley Antifraude que establece requisitos técnicos y de contenido en la emisión de facturas. Lo más importante: ya no se podrán emitir facturas con programas no adaptados a la normativa. La fecha de emisión será siempre la del día en que emites la factura (no podrás modificarla manualmente). A partir de la entrada en vigor de Verifactu llegan también los mecanismos para controlar que una factura no pueda ser modificada una vez emitida; si hay un error, deberás emitir una factura rectificativa o anular la factura, dependiendo del caso.
Tabla: Estados de facturación ante la AEAT
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Factura aceptada ✅ | La factura se ha registrado correctamente en Hacienda. |
| Factura aceptada con errores ⚠️ | La AEAT ha aceptado la factura, pero ha detectado errores menores. |
| Factura rechazada 🚫 | La AEAT ha rechazado la factura por errores graves. No tiene validez fiscal. |
Desde 2027 es más importante que nunca revisar bien los datos antes de emitir una factura. La legislación nos obliga a conservar tanto las facturas emitidas como las recibidas en nuestra actividad económica durante cuatro años, aunque existen casos excepcionales en los que las facturas deben conservarse durante más tiempo.
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