Al momento de administrar la contabilidad de sus negocios deben llevar una organización clara, que les permita encontrar con facilidad la información sobre sus impuestos, así como toda la información contables de ingresos y egresos.
Un adecuado control fiscal en sus negocios evitará que tengan que pagar multas o sanciones por parte de las autoridades fiscales.
Organizar adecuadamente la información es una forma de administrar mejor su negocio, cumplir sus obligaciones fiscales y administrar una contabilidad transparente.
Cuando administramos la contabilidad de nuestro negocio debemos llevar una organización clara, que nos permita encontrar fácilmente la información de impuestos, egresos e ingresos para poder cumplir con nuestras obligaciones con el SAT.
Cuando se emite un CFDI es necesario que descarguen el archivo XML para poder identificar, organizar y archivar los comprobantes, esto se puede facilitar con el uso de un sistema de contabilidad electrónica o un facturador en línea, tomando las medidas de seguridad adecuadas.
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Un adecuado control fiscal de nuestro negocio nos mantiene lejos del pago de multas o sanciones por parte de las autoridades; cuando emitimos y recibimos facturas electrónicas, es necesario descargar XML SAT de forma masiva, para lo cual podemos convertirlos a PDF o a excel para poder identificar, organizar y archivar nuestros CFDI por carpetas mensuales, bimestrales o como nos sea más fácil.
Para esto se recomienda contar con una herramienta que nos permita emitir facturas, realizar el timbrado de nomina y generar la contabilidad electrónica de forma automática, con los archivos que el fisco nos pide.
Al descargar los XML del portal del SAT deben tener en cuenta el tipo de nomenclatura de cada comprobante, puesto que suelen ser nombrados de una forma diferente.
Pueden ordenarlos mediante los datos del RFC del proveedor, los folios de factura u otros datos que funcionen como control interno de cada tipo de negocio.
Podemos utilizar la misma nomenclatura para CFDI, archivos y carpetas para identificarlos fácilmente.
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También es fundamental respaldar la información, ya sea con un sistema en la nube o un sistema de almacenamiento externo para evitar una posible falla o pérdida de la información.
Respalda tu información con sistemas en nube.
Confiar al 100% en una computadora o en sistemas de almacenamiento externo (como un USB) puede ser peligroso y comprometer nuestra información, ya que una falla puede hacernos perder todo.
Organizar archivos por tipo de información.
En Nomitek contamos con un servicio integral para la administración contable de sus negocios, desde la emisión, la validación y el timbrado de sus facturas electrónica y CFDI nómina.
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