Hoy, para la sección de gestión de inventarios, hablaremos de su clasificación. Hoy hablaremos de uno de los tópicos más importantes en el mundo de los inventarios. El método ABC de clasificación de inventarios permite organizar la distribución de las distintas mercancías dentro del almacén a partir de su relevancia para la empresa, de su valor y de su rotación. El inventario ABC, también llamado análisis ABC, es un método de clasificación de inventarios que permite asociar a cada SKU, con una clase o categoría de productos, con respecto a su importancia para la empresa.
¿Qué es el Análisis ABC?
El análisis ABC es una técnica de gestión de inventario que clasifica el stock en tres categorías (A, B y C) según su importancia estratégica y su contribución al beneficio, a menudo siguiendo el principio de Pareto. En esencia, el sistema de stocks con ABC es el proceso de clasificar el stock por prioridades, en función de unos criterios determinados. La clasificación ABC se basa en que una cantidad mínima de artículos genera un porcentaje importante de contribución a las compañías.
El análisis ABC se basa en la observación empírica, conocida como el principio de Pareto o la regla 80/20, de que el 20% superior de los artículos suele representar el 80% del volumen de ventas, sin importar la unidad de medida elegida. El Principio de Pareto, también conocido como la regla del 80/20, indica que el 80% del volumen de negocio de una empresa lo genera sólo el 20% del surtido. El principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20, afirma que el 80% de los resultados son causados por el 20% de las entradas. Según el Principio de Pareto, en casi cualquier sistema, el 80% de los resultados provienen del 20% de los esfuerzos, mientras que el 20% de los resultados provienen del 80% de los esfuerzos.
El Método ABC o también denominada Ley 80-20 o Regla de Pareto o distribución A-B-C, es un método muy útil y que agiliza los procesos de almacenamiento de mercancías en pequeñas y grandes empresas. Este proceso ayuda a los equipos de la cadena de suministro a reducir el coste de mantenimiento del inventario y liberar el capital circulante. Un buen método ABC debería ayudar a aumentar el volumen de ventas al conseguir una mejor disponibilidad de los productos más apreciados por los clientes. El objetivo del análisis ABC es estructurar tu surtido de forma lógica e identificar prioridades dentro del mismo.
Categorías de Inventario ABC
El Método ABC establece 3 grupos de mercancías dentro de nuestro almacén, y los clasifica en Grupo A, Grupo B y Grupo C. Los artículos de la categoría A son los más importantes y requieren un control estricto; los de la B tienen una importancia media; y los de la C son los de menor importancia.
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Zona A: Los más importantes
Están ahí por su costo elevado, nivel de utilización o gran aporte a las utilidades, en otras palabras son los artículos de mayor valor. Suele representar el 15% de todas las unidades, aunque su valor generalmente oscila entre el 70 y 80% del valor total del inventario. En cantidad, suelen ocupar el 20% de los inventarios, pero son los que más rotación experimentan y, por tanto, tienen una importancia estratégica. También pertenecen a este grupo aquellos SKU que, por sus características, son críticos para el buen funcionamiento de la empresa.
Reciben mayor atención que los inventarios físicos de otras zonas, como negociaciones para tener suministro constante, pronósticos de demanda más exactos, revisiones frecuentes, ubicaciones cercanas, mejores condiciones de almacenamiento, etc. Es por ello que para este tipo de artículos debemos usar un estricto sistema de control de stock, con revisiones continuas de los niveles de existencias y una atención mayor.
Zona B: Con importancia secundaria
Son artículos de valor intermedio. Suelen ser entre el 20 y 30% de unidades y su valor se ubica entre 15 y 25% del valor total. Comprenden la franja de rotación media y suelen representar, en cantidad, el 30% de los inventarios. No tienen las mismas condiciones que el inventario de Zona A, sin embargo se controlan sus existencias y los costos en sus faltantes. Son objeto de revisión para decidir si ascienden a la zona A o descienden a la C. En este caso, hay que prestar atención a la evolución de las referencias clasificadas como B por si pueden dar el salto a la rotación A o, en cambio, convertirse en productos C.
Zona C: Poco importantes
Representan la mayoría de volumen de inventario pero son los artículos de menor valor. En su conjunto, los productos C son los más numerosos, llegando a suponer el 50% de las referencias almacenadas. Al no ser artículos estratégicos, los recursos dedicados a controlar estas referencias pueden ser más modestos y el reabastecimiento suele ajustarse con stocks de seguridad. En cualquier caso, es aconsejable vigilarlos para que no terminen formando un inventario obsoleto y de nula rotación.
A continuación, se presenta una tabla resumen de las características de cada categoría:
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| Categoría | Porcentaje de Unidades (Aproximado) | Porcentaje de Valor Total del Inventario (Aproximado) | Nivel de Atención |
|---|---|---|---|
| A | 15% | 70-80% | Estricto, alta prioridad |
| B | 20-30% | 15-25% | Intermedio, control de existencias |
| C | 50% | Menor valor (ej. 5%) | Modesto, stocks de seguridad |
Los porcentajes pueden variar según la empresa y la naturaleza del producto, sin embargo se suelen recomendar 15, 20 y 65% para A, B y C respectivamente en la distribución por consumo promedio.
Ventajas del Análisis ABC
La implementación del análisis ABC conlleva una serie de ventajas:
- Priorización de recursos: El análisis ABC ayuda a las empresas a asignar recursos y tiempo de manera más efectiva, centrándose en los productos o clientes más importantes.
- Control de inventario: Permite un mejor control de inventario al identificar los productos de alta rotación y los de baja rotación.
- Toma de decisiones informadas: El análisis ABC proporciona datos sólidos que respaldan la toma de decisiones en la cadena de suministro.
- Establecimiento de prioridades de gestión: El análisis ABC del inventario ayuda a establecer las prioridades de gestión al identificar qué artículos requieren más atención por parte del área de gestión.
- Aplicación de estrategias de reabastecimiento: Al categorizar los artículos, el análisis ABC permite a las empresas aplicar diferentes estrategias de reabastecimiento para cada categoría. Los artículos A, por su alto valor e impacto en el negocio, requieren más atención y un programa de reabastecimiento más frecuente.
- Determinación de la frecuencia de almacenamiento: La clasificación ABC influye significativamente en la frecuencia de los recuentos de existencias. Los artículos A de alto valor pueden requerir recuentos más frecuentes para garantizar la precisión, dado su impacto sustancial en las finanzas y las operaciones.
- Optimización física del almacén: La disposición física del almacén también puede optimizarse basándose en el análisis ABC. Los artículos A de venta rápida o consumo frecuente pueden ubicarse para facilitar el acceso y la manipulación, reduciendo el tiempo y la mano de obra en la manipulación del inventario.
- Mayor precisión del inventario: Determinar sus artículos de categoría A le permite realizar un recuento cíclico de estos artículos con más frecuencia que de los artículos de otras categorías.
- Reducción del riesgo de desabastecimiento y exceso de inventario: El empleo de prácticas de gestión de la cadena de suministro más estrictas para sus artículos A, ayuda a evitar el desabastecimiento de los productos más valiosos para la empresa.
- Menores costos de inventario: La gestión de inventarios ABC ayuda a las empresas a identificar los artículos C que suelen ser de poco valor pero de gran cantidad.
- Previsión focalizada: La clasificación ABC permite a las empresas centrarse en los artículos A, es decir, los productos que tienen un impacto significativo en la demanda de los clientes.
- Negociación con proveedores: Dado que alrededor del 80 % de los ingresos de una empresa provienen de los artículos de la Clase A, negociar mejores condiciones con los proveedores de dichos productos, se debe volver una tarea prioritaria.
Por lo tanto, un análisis adecuado del inventario ABC podría tener un gran efecto en la eficiencia general de su inventario. El inventario ABC proporciona información valiosa a la organización para tomar las mejores decisiones, con respecto a la reducción de sus costos de mantener inventario y sobre el uso que le da a su capital de trabajo, es decir, a los recursos financieros que la empresa necesita para llevar a cabo sus operaciones.
¿Cómo Realizar un Análisis ABC?
El análisis ABC consiste en categorizar los artículos del inventario en función de criterios como el volumen de ventas, el valor de consumo o la frecuencia de uso y, a continuación, utilizar esta categorización para priorizar los esfuerzos y recursos de gestión del inventario. Existen distintos enfoques ligeramente diferentes para llevar a cabo un análisis ABC. Sin embargo, todos ellos suelen tener en común 5 pasos principales.
- Recopilación de Datos: Antes de comenzar el análisis, necesitarás los datos adecuados. Para ello, extrae los datos sobre los criterios seleccionados sobre el intervalo de fechas deseado a nivel de artículo. Necesitas los datos para hacer la clasificación.
- Cálculo del Valor o Contribución: Puedes segmentar cada producto a partir de ciertos criterios. Por ejemplo, para la clasificación por precio unitario necesitarás el precio unitario promedio de cada artículo para los meses de análisis. Para calcular el valor del inventario físico, además de conocer el costo unitario promedio, necesitamos la cantidad actual en ese inventario. En este método de análisis ABC, multiplicamos el costo promedio unitario con el consumo promedio. El consumo promedio es la cantidad promedio de artículos que se utilizan por período. Se recomienda firmemente utilizar como criterio el valor de consumo o los ingresos generados por una SKU, ya que la cantidad o el volumen no suelen ser un gran indicador del valor comercial.
- Ordenación de Artículos: Con el promedio calculado, ordenamos los artículos de mayor a menor con base en este. Ahora, toma cada criterio ABC y ordena los productos de mayor a menor.
- Cálculo de Porcentajes Acumulados: Calcula el margen que cada artículo aporta como un porcentaje del margen general para todo el surtido. Esto supone determinar el margen de beneficio de cada artículo individual. Después, comenzando con el producto de mayor margen, calcula el margen acumulado como un porcentaje. Esto implica sumar los márgenes individuales a medida que avanzas en la lista ordenada y luego expresar esa suma acumulada como un porcentaje del margen general. Cuando alcance un 80% acumulado, fije un tope.
- Clasificación en Categorías ABC: Basándose en los porcentajes acumulados, clasifica tus productos en tus categorías ABC. Para saber cuántos artículos tomar por cada zona, debes multiplicar tus porcentajes por el número de artículos. Ya conoces cuántos artículos vas a clasificar por zona. Así pues, y con tus datos ordenados de mayor a menor, los primeros van a pertenecer a la zona A. Defina reglas específicas o acciones para cada categoría (A, B, C) para su posterior control. Por ejemplo, los artículos de la categoría A deben evitar las indisponibilidades, mientras que los de la categoría C pueden agotarse sin problemas.
No existe una convención única para clasificar los productos en las categorías A, B y C. Cada empresa lo determina atendiendo a su modo de operar concreto y a las características de la demanda y los productos. La decisión de qué criterios considerar, dependerá en exclusiva de la compañía y de la finalidad de la clasificación ABC.
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Criterios y Métodos de Clasificación
Las mercancías se ordenan dependiendo del nivel de inversión en inventario que se destina a cada una de ellas, es decir, a mayor costo de la mercancía, mayor atención se pone en la gestión del aprovisionamiento. Considera como base del cálculo la demanda de las mercancías y el valor de las mismas. Sin embargo, para que el método ABC se ajuste más a la realidad, la demanda de un producto no es la única métrica que debemos contemplar.
Puedes fijar un período de actualización, digamos semanal o mensual, con base en la frecuencia de compras de inventarios. La frecuencia con la que debes realizar un análisis ABC depende de la naturaleza de tu negocio y del ritmo de cambio de tu inventario. Si tu empresa opera en un entorno muy dinámico, tiene sentido actualizar el análisis ABC con regularidad. A medida que el inventario crece y se incorporan nuevos artículos, la composición de las categorías cambiará. Mantenga una supervisión constante para identificar patrones y anticipar la importancia relativa de los elementos en el inventario.
Análisis ABC Multidimensional y la Matriz ABC-XYZ
A diferencia del análisis ABC, el análisis multidimensional o ABC-XYZ te permite utilizar varios criterios para determinar la importancia de un artículo. Es posible combinar dos criterios de clasificación ABC para conseguir un resultado que sirva para analizar el surtido según diferentes perspectivas. El resultado de dicha combinación se conoce como Matriz ABC, o bien, Clasificación XYZ.
El análisis XYZ es una técnica de categorización de inventarios que clasifica los artículos en función de la variabilidad de su demanda. Los artículos “X” tienen una demanda estable y predecible, los artículos “Y” tienen una demanda moderadamente fluctuante y los artículos “Z” experimentan altos niveles de variabilidad de la demanda. Este análisis ayuda a optimizar la gestión del inventario, adaptando las estrategias de almacenamiento a la previsibilidad de la demanda.
Hacer una correcta clasificación de artículos ABC/XYZ del surtido, es clave a la hora de definir cómo controlaremos cada uno de ellos. Tal como se observa, la clasificación XYZ no es más que la combinación del resultado de dos clasificaciones ABC. Las diferentes dimensiones en las que una compañía podría aplicar una clasificación XYZ son diversas, y tan minuciosas como se quiera. Basándose en la clasificación ABC-XYZ, las empresas pueden diferenciar los niveles de servicio por grupo de clasificación. El uso del análisis ABC junto con el XYZ le ofrece una visión mucho mejor de los artículos de su inventario a los que debe prestar más atención.
Por ejemplo, los artículos AZ o BZ tienen una demanda muy incierta, por lo que necesitarían una mayor cantidad de stock de seguridad para un nivel de servicio alto. Los productos CZ pueden constituir una gran parte de su inventario y presentan un alto riesgo de exceso de existencias.
Aplicaciones y Estrategias Basadas en ABC
El análisis ABC es útil para clasificar el inventario en función de su valor y de la rotación de existencias. El método ABC es uno de los pilares sobre los que se asienta el layout del almacén. Se aconseja equipar el almacén con distintos tipos de racks con el fin de que se ajusten al movimiento que haya de cada grupo de productos y, además, optimicen el espacio de almacenaje disponible. Por ejemplo, una práctica habitual es ubicar las referencias A en racks compactos cercanos a los muelles de salida o a la zona de picking, ya que habrá mayor número de tarimas por referencia en continuo movimiento. Por otro lado, las mercancías con menor rotación se situarán en racks selectivos, que aseguren un acceso directo al producto cuando sea preciso.
Con el análisis ABC, los responsables de la gestión de inventario pueden prever la demanda de repuestos y herramientas específicas para las actividades de mantenimiento, permitiendo una gestión más eficiente. Facilita el seguimiento en tiempo real de repuestos y herramientas, permitiendo un control más preciso de su demanda y asegurando la disponibilidad constante. El análisis ABC contribuye a optimizar la estrategia de fijación del presupuesto para servicios y repuestos que son críticos en operaciones de mantenimiento.
Limitaciones del Análisis ABC
Aunque el análisis ABC puede ser una herramienta muy útil para la gestión de inventarios, es importante reconocer que tiene algunas limitaciones. El análisis ABC, aunque valioso, puede simplificar en exceso la complejidad de la cadena de suministro, puede depender de datos precisos, se enfoca en el corto plazo y puede ser subjetivo al clasificar productos o clientes. Además, no considera interdependencias y no refleja cambios en la importancia con el tiempo, lo que requiere actualizaciones frecuentes. En resumen, el análisis ABC es una herramienta útil en la gestión de la cadena de suministro, pero no es perfecta y tiene sus limitaciones.
- Parametrización Subjetiva: Si tus parámetros no están alineados con tus prioridades empresariales, las categorías de productos resultantes tampoco lo estarán. El análisis ABC implica una elección arbitraria de parámetros. Además, los porcentajes están relacionados con la unidad elegida para medir el peso en la profundidad histórica. Aunque se puede ofrecer orientación respecto a la elección de esos parámetros, en esencia siguen siendo algo arbitrarios.
- Naturaleza Estática: Un análisis ABC no es algo que deba hacerse una única vez y pensar que todo el trabajo ya está hecho. La clasificación de los artículos puede cambiar con el tiempo. El análisis ABC suele categorizar el inventario basándose en datos históricos. Es estático, lo que significa que no tiene en cuenta los cambios en los patrones de consumo, por ejemplo, la estacionalidad.
- Datos Históricos: Para utilizarlo, necesitará datos históricos fiables de costos y demanda por artículo. El inventario ABC, aún cuando la metodología de cálculo es sencilla, depende de contar con información completa y fidedigna.
- Problemas con Nuevos Productos y Estacionalidad: El análisis ABC está en desacuerdo con patrones básicos de demanda, como los lanzamientos de productos: un artículo recién introducido tiene un bajo volumen por diseño, porque aún no se ha observado su volumen de ventas. Otros patrones, como la estacionalidad, complican el proceso.
- Interdependencias No Consideradas: No tiene en cuenta los artículos esenciales que se utilizan con poca frecuencia. Especialmente en la fabricación, los artículos del inventario pueden tener interdependencias que son cruciales para construir los productos finales. Por ejemplo, la venta de cartuchos de tinta (SKU de la Clase A) puede estar asociada a la compra de una impresora (Clase C). La frecuencia no equivale a importancia económica.
- Simplificación Excesiva: La gestión de grandes inventarios puede ser muy complicada. En empresas con inventarios extensos y diversos, la sencillez del análisis ABC puede ser un inconveniente. Además, los elementos de la categoría A suelen ser los más importantes. Sin embargo, esto no significa que deban despreciarse otros artículos.
El análisis ABC es un método burdo de categorización de inventario y presenta muchas limitaciones. Aunque el análisis ABC es fácil de entender, muchas personas sentirán invariablemente la necesidad de involucrarse en la elección de todos esos parámetros y/o solicitar variantes propias.