Cuando un colaborador recibe su pago, muchas veces no comprende a detalle por qué el monto final es diferente al salario acordado. Las percepciones y deducciones en la nómina son los conceptos que determinan cuánto gana y cuánto se descuenta a un trabajador en cada periodo de pago. Estos conceptos son fundamentales para calcular la nómina sin errores, cumplir con la ley y evitar sanciones fiscales. Conocer y clasificar correctamente los tipos de nómina es esencial para el cumplimiento fiscal, la estabilidad laboral y la eficiencia administrativa.
La Obligación Fiscal y el SAT
Hoy en día, incorporar las Claves del SAT en nuestros recibos o facturas es obligatorio. El SAT obliga a los contribuyentes a que paguen la cantidad que deben de acuerdo a sus ingresos o el nivel de facturación en el que están, de no ser así, se le exigirá que realice el pago por lo que el Sistema de Administración Tributaria tiene la autoridad de llevar a cabo el procesamiento respectivo.
Uno de los principales objetivos del catálogo es que se cumplan las obligaciones fiscales de acuerdo a las normas del SAT. Explicando lo anterior, desde esa versión del Anexo 20 del SAT, se establece como obligación al momento de generar una factura, incorporar la clasificación de productos y servicios. Es una lista de los productos que distintas empresas comercializan al igual que la lista de los servicios que ofrecen profesionales. Como resultado encontrarás una lista de los productos o servicios de acuerdo a cada clase. Si se utiliza el sistema gratuito de facturación del SAT, los resultados a la búsqueda desglosará diferentes opciones ya que su función es un buscador tomando palabras clave sin mostrar la categorización.
¿Qué son las Percepciones en la Nómina?
Las percepciones corresponden a los ingresos que recibe el colaborador por su trabajo. Son cualquier tipo de ingreso, sin importar el monto, si es en efectivo o en especie, que la fuerza laboral recibe de su empleador por el trabajo realizado en cierto periodo. El salario bruto es el total de percepciones que recibe un trabajador antes de aplicar cualquier descuento. En la Ley Federal del Trabajo se determinan cuáles son las distintas percepciones que deben ser añadidas al salario base de todo trabajador al momento de calcular su nómina. Algunas de estas percepciones son obligatorias, mientras que otras son opcionales. Estas últimas dependen de la voluntad del empleador, pero también muchas veces del desempeño de los colaboradores.
Dentro de este concepto se incluyen aquellos ingresos que son obligatorios según la legislación laboral y que se establecen siempre que se crea una relación obrero-patronal. Es decir, el salario y las prestaciones de ley, por ejemplo. De la misma forma, también se deben incorporar las percepciones adicionales que muchas empresas entregan como salario emocional o como un ingreso extra y que deben reflejarse en la nómina. Las percepciones extras deben timbrarse también.
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Percepciones Obligatorias por Ley
Las percepciones obligatorias son aquellas que establece la ley laboral.
- Salario: Esta es la retribución que debe pagar el empleador al trabajador por su labor.
- Aguinaldo: Esta es una de las prestaciones de ley que deben figurar obligatoriamente en la nómina.
- Vacaciones: Otra de las prestaciones de ley es el descanso anual remunerado para los colaboradores.
- Prima vacacional: También es una prestación de ley y determina la cantidad a pagar a los trabajadores cuando gozan de sus vacaciones.
- Participación de los trabajadores en las utilidades (PTU).
Percepciones Obligatorias por Desempeño o Labor
Estas percepciones se tornan obligatorias cuando el desempeño o labor de los trabajadores las causa.
- Horas extra: En el artículo 66 de la LFT se establece que la jornada laboral puede prolongarse por circunstancias extraordinarias, sin exceder nunca de 3 horas diarias ni de 3 veces en una semana.
- Descansos trabajados.
- Festivos.
- Prima dominical.
Percepciones Adicionales
Además de las anteriores, también hay percepciones que son adicionales, es decir no están contempladas en la ley laboral y quedan a criterio de cada empleador ofrecerlas e incluirlas en la nómina.
- Bonos.
- Comisiones: Otra forma común de incentivo son las comisiones, generalmente asociadas a las ventas que genera el trabajador.
- Pagos en especie: Además de los vales de despensa, hay otros pagos en especie que también pueden entregarse e incluir en la nómina.
- Vales de despensa.
- Fondo de ahorro.
- Alimentación y habitación: Esta percepción cuenta como previsión social siempre y cuando se entregue en forma onerosa a los trabajadores.
¿Qué son las Deducciones en la Nómina?
Las deducciones son los conceptos que se restan del salario bruto del trabajador. Son todos los montos que se descuentan o retienen en la nómina de los trabajadores. A diferencia de las percepciones, donde hay conceptos obligatorios y otros no obligatorios, en el caso de las deducciones es muy importante seguir al la ley. Lo importante es entender que el empleador no puede imponer sanciones o multas sobre el salario de sus trabajadores y, en función de ello, hacer deducciones.
Solo se permiten deducciones contempladas por ley, como el ISR, cuotas al IMSS, aportaciones al Infonavit, deudas con el patrón y cuotas sindicales.
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Deducciones Obligatorias por Ley
- Seguro Social: Se deben deducir las aportaciones del trabajador al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
- Impuesto Sobre la Renta (ISR).
- Fondo de vivienda: Esta deducción aplica cuando el colaborador solicita un crédito en el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda (Infonavit) para adquirir un inmueble.
Otras Deducciones
- Pagos al patrón.
- Cuotas sindicales.
- Pago de la renta.
- Pago a caja de ahorro: Este es un beneficio que ofrecen algunas empresas para que los empleados puedan ahorrar una parte de su sueldo.
- Cuotas para la constitución y fomento de sociedades cooperativas y de cajas de ahorro: En este caso, hablamos de una deducción contemplada en la ley laboral, pero que es voluntaria para el trabajador.
- Fondo para el retiro: El Sistema de Ahorro para el Retiro es otra deducción opcional y voluntaria para cada colaborador.
Emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de Nómina y Cumplimiento
Existen dos caminos para la emisión de CFDI de nómina. El primero de ellos es mediante la página del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Esta te permite generarlos de forma individual. La otra alternativa es utilizar un sistema de nómina digital que te facilite la generación automatizada de todos los recibos para tus empleados. Por lo general, estos software permiten compartir diversos documentos en unos pocos clics.
Un manejo incorrecto puede generar problemas legales, multas fiscales, inconformidad entre los empleados y errores en el cálculo de impuestos o prestaciones. Es crucial:
- Emitir CFDI de nómina timbrado correctamente.
- Calcular y retener ISR, IMSS e Infonavit.
- Enterar impuestos y cuotas en tiempo y forma.
- Declarar ante el SAT en medios electrónicos.
Para asegurar un cumplimiento adecuado, se recomienda:
- Solicitar la constancia fiscal del trabajador (RFC, régimen, etc.).
- Revisar los topes de ISR y cuotas del IMSS actualizados para 2025.
- Informar al trabajador cada concepto en su recibo.
- Usar software actualizado que automatice el timbrado.
El Rol de Recursos Humanos en la Gestión de Nóminas
Sin dudas, todo lo referido al salario de los trabajadores es un asunto sensible para la fuerza laboral. Por eso, el equipo de RR.HH. debe encargarse de llevar tranquilidad a los colaboradores. En el caso concreto de las percepciones y deducciones, una de las prácticas a considerar es preguntarle al trabajador qué quiere ver reflejado en su nómina. Es decir, hay percepciones y deducciones adicionales o voluntarias. RR.HH. puede dar a conocer esas alternativas, explicar cómo funcionan y cuál sería el impacto en la nómina. Además de ofrecerle al personal la oportunidad de decir a cuáles aplicar. La solución para la emisión y timbrado de recibos de nómina de los colaboradores de su empresa es clave, al igual que la solución para la emisión de archivos para la contabilidad electrónica en su formato XML. La mejor práctica que se puede implementar desde el área de talento es respaldar todo este trabajo con un software de RR.HH.
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