Por ley, quienes hagan pagos por sueldos o salarios están obligados a expedir y entregar Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI). Sin importar el término, el CFDI de Nómina sirve para documentar fiscalmente los pagos de sueldos y salarios o asimilados. Para entender cómo hacer un CFDI de Nómina correctamente, es fundamental que comprendas que este comprobante digital se compone de dos capas principales que trabajan en perfecta armonía.
Estructura del CFDI de Nómina
Por un lado, tenemos el CFDI 4.0 de Tipo “Nómina (N)”, que actúa como el comprobante base. Por otro lado, se integra el Complemento de Nómina 1.2, que constituye el detalle del pago. Esta es la parte donde la información específica del sueldo y sus componentes cobra vida. La segunda parte es la “capa corazón” de tu comprobante de nómina, donde la realidad laboral y contable de cada pago cobra vida.
Requisitos clave y llenado
- Emisor: Registro Patronal (1 a 20 caracteres) cuando aplique.
- Datos del trabajador: CURP, Número de Seguridad Social (NSS), Fecha Inicio Relación Laboral, Antigüedad, Tipo de Contrato, Sindicalizado, Tipo de Jornada y Tipo de Régimen.
- Formato de fechas: Para evitar errores en su llenado, recuerda que las fechas se registran en formato ISO (AAAA-MM-DD).
- Cálculo de impuestos: Se debe efectuar el cálculo y retención el ISR por cada pago en la Factura Electrónica mensual conforme a la periodicidad en que efectivamente se realizó cada erogación.
Normativas y actualizaciones vigentes
Es importante notar que no podrán registrarse conceptos ordinarios y extraordinarios en un mismo complemento. En la explicación del campo «TipoNomina» se eliminó el último párrafo y, en ese sentido, ya no podrá agregarse en un mismo complemento conceptos de nómina ordinaria (O) y de nómina extraordinaria (E). Se actualizó el fundamento legal del campo «TipoContrato», producto de la reforma realizada a la Ley Federal del Trabajo.
Principales complementos CFDI
Los complementos CFDI permiten agregar información adicional obligatoria para ciertas operaciones o industrias. A continuación, se presenta una tabla con algunos de los complementos más comunes:
| Complemento | Uso principal |
|---|---|
| Nómina | Documenta pagos de sueldos, salarios y prestaciones. |
| Carta Porte | Requisito para el traslado de mercancías dentro del país. |
| Comercio Exterior | Identifica a exportadores e importadores. |
| Donatarias | Identificación fiscal específica para este sector. |
| Impuestos Locales | Incluye derechos e impuestos locales adicionales. |
Prácticas recomendadas para el timbrado
La regla de oro es clara: debes timbrar tu recibo de pago de nómina en la misma fecha en que realizas el pago (la erogación). Para mantener la operación de tu nómina fluida y evitar problemas con la autoridad fiscal, te recomiendo adoptar estas prácticas:
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- Capacitación continua: Actualiza a tu equipo sobre los cambios de Anexo 20 y la RMF.
- Valida la identidad del trabajador: Antes de timbrar, utiliza la herramienta del SAT para verificar el RFC de tu colaborador.
- Actualiza tus catálogos: Asegúrate de que los catálogos del SAT estén siempre actualizados en tu sistema.
- Cuadra los totales: Verifica meticulosamente que las sumas de percepciones, deducciones y otros pagos en el complemento coincidan.
- Proceso de corrección: Si detectas un error, no intentes corregirlo “parchando” el CFDI; realiza el flujo de sustitución y cancelación citando el folio del comprobante sustituto.
No se permiten importes negativos en el complemento de nómina, de acuerdo con la Guía de llenado del SAT. Es crucial que los importes de este concepto cuadren con los totales desglosados en el complemento.
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