El cierre contable es un proceso fundamental para cualquier negocio, ya que permite organizar y analizar la información financiera para tomar decisiones informadas. A continuación, se presentan ejemplos prácticos y pasos a seguir para realizar un cierre contable efectivo.
Pasos Iniciales para el Cierre Contable
El primer paso para organizar las finanzas mensuales de tu negocio es fijar una fecha límite de cierre contable y otra para entregar resultados. Este calendario ayudará a mantener la disciplina y asegurar que la información esté disponible a tiempo.
Revisión de Estados Financieros y Conciliación Bancaria
El cierre contable mensual de tu negocio debe incluir la revisión de los estados financieros bancarios para determinar si los gastos no rebasaron tu presupuesto o si hay cobros no identificados. Además de los egresos, tienes que considerar todos los ingresos mensuales.
Una sugerencia para facilitar esta tarea es aceptar pagos con tarjeta, ya que contarás con los estados de cuenta digitales para facilitar la conciliación.
Análisis de Compras e Inventario
Esta actividad te ayudará a determinar si las compras que hiciste a lo largo del mes fueron suficientes para cubrir la demanda en tu negocio o si debes hacer alguna modificación a tu presupuesto para adquirir más inventario.
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Automatización con Software de Contabilidad
Puedes automatizar las actividades financieras de tu negocio a través de un software de contabilidad que te ayude a organizar y analizar la información. Estos programas pueden simplificar tareas como el seguimiento de ingresos y gastos, la generación de informes financieros y la conciliación bancaria.
Ejemplos de Operaciones y Registros Contables
A continuación, se presentan ejemplos de operaciones y registros contables que ilustran el proceso de cierre, basados en el presupuesto de egresos e ingresos.
Operaciones del Presupuesto de Egresos/Gasto
- Se registra el Presupuesto de Egresos Original Aprobado.
- Ampliación al Presupuesto de Egresos Aprobado.
- Reducción al Presupuesto de Egresos Aprobado.
- Se registra el compromiso de la nómina al inicio del ejercicio.
- Se fincan pedidos para la adquisición de bienes inventariables.
- Se celebran contratos para realizar obras.
- Recepción de mobiliario y equipo adquirido con recursos presupuestarios comprometidos.
- Recepción de bienes de consumo adquiridos con recursos presupuestarios comprometidos.
- Se entregan bienes de consumo para ser utilizados en la operación.
- Se expide cheque para el pago de pensiones alimenticias.
- Recepción de mobiliario y equipo con recursos presupuestarios comprometidos.
- Pago a proveedores.
- Aceptación de la estimación y pago de avance de obra.
- Pago al Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, de la retención del 2 al millar.
- Pago del servicio de limpieza, por adjudicación directa con recursos presupuestarios no comprometidos previamente.
- Se registran bajas de personal por el gasto comprometido que quedará sin aplicar.
- Se reintegra el descuento del proveedor por servicios de limpieza.
- Pago de retenciones efectuadas en nómina.
- Se entera al Servicio de Administración Tributaria los impuestos retenidos en el pago de nómina.
Operaciones de la Ley de Ingresos
- Registro de la Ley de Ingresos.
- Registro del devengado por la emisión del documento de cobro, impuesto determinable (Predial).
- Se efectúa el cobro del impuesto determinable (Predial).
- Se efectúa el cobro del impuesto autodeterminable (2% sobre nómina).
Operaciones de la Ley de Ingresos/Financiamientos
- Registro de la Ley de Ingresos del rubro financiamientos.
- Se registra el Presupuesto de Egresos Original Aprobado para el pago del servicio de la deuda pública.
- Ampliación al Presupuesto de Egresos Aprobado.
- Reducción al Presupuesto de Egresos Aprobado.
- Se registra el compromiso para el pago del servicio de la deuda pública.
- Se registra un ingreso por préstamos de Deuda Pública Interna.
- Se registra un ingreso por préstamos de Deuda Pública Externa.
- Se expide cheque para el pago por préstamos de deuda pública.
- Se expide cheque para liquidar intereses de la Deuda Pública Interna.
- Se registran financiamientos por organismos financieros internacionales.
- Se registra la colocación de Bonos de Desarrollo a la par que se destinan a apoyar financiamiento interno con valor nominal.
- Se expide cheque con el fin de cubrir intereses de la deuda pública externa.
- Se registra la colocación de Bonos de Desarrollo denominados en UDI’s a su valor nominal.
- Se expide cheque para la amortización de financiamiento interno con vencimiento en el año en curso.
- Se expide cheque para amortizar la deuda pública.
- Se expide cheque con el fin de cubrir comisiones de la deuda pública interna.
- Se expide cheque para amortización de deuda interna.
- Se expide cheque para amortizar deuda exterior.
- Se realiza un reintegro a la Tesorería de la Federación de un pago efectuado de más en años anteriores, en Deuda Pública Externa.
- Se emiten Cetes, los cuales permanecerán en depósito en la Tesorería de la Federación.
- Se registra el importe del endeudamiento neto resultante.
- Diferencia entre el valor al que se encuentra registrada la Deuda Pública Externa y el tipo de cambio vigente al cierre del ejercicio.
Cierre Contable y Presupuestario
- Traspaso del saldo de las cuentas de resultados deudoras a la Cuenta de Resumen y Gastos.
- Traspaso del saldo de las cuentas de resultados acreedoras a la Resumen y Gastos.
- Determinación del ahorro o desahorro de la gestión.
- Traspaso del Resultado del Ejercicio.
Liquidación y Cierre de Cuentas Presupuestarias
- Traspaso del saldo de la cuenta Ley de Ingresos por Ejecutar a la Ley de Ingresos Estimada.
- Traspaso del saldo de la cuenta Presupuesto de Egresos Por Ejercer a la Presupuesto de Egresos Aprobado.
- Traspaso del saldo de la cuenta Presupuesto Modificado a la Presupuesto de Egresos Aprobado.
- Traspaso del saldo de la cuenta Presupuesto de Egresos Comprometido a la Presupuesto de Egresos Aprobado.
Cierre Presupuestario para la Determinación de ADEFAS y Superávit/Déficit Financiero
- Determinación de las ADEFAS del ejercicio.
- Determinación del Superávit Financiero.
Asiento de Cierre Cuentas Finales
- Cancelación de las cuentas.
Realizar un cierre contable adecuado es esencial para la salud financiera de cualquier negocio. Siguiendo estos ejemplos y pasos, podrás tener una visión clara de tus finanzas y tomar decisiones más acertadas.
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