La contabilidad electrónica es un cambio inevitable para todos los contribuyentes. Aunque modificará nuestros hábitos de trabajo, será sencillo acostumbrarnos a lo nuevo, ya que no viene a cambiar nada de forma drástica. La Contabilidad Electrónica es igual para una empresa grande que para una pequeña, ya que las reglas contables y el sistema son los mismos.
¿Qué es la Contabilidad Electrónica?
La contabilidad electrónica es un cambio que, aunque modificará nuestros hábitos de trabajo, será sencillo acostumbrarnos a lo nuevo, ya que no viene a cambiar nada de forma drástica.
Los sistemas son sencillos de utilizar e incluyen todo el proceso. “Ahora el dueño puede registrar que compró, cuánto gastó, qué es lo que vende y cuánto factura esa es la contabilidad. Lo que le proponemos es que sigan haciendo lo mismo, pero en vez de apuntarlo en papel, lo hagan en la pantalla.
Componentes de la Contabilidad Electrónica
Las personas morales están obligadas a llevar en sistemas electrónicos 3 tipos de elementos: su catálogo de cuentas, la balanza de comprobación y las pólizas contables, los cuales deben enviarse en formato XML al SAT a través del Buzón Tributario.
Catálogo de Cuentas
El catálogo de cuentas de nivel mayor y subcuenta (niveles 1 y 2) por única vez en el primer envío (en enero 2015), y tres días después cada vez que sea modificado. El catalogo de cuentas comprende en orden alfabético, numérico o alfanumérico las cuentas que se manejan para ser usadas en todos los papeles de trabajo como el libro diario, mayor, y estados financieros básicos.
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Pólizas
Aquí se incluyen las cuentas generadas por ti y otras por tus proveedores en todo el proceso contable. Las generadas por ti pueden dividirse en ventas, notas de crédito, cobro y nómina. Las que te entregan tus proveedores son notas de crédito y pagos que les hagas a ellos.
En cada póliza debe ser posible distinguir los CFDI que soporten la operación; asimismo debe ser posible identificar los impuestos, y en las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el RFC de éste.
Balanza de Comprobación
Deberá incluir saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden.
Envío de la Información al SAT
La entrega de la información es a través del Buzón Tributario, en el apartado Contabilidad Electrónica; el envío debe hacerse con firma electrónica y el formato de los archivos debe ser en XML y se debe comprimir cada archivo en zip.
La generación de los archivos XML puede hacerse de forma manual, con una extensión del programa de Microsoft office Excel o de manera automática con un sistema de contabilidad.
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Si cometiste algún error al subir uno de los documentos, no te preocupes, puedes volver a subir el archivo cuantas veces sean necesarias, siempre y cuando no pases la fecha límite establecida.
Si el SAT detecta alguna inconsistencia te enviará un correo notificándotelo y te pedirá que lo corrijas dentro de un plazo de 3 días.
Recuerda que conforme al artículo 30 del código fiscal, tienes que conservar los archivos XML durante un plazo de 5 años desde que se subieron al sistema del SAT. Las personas físicas comienzan a enviar su información a partir de enero 2015.
Si el envío es exitoso recibirás un acuse de recepción.
Beneficios de la Contabilidad Electrónica
Un contador obtiene la información financiera de los movimientos que se registran día con día en tu empresa al comprar, vender, pagar, abonar, etc. Imagínate que el Balance General y el Estado de Resultados se genere en automático. Te dedicas a hacer unos ajustes y todo el tiempo que te ahorraste ¿En que lo usarías?
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Ahora en el peor de los casos que no ayudaras a tu cliente en temas de planeación financieros y fiscales, solo te dedicaras a cumplir con las declaraciones fuera como fuera, lo que alcanzó a deducir bien, lo que no también. Si así fuera el caso ahorrarías mucho tiempo y te podrías dedicar a atender muchas contabilidades, lo cual no recomiendo por supuesto.
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