En principio, calcular una nómina puede parecer una tarea compleja. Por eso, es esencial conocer cada uno de los conceptos que forman parte de ella. Una vez entiendas sus componentes, elaborar nóminas te resultará mucho más sencillo. El proceso consiste en identificar los distintos elementos que la conforman, como el salario base, las horas extraordinarias o las cotizaciones, además de comprender cómo funcionan los aportes a la Seguridad Social y las retenciones del IRPF. En definitiva, se trata de deducir del salario bruto las contribuciones sociales y fiscales para obtener el importe neto que el empleado percibe cada mes. Este cálculo es importante tanto para el trabajador, que necesita saber su ingreso real, como para la empresa, que debe cumplir con sus obligaciones legales.
Hablar de salario no es solo hablar de dinero. Es entender cómo se compensa nuestro trabajo, qué podemos esperar al aceptar una oferta y cómo comparar distintas oportunidades. A veces escuchamos términos como "salario bruto", "salario en especie" o "por comisión" sin tener del todo claro qué significan. Por eso, vale la pena conocer los distintos tipos de salario que existen, cómo se aplican en el día a día y qué impacto pueden tener en nuestra decisión al momento de buscar empleo.
¿Qué es una Nómina?
En otras palabras, podemos exponer que una nómina no es más que un documento legal que los empleados reciben por parte de su empleador. En esta se enumeran los ingresos del trabajador, tanto brutos como netos. Así como también las deducciones realizadas después de cotizar el importe establecido a la Seguridad Social, dichas cotizaciones engloban las contingencias comunes y profesionales, desempleo, entre otros. Además, en esta se establecerá el cálculo del impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF).
Elementos Clave de una Nómina
Después de definir qué es una nómina, veamos qué partes la componen. Según la Orden ESS/2098/2014, existe un formato oficial, aunque se permiten ligeras adaptaciones. Para elaborar correctamente una nómina, debes conocer: la situación familiar del empleado, su salario bruto anual, número de pagas, tipo de contrato, categoría profesional y grupos de cotización y el convenio colectivo aplicable.
Encabezado
Incluye los datos básicos de la empresa (nombre legal, domicilio fiscal, CIF, código de cuenta de cotización) y del empleado (nombre, DNI, número de afiliación a la Seguridad Social, categoría, tipo de contrato y antigüedad). También se indica el período de liquidación correspondiente.
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Devengos
Recoge la remuneración bruta del trabajador, los devengos, es decir, el total antes de aplicar deducciones. Se divide en:
- Percepciones salariales: salario base, pagas extras, complementos y mejoras voluntarias.
- Percepciones no salariales: beneficios que no cotizan, como tickets restaurante o gastos de desplazamiento.
Deducciones
En relación con las deducciones en una nómina, podemos hablar de las aportaciones a la Seguridad Social y el pago de impuesto, como lo es el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). Por ello, una vez apliquemos las correspondientes deducciones, obtendremos el salario neto de nuestros trabajadores. Entre las deducciones encontramos:
- IRPF: impuesto sobre la renta que varía según la situación personal y económica.
- Aportaciones a la Seguridad Social: porcentajes fijos aplicados a contingencias comunes, desempleo, formación profesional, FOGASA y horas extraordinarias. Estas cotizaciones permiten acceder a prestaciones como jubilación, desempleo o incapacidad.
La nómina refleja las aportaciones que el trabajador y la empresa hacen al sistema público.
Salario Neto a Percibir
Una vez restadas las deducciones, se obtiene el salario neto o líquido.
Firma, Sello de la Empresa, Recibí y Pie de Nómina
En este último apartado, encontramos la fecha de ingreso a la nómina, la entidad bancaria y número de cuenta del empleado, firma/sello de la empresa y la firma del trabajador. Así mismo, en este apartado encontraremos el apartado recibí, que es donde se plasma la firma del empleado, constando así la recepción de su salario. En el documento también figuran la firma del trabajador y de la empresa, la cuenta bancaria y la fecha de ingreso.
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¿Cómo se Calcula una Nómina Paso a Paso?
A continuación, los pasos esenciales para elaborar una nómina correctamente (según el convenio colectivo y la normativa vigente):
- Crear el encabezado, tal y como lo hemos explicado anteriormente.
- Calcular los devengos, sin tener en cuenta las deducciones.
- Calcular las deducciones correspondientes, impuestos y aportaciones, entre otros.
- Generar las bases de cotización de la nómina. Es decir, calcular la base de cotización para contingencias profesionales, así como la base sujeta a retención de IRPF.
- Calcular la base de IRPF, utilizando la calculadora del Ministerio de Hacienda.
- Elaborar el pie de nómina, incluyendo la firma/sello de la empresa.
Para qué sirve calcular el precio hora en la nómina: El precio por hora es útil para pagar horas extra o calcular descuentos por ausencias. Para obtenerlo, se divide el salario bruto anual entre el número de horas efectivas trabajadas. Se excluyen los pluses extrasalariales, de transporte o vestuario, y las compensaciones por nocturnidad o festivos. El valor de las horas extraordinarias nunca puede ser inferior al de la hora ordinaria.
El IRPF es un impuesto progresivo: a mayores ingresos, mayor tipo impositivo. Estas retenciones se aplican según la base imponible y las circunstancias personales del trabajador. El Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) es un mecanismo que implica la introducción de una contribución específica en todos los regímenes y en todas las situaciones en las que se cotice para la jubilación. La base reguladora es una cifra económica que se utiliza para calcular el importe de las diversas prestaciones que ofrece la Seguridad Social.
Caso Práctico para Entender Cómo Calcular una Nómina
Aquí tienes un caso práctico para una mejor absorción de los conceptos mencionados anteriormente:
Omar Tolosa trabaja para PayFit España, tiene un contrato indefinido a tiempo completo y pertenece al grupo de cotización n.º 5 (Oficiales Administrativos). Reside en Cataluña y tiene 26 años. Las retribuciones del mes de junio son: 1.600€ (Salario base), 70€ (plus de transporte), 30€ (antigüedad), 150€ (3 horas extraordinarias). Omar tiene derecho a dos pagas extraordinarias. La retención a cuenta del IRPF es del 19%. La empresa cotiza por AT y EP un 2%, este porcentaje está regulado en función del puesto de trabajo y del nivel de riesgo de este.
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- Cálculo del importe bruto (devengos): Se suman el salario base, los complementos salariales (plus de transporte y antigüedad) y las horas extraordinarias.
Total devengado = 1.850€
- Cálculo de las bases de cotización a la Seguridad Social:
- Salario base más complementos salariales, exceptuando las horas extraordinarias y las pagas extras.
Salario mensual = 1.690€
- Prorrata de las pagas extraordinarias: se calcula la parte proporcional de las pagas extras que percibe el trabajador durante el año.
Prorrata pagas extras = 2 · (1.600€ + 30€)/12 = 271,67€
- Base de cotización por contingencias comunes (BCCC): Se suman el salario base, los complementos salariales (excepto horas extraordinarias y pagas extras), las percepciones no salariales que cotizan y la prorrata de las horas extraordinarias.
BCCC: 1.6900 € + 271,67€ = 1.961,67€
- Base de cotización por contingencias profesionales (BCCP): Se suma la BCCC y las horas extraordinarias.
BCCP: 1.961,67€ + 150€ = 2.111,67€
- Salario base más complementos salariales, exceptuando las horas extraordinarias y las pagas extras.
- Base sujeta a retención del IRPF: Se toma el total devengado como base sujeta a retención.
Base sujeta a retención del IRPF: 1.850€
IRPF = 1.850€ x 19% = 351,50€
- Cálculo de las cotizaciones a la Seguridad Social: Se calculan las cuotas del trabajador y del empresario utilizando las bases de cotización. Por un lado, la cuota del trabajador se calcula según la tarifa correspondiente al grupo de cotización y por otra, la cuota del empresario se calcula aplicando el tipo de cotización correspondiente.
- Total a deducir: Es la suma de la deducción a la Seguridad Social (ejemplo: 134,09€) y la retención del IRPF.
TOTAL A DEDUCIR = 134,09€ + 351,50€ = 485,59€
- Cálculo del neto de la nómina (líquido total a percibir): Es la resta del total devengado y el total a reducir.
LÍQUIDO TOTAL A PERCIBIR = 1.850€ - 485,59€ = 1.364,41€
En resumen, calcular nóminas en España implica tener en cuenta una serie de aspectos legales y variables salariales que pueden afectar el proceso. Es fundamental contar con un conocimiento actualizado de la legislación laboral y fiscal española, así como de los convenios colectivos correspondientes a cada sector.
Tipos de Salario y Sueldo
Cuando hablamos de salario, nos referimos a la remuneración económica que una persona recibe a cambio de su trabajo, según lo establecido en un contrato o acuerdo laboral. Sin embargo, esta compensación no siempre se presenta de la misma manera ni bajo los mismos términos. Saber cómo se calcula, qué elementos lo componen y qué tipo de salario estamos recibiendo (o podríamos recibir) puede marcar una gran diferencia en nuestra vida laboral.
Diferencia entre Salario y Sueldo
Aunque solemos usarlos como sinónimos, salario y sueldo no son exactamente lo mismo. El sueldo es una cantidad fija que se paga regularmente, por ejemplo, cada mes, sin importar cuántas horas se hayan trabajado. Es común en empleos con horario establecido y funciones constantes. El salario, en cambio, está más vinculado al tiempo trabajado o a la producción: puede calcularse por hora, por día o por pieza. Este modelo es frecuente en trabajos por turnos, con horarios variables o en proyectos concretos. Comprender esta diferencia nos ayuda a interpretar mejor las ofertas laborales y saber qué esperar según el tipo de contrato. En México, estos términos no siempre se diferencian, y se usan de forma intercambiable.
Es importante saber que no todos los tipos de salario son excluyentes entre sí. En muchos casos, una misma persona puede recibir, por ejemplo, un salario fijo mensual, que a su vez cumple con el salario mínimo legal y que también incluye incentivos por unidad producida o comisiones por ventas. Entender esta combinación nos permite tener una visión más clara y realista de nuestras condiciones laborales.
Clasificación de los Salarios según su Forma de Pago
Una de las maneras más comunes de clasificar el salario es según cómo se paga o cómo se calcula.
- Salario fijo: Es aquel que se establece de forma periódica y no cambia con base en el rendimiento ni en objetivos. Es habitual en empleos con horarios definidos o tareas continuas. Es el pilar de cualquier paquete de compensaciones, el salario fijo proporciona estabilidad y seguridad a los empleados.
- Salario variable: A diferencia del anterior, el salario variable depende de factores como la productividad, las comisiones, los bonos por desempeño u objetivos alcanzados. Este tipo de salario es muy común en roles comerciales, ventas o posiciones orientadas a resultados.
- Salario mixto: En muchos casos, el salario que recibimos puede ser una combinación de fijo y variable. Esto significa que una parte está garantizada cada mes, y otra parte depende de objetivos, bonos o incentivos. El salario mixto busca equilibrar la estabilidad con el rendimiento.
Clasificación según el Tiempo Trabajado
- Salario por unidad de tiempo: Es el salario más frecuente: se paga según el tiempo trabajado (hora, día, semana o mes). Es útil para quienes tienen una jornada regular y no dependen de la cantidad de tareas realizadas.
- Salario por unidad de obra: Aquí se paga en función del resultado o proyecto finalizado, no del tiempo invertido. Por ejemplo, si realizamos un trabajo freelance y acordamos un precio por diseño, se trata de un salario por unidad de obra. Este tipo de pago se da mucho en empleos creativos, técnicos o autónomos.
Clasificación según su Forma de Entrega
- Salario en dinero: Es el más común y se refiere a la retribución económica directa, que puede entregarse en efectivo, por transferencia bancaria o por cheque.
- Salario en especie: En este caso, parte del salario se entrega a través de bienes o servicios. Pueden incluir vivienda, alimentos, transporte, cursos, entre otros beneficios. Aunque no se recibe en efectivo, representa un valor económico que forma parte de la compensación total.
Salario Bruto y Salario Neto: ¿en qué se diferencian?
Muchas veces vemos un monto en nuestra oferta laboral y otro al recibir el pago. Eso se debe a la diferencia entre:
- Salario bruto: Es el total acordado antes de deducciones (impuestos, seguridad social, etc.).
- Salario neto: Es el dinero que realmente recibimos tras aplicar las deducciones.
Es importante tener en cuenta esta distinción para entender bien cuánto percibimos y evitar confusiones al momento de negociar una oferta.
Salario Mínimo: la Base Legal del Pago Laboral
El salario mínimo es el monto mínimo legal que debe recibir una persona por jornada laboral. Este valor lo establece el gobierno y puede cambiar cada año. Aunque representa una base, muchas empresas ofrecen salarios superiores dependiendo del sector, la experiencia o el nivel de responsabilidad.
Salario Emocional: Más Allá del Dinero
El salario emocional no implica un pago monetario, pero sí influye directamente en nuestra motivación y bienestar laboral. Nos referimos a todos aquellos beneficios que mejoran nuestra calidad de vida en el trabajo, como: flexibilidad horaria, reconocimiento profesional, desarrollo de carrera, ambientes laborales saludables y balance vida-trabajo. Cada vez más empresas entienden que el salario emocional puede ser un factor clave para atraer y retener talento.
Salario Indirecto: lo que recibimos sin darnos cuenta
El salario indirecto incluye todas las compensaciones que no se entregan en efectivo pero representan un beneficio económico, como: seguro médico, bonificaciones, vales de despensa, transporte pagado, guarderías y fondo de ahorro. A veces, estas prestaciones no son tan visibles como el salario directo, pero tienen un alto valor y deben considerarse al evaluar una oferta.
Administración Eficiente de tu Salario Mensual
¡Cuánto cuesta llegar a finales de mes! Si esas situaciones se repiten de manera continuada, el problema no radica en qué sueldo tenga uno. La clave está en una buena organización o planificación de los ingresos que cada uno tenga y los gastos que se deben afrontar cada mes. Para administrar lo que nos entra por concepto de salario o sueldo es muy útil un plan de gastos e ingresos para tener un mayor control sobre tus finanzas personales. Varios expertos recomiendan una administración detallada de los gastos que deben afrontarse y analizar si algunos de ellos pueden ser prescindibles. Recuerda que lo importante es ser constante con el ahorro, cuidadoso con tu dinero y revisar el plan para cambiarlo si hace falta.
1. Aplica la Regla del 70 - 30 para Distribuir el Salario
Una forma sencilla de hacer rendir el sueldo cada mes es aplicar la regla del 70 - 30. Esto quiere decir que debes priorizar lo que necesitas: comida, ropa, educación, transporte, vivienda y salud. Estas son las cosas que debes cubrir con el 70% de tu sueldo. El otro 30% lo puedes usar para lo que quieras: diversión o entretenimiento. Así podrás cubrir tus necesidades básicas y también darte algunos gustos, sin gastar más de lo que ganas.
La recomendación más extendida es que no se exceda el 30% de los ingresos en los gastos generales del hogar, que pueden abarcar desde la hipoteca hasta los seguros o impuestos por la vivienda. Algunos de ellos son inevitables, pero otros también pueden ser prescindibles.
El nivel de endeudamiento también es un punto clave para planificar de manera eficiente el sueldo mensual que se percibe. La mayoría de los expertos consideran esencial que la posición deudora no exceda el 20% de los ingresos mensuales. Los gastos por locomoción también pueden ser excesivos en algunos casos y en otros son casi obligados. Los expertos recomiendan que cada vez que se cobre el sueldo mensual, se destine el 15% para los gastos derivados de los movimientos que cada uno tenga que realizar. Incluso, con independencia de si los desplazamientos se realizan en un vehículo propio o en transporte público (metro, autobús, etc.).
2. Ahorra el 10% de tu Sueldo Mensual
Otro consejo para hacer rendir el sueldo es ahorrar el 10% de lo que ganas. Esto te permitirá tener un fondo para emergencias, para cumplir tus metas financieras o para invertir en algo que te genere más ingresos. Puedes guardar este dinero en una cuenta aparte o en una alcancía, lo importante es que no lo toques a menos que sea necesario. Verás cómo poco a poco vas acumulando un capital que te dará más seguridad y tranquilidad. La capacidad de ahorro resulta también esencial en una buena planificación. Muchos recordarán la famosa fábula de la cigarra y la hormiga. El consejo es que uno se esfuerce en ahorrar, al menos, el 10% de los ingresos mensuales. Una vez que se hayan cumplido los anteriores consejos, el 25% restante de la remuneración mensual estaría en disposición de ser usada. Eso sí, uno debe mostrarse precavido ya que no se trata de un dinero que sobre.
3. Evita los Gastos Innecesarios y los Gastos Hormiga
Muchas veces gastamos dinero en cosas que no necesitamos o que no usamos, y eso hace que nuestro sueldo se vaya como agua. Por eso, es importante evitar los gastos innecesarios y los gastos pequeños. Los gastos innecesarios son aquellos que no aportan nada a tu bienestar o a tu felicidad, como comprar cosas por impulso, pagar por servicios que no usas o comprar cosas de mala calidad que se dañan rápido. Los gastos pequeños o gastos hormiga son aquellos que parecen insignificantes, pero que al sumarlos hacen una gran diferencia, como el tinto de la mañana, el pasaje del bus o la propina del parqueadero.
Para evitar estos gastos, puedes seguir estos tips:
- Haz una lista de lo que vas a comprar antes de salir de casa y trata de no salirte de ella.
- Revisa tus suscripciones y cancela las que no uses o las que puedas reemplazar por opciones gratuitas o más baratas.
- Compara precios y calidad antes de comprar algo y busca ofertas o descuentos.
- Usa medios de transporte alternativos como la bicicleta, el metro o comparte el automóvil.
4. Haz un Plan de Gastos e Ingresos para Llegar a Fin de Mes
Un plan de gastos e ingresos es un documento donde anotas el dinero que ganas y el dinero que gastas en un periodo determinado, por ejemplo, un mes o un año. El objetivo de hacer un plan de gastos e ingresos para administrar el sueldo es tener un mayor control sobre tu dinero, usarlo de acuerdo a lo que necesitas y poder llegar bien a fin de mes. Para hacer un plan de gastos e ingresos, puedes seguir estos pasos:
- Anota todo lo que gastas durante un mes.
- Divide tus gastos en grupos: necesidades, querer, ahorros/deudas, imprevistos y anualizados.
- Guarda plata para los imprevistos y los anualizados.
- Mira y cambia tu plan seguido.
Aplicaciones y Recursos para Mejorar tu Educación Financiera
Además de seguir estos consejos, también puedes usar algunas aplicaciones y recursos que te pueden ayudar a mejorar tu educación financiera. Estas son algunas opciones que te recomendamos:
- App Finanzas Personales: Es una aplicación móvil que te ayuda a organizar tus gastos, ingresos y ahorros. Te permite crear un presupuesto personalizado, ver gráficos y reportes de tu situación financiera, establecer metas de ahorro y recibir consejos para mejorar tus finanzas.
- Empieza a hacer planes de ahorro a nivel familiar: Te explicamos cómo definir tus objetivos, calcular tus ingresos y gastos, establecer un porcentaje de ahorro, elegir un método de ahorro y revisar tu plan periódicamente.
- Trata de tener bajo control todos tus gastos: Te ayudamos a identificar tus gastos fijos y variables, priorizar tus necesidades, reducir tus gastos innecesarios, ahorrar para tus metas, controlar tus deudas y usar herramientas digitales.
- Conviértete en un experto haciendo presupuestos: Te ofrece una guía práctica para hacerlo correctamente. Te indica los pasos que debes seguir, los elementos que debes incluir y los consejos que debes tener en cuenta.