Los viáticos aparecen cada vez que una persona tiene que salir de su lugar habitual de trabajo para cumplir con una tarea: un viaje, una reunión fuera de la ciudad, o una capacitación. Estos son gastos que la empresa cubre cuando un colaborador tiene que desplazarse por motivos de trabajo. Es fundamental llevar un control riguroso de este tipo de gastos, ya que su gestión suele ser uno de los mayores desafíos para cualquier departamento financiero. Realizar una adecuada contabilización de viáticos requiere gran cuidado para evitar cometer errores y garantizar la transparencia y eficiencia en el uso de los recursos.
Los viajes de negocios son necesarios, ya que permiten a las empresas acercarse a sus clientes, generar relaciones y hacer networking para crear oportunidades y construir alianzas duraderas. Es vital que los empleados puedan realizarlos de la manera más cómoda y evitando retrasos en sus otras actividades. Sin embargo, una de las grandes desventajas de este tipo de viajes es la gestión de los gastos.
Definición y Naturaleza de los Viáticos
La palabra viático viene del latín viaticum, que hacía referencia a lo necesario para emprender un viaje. Aunque el uso del término es antiguo, en el ámbito laboral actual conserva la misma idea de fondo. Si bien suelen confundirse, es importante aclarar que los viáticos no son lo mismo que el salario y tampoco forman parte de él. No representan una compensación adicional por viajar ni un pago extra por el trabajo realizado. El salario remunera el trabajo; los viáticos, en cambio, cubren gastos derivados de una actividad específica fuera del lugar habitual de trabajo.
Estos gastos suelen cubrir alimentación, hospedaje, transporte y ciertos gastos relacionados con reuniones o actividades laborales. Los viáticos son gastos que cubren necesidades como transporte, alimentación y hospedaje cuando un trabajador debe trasladarse por motivos laborales y se encuentra fuera del horario laboral.
Categorías Comunes de Viáticos
No todos los viajes generan los mismos gastos, pero en la mayoría de las empresas los viáticos se agrupan en categorías:
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- Transporte: Incluye todo lo necesario para desplazarse al destino y moverse durante el viaje. Aquí entran boletos de avión, autobús o tren.
- Hospedaje: Se refiere al alojamiento durante el viaje. Muchas organizaciones establecen topes por noche o categorías de hotel según el puesto o el tipo de viaje.
- Alimentación: Aquí es normal fijar un monto máximo por día. No se trata de cubrir cualquier consumo.
- Gastos relacionados: Son aquellos que se realizan en el contexto de reuniones formales o actividades con clientes, proveedores o aliados.
Marco Fiscal y Deducibilidad de Viáticos en México
El manejo de viáticos no solo es operativo, también tiene implicaciones fiscales directas. Para que los viáticos sean deducibles para la empresa, deben cumplir con lo establecido en el artículo 28, fracción V de la LISR. El artículo 93, fracción XVII de la LISR, establece que los viáticos pagados por el empleador a sus trabajadores están exentos del ISR siempre que se compruebe que fueron efectivamente utilizados en servicios del patrón y que se respalden con los CFDI’s correspondientes. De no ser así se considerarán ingresos acumulables para los empleados.
Los viáticos deducibles son aquellos gastos de viaje realizados por los empleados que cumplen con ciertos requisitos fiscales, como estar relacionados con la actividad empresarial y contar con comprobantes válidos. En México, estos gastos pueden ser deducibles si se comprueban adecuadamente ante el SAT. Desde 2017, los viáticos entregados a trabajadores deben registrarse en el CFDI de nómina. En el campo “Tipo percepción” se debe registrar la clave 050 (viáticos) de conformidad con el catálogo c_TipoPercepción, en el campo “ImporteExento” se debe registrar el monto del viático comprobado, más el viático no comprobado por el monto, este último porque se considera exento.
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) en México establece los gastos que pueden ser considerados viáticos (transporte, hospedaje, alimentos) así como los montos máximos a deducir de acuerdo a cada rubro. Al tener conocimiento de estas reglas, el Director Financiero podrá crear estrategias para deducir de impuestos la mayoría de viáticos.
Las personas físicas que reciban viáticos y efectivamente los eroguen, podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un 20% del total de los viáticos erogados por cada ocasión y sin que exceda los $15,000.00 en el ejercicio. Solo un 20% de los gastos realizados en México puede no presentar factura. El artículo 152 del RLISR detalla el tratamiento de viáticos no comprobados en ciertos supuestos y límites específicos. No todos los gastos realizados durante un viaje son automáticamente deducibles. Para el pago de honorarios, de viáticos y gastos de viaje, recordemos que debemos tomar en cuenta el artículo 18 de la Ley del IVA.
Regulaciones Específicas del SAT y Límites de Deducibilidad
El SAT cuenta con una serie de regulaciones generales para la comprobación de gastos profesionales. Cuidar las previsiones, desembolsos y recuperar la mayoría de facturas, permitirá aumentar la deducibilidad y contar con mayor presupuesto para otras actividades.
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Algunas de estas regulaciones incluyen:
- Todos los gastos de comidas y restaurantes se tienen que realizar a más de 50 kilómetros de distancia de la zona de trabajo del empleado o colaborador. Por ejemplo, si alguien es enviado en comisión de trabajo de CDMX a Monterrey, los viáticos son muy claros en la ciudad de Monterrey. Sin embargo, puede existir confusión en el caso de los gastos efectuados en CDMX, por ejemplo, el taxi de ida y vuelta a casa. Ese gasto no se considera un viático porque no está fuera de la faja de 50 Kms.
- Para que la comprobación sea válida tiene que venir acompañada de factura en el caso de México o nota en el caso del extranjero.
- El reembolso de viáticos, para realizarlo a nombre de una persona, esta tiene que tener relación laboral con la organización.
Límites de Gastos de Viáticos según el SAT
El SAT establece los siguientes montos máximos a deducir de acuerdo a cada rubro:
| Concepto de Gasto | Límite Diario (Pesos Mexicanos) | Ubicación |
|---|---|---|
| Comidas | $1,500.00 | Fuera de México |
| Renta de automóviles y transporte | $850.00 | México y el extranjero |
| Hoteles u hospedaje | $3,850.00 | Extranjero |
| Hospedaje | No existe un límite de gasto | México |
Los topes antes señalados son para gastos de viaje, no así para viáticos.
La Importancia de una Política Clara de Viáticos
No establecer reglas para el proceso de gestión de viáticos puede traer más problemas de los que parece, como gastos que no se saben si aplican, montos mal calculados, comprobantes incompletos o pagos que terminan mezclándose con el salario. Es necesario contar con una política de gastos que permita identificar un porcentaje comprobable de viáticos y gastos de viaje, así como un formato o bitácora que identifique y justifique el motivo de los viajes. Una política de viáticos evitará discusiones innecesarias, además protege a la empresa y da certeza al empleado.
Para llevar una gestión transparente de estos gastos y evitar imprevistos, es fundamental que las empresas cuenten con una política de gastos clara y detallada. Los viáticos no son un detalle administrativo menor; bien gestionados, evitan confusiones internas y protegen a la empresa en el plano fiscal.
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Elementos Clave de una Política de Viáticos
Una política interna de gestión de viáticos es crucial y debe incluir:
- Definición de Conceptos Cubiertos: El primer paso es establecer qué conceptos cubre la empresa. Lo más común es incluir transporte, hospedaje y alimentación. Lo importante es que los rubros estén claramente delimitados.
- Establecimiento de Montos Máximos: Muchas empresas fijan montos máximos por día para alimentación y hospedaje, y dejan el transporte sujeto al costo real del traslado. Los topes no buscan restringir de forma arbitraria.
- Documentación Válida y Plazos: Una política debe indicar qué documentos son válidos para comprobar el gasto. También se deben definir plazos para entregar la documentación y el procedimiento en caso de gastos no comprobados o extravío de comprobantes.
- Roles y Responsabilidades: Una buena política también define quién hace qué.
Cálculo y Anticipo de Viáticos
El cálculo de viáticos parte de una pregunta muy simple: ¿qué gastos va a generar este viaje y cuáles están autorizados por la empresa? Cada viaje debe poder desglosarse por categorías: transporte, hospedaje, alimentación, etc. El cálculo parte de una política interna bien definida. Muchas empresas fijan montos máximos por día para alimentación y hospedaje, y dejan el transporte sujeto al costo real del traslado. También es común diferenciar entre viajes locales, nacionales o internacionales, ya que los costos cambian según el destino.
Para verlo con claridad, supongamos que un colaborador viaja tres días a otra ciudad para atender a un cliente. El monto final es la suma de los gastos autorizados dentro de los límites establecidos por la empresa. Algunas empresas entregan un anticipo, con base en una estimación de gastos. La elección depende del flujo de caja, del tipo de viaje y del nivel de control que la empresa quiera mantener.
Es importante para un Director Financiero tener una correcta estimación de los costos de los viajes de negocios. Esto implica:
- Hacer una previsión del presupuesto anual: tener claridad de lo que se va a gastar ayuda a evitar desfases.
- Definir un promedio para cada rubro: tener presentes las regulaciones del SAT sobre viáticos permite tener control de los montos permitidos por esta entidad. De esta forma, se garantiza que los gastos realizados sean deducibles.
- Calcular el costo de viáticos por día y establecer un presupuesto por viaje: mantener una estimación del desembolso para cada traslado dará claridad de cuántos viajes se podrán realizar al año.
- Analizar y detectar formas de economizar: al mantener actualizada la información de los gastos se pueden trazar estrategias para mejorar el rendimiento del presupuesto.
Contabilización y Control Interno de Viáticos
Saber cómo crear un asiento contable de viáticos no solo permite a la empresa mantener una perspectiva clara de sus gastos, sino también la elaboración de informes financieros. Registrar correctamente los viáticos permite un mayor control interno sobre los gastos de la empresa, asegurando que los recursos se utilicen de manera eficiente y transparente. Estos gastos suelen incluir transporte, alojamiento, alimentación y otros desembolsos necesarios para llevar a cabo actividades laborales fuera de la oficina, detallando cada gasto de manera específica.
Para la correcta contabilización de viáticos, tu empresa debe contar con una política de viajes clara, definir responsabilidades y estandarizar procesos. Esto permitirá facilitar la gestión del flujo de trabajo y reducir errores contables. Además, verifica que cada gasto registrado cumpla con los requisitos fiscales vigentes para evitar sanciones o rechazos en las deducciones. Es indispensable reunir comprobantes fiscales y toda la documentación comprobatoria adecuada para validar los viáticos ante el SAT. Así evitarás problemas fiscales y garantizarás el control total de los gastos de viaje en tu empresa.
Pasos para el Registro Contable de Viáticos
Para obtener todos los beneficios de una buena contabilización, la comprensión y atención a los componentes es vital:
- Revise cada documento de soporte para asegurarse de que corresponde a un gasto de viáticos legítimo y dentro de las políticas de la empresa.
- Ingrese el monto exacto de cada gasto en el asiento contable, asegurándose de que coincida con el monto indicado en el documento de soporte.
- Antes de finalizar el registro, revise toda la información ingresada para asegurarse de que sea correcta y esté completa.
Existen diferentes métodos para el manejo y reembolso de viáticos:
- La empresa entrega al empleado una cantidad fija de dinero por cada día de viaje para cubrir sus comidas y alojamiento. Si el trabajador gasta menos, se queda con la diferencia; si gasta más, lo asume él.
- El empleado paga todos los costes durante el viaje (ya sea con su tarjeta o con una de la empresa) y guarda cada tique y factura. Al volver, presenta una nota de gastos y administración le devuelve el importe exacto.
En el caso de incluir los viáticos en la nómina de los trabajadores, es fundamental identificar el concepto como percepción no salarial.
La Transformación Digital en la Gestión de Viáticos
Gracias a la tecnología, el proceso de gestión de viáticos se ha simplificado, ayudando a los involucrados a mantener un mejor control de los gastos de empresa. Los últimos avances tecnológicos han permitido tanto a las empresas como a las personas simplificar su día a día. Cuando las organizaciones implementan procesos de la mano de la transformación digital, su eficiencia se ve multiplicada.
Este proceso es mucho más sencillo si se utilizan las herramientas adecuadas. Una de las claves para una mejor contabilización de viáticos es recurrir a una herramienta de reporte de gastos. A través de ella, las empresas pueden ser más eficientes en tareas repetitivas relacionadas con los viajes de negocios. Actualmente existen muchas soluciones tecnológicas que permiten a las empresas hacer más eficiente su gestión de presupuestos de viaje. Por ejemplo, con un software como Factorial, se pueden centralizar solicitudes, aprobaciones y comprobantes en un solo lugar. Otros sistemas como CONTPAQi® permiten llevar el control contable de viáticos, clasificando, deduciendo y timbrando correctamente todos los gastos relacionados con viajes laborales. En Sabbatic, se ofrece software de control de gastos para la gestión de viáticos, y Okticket es una aplicación que permite escanear tickets.
Ventajas de la Automatización de Gastos
Utilizar una aplicación de gastos de viaje permite agilizar la captura, aprobación y seguimiento de los gastos, reduciendo errores y tiempos de procesamiento. Entre las ventajas de utilizar un software de gestión de gastos se encuentran:
- Disponibilidad inmediata de los gastos: El CFO puede revisar el estado de los gastos a cualquier hora y desde una misma plataforma.
- Lógica personalizada: Permite establecer alertas por tipo de gasto y monto. De esta forma se prevé el fraude y malos manejos de presupuesto.
- Conciliación bancaria: A través de esta característica se sincronizan en un click los gastos enviados a aprobación con los realizados. Con esta función se evita el error humano y el tiempo dedicado a la comprobación se reduce.
- Recuperación de CFDI SAT: Muchas de estas herramientas, como Okticket, recuperan las facturas a nombre de la empresa.