El Diario general, también conocido como Libro diario o Libro de primera anotación, es el registro principal donde se capturan inicialmente las transacciones de una entidad.
El Libro diario debe presentarse debidamente encuadernado, empastado y foliado. Los registros se pueden efectuar de manera manual, mecánica o electrónica, según sea el procedimiento de registro que se tenga implantado.
Si el contribuyente adopta los procedimientos de registro mecánico o electrónico, las fojas (hojas) que se destinen a formar los libros Diarios y/o Mayor deben ser encuadernadas, empastadas y foliadas consecutivamente.
El Libro diario puede presentarse en diversos rayados. En cada caso adopta los nombres de Diario continental, Diario tabular y Diario mayor-único.
Para que ello sea posible, cada foja debe contener sólo asientos completos, es decir, no dejar inconcluso el registro de alguna operación, sino que se la debe completar en la página siguiente.
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Las cantidades obtenidas, tales como la suma de cargos y abonos de cada página de este libro, deben ser trasladadas a la foja siguiente, la cual las contemplará en el primer renglón en el que se debe anotar la leyenda "de la página anterior", u otra similar y luego proseguir con los asientos que se sucedan.
Después del desarrollo en el Libro diario, se afecta ahora el Libro mayor utilizando su representación más simple: los Esquemas de mayor.
Conviene recordar que toda operación realizada por una entidad se registra en primer lugar en el Libro diario, y después se pasan a las cuentas del Mayor cada uno de los cargos y abonos asentados en aquél.
Ejemplo práctico de un asiento en el Libro Diario
Para ilustrar cómo se realiza un asiento en el Libro Diario, consideremos la siguiente transacción: La empresa "Ejemplo S.A." realiza una venta de mercancías al contado por un valor de $10,000.
El asiento en el Libro Diario se registraría de la siguiente manera:
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| Fecha | Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| [Fecha de la venta] | Caja | $10,000 | |
| Ventas | $10,000 | ||
| Para registrar la venta de mercancías al contado. | |||
En este ejemplo, se debita la cuenta de "Caja" porque la empresa está recibiendo efectivo, y se acredita la cuenta de "Ventas" porque se está generando un ingreso por la venta de mercancías.
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