¿Qué es un Finiquito y Por Qué es Importante Timbrarlo?
Un finiquito es un documento que la empresa entrega a un colaborador cuando finaliza la relación laboral entre ambas partes, independientemente del motivo de terminación. En él se detallan los montos que se adeudan al colaborador, como salario pendiente, vacaciones no disfrutadas, indemnización por despido, entre otros conceptos. Su firma implica que ambas partes (empresa y colaborador) están de acuerdo con los términos de la liquidación y que no existen deudas pendientes.
Como puedes saber el finiquito por renuncia es la presentación formal de tu salida laboral de una empresa por distintas razones como el no sentirse cómodo dentro de un trabajo provocando la toma de esta decisión. Algunas personas les causa inquietud pues no conocen lo que les corresponde al momento de renunciar. Al momento de firmar tu carta de renuncia, estás indicando tu conformidad de retiro de la empresa por lo que no se puede reclamar una indemnización por despido. Los pagos por separación son de las prestaciones devengadas o ganadas por el tiempo laborado.
Propósito del Timbrado del Recibo de Nómina
¿Para qué sirve un Recibo de Nómina timbrado? Con respecto al empleado, la función del recibo de nómina es servirle como una constancia de remuneraciones recibidas por concepto de sueldos y salarios. El timbrado del recibo de nómina es necesario para dar validez legal al generar el comprobante emitido por la empresa. Esto significa que el Sello Digital confirma la certificación y es, por tanto, un recibo válido ante los ojos del Servicio de Administración Tributaria. Con la llegada del CFDI de Nómina con el Complemento 1.2, los patrones envían la información completa al SAT, sin tener que elaborar la declaración de sueldos y salarios como sucedía anteriormente.
Consideraciones Legales y Fiscales para el Timbrado de Finiquitos
Cuando en el recibo de nómina del finiquito se incluyen, además de percepciones ordinarias, conceptos de percepción con clave SAT 022, 023 o 025, o cuando incluya el concepto de deducción 101. Además, se deben cumplir las reglas consideradas en la matriz de validaciones de llenado de CFDI de nóminas, para el tipo de contrato 99. Cuando se tengan conceptos de indemnización el sistema en automático realizará la asignación de los datos para el timbrado con el tipo de Régimen 13; no es necesario que tú realices ninguna configuración adicional, ni configurar este tipo de régimen en el empleado.
Registrar finiquitos y el cierre total de nómina permite gestionar las bajas de colaboradores y asegurar que los pagos finales se calculen y registren correctamente. Es útil cuando se presentan terminaciones laborales durante el período de nómina, ya que facilita el control de los movimientos, evita inconsistencias en los cálculos y asegura que la nómina quede cerrada conforme a los lineamientos fiscales, garantizando la correcta generación de reportes para su validación.
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El finiquito de un colaborador se puede presentar en cualquier día del año, que difícilmente coincide con las mismas fechas en que procesas el pago de la nómina ordinaria. Por ello, cuando requieras generar un finiquito en el sistema, es necesario que sigas este proceso y así timbrar los recibos de tus colaboradores; antes de considerar lo siguiente:
Cálculo de Prestaciones para el Finiquito
Debes calcular tu aguinaldo con tu salario diario por los días de aguinaldo que te da la empresa. Debes calcular el adeudo de tus vacaciones multiplicando el salario diario por los días restantes y dividirlo entre 365.
Proceso de Timbrado de Finiquitos en Diferentes Sistemas de Nómina
Uso de ContaDIGITAL® para Finiquitos
En contaDIGITAL® se pueden realizar finiquitos o finiquitos con indemnización. Para que se calcule de forma correcta cada uno de ellos requieres crear el periodo de nómina según corresponda:
Configuración de Percepciones y Deducciones
Asegúrate que en el catálogo de percepciones y deducciones tienes creadas las siguientes percepciones:
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- Días de vacaciones pagadas (P) 022- Prima antigüedad (Libre a elección del usuario, no es necesario seleccionar fórmula)
- ISR ajustado por subsidio (O) 007- ISR ajustado por subsidio (O: ISR ajustado por subsidio (007))
- Subsidio entregado que no correspondía (O) 008- Subsidio efectivamente entregado que no correspondía (O: Subsidio no correspondido (008))
- Subsidio entregado de menos (O) 002 Subsidio para el empleo (O: Subsidio entregado de menos)
- Ajuste en subsidio para el empleo (D) 071 Ajuste en subsidio para el empleo (Efectivamente entregado al trabajador) (D: Ajuste en subsidio para el empleo (071))
- Ajuste al subsidio causado (D) 107 Ajuste al subsidio causado (D: Ajuste subsidio Causado (107))
Adicionalmente debes tener creadas las percepciones y deducciones adicionales que deseas agregar en las pestañas "Otras percepciones" y "Otras deducciones". La clave interna de cada percepción es sugerida, puede ser asignada libremente por el usuario.
Creación de Nómina Extraordinaria
Ve al menú>Nóminas>Elaborar nómina y dale clic en el botón Nueva. Para crear este tipo de nómina debes seleccionar los siguientes parámetros: Extraordinaria : debido a que no es una nómina habitual. Otra periodicidad : toda vez que no es recurrente. El sistema por default agrega 0.001 días al seleccionar otra periodicidad, sin embargo el número de días puede ser modificado como máximo hasta 10 días al ser una nómina extraordinaria de otra periodicidad. El SAT señala que "Para el caso de nóminas extraordinarias, se puede señalar como Fecha Inicial Pago y Fecha Final Pago la misma, es decir la del día en que se realice el pago al trabajador."
Descarga y Relleno de Plantilla
Una vez creada la nómina, descarga la plantilla "Para calcular nómina y timbrar". Se descargará un archivo en Excel. Verifica la fecha de baja del trabajador. El sistema colocará por default la fecha del día. INFONAVIT, FONACOT y préstamos se calcularán de acuerdo a las incidencias permanentes capturadas al trabajador y las fechas descargadas en la parte superior de la plantilla. El ISR (subsidio empleo) del periodo se ajustará automáticamente si agregas otras prestaciones gravadas o modificas prestaciones como días devengados.
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Rellena únicamente las celdas en color gris que correspondan:
- Siempre: Columna CLAVE de la percepción "Vacaciones" (es la clave del sistema, no la del SAT).
- Si aplican: Columna CLAVE de la percepción "Prima de antigüedad": Sólo la calculará el sistema si el trabajador tiene 15 años o más de antigüedad. La clave y el importe exento o gravado en las pestañas Otras percepciones y/o otras deducciones: Estas solo deberán llenarse en caso de tener una prestación o deducción adicional, por ejemplo: bono, compensación, horas extra o descuento extra a los detallados.
Si modificaste las claves de las percepciones/deducciones que el sistema genera por default, deberás agregar las que correspondan a tus percepciones, ya que en la plantilla se descargan las claves del catálogo default.
Importación y Timbrado
Una vez completados los datos y verificados los importes, guarda la plantilla e importa el archivo a Contadigital® en la misma opción donde lo descargaste. Si la plantilla se subió exitosamente, puedes continuar con el proceso habitual de timbrado de nómina (Autorizar y timbrar).
Finiquito con Indemnización en ContaDIGITAL®
Para el finiquito con indemnización, el proceso es similar con algunas particularidades:
Configuración de Percepciones y Deducciones
Asegúrate que en el catálogo de percepciones y deducciones tienes creadas las siguientes percepciones: Días de vacaciones pagadas. La clave interna de cada percepción es sugerida, puede ser asignada libremente por el usuario.
Creación de Nómina con Indemnización
Ve al menú>Nóminas>Elaborar nómina y dale clic en el botón Nueva. Para crear este tipo de nómina debes seleccionar los siguientes parámetros: Finiquito con indemnización. Extraordinaria : debido a que no es una nómina habitual. Otra periodicidad : toda vez que no es recurrente. El sistema por default agrega 0.001 días al seleccionar otra periodicidad, sin embargo el número de días puede ser modificado como máximo hasta 10 días al ser una nómina extraordinaria de otra periodicidad. El SAT señala que "Para el caso de nóminas extraordinarias, se puede señalar como Fecha Inicial y Fecha Final la misma, es decir, la del día en que se realice el pago al trabajador."
Descarga y Relleno de Plantilla Específica
Una vez creada la nómina, descarga la plantilla "Para calcular nómina y timbrar". Se descargará un archivo en Excel. Verifica la fecha de baja del trabajador. El sistema colocará por default la fecha del día. INFONAVIT, FONACOT y préstamos se calcularán de acuerdo a las incidencias permanentes capturadas al trabajador y las fechas descargadas en la parte superior de la plantilla. El ISR (subsidio empleo) del periodo se ajustará automáticamente si agregas otras prestaciones gravadas o modificas prestaciones como días devengados.
Rellena únicamente las celdas en color gris que correspondan:
- Siempre: Columna CLAVE de la percepción "Vacaciones devengadas no disfrutadas" (es la clave del sistema, no la del SAT). Columna CLAVE de la percepción "Prima de antigüedad" (es la clave del sistema, no la del SAT). El importe de esta percepción es calculada de forma automática por el sistema. Columna CLAVE de la percepción INDEMNIZACIÓN 3 MESES (es la clave del sistema, no la del SAT). Esta percepción es calculada de forma automática por el sistema.
- Si aplican: La clave y el importe exento o gravado en las pestañas Otras percepciones y/o otras deducciones: Estas solo deberán llenarse en caso de tener una prestación o deducción adicional, por ejemplo: bono, compensación, horas extra o descuento extra a los detallados.
Si modificaste las claves de las percepciones/deducciones que el sistema genera por default, deberás agregar las que correspondan a tus percepciones, ya que en la plantilla se descargan las claves del catálogo default.
Importación y Timbrado
Una vez completados los datos y verificados los importes, guarda la plantilla e importa el archivo a contaDIGITAL® en la misma opción donde lo descargaste. Si la plantilla se subió exitosamente, puedes continuar con el proceso habitual de timbrado de nómina (Autorizar y timbrar).
Finiquito dentro de una Nómina Ordinaria en ContaDIGITAL®
En caso de querer otorgar el finiquito dentro de una nómina ordinaria requiere:
- Calcular los importes a pagar por el "Finiquito/Liquidación" manualmente.
- Crear la nómina con "Tipo de nómina" ordinaria y con la "Periodicidad" que corresponda. En este caso, al encontrarse pagando el último periodo trabajado y el finiquito, se podrá indicar en "Días" solamente el número de días trabajados de la quincena.
- Dar clic en el botón "Calcular".
- Generar la plantilla "Para pegar datos y timbrar" seleccionando la opción "Con información previamente subida".
- Capturar los importes que correspondan al pago por separación (calculados en el paso 1) de forma manual; una vez finalizado debe guardar su plantilla.
No olvides capturar de igual forma el complemento de nómina INDEMNIZACIÓN que vienen al final de la plantilla (hacia la derecha, aparece en encabezado con sombreado color rosa), el cual incluye: total pagado, años de servicio, último sueldo, ingreso acumulable e ingreso no acumulable.
Importar la plantilla guardada, descargar el resumen de validación, autorizar y timbrar la nómina.
¿Por qué se generan dos recibos al timbrar un finiquito en ContaDIGITAL®?
¿Por qué al timbrar mi finiquito o finiquito-indemnización aparecen dos recibos? Esto es porque el sistema genera en automático dos recibos:
- El primero para timbrar las percepciones y deducciones correspondientes a una nómina normal, como lo son sueldos y salarios, vacaciones, prima vacacional, etc. Este se timbra con el régimen configurado al trabajador en el catálogo de empleados del sistema.
- El segundo contiene las percepciones y deducciones que corresponden a los pagos por separación o indemnización, para este recibo el sistema asignara en automático el tipo de régimen "13 Indemnización o separación", tipo de contrato 99 y tipo de nómina Extraordinaria.
Este timbrado se realiza para seguir los lineamientos definidos en el apartado "Tipo de Régimen" de la Guía de llenado del comprobante del recibo de pago de nómina y su complemento.
Timbrado de Finiquitos en Aspel NOI
Aspel NOI te permite determinar los montos del finiquito de los colaboradores, ya sea al generar finiquito por renuncia voluntaria, generar finiquito por rescisión por tiempo determinado o generar finiquito por rescisión por tiempo indeterminado, de acuerdo a lo establecido en el artículo 50 de la Ley Federal del Trabajo (LFT).
Por ello, cuando requieras generar un finiquito en el sistema, es necesario que sigas este proceso y así timbrar los recibos de tus colaboradores; antes de considerar lo siguiente:
Registra los finiquitos
Para procesar el o los finiquitos, ingresa al menú Procesos de nómina, localiza la sección Finiquitos y elige la opción correspondiente según sea el caso. Captura los datos necesarios para que el sistema realice el cálculo, revisa los conceptos y cantidades.
Realiza el cierre total de nómina
Dirígete al menú Nómina y haz clic en el ícono Cierre total de nómina para habilitar la protección de las condiciones del cálculo de la nómina.
Emite el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)
Importante: timbra únicamente los recibos de nómina que correspondan a los colaboradores finiquitados. Ingresa a la ruta: menú CFDI, haz clic en el ícono Recibos electrónicos , para desplegar el submenú y seleccionar la opción Consultar recibos electrónicos. Genera tu proceso de forma habitual. Selecciona el registro y haz clic en el ícono Timbrar CFDI .
Ejecuta la apertura de una nómina cerrada
Esta acción te permite continuar con la preparación de la nómina de tus colaboradores en activo. Accede al menú Nómina y haz clic en el ícono Apertura de nómina . Importante: NOI permite la apertura, siempre y cuando todos los colaboradores con recibos timbrados en la nómina cerrada tengan estatus de finiquito.
Si tú contabas con una versión de CONTPAQi® Nóminas anterior a la 11.2.0, y en esa versión aplicaste el finiquito y lo timbraste, entonces solamente se generó un CFDI.
Soluciones Simplificadas para la Emisión y Timbrado de Recibos de Nómina
Facturama: Agiliza la Gestión de Nómina
A veces parece imposible agilizar las tareas cotidianas (como generar un recibo de nómina) para que la gestión de tu negocio fluya ligeramente y puedas ocupar el tiempo administrativo de una manera más productiva. Por desgracia, hay cosas de las que sí o sí tienes que encargarte y que no te gustaría dejar en manos ajenas. Pensando en facilitarte el pesado trabajo que en cada quincena representa hacer el pago de nómina, creamos una amigable plataforma de nóminas que te permite llevar a cabo el proceso con menos esfuerzo. Descubre las ventajas del Módulo para Recibos de Nóminas de Facturama.
Si eres patrón, realizar el pago a tus trabajadores es súper sencillo con la ayuda del Módulo de Nóminas de Facturama. Sólo basta ingresar la información del personal en la primera ocasión y ésta quedará registrada para que el proceso de generar las facturas sea automático en adelante. Los recibos se generan en automático y podrás revisar el número de folio y el estatus: “Generado exitosamente”. Sabemos que elaborar los recibos de nómina puede resultar agobiante y por eso tenemos la solución para ti. Con Facturama, la plataforma que facilita la operación de tu negocio, puedes generar los recibos de nómina que necesites rápidamente.
Edifact: Timbrado de Nómina N3000
En Edifact puedes timbrar finiquitos si cuentas con el sistema de nómina N3000. Recibos de Nómina N3000 es una solución digital para emisión y timbrado de recibos de nómina indicada para empresar con bajo y mediano timbrado. El timbrado de la nómina será mediante Layouts XML generados con las etiquetas necesarias.
Esta solución ofrece la emisión y timbrado de recibos de nómina de los colaboradores de su empresa, así como la emisión de archivos para la contabilidad electrónica en su formato XML.
Edifact Nómina N3000 se adapta a diversas necesidades: