Elaborar o dar de alta recepción de pagos con complemento te permite registrar los pagos que recibes de tus clientes y generar el comprobante fiscal correspondiente cuando el pago no se hizo al momento de emitir la factura. Esto es importante para mantener tus cobros bien identificados, cumplir con las disposiciones fiscales y llevar un control claro y confiable de tus pagos. Asimismo, asegura la correcta administración de tus pagos.
Proceso Estándar para Generar un Complemento de Pago en SAE
A continuación, te indicamos el proceso para la generación de un complemento de pago cuando la factura ha sido emitida desde tu sistema SAE.
1. Preparación del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)
Antes de aplicar el Complemento de recepción de pagos, asegúrate de cumplir con las condiciones indicadas en la guía de llenado del Complemento para la recepción de pagos.
2. Registro de la Recepción de Pagos
- Ingresa al menú Clientes y das clic en el ícono Recepción de pagos.
- En la ventana Recepción de pagos y anticipos, selecciona la pestaña Pagos y captura la información requerida: cliente, fecha, documento, concepto de pago, documento de pago y monto recibido.
- Para más detalles, consulta cómo registrar recepción de pagos.
- Una vez completados los datos, haz clic en el ícono Guardar; se mostrará el reporte de emisión de documentos con el pago registrado.
3. Generación del Comprobante con el Complemento
- Ingresa al menú Clientes, despliegas el submenú de Comprobantes de pago y das clic en el ícono Alta de comprobantes de pago.
- En la ventana de alta, indica el tipo de folio haciendo clic en el ícono Selección del tipo de folio.
- Elige al cliente al que se le generará el comprobante de pago e indicas la fecha.
- En la columna Documento de pago, haz clic en el ícono Ayuda y elige la recepción de pago correspondiente.
- Complementa la información requerida por el sistema, la cual se identifica con un cuadro naranja.
- Importante: en la sección de Impuestos, revisa el desglose: tipo de impuesto (traslado o retenido), base, impuesto, tipo de factor (tasa o cuota), porcentaje e importe. Esta información se desglosa según la factura previamente emitida.
- Revisa la información asociada al pago y haz clic en Grabar; el sistema realizará el timbrado del comprobante. Y observa la vista previa.
4. Validación y Consulta del Complemento de Pago
Para validar la correcta emisión y recepción de los pagos, puedes seguir los siguientes pasos:
- Ingresas al menú Clientes y das clic en el ícono Comprobantes fiscales de pago.
- El sistema despliega la siguiente vista, donde indicas los criterios de filtrado conforme a tus necesidades:
- Rango de clientes.
- Fecha de elaboración.
- Una vez indicados los filtros, haz clic en el botón Aceptar.
- En esta vista, revisa los pagos con y sin comprobante y valida la recepción de pago registrada.
- Adicionalmente, puedes consultar el expediente del cliente:
- Verifica la recepción generada ingresando al menú Clientes; haz clic en Clientes.
- Seleccionas el registro del cliente y das clic en el ícono Modificar.
- Pulsa en el ícono Información de saldos, pulsa en la pestaña Estado de cuenta para validar la recepción de pago registrada.
Complemento de Pago para Facturas No Emitidas desde SAE
Captura el complemento de recepción de pago, incluso cuando tu factura no la hayas generado desde el sistema SAE, registrando todos los datos necesarios para su correcta integración y timbrado. A continuación, te indicamos el proceso:
Lea también: Pasos para registrar notas de crédito en el complemento de pago
1. Acceso y Selección de Folio
- Ingresas por la siguiente ruta: menú Clientes, despliegas el submenú de Comprobantes de pago y eliges Alta de comprobantes de pago.
- El sistema te mostrará la siguiente ventana, das clic en el ícono Selección del tipo de folio y seleccionas el folio dado de alta.
2. Captura de Datos del Cliente
- Das de alta el cliente, esta información la obtienes de la factura (que te brindaron previamente), en la sección datos del receptor.
3. Registro de Información del Documento de Pago
- En la columna documento de pago, capturas el nombre con el cual lo identificarás dentro de tu sistema.
- Después completas la información requerida por el sistema, la cual se identifica con un cuadro naranja:
- Forma de pago.
- Fecha de aplicación.
- Importe.
- Moneda.
- Tipo de cambio.
4. Detalle de Impuestos de Pago
- Luego das clic en el campo de Impuestos y te mostrará la ventana de Impuestos de pago; pulsas sobre el ícono Insertar, para capturar los siguientes datos:
- Tipo: Trasladado (cantidad que cobra un cliente o comprador por bienes o servicios) o Retenido (impuesto sobre un salario).
- Base: Corresponde al abono que se estará pagando.
- Impuesto: Lo localizarás en el detalle de tu documento.
- Tipo o factor: Indicas el tipo ya sea tasa, cuota o exento.
- Tasa o cuota: Corresponde al porcentaje de la tasa cuota, para este ejemplo es el 16%. Nota: cuando captures este dato, es importante que lo digites con decimal, es decir, 0.16, para este ejemplo.
- Importe: Realizas el cálculo de tu importe antes del IVA.
Ejemplo: El cliente va a dar un importe de $500 con un 16% de IVA. Realizas el cálculo de la siguiente manera: 500 ÷ 1.16 = 431.0344. 431.0344 − 500 = 68.97. El resultado 68.97 lo colocas en el campo Importe.
- Das clic en el ícono Guardar.
5. Captura de Documentos Relacionados
- En la columna documento de pago, encontrarás el ícono Fecha hacia abajo, al seleccionarlo, te desplegará la vista documento y capturas la siguiente información:
- Documento.
- No. Parcialidad.
- Fecha de registro: día en que la factura se timbró.
- Saldo anterior: total de la factura.
- Importe.
- UUID.
- Folio.
- Moneda.
- Tipo.
6. Detalle de Impuestos del Documento Relacionado
- Das clic en el campo impuestos y te mostrará la ventana de Impuestos documento relacionado.
- Pulsas sobre el ícono Insertar, para capturar los siguientes datos:
- Tipo.
- Base: valor total de la factura.
- Impuesto.
- Tipo o factor.
- Tasa o cuota.
- Importe: el valor correspondiente al 16% de IVA, ejemplo:
7. Finalización y Generación del Comprobante
- Seleccionas el ícono Grabar, para que los datos queden guardados en el sistema.
- Concluida la captura de campos e información relacionada, pulsas el ícono Grabar o F3 para guardar el documento.
- Al finalizar la captura pulsa el botón Sí, se mostrará la representación impresa *.PDF y se generará el archivo *.XML el cual contiene toda la información capturada.
Importante: antes de iniciar la elaboración de tu documento, ten en cuenta lo siguiente:
- Contar con la factura, ya que es de donde obtendrás los datos para capturarlos en el sistema.
- El documento debe estar emitido con método de pago PPD - Pago en parcialidades o diferido.
Manejo de Notas de Crédito en el Complemento de Pago
Una de las dudas más frecuentes en la generación de los CFDI de Pago es qué hacer cuando se emite el complemento por el pago de una factura con nota de crédito. ¿Esta debe reflejarse dentro del complemento, o no? Únicamente debe agregarse como “Documento Relacionado” la factura (CFDI de Ingreso) que ampara la venta o la prestación del servicio.
Consideraciones Adicionales y Casos Especiales
Configuración Inicial para Recepción de Pagos
Para una gestión eficiente, se recomienda realizar las siguientes configuraciones:
- Agrega un servicio para la recepción, por ejemplo: SERV-PAGO.
- Agrega una serie exclusiva para la recepción de pagos desde parámetros del sistema/ Factura Electrónica/ Comprobantes de pago.
- En el módulo de Ventas nos colocamos en el icono de Comprobante de pago y agregamos un documento nuevo. Seleccionamos la clave que dimos de alta en el paso anterior y capturamos la clave del cliente. En el área de partidas seleccionamos el pago realizado previamente añadimos el servicio que dimos de alta. Selecciona las cuentas ordenantes y beneficiaria en caso de transferencia (estas cuentas deben ser previamente configuradas desde el catálogo de clientes y parámetros del sistema respectivamente).
- Al desplegar la partida nos muestra los datos del UUID del documento y numero de parcialidad. Una vez validada la Información selecciona el ícono Guardar y se mostrará la representación impresa de tu Comprobante de pago.
Solución a Errores Comunes
Si encuentras problemas como la falta de desglose de impuestos o el IVA en el formato QR, esto puede deberse a que no se seleccionó el esquema de impuestos correcto, se eligió un esquema exento o el formato QR es personalizado y no incluye el campo de IVA. Para evitar inconvenientes, dentro de la configuración de series fiscales, valide el formato de emisión.
Lea también: pasos para emitir notas de crédito y complementos de pago en CONTPAQi
Generación de Complemento de Pago con Factura en Dólares y Pago en Pesos Mexicanos
Si la factura está hecha en Dólares, sin embargo el pago está hecho en Pesos Mexicanos, el procedimiento es el siguiente:
- Genera la factura en dólares: Ve a Comprobantes > Documentos > Facturas, selecciona la moneda USD, y usa la forma de pago 99 y el método PPD.
- Graba el documento.
Recomendaciones Generales para el Sistema Aspel SAE
Para asegurar el correcto funcionamiento, te recomendamos verificar que Aspel SAE se encuentre actualizado, revisar la estabilidad de la red, validar el estado de la base de datos y confirmar que los usuarios cuenten con los permisos adecuados sobre las carpetas compartidas de Aspel.
Lea también: Relación entre el Complemento de Pago y Notas de Crédito