Abordaremos un tema que, aunque causa un gran impacto y estrés en muchos, es esencial para asegurar el éxito de tu negocio: los costes mensuales de la materia prima y cómo calcularlos. Los números pueden resultar complicados pero, una vez que encuentras la fórmula ideal, todo se torna mucho más sencillo.
¿Qué es el Costo?
Se refiere al valor monetario de los gastos de las materias primas, equipos, suministros, servicios, mano de obra, productos, etc., que se utilizan para la creación del producto o servicio. Se trata de una cantidad que se registra como un gasto en los registros de contabilidad. En Latinoamérica, lo conocemos como costo.
Es importante aclarar que el coste y el gasto, aunque pueden apreciarse como un símil, no lo son del todo. El gasto se produce al adquirir “algo”, es decir, cuando se compra. El coste se lleva a cabo cuando este “algo” se consume.
Para las empresas, el cálculo de los costes es una actividad imprescindible, pues de ello depende que exista una buena gestión que permita una mayor rentabilidad en las actividades corrientes. Lograr con éxito esta acción requiere de un acceso favorable a las materias primas.
También hay una relación económica entre el coste y la cantidad de bienes y servicios producidos. A esto, se le conoce como coste marginal (define la tasa de variación del coste en función de la variación de la producción). Este término tiende a referirse a incrementos unitarios de la producción.
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A su vez, es importante establecer un control sobre la materia prima que se utiliza pues, de lo contrario, puede ocasionar pérdidas considerables. Esto se debe a que, si compramos más materia de la que se utiliza, un gran porcentaje se termina desechando. Por ejemplo, pensemos en un restaurante.
Tomemos de base este ejemplo para demostrar varios pasos que se pueden tomar para obtener una mayor regulación en la compra y coste de la materia prima que se usa. Gracias a estas fichas, es mayor la posibilidad de saber con exactitud la materia prima en stock de tu negocio. Si se elabora una base de datos donde se coloquen todas las ventas diarias a la perfección y con sumo detalle, al final del mes, se obtendrá un número más exacto.
Materia Prima Directa vs. Materia Prima Indirecta
La materia prima directa es el primer elemento del costo y se refiere a aquella que es plenamente identificable en el producto, por ejemplo, en una mesa, es la madera que se utiliza. A diferencia de la materia prima indirecta que es la que no puede identificarse enteramente con el producto, en el mismo ejemplo, sería el pegamento.
Identificar un material como directo o indirecto tiene que ver con la forma o el proceso de fabricación. Si se piensa en hamburguesas, la salsa cátsup que agrega el cocinero al prepararla, es indirecta si lo hace manualmente; pero si lo hace con una máquina previamente calibrada, sería directa, ya que se puede identificar la cantidad exacta que se pone en cada hamburguesa.
Es importante considerar cuál es el costo de controlar los materiales, ya que habrá ocasiones en que una materia prima podría ser directa, pero el costo de controlarla resultaría mayor que el beneficio obtenido.
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Otro ejemplo son los clavos o tornillos empleados al fabricar una mesa; si esta se vende en piezas para ser armada por el comprador, se sabrá exactamente cuántas piezas se incluyen en cada unidad, pero si se arma en planta, es posible que algunos clavos o tornillos se desperdicien al ser colocados, tal vez porque al ser clavados se enchuequen, y en este caso es conveniente considerarlos como indirectos.
Los gastos de fabricación o cargos indirectos no son identificables directamente con el producto, sino que son asignados a ellos. La clave entonces para considerar una materia prima o material como directo es: que se pueda identificar plenamente en el producto.
El importe de la materia prima adquirida se encuentra en el renglón de inventario de materia prima. Para algunos tipos de industria representará un componente del costo de producción muy importante, por su monto o por ser lo que identifica a su producto. En la planeación y control de este elemento del costo se involucran varios departamentos de la empresa, como compras, almacén y producción, y se utilizan diferentes formatos para su registro.
Proceso de Compra de Materia Prima
Las solicitudes de compra las utiliza el almacén cuando detecta que la existencia corresponde al punto de re-orden, marcado en sus registros conforme a las políticas de la empresa y tiempos de entrega del proveedor. Esta siempre debe ser avalada por el área de producción, ya que podrían existir razones para que el material ya no sea utilizado o que se vaya a usar en cantidades menores de las previstas, como puede ser el cambio por un material sustituto, o una disminución en los programas de fabricación, etcétera.
Una vez avalada la solicitud de compra, esta se convierte en una orden de adquisición que será enviada al departamento correspondiente, en donde una vez cubierto el procedimiento para solicitar cotizaciones y tiempos de entrega, se convertirá en un pedido.
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Cuando el material sea entregado, debe ser revisado por el área de Control de Calidad para corroborar que las especificaciones del pedido se cumplen en el material recibido y que no existen problemas de calidad o acabado, para posteriormente ser admitidas en el almacén y colocadas en un lugar adecuado.
Es conveniente que el almacenista controle la existencia en unidades, tanto las entradas como las salidas, puntos de reorden y solicitudes de compra; por ello, generalmente se entrega con remisión que solo incluye unidades y no muestra importes. Por otro lado, Compras controla las entradas en unidades y precios; Contabilidad registra las entradas, salidas y existencias, tanto en unidades como en importes, utilizando los datos de la factura y sus listas de inventarios, y el departamento de Tesorería maneja importes de las facturas para la programación de los pagos.
El precio de compra de la materia prima se incrementa por los gastos que genera la compra, tales como gastos aduanales; si es material de importación, transportes, seguros y otros. Estos costos deben verse refiejados en el costo final de la materia prima y materiales, es por eso que su importe se registra cargando a mercancía en tránsito o al almacén si esta ya se encuentra en nuestra planta al momento de ser registrados, obteniendo así el costo neto de la materia prima o los artículos comprados. De igual forma deben considerarse las rebajas y devoluciones sobre compra, en la partida de compra que generó la rebaja o la devolución, para obtener el precio real de cada adquisición en particular.
Métodos de Valuación de Inventarios
El costo al que se manda la materia prima al área de proceso depende de la técnica empleada para la valuación de la misma.
Las tres técnicas más comunes que se venían utilizando , no solo para materias primas sino para cualquier almacén, ya sea de producción en proceso, producto terminado o partes de compra son: Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS), Últimas Entradas Primeras Salidas (UEPS) y Precios Promedio. La técnica elegida debe ser utilizada de forma consistente; es decir, una vez elegida alguna de ellas, debe permanecer en el tiempo para que las cifras sean comparables de un periodo a otro, o de un material a otro.
Como mencionamos en el capítulo 1 la información financiera (Estados financieros) deben ser preparados conforme a las Normas de Información financiera.
Derivado de la convergencia con las Normas Internacionales de Información Financiera en el 2011 se derogó el Boletín C-4 y entró en vigor la NIF (Norma de información financiera) C-4, la cual modificó los sistemas y métodos de valuación de los inventarios.
Dentro de estos cambios se eliminó el método de Ultimas Entradas Primeras Salidas (UEPS), ya que se consideró que este método puede dar lugar a que el inventario difiera de manera importante de su valor actual. También se modificaron los términos utilizados, los que anteriormente se llamaban sistemas ahora son métodos, y los métodos anteriores ahora son referidos como fórmulas de asignación.
Los métodos de valuación (antes sistemas) permitidos actualmente son: costo de adquisición, costo estándar (siempre y cuando los resultados se aproximen al costo real) y método de detallistas.
- Costo de adquisición: es el importe pagado de efectivo o equivalentes por un activo o un servicio.
- Costo estándar: es aquel que se determina anticipadamente y en esta determinación se toma en cuenta los niveles normales de utilización de los tres elementos del costo y la eficiencia y utilización de la capacidad de producción instalada.
- Método de detallistas: se utiliza en entidades que tienen grandes cantidades de artículos con márgenes de utilidad bruta semejantes y con una alta rotación, se calcula restando al precio de venta el margen de utilidad bruta (precio de venta menos precio de adquisición), dividiendo los inventarios en grupos con margen de utilidad homogéneo.
Las fórmulas de asignación del costo (antes métodos) actuales son: Costos identificados, costos promedios, primeras entradas primeras salidas (PEPS).
- Costos identificados: esta fórmula se emplea para proyectos específicos donde los artículos o servicios deben asignarse utilizando la identificación específica de los costos individuales.
- Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS): En esta fórmula se considera el inventario en capas porque cada compra con sus respectivos gastos, devoluciones y descuentos, forma un estrato específico. Estas capas saldrán del almacén en el mismo orden en que entraron, lo cual no tiene que ver con el manejo físico de la mercancía, aunque por lógica los artículos deberían salir de esa forma.
- Precios Promedios: Esta es una fórmula en la que se evita que tanto las cuentas de almacén de materia prima como la de producción en proceso, queden subvaluados, considerando el costo del inventario a un precio promedio, el cual se calcula cada vez que se tiene una entrada, dividiendo el saldo entre la existencia. Esta fórmula facilita el registro, ya que por un lado, en el caso de gastos sobre compra y rebajas sobre compra, no es necesario identificar la capa en particular, y por otra parte, no es necesario identificar ni controlar cada estrato en particular.
Por ahora estas fórmulas se explicarán considerando el almacén de materias primas, porque es el tema que atañe, posteriormente se aplicarán en los almacenes de producción en proceso y producto terminado.
Fórmulas de Asignación del Costo: Aplicación Práctica
Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS)
Ejemplo: suponga que el día 10 de noviembre se compran 100 rollos de lámina a $3,000.00 cada uno y que se pagan $3,500.00 por el fiete. A la semana siguiente, el día 17 de noviembre se adquieren 50 rollos de lámina con un precio unitario de $3,100.00, y se pagan $1,850.00 por el transporte.
El inventario estaría integrado por dos capas de la siguiente forma:
| Fecha | Descripción | Cantidad | Costo Unitario | Costo Total |
|---|---|---|---|---|
| 10 de Noviembre | Compra de láminas | 100 | $3,035.00 | $303,500.00 |
| 17 de Noviembre | Compra de láminas | 50 | $3,137.00 | $156,850.00 |
Observe cómo el precio por rollo para la primera capa ya no es de $3,000 sino de $3,035.00, ya que los fietes quedan distribuidos entre los rollos comprados; el costo real de esta compra es de $3,035.00 por unidad. Lo mismo ocurre con la segunda capa, cuyo precio en vez de $3,100.00 es de $3,137.00
Ahora bien, al momento de enviar la materia prima al área de proceso, se dará salida a la capa que entró primero (Primeras Entradas, Primeras Salidas), y posteriormente a los estratos subsecuentes, en el mismo orden en el que ingresaron.
Imagine que se envían a producción 50 rollos con un costo de $ 3,035.00, que es el importe real de las unidades de la primera capa, de tal forma que quedan en el inventario 50 rollos del primer estrato, y 50 del segundo.
En esta fórmula de asignación, el inventario queda valuado al precio de las últimas compras realizadas.
Costos de Producción
Los costos de producción representan información valiosa para la toma de decisiones dentro de toda la cadena de suministro. Los costos de producción hacen referencia a los gastos en los que se incurre para producir bienes o servicios.
Los costos fijos, si bien no varían en relación con el nivel de producción, sí pueden hacerlo con el paso del tiempo. Gestionar adecuadamente estos gastos puede ayudar a optimizar el presupuesto de la compañía. También son conocidos como costos directos y cambian en función al nivel de producción. Un buen manejo y monitoreo de estos gastos permite que la empresa permanezca rentable. Si la producción incrementa, es posible que los costos variables también lo hagan, provocando una disminución en la rentabilidad.
- La materia prima es un recurso natural o producto semielaborado que se usa como base para producir otros bienes o productos. La materia forma parte de los costos variables debido a que mientras más unidades se producen, más materia prima se utiliza.
- La mano de obra es realizada por los colaboradores que llevan a cabo la elaboración de los bienes o servicios. La mano de obra varía de acuerdo con la industria, el nivel de especialización y la experiencia del trabajo. Mientras más especializado y experimentado sea el colaborador, más alto será su salario. Contar con una buena mano de obra garantiza la eficiencia y la productividad de tus colaboradores y de la empresa. Se refiere a los colaboradores que están directamente involucrados en la producción de un producto. Contrario a la mano de obra directa, aquí los colaboradores no están estrechamente involucrados en la fabricación del producto. Quienes se desenvuelven en este ámbito son, por ejemplo, personal de limpieza, mantenimiento, administrativo, supervisores, etc.
- Los gastos indirectos no están directamente vinculados con la materia prima ni la mano de obra. Gran parte de los gastos indirectos de fabricación son costos fijos que no cambian conforme al nivel de producción de la empresa. Estos gastos fluctúan en cada empresa y depende del sistema que lleve cada uno. Corresponde a los costos de gestión y administración de una empresa. Está relacionado con la entrega del producto final de la empresa a sus clientes. Si los costos de distribución son muy elevados, es posible que el precio de venta del producto aumente para poder generar ganancias.