Compras, IVA y Proveedores: Una Guía Esencial para Empresas

El Impuesto al Valor Agregado (IVA) es un impuesto indirecto que se aplica al consumo de bienes y servicios. Su objetivo es recaudar ingresos para el Estado y se aplica en la mayoría de los países de América Latina y Europa. No se cobra directamente al consumidor, sino que se añade al precio de venta de los bienes y servicios. Este impuesto es de tipo federal y se paga por el consumo final de productos y servicios.

El IVA funciona a través de un sistema de recaudación en etapas a lo largo de la cadena de producción y distribución de bienes y servicios. Cada empresa en la cadena de suministro agrega el IVA al precio del producto y lo recauda en nombre del gobierno. En cada etapa, las empresas actúan como recaudadoras del IVA para el gobierno, deduciendo el IVA pagado y remitiendo el IVA neto recaudado. El consumidor final es quien asume el costo total del IVA, ya que no puede deducir el IVA pagado en sus compras.

Para ilustrar este proceso, consideremos un ejemplo:

• Fase de producción: Un agricultor vende trigo a un molino por 100 euros más 10 euros de IVA (10%).
• Fase de transformación: El molino convierte el trigo en harina y la vende a una panadería por 200 euros más 20 euros de IVA (10%). El molino paga al agricultor 10 euros de IVA y cobra a la panadería 20 euros de IVA.
• Fase de venta al consumidor: La panadería convierte la harina en pan y lo vende a los consumidores por 300 euros más 30 euros de IVA (10%). La panadería paga al molino 20 euros de IVA y cobra a los consumidores 30 euros de IVA.

Tipos de IVA y Regímenes

El impuesto sobre el valor agregado puede tener diferentes tipos o tasas según el país y el tipo de bien o servicio al que se aplica. Generalmente, los países establecen varios tipos de IVA para diferentes categorías de productos y servicios.

• IVA general: Es la tasa estándar que se aplica a la mayoría de los bienes y servicios.
• IVA reducido: Se aplica a ciertos bienes y servicios considerados esenciales o de consumo masivo, como alimentos, medicamentos, transporte público, libros y revistas.
• IVA superreducido: Aplica a bienes y servicios específicos, generalmente aquellos considerados de primera necesidad.
• IVA cero: Se aplica a ciertos bienes y servicios con IVA exento.
• Exención de IVA: Algunos bienes y servicios están exentos de IVA, lo que significa que no se aplica ningún tipo de tasa.

Los diferentes tipos de IVA permiten a los gobiernos ajustar la carga fiscal según las necesidades económicas y sociales del país.

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Regímenes de IVA Disponibles (Ejemplo del Reino Unido)

Existen varios regímenes de IVA que pueden ayudar a las pequeñas empresas a gestionar sus obligaciones en materia de IVA de manera más eficaz, según su tamaño y el tipo de empresa. A continuación, ofrecemos un desglose de los regímenes de IVA más comunes, tomando como ejemplo el Reino Unido:

• IVA estándar: Es la opción predeterminada para la mayoría de las empresas. Pagan el IVA sobre sus ventas y reclaman el IVA sobre sus compras en función de la fecha de la factura, ya sea que ellos o sus proveedores hayan recibido los pagos.
• Régimen de tarifa plana: Está diseñado para pequeñas empresas con una facturación de hasta GBP 150,000. En lugar de calcular el IVA para cada transacción, pagan un porcentaje fijo de su facturación bruta. Si bien las empresas no pueden reclamar el IVA sobre las compras (a excepción de ciertos activos financieros), este régimen simplifica el proceso y reduce el papeleo.
• Régimen de contabilidad de caja: Con este régimen, las empresas pagan el IVA solo cuando reciben un pago de sus clientes y reclaman el IVA cuando efectúan pagos a sus proveedores. Esto ayuda a evitar el problema de pagar el IVA antes de recibir un pago y facilita la gestión del flujo de caja.
• Régimen de contabilidad anual: A través de este régimen, las empresas presentan una sola declaración del IVA por año, en lugar de presentar una cada trimestre. Realizan un pago por adelantado en función de su obligación anual estimada en materia de IVA.
• Régimen de márgenes: Para este régimen, el IVA se calcula sobre la diferencia entre el precio de compra y el precio de venta (el margen), en lugar de calcularse sobre el precio de venta total.
• Regímenes de venta minorista: Estos regímenes simplifican el proceso de cálculo del IVA para diferentes tipos de empresas minoristas.

IVA Acreditable e IVA Trasladado (Devengado)

En el ámbito contable, el IVA se divide principalmente en dos tipos fundamentales: IVA acreditable y IVA trasladado (también conocido como devengado).

• IVA Trasladado (o Devengado): Este se trata del IVA que cobramos a nuestros clientes. En forma más simple, es el que cobras a tus clientes en cada venta o prestación de servicios y lo ves reflejado en el CFDI 4.0. El IVA Devengado hace referencia al impuesto que un vendedor o prestador de servicios debe ingresar a Hacienda por las operaciones realizadas. Es el impuesto que se ha generado en una transacción económica con un cliente o consumidor.
• IVA Acreditable: Se trata del IVA que efectivamente se abona. El IVA acreditable es el tipo de IVA que pagamos al realizar compras, adquisiciones o contratar servicios. En contraparte, es el que pagas a tus proveedores al adquirir bienes o servicios para tu actividad económica. En términos contables, el IVA Acreditable se registra en una cuenta de activo circulante, ya que representa un derecho de recuperación.

El cálculo del IVA Acreditable parte de un principio básico: restar el IVA Trasladado (el que cobras en tus ventas) menos el IVA Acreditable (el que pagas en tus compras). Solo hay que tener claro que el IVA solo puede acreditarse cuando se ha pagado efectivamente.

Un ejemplo práctico puede ilustrar esto: si B compra en la tienda de A, tendrá que pagar el impuesto acreditable de lo que adquiera. Si B debe pagar $2,000 más el IVA de $320, esos $320 suponen el IVA acreditable para B, mientras que para A equivalen al IVA trasladado. No se trata de que el IVA sea de A o B, sino que se paga al gobierno por medio de la declaración mensual que se hace.

Beneficios del IVA Acreditable

El IVA acreditable ofrece diferentes beneficios para las empresas, ayudando a mejorar su situación financiera y competitividad. Un manejo adecuado del IVA Acreditable no solo reduce la carga fiscal mensual, también ayuda a tener un mejor flujo de efectivo y permite una mejor planeación financiera. Además de no pagar más de lo que debes, los negocios tienen como beneficio el poder reinvertir en producción, inversiones o prestaciones para sus colaboradores. Lo primero que debes tener en cuenta es que el IVA no distingue tamaños, es decir, tanto grandes empresas como pequeñas empresas, pueden recibir este beneficio.

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Por esa razón, una empresa que gestiona correctamente su IVA puede anticipar pagos, evitar recargos y aprovechar saldos a favor para compensaciones futuras o solicitudes de devolución.

Sin embargo, debes saber que no todo el IVA que se paga puede acreditarse en su totalidad, ya que existen actividades exentas o con tasa 0% en las que el acreditamiento puede tener reglas específicas. Hay ciertos gastos no estrictamente indispensables para la actividad económica que pueden ser rechazados como acreditables.

Gestión del IVA con Proveedores y Cumplimiento

La correcta gestión del IVA con los proveedores es crucial para las empresas. Recuerde que los errores de sus proveedores los terminará pagando usted. Por ello, exija que su proveedor cumpla con la ley. Si su proveedor no está bien informado, con gusto lo apoyaremos para que se convierta en un proveedor confiable. Como se dijo al principio, la ley es clara con quien carga IVA y a qué artículos; no debería existir controversia sobre ello. Tampoco recomendamos estar cambiando la opción de cargar impuestos.

¿Qué pasa si mi cliente no desea que le cargue IVA a un artículo que al momento de comprarlo el proveedor sí me lo carga?

La ley es clara sobre quién carga IVA y a qué artículos. No debería existir controversia sobre ello. En cualquier caso, recomendamos consultar a su fiscalista para aclarar cualquier situación específica.

Actividades Exentas de IVA

Existen una serie de actividades que están exentas de IVA, es decir, el prestador del servicio no debe repercutir el impuesto a quien lo recibe. También hay casos en los que el artículo que se vende o el servicio no llevan IVA. Algunos ejemplos incluyen:

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• Las entregas de alimentos destinados al consumo humano o animal, sin incluir las bebidas alcohólicas.
• La entrega de viviendas de protección oficial realizadas por el promotor, incluidos los garajes y anexos.
• Los servicios de docencia, prestados por entidades de Derecho Público o privadas autorizadas por el Estado.

Declaración y Pagos del IVA

Declarar el IVA es un proceso esencial para las empresas que están obligadas a recaudar este impuesto. El adecuado manejo del IVA Acreditable permite a las empresas optimizar su estrategia financiera, cumplir con sus obligaciones y evitar restricciones o sanciones.

Proceso de Declaración del IVA

1. Asegúrate de que tu empresa esté registrada para el IVA ante la autoridad fiscal correspondiente de tu país.
2. Accede al formulario de declaración de IVA correspondiente en el portal de la autoridad fiscal de tu país (generalmente está disponible en línea).
3. Introduce los datos requeridos, incluyendo el IVA repercutido, el IVA soportado y el IVA neto a pagar. Verifica que toda la información proporcionada en la declaración sea correcta y completa.
4. Presenta la declaración en línea a través del portal de la autoridad fiscal o de manera presencial en las oficinas correspondientes, si es necesario.
5. Realiza el pago del IVA neto adeudado mediante transferencia bancaria, tarjeta de crédito/débito o cualquier otro método aceptado por la autoridad fiscal.

Cada país tiene sus propias normas y procedimientos para la declaración del IVA, por lo que es fundamental familiarizarse con sus leyes y las fiscalías locales, o consultar con un profesional en la materia. Mediante el modelo 303, por ejemplo, debemos arreglar cuentas con Hacienda trimestralmente del IVA que hemos cobrado a nuestros clientes y proveedores.

Gestión de Inspecciones y Auditorías del IVA

Si estás bien preparado, gestionar las inspecciones y auditorías del IVA es un proceso sencillo:

• Mantén la organización y el cumplimiento: Mantén registros exhaustivos y precisos de todas las ventas, compras, declaraciones del IVA, facturas y recibos. Asegúrate de que tus declaraciones del IVA sean precisas y se presenten a tiempo.
• Comprende el alcance de la auditoría: Averigua qué pretende revisar la autoridad fiscal. Recopila los documentos pertinentes y prepárate en función de estos.
• Revisa tus registros con anticipación: Realiza una revisión interna de tus registros de IVA para asegurarte de que todo está en orden. Busca discrepancias o errores que deban corregirse.
• Coopera y comunícate con claridad: Proporciona la información y los documentos solicitados lo antes posible. Responde a cualquier solicitud de aclaraciones o información adicional.
• Busca ayuda profesional si es necesario: Si tienes dudas, consulta a un asesor fiscal o contador.
• Aborda los hallazgos lo antes posible: Después de la auditoría, es posible que la autoridad fiscal proporcione comentarios o hallazgos, incluidos los ajustes o sanciones necesarios.

Herramientas y Automatización para la Gestión del IVA

Muchas empresas, en especial las pequeñas y medianas, encuentran complicado cumplir con las obligaciones fiscales relacionadas con el Impuesto al Valor Agregado (IVA) debido a la complejidad de su cálculo, declaración y pago. En este contexto, las herramientas digitales desempeñan un papel clave para automatizar el seguimiento y la validación de las transacciones sujetas al IVA.

Software como Stripe Tax automatiza el cumplimiento de la normativa fiscal internacional de principio a fin, para que puedas centrarte en ampliar tu negocio. Si su país o región exige que calcule e informe del impuesto sobre el valor añadido (IVA) en las transacciones de compra y venta, puede configurar Business Central para calcular el IVA. Este calculador de IVA te ayudará a identificar las últimas tasas de IVA. Puedes contar con una calculadora de IVA en línea para facilitar el proceso de cálculo para diferentes tipos de transacciones. Además, Facturama es una plataforma que reduce la operación contable de tu negocio, permitiéndote generar las facturas que necesites fácilmente.

Para simplificar este proceso, considera la posibilidad de utilizar un software de contabilidad que admita el cumplimiento de la normativa del IVA. Si desea conocer más sobre cómo impulsar su negocio con las soluciones digitales de SAP Concur, le invitamos a hacer una cita con nuestros asesores.

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