La obligación de auditar las cuentas es una obligación para muchas compañías. Sin embargo, esto no tiene por qué ser algo negativo. De hecho, las auditorías son una herramienta muy valiosa que te permite conocer en todo momento si la información contable de tu negocio es transparente y veraz.
Una auditoría financiera es un examen minucioso de todas las cuentas y registros contables de una organización. El objetivo de este análisis es comprobar que lo que aparece en los libros de cuentas se ajusta a la realidad y a las normativas fiscales y tributarias vigentes.
La Importancia Fundamental del Conocimiento del Negocio para el Auditor
Existen varias razones por las cuales es necesario para el auditor comprender el negocio y la industria del cliente en una auditoría de información financiera. Se debe tener presente que la naturaleza del negocio y de la industria afectan los riesgos financieros del cliente. Al desarrollar una auditoría de estados financieros, el auditor debería tener o adquirir un conocimiento del negocio suficiente para que le sea posible identificar y comprender los eventos, transacciones y prácticas que, a su juicio, puedan tener un efecto importante sobre los estados financieros o en el examen o en el dictamen de auditoría.
El nivel de conocimiento del auditor para un trabajo incluiría un conocimiento general de la economía y la industria dentro de la que la entidad opera, y un conocimiento más particular de cómo opera la entidad. En fin, el conocimiento del Negocio no es más que un marco de referencia dentro del cual el auditor ejerce su juicio profesional. El auditor hace juicios sobre muchos asuntos en el transcurso de la auditoría en los que el conocimiento del negocio es importante. Para llevar a cabo una auditoría, todas las personas que intervengan en ella, deberán de conocer la industria, actitudes y organización del cliente. Además de contar con conocimientos acerca de los factores ambientales, operativos y organizativos.
Razones Clave para la Comprensión del Negocio por parte del Auditor
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Identificación de riesgos inherentes: En primer lugar, cada industria o sector específico tiene riesgos inherentes comunes a todas las empresas. Estos riesgos pueden afectar la evaluación del riesgo de negocio del cliente, el riesgo aceptable de auditoría e incluso determinar si es conveniente o no aceptar al cliente. Como es evidente, ciertas industrias son más riesgosas que otras; como por ejemplo, las industrias de ahorro y préstamos, y las de seguros de salud.
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Cumplimiento de requisitos contables específicos: En segundo lugar, cada empresa tiene requisitos particulares de contabilidad que el auditor debe comprender y manejar para evaluar si los estados financieros concuerdan con las Normas de Información Financiera aplicables. Por ejemplo, cada país tiene exigencias diferentes y también existen requisitos de contabilidad únicos para las compañías de construcción, ferrocarriles e instituciones financieras entre otras.
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Especialización por industria: Comprender el negocio y la industria del cliente de auditoría es tan importante para la ejecución de auditoría de calidad que varias firmas de auditoría especializan a sus auditores por industria. Ejemplo. Sector Financiero, Sector Petrolero, Sector Alimentos, etc.
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Identificación de impactos ambientales y sociales: El conocimiento del negocio permite identificar los impactos ambientales y sociales que son verdaderamente relevantes para la entidad.
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Evaluación de riesgos estratégicos y operativos: Los riesgos surgen de la actividad y del entorno. El conocimiento del negocio permite identificar riesgos estratégicos y operativos, evaluando su impacto real.
El conocimiento del negocio constituye hoy una competencia central del Contador Público, indispensable para ejercer la profesión con calidad y utilidad social.
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Alcance del Conocimiento del Negocio para el Auditor Externo
El auditor externo, para cumplir su función de manera efectiva, necesita un conocimiento específico que le permita:
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Necesita un conocimiento suficiente y relevante, enfocado en los aspectos significativos y riesgos asociados.
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Su objetivo es evaluar información preparada por terceros y emitir opiniones independientes.
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Permite identificar riesgos de incorrección material y evaluar la razonabilidad de estimaciones contables. Es esencial para elaborar planes basados en riesgos reales.
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Permite evaluar la calidad de la toma de decisiones y cómo funcionan los mecanismos de control internos.
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Componentes Clave del Conocimiento del Negocio
En el contexto del conocimiento del negocio, el auditor debe considerar elementos como:
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Estrategias y objetivos: se refiere a las estrategias que la compañía emplea para lograr sus objetivos. Los auditores deben abordar los objetivos a la luz de la veracidad de los informes financieros, la efectividad de las operaciones y el cumplimiento de las leyes y los reglamentos.
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Medición y desempeño: incluye los Indicadores Clave de Desempeño que la administración de la empresa utiliza para medir el progreso en la consecución de los objetivos.
Proceso Continuo de Adquisición y Actualización del Conocimiento
Una vez aceptado el trabajo, se obtendrá información adicional y más detallada. Al grado que sea factible, el auditor obtendrá el conocimiento requerido al principio del trabajo. La obtención del conocimiento requerido del negocio es un proceso continuo y acumulativo de recolección y evaluación de la información y de relacionar el conocimiento adquirido con la evidencia de auditoría e información en todas las etapas de la auditoría.
En auditorías recurrentes, el auditor actualizará y revaluará la información obtenida previamente, incluyendo la información de los papeles de trabajo del año anterior. El auditor puede obtener un conocimiento de la industria y de la entidad de varias fuentes. El auditor deberá asegurarse que los auxiliares asignados a un trabajo de auditoría obtengan suficiente conocimiento del negocio para ser capaces de desarrollar el trabajo de auditoría delegado a ellos. El conocimiento de la actividad de la empresa se enriquecerá mediante la revisión analítica de cualquier informe financiero, preparado por el mismo.
Obligatoriedad y Motivaciones Adicionales para Realizar una Auditoría
Como hemos explicado, no siempre es una opción realizar este tipo de acciones. Lo cierto es que muchos negocios tienen que hacerlo de forma obligatoria. Así, el artículo 257 del Real Decreto Legislativo 1/2010, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital establece las situaciones en las que se debe de llevar a cabo la revisión de las cuentas.
Por otra parte, existen tres requisitos para auditar una empresa y, siempre que se cumplan, al menos, dos de ellos durante dos ejercicios seguidos, será obligatoria la auditoría contable. En el caso de las empresas de nueva creación, si ya durante el primer año fiscal alcanzan dos de los tres requisitos, tendrán que someterse a una auditoría.
Casos de Auditoría Obligatoria
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Recepción de fondos públicos: Cuando una corporación recibe dinero procedente de las Administraciones públicas, ya sea mediante subvenciones o ayudas y estas tengan un importe superior a los 600.000 euros, tiene que hacer la auditoría financiera del ejercicio en el que se han realizado esas operaciones. Y siempre que este dinero esté destinado a operaciones o inversiones posteriores, también de los ejercicios en los que se realicen.
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Licitaciones y contratos: En estos casos también hay que realizar auditorías obligatorias. Sin embargo, los requisitos son ligeramente distintos, ya que además del límite económico anterior, es necesario que la cifra suponga, al menos, el 50 % del importe neto de su volumen de negocio anual.
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Solicitud de los socios: Aunque no es uno de los supuestos legales, los socios tienen la potestad para solicitar una revisión de las cuentas. Para ello, debe alcanzarse un acuerdo en la Junta General de Accionistas. En el caso de no producirse, siempre que el conjunto de socios que desean que se produzca la auditoría contable alcance el 5 % del capital social, se puede solicitar.
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Estatutos de la sociedad: Por último, hay otra cosa que debes tener en cuenta y se trata de los estatutos de la sociedad.
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Requerimiento de la Agencia Tributaria: Además de todos los supuestos anteriores, hay uno que afecta a cualquier pyme e, incluso, a los autónomos. Y es que si la Agencia Tributaria lo considera necesario, tiene la potestad de llevar a cabo auditorías tributarias. No obstante, algunos negocios son más susceptibles de recibir uno de estos requerimientos. Por otra parte, es común que se hagan inspecciones a empresas con un alto volumen de operaciones con terceros países. Asimismo, se investiga con frecuencia las corporaciones pertenecientes a esos sectores más susceptibles de evadir impuestos, como la construcción o las apuestas.
Así pues, los requisitos que establece la normativa actual dejan la puerta abierta a que muchas pymes tengan que auditar obligatoriamente sus cuentas.
Beneficios de la Auditoría Voluntaria
Existen muchos motivos para solicitar una auditoría. De hecho, tanto tú como tus socios podéis tomar la decisión de que se auditen las cuentas, incluso, si no hay ninguna razón legal para ello. Si estás interesado en realizar una inversión importante o si tu pyme no está atravesando un buen momento económico, es fundamental que hagas una auditoría contable. Es posible que tú ya sepas el estado real de las cuentas. Sin embargo, las entidades financieras querrán conocer la veracidad de tu contabilidad. Por esta razón, la mejor solución es que las revise un experto externo.
Y lo mismo sucede si necesitas hacer una ampliación de capital para captar recursos de nuevos accionistas. En muchas pymes, sobre todo cuando están en un proceso de expansión, las cuentas terminan por sufrir descuadres. Para evitarlo, puedes hacer uso de esta herramienta para evaluar mejor la situación y, de paso, para ver dónde puedes mejorar: nuevos proveedores, mejora de procesos internos, etc. Una vez tengas en tu mano toda esta información, podrás tomar decisiones basadas en datos reales. La obligación de auditar las cuentas es una realidad en muchas pymes. Sin embargo, este trabajo es una oportunidad para conocer mejor tu situación financiera. Por otro lado, mejorarás tu transparencia y garantizarás que cumples con tus obligaciones legales.
Tipos de Auditoría: Interna vs. Externa
En función de quién sea el encargado de revisar las cuentas, se distinguen dos tipos de auditoría a empresas: auditoría interna y externa.
Algunas empresas cuentan con su propio equipo de auditores. No obstante, aunque no es lo más habitual en las pymes, se suele contratar a una compañía especializada para que evalúe tus procesos internos. Este tipo de revisiones no tiene ningún valor real para Hacienda ni tampoco te permitirá satisfacer la necesidad de presentar tus cuentas auditadas si tu empresa está obligada a ello.
En esta categoría de auditoría externa, debemos incluir tanto los trabajos realizados por los técnicos de Hacienda como por los auditores independientes que escojas para valorar tu contabilidad. Estos profesionales se encargarán de examinar con detenimiento todos tus estados financieros y tus procesos contables. El auditor, al no formar parte de tu organización, ofrece una garantía de imparcialidad. Como has comprobado en los apartados previos, en algunas empresas, este proceso es obligatorio en función de algunos requisitos. Además, presentar estas auditorías en tu propia web o permitiendo su libre acceso a terceros interesados te hará ser más transparente.
Claves para una Preparación Eficaz ante una Auditoría
Aunque ahora ya sabes qué es la auditoría financiera, debes prepararte adecuadamente para que el proceso sea lo más sencillo y eficaz. Tanto si la auditoría ha sido solicitada por la empresa para cumplir con sus obligaciones como si Hacienda la ha programado, lo prioritario es planificar y coordinar a todo tu equipo para que esté listo para el proceso.
Asimismo, has de asegurarte de que todos tus registros contables están al día. Algunas pymes dejan de lado sus trabajos administrativos y solamente al final del trimestre actualizan la información con todos sus gastos e ingresos. Por otra parte, en caso de que recibas una auditoría, no estarás mostrando la realidad de la empresa en ese momento. Por esa razón, antes de la fecha de inicio, todo debe estar actualizado.
Otro aspecto que debes tener en cuenta es la documentación. La principal función del auditor es comprobar que todo lo reflejado en los libros es fiel a la realidad. ¿Cuentas en tu equipo con contables especializados? De ser así, ellos mismos pueden hacer auditorías periódicas para evitar que haya descuadres en tus estados financieros. Esto también hará más fácil el trabajo al técnico externo, por lo que el proceso será más rápido. Y para conseguir este mismo fin, hay algo más que está de tu mano: la colaboración.