Una constancia laboral es el escrito que extiende una empresa, confirmando que una persona prestó servicios laborales por cierto período en sus instalaciones, por lo general se entregan bajo petición del interesado, como referencia laboral. En este tipo de escritos se suele describir de manera breve el tipo de trabajo desempeñado y el puesto que ocupaba, puntualizando sobre su buen desempeño, responsabilidad y otras cualidades.
La constancia de trabajo en inglés o job verification letter es un tipo de carta formal a través del cual una empresa o negocio avala a una persona como su empleada. Si estás buscando cómo hacer uno de estos documentos adecuadamente, ¡llegaste al lugar indicado!
¿Qué es una Constancia de Trabajo en Inglés?
Una constancia de trabajo en inglés o job verification letter, al igual que su versión en español, es un documento mediante el cual se avala a una persona como empleada de una empresa. Este tipo de documento llega a ser solicitado por diferentes personas o instituciones bancarias, crediticias, aseguradoras o también nuevos empleadores.
Por estos motivos, este documento oficial debe ser tratado con la atención correcta y llevar un tono profesional. Si eres tú quien la escribe, debes asegurarte de no incluir información innecesaria, ni de agregar algo que pudiera perjudicar a tu empleado. Al contrario, si eres el sujeto de la constancia de trabajo en inglés, revisa bien la carta que te entreguen para verificar que tenga los datos necesarios y que la información del receptor sea la correcta.
A este documento se le conoce con otros nombres también, como:
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- Proof of employment letter (Carta de prueba de empleo)
- Employment verification letter (Carta de verificación de empleo)
- Letter of employment (Carta laboral)
Propósito y Solicitantes de la Constancia Laboral
Por lo regular, este tipo de constancias las piden diferentes personas o instituciones como bancos, instituciones crediticias, aseguradoras y también nuevos empleadores. Este tipo de documento llega a ser solicitado por diferentes personas o instituciones bancarias, crediticias, aseguradoras o también nuevos empleadores.
Los acreedores, propietarios, bancos, agentes hipotecarios, empleadores y organismos gubernamentales solicitan cartas de certificación o piden a la empresa que confirme la información con un formulario de certificación laboral. El propósito de las cartas y los formularios de certificación laboral varía según el solicitante.
Las instituciones financieras utilizan los formularios de certificación laboral con fines crediticios y de préstamos. Los organismos gubernamentales los utilizan para las solicitudes de visado o la aprobación de beneficios. Los reclutadores de RR. HH. solicitan cartas de certificación laboral de trabajos anteriores para validar los currículums y las solicitudes de empleo.
Por otro lado, algunos de los motivos por los que un trabajador puede necesitar este documento son:
- Solicitudes de hipoteca
- Financiamientos o créditos automotrices
- Procesos de arrendamiento de bienes raíces
- Oportunidades laborales
Información Clave a Incluir en la Carta
Este tipo de documentos normalmente son redactados por empleadores o personal de Recursos Humanos para confirmar el estatus del trabajador en cuestión ante la instancia correspondiente y la información incluida en ellos depende de acuerdo a las necesidades de la situación, así como de la confidencialidad por parte de la empresa que la escribe. Con las cartas de certificación laboral, se pueden confirmar detalles sobre la situación laboral, las fechas de empleo, la información salarial y los detalles del trabajo.
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Siempre declare los hechos. No utilice las cartas de certificación laboral como referencia profesional o personal. Además de abordar la información específica solicitada, proporcione su información de contacto, incluidos el cargo formal y los datos de la empresa. Si es posible, utilice un membrete de la empresa para elaborar cartas formales de certificación laboral e incluya la fecha y una firma.
Cada solicitud es diferente. A veces, el solicitante pide confirmar algunos de los detalles específicos del formulario de certificación laboral. Revise cada solicitud con cuidado para confirmar lo que debe verificarse y aténgase a los hechos.
Tipos Comunes de Información Solicitada
A continuación, se enumeran tipos comunes de información de empleados que suelen solicitarse:
- Cargo y responsabilidades
- Fechas de empleo, motivo por el que finalizó la relación laboral
- Salario, bonos y beneficios
- Situación laboral (tiempo completo/tiempo parcial/horas por semana)
- Frecuencia del periodo de pago
Pida permiso al empleado para divulgar información confidencial (como el salario) antes de enviar el formulario de certificación laboral. En caso de duda, se recomienda no incluir la información confidencial que el solicitante aún no recibió, cortesía del empleado. Asegúrese de conocer la política de su empresa en cuanto a la distribución de información confidencial, como los motivos de rescisión.
En la introducción deberá incluir al menos el nombre del empleado, nombre de la compañía en la que trabaja y el puesto que actualmente desempeña. Como puedes notar, en este caso se añadieron el salario anual de la persona, así como su antigüedad en la empresa. Estos datos son opcionales a menos que la indicación de tu constancia lo requiera.
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Estructura de una Constancia de Trabajo Formal en Inglés
Como estamos hablando de un documento oficial, tu constancia de trabajo en inglés deberá seguir la misma estructura de una carta formal:
- Dirección del remitente y fecha de expedición (Issuer’s Address and issuance Date)
- Dirección del receptor de la carta (Recipient’s address or Inside address)
- Saludo (Greeting)
- Cuerpo de la carta (Body of the letter)
- Cierre y firma (Closing and signature)
Los cambios más importantes de tu documento estarán en el desarrollo o cuerpo (body) del documento.
Issuer Address and Issuance Date (Dirección del remitente y fecha de expedición)
Esta sección, también conocida como cabezal (heading en inglés) se compone de tu dirección completa y la fecha en la que escribiste la carta.
Recipient’s address or Inside address (Dirección del receptor de la carta)
Dependiendo de a quién vaya dirigida, es importante que cuentes con toda la información del receptor (nombre completo, puesto y nombre de la empresa para la que trabaja). Normalmente, esta sección va cuatro espacios abajo de tus datos y se le conoce como inside address.
«Adolf Ziegler Gerente de Recursos Humanos Holograph Productions 1731 111th St, Soho 1225 New York, New York, USA»
Greeting (Saludo)
A continuación vendrá la apertura de tu carta. Lo más común en las constancias de trabajo en inglés es un saludo genérico. En caso de ir dirigida a una persona en específico, comienza con un ‘Dear’, seguido de la manera formal de dirigirse a una persona según su sexo. ¡Recuerda la coma la final! El saludo va un espacio por debajo de la dirección del receptor.
«Estimado Sr. Ziegler:»
Body of the letter (Cuerpo de la carta)
Como en cualquier carta formal, las primeras líneas de una constancia de trabajo en inglés regularmente se usan para exponer el motivo del documento. En esta introducción deberá incluir al menos el nombre del empleado, nombre de la compañía en la que trabaja y el puesto que actualmente desempeña.
Algunas frases que puedes usar para empezar tu constancia de trabajo son:
- Please accept this letter as confirmation that… (Por favor acepte esta carta como confirmación de…)
- I am writing to notify that… (Escribo para notificar que…)
- This letter is to verify that… (Esta carta es para verificar que…)
Closing and signature (Cierre y firma)
A continuación, puedes añadir un párrafo para concluir tu constancia de trabajo en inglés. Lo más común en este punto es escribir tus datos de contacto. Abrir la comunicación con tu receptor ayudará en caso de aclaraciones o si se requiere mayor información de tu parte. Esta sección, que llamaremos cierre (closing) puede incluir teléfonos o correo en caso de que no estén incluidos en tu firma.
En los documentos formales, tu elección de despedida debe estar de acuerdo con la situación. Esta sección va un espacio por debajo de tu último párrafo y con espacios entre cada uno. También puedes agregar tus datos de contacto por debajo de tu nombre.
Algunas opciones que puedes utilizar para cerrar tu constancia de trabajo son:
- Yours truly/sincerely, (Atentamente)
- Respectfully, (Respetuosamente)
- Appreciatively, (Con aprecio)
- Best Regards/Regards, (Los mejores saludos,/Saludos)
- Sincerely, (Sinceramente)
Consejos para Redactar y Gestionar Constancias de Trabajo
Este es un documento empresarial formal. Por lo tanto, suele incluirse el membrete de la empresa, junto con la firma y la fecha, para garantizar su autenticidad. Imprima y guarde una copia firmada de los registros de sus empleados y utilice el membrete de la empresa para enviarla como respuesta formal a modo de certificación laboral a bancos u organismos gubernamentales.
Consejos para tu Constancia de Trabajo en Inglés:
- Elabórala personalmente: Estos documentos forman parte de tu imagen empresarial. Tómate el tiempo de escribirlas o al menos revisa todas las que se vayan a entregar.
- Sé concreto y directo: Ya que contiene datos duros y precisos, mantén tu constancia de trabajo breve y libre de información innecesaria.
- Datos completos: La cantidad de datos a incluir en tu constancia de trabajo puede variar. Toma nota de los que vayas a necesitar e inclúyelos todos sin excepción.
- Usa tu imagen corporativa: Recuerda que estas constancias son documentos formales de negocios, por lo que es importante darle la presentación adecuada.
Redacte la carta de certificación laboral en representación del empleado con las plantillas gratuitas ofrecidas en este artículo, o solicite la ayuda del departamento de RR. HH. de su empresa.
Cómo Solicitar y Confirmar una Constancia Laboral
En primer lugar, se debe consultar con los colegas y con el equipo de RR. HH. si existe una plantilla o un formulario de certificación laboral. En algunos casos, el empleado proporciona el formulario para que usted lo complete. Los sistemas y los proveedores de certificación laboral pueden ayudar con el proceso si hay una gran cantidad de solicitantes de empleo. En algunos casos, una llamada telefónica será suficiente para verificar la información de empleo anterior en el currículum o la solicitud de trabajo de un solicitante.
Cuando solicite una certificación laboral, busque la entidad comercial en Google. ¿Coinciden la información de contacto y la dirección? Llame al empleador y verifique el nombre del contacto. Comuníquese con él por teléfono o por correo electrónico. Decida si necesita solicitar documentación específica (como talones de pago) para confirmar la información financiera. Las comprobaciones crediticias y de antecedentes constituyen una certificación laboral adicional.
Utilice esta plantilla de correo electrónico de certificación laboral para redactar una respuesta rápida a las solicitudes de prueba de empleo. Esta plantilla de correo electrónico es informal y se diseñó con el objetivo de transmitir la información principal necesaria para una certificación laboral. No incluya información confidencial o privada de los empleados por correo electrónico y solo confirme los datos que el solicitante conozca.
Utilice esta plantilla de carta de certificación de empleo anterior para responder rápidamente a solicitudes de certificación laboral y volver a enfocarse en el equipo y las tareas actuales. Esta plantilla está diseñada como una carta de negocios formal y puede personalizarla con información relevante correspondiente a cada solicitud e imprimirla con un membrete de la empresa. Esta plantilla de carta de certificación de empleo anterior tiene el formato de una carta de negocios formal. Personalice la plantilla con la información relevante para cada solicitud e imprímala con un membrete de la empresa.
Ejemplo de Carta de Constancia de Trabajo con Sueldo en Inglés
Ahora te mostraremos el ejemplo completo de la constancia de trabajo en inglés junto con su traducción para que las puedas comparar.
Carta en Inglés
Manuel Carroll
Lovecraft Studio
859 Johnson Rd
3865 Modine, Alabama, USA
October 17, 2022
Adolf Ziegler
HR Manager
Holograph Productions
1731 111th St, Soho
1225 New York, New York, USA
Dear Mr. Ziegler,
This letter is to certify that Ms. Belinda Rojas is an employee at Lovecraft Studio and is working as Chief Editor since August 2017. Her current gross salary amounts to $35,000 (thirty five thousand USD) per year.
If you have any further inquieres as to Ms. [Missing text from draft]
Traducción al Español
Ziegler: La presente constancia es para certificar que la Srta. Belinda Rojas es empleada de Lovecraft Studio y trabaja como Editora en Jefe desde agosto de 2017. Su ingreso anual bruto es de $35,000 (treinta y cinco mil USD). En caso de requerir mayor información sobre el empleo de la Srta. [Missing text from draft]