Contabilidad Electrónica: Requisitos y Obligaciones para la Actividad Empresarial en México

La Contabilidad Electrónica es el envío de información por medios digitales de todas las transacciones realizadas por una empresa o una persona a la autoridad fiscal. En el caso de México es el envío de archivos en formato XML a través del Buzón Tributario para cumplir una obligación que tienen todas las empresas, esto con la finalidad de realizar una fiscalización más sencilla, hacerla más simple y sin necesidad de papeles.

Desde su implementación en 2015, la contabilidad electrónica se ha convertido en un pilar del sistema fiscal mexicano. Desde 2015, el SAT exige contabilidad electrónica a un sector específico de contribuyentes.

Archivos que Integran la Contabilidad Electrónica

A continuación, se mencionan los archivos que integran la contabilidad electrónica en México, según información del Servicio de Administración Tributaria (SAT):

1. Catálogo de cuentas: Una sola vez y cada vez que sea modificado.
2. Balanza de comprobación: De forma mensual, en el segundo mes siguiente al que correspondan los datos.
3. Información de pólizas y auxiliares: Solo cuando el SAT necesite verificar información contable o la procedencia de devoluciones y compensaciones.

Con esto, podrás llevar un mejor control de tu negocio porque día a día se llevará un registro claro y conciso de todos tus ingresos, así como de tus gastos.

¿Quiénes Están Obligados a Presentarla?

De acuerdo a la Ley del ISR, el Código Fiscal de la Federación (CFF) y la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), los contribuyentes obligados a llevar y enviar la contabilidad electrónica son:

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• Las personas morales y físicas con ingresos mayores o iguales a 4 millones de pesos en el ejercicio tendrán que presentar su Contabilidad Electrónica a través del Buzón Tributario.
• Para el caso de las personas físicas con actividad empresarial que no rebasen los 2 millones de pesos, tendrán que presentar su contabilidad a través del portal del SAT en “Mis Cuentas”.
• En caso de que estén dentro del rango de 2 a 4 millones tendrán que reportar su contabilidad a través del portal del SAT “Mi Contabilidad”.
• También las personas morales con fines no lucrativos, a excepción de las donatarias autorizadas que no rebasen de 2 millones de pesos por concepto de ingreso, así como las asociaciones religiosas y que utilicen la página de “Mis Cuentas”.
• Las personas físicas que realicen actividades primarias (agrícolas, ganaderas, silvícolas o pesqueras) cuya excepción está en el caso de que sus ingresos no excedan 16 veces el valor de la UMA anual (para 2020 es $507,100.8 pesos) que los ingresos por su actividad primaria representen cuando menos 25% de sus ingresos totales y emitan sus comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI) por medio de un proveedor autorizado.

¿Quiénes No Están Obligados a Presentarla?

Personas morales:

• La Federación, entidades federativas, municipios, sindicatos obreros, entidades de la administración pública paraestatal, no están obligados a llevar contabilidad electrónica, excepto cuando realicen actividades empresariales.
• Las sociedades, asociaciones civiles y fideicomisos autorizados para recibir donativos deducibles (donatarias autorizadas) que hayan percibido ingresos en una cantidad igual o menor a dos millones de pesos y las asociaciones religiosas siempre y cuando registren sus operaciones en “Mis cuentas”.

Personas físicas:

• Personas físicas asalariadas
• Contribuyentes del Régimen de Arrendamiento, Servicios Profesionales con ingresos que no excedan de dos millones de pesos (honorarios) e Incorporación Fiscal, siempre y cuando registren sus operaciones en Mis Cuentas
• Personas físicas que obtengan ingresos por intereses o ingresos esporádicos como premios y enajenación de bienes.

Periodicidad para Presentar la Contabilidad Electrónica

La periodicidad para presentar los archivos que integran la contabilidad electrónica (Catálogo de cuentas y la Balanza de comprobación) depende del contribuyente:

Contribuyente	Tipo de Envío
Personas físicas	Mensual - Al quinto día hábil del segundo mes posterior al que corresponde la información a enviar.
Personas morales	Mensual - Al tercer día hábil del segundo mes posterior al que corresponde la información a enviar.
Que cotizan en Bolsa de Valores	Trimestral - Al tercer día hábil del segundo mes posterior del trimestre al que corresponde la información a enviar.
Personas físicas y morales del sector primario que optaron por presentar su declaración semestral	Semestral - Al tercer o quinto día hábil del segundo mes posterior del semestre al que corresponde la información a enviar.

En cuanto a las pólizas auxiliares, se entregarán solamente cuando el SAT necesite verificar información contable o la procedencia de devoluciones y compensaciones.

¿Cómo se Realiza la Contabilidad Electrónica?

De la misma forma en que realizas tu contabilidad, sin embargo, los cambios más grandes son el código agrupador del SAT, ya que tendrás que alinear tu Catálogo de cuentas a las claves que dicta la autoridad para que pueda leer tu información.

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“El código agrupador del SAT tiene el objetivo de que la información sea presentada de manera uniforme, para lo cual es necesario que los contribuyentes asocien las cuentas de su catálogo de cuentas al código agrupador por naturaleza y preponderancia de la cuenta”. Así lo señala el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal, donde cada año se publica cualquier cambio a este código.

Una vez que alinees tu catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT, tu envío de información será aprobado. Recuerda que todo debe estar en formato XML y comprimido en un ZIP para que el Buzón Tributario las reciba.

Archivos en Formato XML

Para lograr el intercambio de información electrónica entre el SAT y un tercero, se definió un esquema de comunicación basado en documentos XML. La relevancia de utilizar documentos XML es que facilita la interoperabilidad entre el tercero y el SAT. Un documento XML toma su nombre de la expresión inglesa eXtensible Markup Language (Lenguaje de Etiquetado Extensible en español), se trata de un lenguaje estándar que se define bajo lineamientos del World Wide Web Consortium: W3.

Adicionalmente a las reglas de estructura planteadas dentro del presente estándar, quien realice la construcción de archivos XML podrá sujetarse a los lineamientos técnicos de forma y sintaxis precisados en la guía básica de características de archivos XML, localizada en la página www.sat.gob.mx, elegir la opción personas o empresas, en el submenú otros trámites y servicios, ir a -ver más, categoría contabilidad electrónica, apartado envía tu contabilidad electrónica y buscar dentro de contenidos relacionados.

El Buzón Tributario

El Buzón Tributario es el espacio de comunicación entre el SAT y los contribuyentes, en donde pueden enviar información, recibir requerimientos, solucionar dudas y cualquier información importante entre la autoridad y el contribuyente. Es en este espacio donde deberás enviar tu información sobre Contabilidad Electrónica.

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El SAT señala que “...Lo puede utilizar cualquier persona, física o moral, que tenga la necesidad de realizar trámites y desee hacerlo con facilidad desde la comodidad de su casa u oficina” y para ingresar a él, es necesario la e-firma. Sin embargo, el buzón no solo es para el Servicio de Administración Tributaria, ya que también se puede recibir información y resoluciones de la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (Prodecon).

¿Qué Información Debes Enviar?

Para cumplir con esta obligación, primero deberás ingresar a tu Buzón Tributario y encontrar el menú dedicado a esto, y para ello es necesario que envíes tus archivos de la siguiente manera:

• Catálogo de cuentas. Deberá estar alineado al Código agrupador del SAT y únicamente se envía en el archivo XML comprimido en ZIP. El catálogo se envía solo la primera vez y cada que se agregue o elimine una cuenta.
• Balanza de comprobación. De igual manera, deberá estar en formato XML y comprimida en ZIP. Esta información se envía de forma mensual, en el segundo mes siguiente al que correspondan los datos.
• Pólizas y auxiliares. Estas sólo se envían cuando el SAT necesite verificar información contable, la procedencia de devoluciones y compensaciones.

Todos estos archivos deberán nombrarse de la siguiente manera:

• RFC: conformado por 12 o 13 caracteres, correspondientes al RFC del contribuyente, ya sea persona moral o persona física.
• Ejercicio: conformado por 4 caracteres que identifican el año al que corresponde la información que se envía.
• Periodo: conformado por 2 caracteres que identifican el número de mes al que corresponde la información que se envía.
• Clave:
  • CT qué identifican el catálogo de cuentas
  • BN que identifican a las balanzas de comprobación con información normal.
  • BC que identifican a las balanzas de comprobación con información complementaria.
  • PL que identifican las pólizas del periodo.
  • XC que identifican el auxiliar de cuenta o subcuenta.
  • XF que identifican el auxiliar de folios.
• Extensión: caracteres zip que identifican que un archivo está comprimido.

Aquí un ejemplo de la nomenclatura para el archivo de Catálogo de Cuentas en el mes de enero de 2020: ABC123456AB7202001CT.ZIP Siendo ABC123456AB7 el RFC, el 2020 es el año que se envía, el 01 el periodo correspondiente, el CT que identifica al catálogo de cuentas y el .ZIP por el formato en que están comprimidos.

Pasos para su Uso

1. Elige la opción de sellado de información contable (opcional). El sistema da la opción de sellar la información a enviar.
2. Selecciona la información a enviar. Deberás seleccionar alguno de los siguientes motivos de envío: Envío Mensual, Acto de Fiscalización, Fiscalización Compulsa, Devolución y Compensación.
3. Envía y confirma. Deberás confirmar el envío y al seleccionar “de acuerdo” se realiza la transferencia de la información contable al SAT.

Es importante que antes de realizar el envío, cuentes con el(los) archivo(s) XML comprimidos en formato .ZIP con la nomenclatura establecida.

Una vez que se envíe, el sistema de Contabilidad Electrónica en el Buzón Tributario emitirá acuses de recepción, aceptación o rechazo de archivos, mismos que contendrán los datos del archivo: folio, fecha y hora, RFC del contribuyente, periodo, nombre del archivo, tipo de archivo, tipo de envío, motivo y estatus.

Recuerda que para realizar este proceso, es necesario contar con una plantilla que brinda el SAT o contratar un sistema de Contabilidad Electrónica que te ayudará a realizar un registro más oportuno de toda tu información.

Validador de Forma y Sintaxis de Contabilidad Electrónica

Antes de enviar tu contabilidad electrónica valida su estructura y sintaxis para descubrir inconsistencias y corregirlas. Para esto, el SAT cuenta con un validador de forma y sintaxis que se puede usar en línea y no requiere de autenticación para ingresar.

Tiene como objetivo validar el contenido de tus archivos .xml de contabilidad electrónica, en su forma y sintaxis para su envío. Lo pueden ejecutar las personas físicas y morales que requieran validar la forma y sintaxis de su información contable. Antes de realizar la prueba, se requiere el archivo .xml de tu información contable.

Pasos para su Uso

1. Da clic en "Ejecutar en línea"
2. Selecciona la opción cargar tu archivo .xml
3. Verifica el resultado. La información referente a la validación de tu información contable, que puede dar como resultado que sea válida o inválida.

Es Necesario un Contador para Enviarla?

Para enviarla no, pero tu negocio no debería llevar contabilidad solo porque la ley te obliga, sino porque es necesario contar con números que te permitan tomar decisiones. Como dueño de un negocio es necesario conocer los números confiables que te den idea de cómo va tu negocio y para dónde lo quieres llevar.

Un contador, desde el punto de vista financiero, puede aportar un enorme valor a tu negocio, pues te dará información que serás incapaz de ver (a menos que seas un experto administrador) para tomar decisiones confiables.

Evolución de la Obligación de la Contabilidad Electrónica

La obligación de remitir mensualmente la contabilidad en formato electrónico a la autoridad fiscal, conforme al artículo 28, fracciones III y IV del Código Fiscal de la Federación (CFF), se introdujo en la reforma fiscal de 2014.

La Resolución Miscelánea Fiscal (RMISC) especificó que las personas morales debían enviar su contabilidad electrónica con información a partir de julio de 2014, en enero de 2015 como plazo límite. En el caso de las personas físicas, este requerimiento aplicaría a partir de 2015, con la obligación de remitir la información en formato electrónico en febrero de dicho año.

Esto provocó muchas protestas de los contribuyentes, pues el artículo segundo transitorio, fracción III, segundo párrafo del CFF para 2014, prescribe que esta obligación se cumpliera en forma escalonada, atendiendo a la capacidad administrativa y tecnológica de los contribuyentes. Ante ello, los legisladores autorizaron a través del artículo 22, fracción IV de la Ley de Ingresos de la Federación 2015, que se enviará a partir del año 2015, según el calendario que debía publicar el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Sin embargo, en el contenido de la RMISC 2015 no se convalidó esta opción, y propició confusión entre los contribuyentes sobre si se mantenía ese calendario, o todos iniciaban con la obligación a partir de 2015, enviado la información el tercer y quinto día del segundo mes al que corresponda la información. Esto fue resuelto por el SAT, mediante la primera modificación a la RMISC 2015, en su artículo cuarto transitorio, en el que se convalidó la vigencia del calendario previsto en la Séptima resolución de modificaciones de la RMISC 2014.

Según la regla 2.8.1.5., de la RMISC 2023, los contribuyentes obligados a enviar su contabilidad electrónica, deben atender lo siguiente: enviar el catálogo de cuentas de inicio y cuando hubiese modificaciones, las balanzas contables mensuales, así como las pólizas contables cuando estas sean solicitadas por la autoridad fiscal o para gestionar la solicitud de devolución de saldos a favor; cuyas especificaciones de estos tres conceptos se precisan en el Anexo 24, cuya última versión se publicó en el DOF del 7 de marzo de 2019.

En términos generales el envío de la contabilidad electrónica se formalizó a partir del ejercicio 2015, pues existen reglas de excepción para ciertos contribuyentes con ingresos inferiores a $4,000,000.00, así como los que la ingresen a través del aplicativo mis cuentas, o quienes tributen el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO); quienes no se ubiquen en estos supuestos tienen la obligación de enviar el catálogo de cuentas por única vez o cuando haya cambios en este, así como las balanzas mensuales.

Beneficios de la Contabilidad Electrónica

1. La contabilidad electrónica reduce la necesidad del papel, lo que conlleva un ahorro en materiales de oficina y en el almacenamiento físico de documentos.
2. Al utilizar sistemas contables digitales, se minimizan los errores manuales en el registro de las transacciones.
3. La contabilidad electrónica te permite un acceso más rápido y fácil a la información financiera.
4. Desde 2014, la facturación electrónica es obligatoria en México, lo que ha llevado a la implementación de la contabilidad electrónica como un medio para cumplir con las regulaciones fiscales.
5. La contabilidad electrónica permite un seguimiento más claro y organizado de las transacciones financieras, lo que facilita las auditorías internas y externas.
6. Con la contabilidad electrónica, los datos pueden ser accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que haya conexión a internet.
7. Ahora bien, la contabilidad electrónica fiscal en México está compuesta por elementos que los contribuyentes deben generar y algunos de ellos se deben presentar ante el SAT. Estos elementos se interrelacionan y garantizan el cumplimiento de las obligaciones fiscales establecidas por el ente regulador.

Elementos Clave de la Contabilidad Electrónica

1. Catálogo de Cuentas: Este es un listado que clasifica todas las cuentas que se utilizarán en la contabilidad de la empresa.
2. Pólizas Contables: Son documentos que registran las transacciones financieras de la empresa y se envían únicamente cuando el SAT las pide (o en el caso de solicitar una devolución de saldos a favor).
3. Balanza de Comprobación: Este es un informe que resume los saldos de todas las cuentas contables al final de un periodo determinado.
4. Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI): Se refiere a los documentos que respaldan las transacciones comerciales, como las facturas electrónicas (CFDI).
5. Asientos Contables: Cada transacción debe ser registrada en el sistema contable mediante asientos que reflejen el impacto en las cuentas correspondientes.

La facturación es básica en la interacción entre empresas, consumidores y el sistema tributario.

Envío de la Contabilidad Electrónica al SAT

El envío de la contabilidad electrónica al SAT debe realizarse en momentos específicos, de acuerdo con los lineamientos establecidos:

1. Mensual: Se envía mensualmente la balanza de comprobación.
2. Anual: Se envía la balanza ajustada conocida como “balanza 13” al cierre del ejercicio fiscal a más tardar el 20 de abril del año siguiente, según la regla 2.8.1.7.
3. Pólizas Contables: No se envían de manera periódica.

Toda contabilidad electrónica se remite a la autoridad fiscal a través del portal de Buzón Tributario. La contabilidad electrónica en México se envía al SAT a través del Buzón Tributario, un sistema digital del SAT que permite a los contribuyentes presentar sus registros contables de forma segura y organizada.

Proceso para el Envío de la Contabilidad Electrónica

1. Tal como señala QuickBooks, los registros contables deben ser generados en formato XML. Asegúrate de comprimir tus archivos en formato .zip. Nombra todos los documentos según el formato solicitado por el SAT. Después, incluye los 4 dígitos del año al que corresponde al ejercicio fiscal y dos números que representen el mes en el que se envía la información. Finalmente, añade una clave que permitirá al SAT identificar el tipo de documento.
2. Antes de enviar los archivos, es necesario validarlos utilizando el validador de archivos XML proporcionado por el SAT.
3. Los contribuyentes deben ingresar al Buzón Tributario en la página oficial del SAT utilizando tu e.firma o contraseña, o bien, su firma electrónica.
4. Una vez dentro del Buzón Tributario, los contribuyentes pueden cargar los archivos XML validados.
5. Después de enviar la información, es recomendable verificar que el SAT haya recibido los archivos correctamente.

Si los archivos que envías al SAT contienen errores, es probable que tu envío sea rechazado o que se generen inconsistencias en tu información fiscal. El sistema del SAT detectará los errores y rechazará tu archivo. Es necesario corregir los errores en los archivos antes de volver a enviarlos.

Una vez que se hayan corregido los errores, los archivos deben ser enviados nuevamente al SAT. Y la mejor recomendación: evita dejar tu trámite para última hora, ya que si es rechazado por errores, deberás enviar tus archivos tantas veces como sea necesario hasta que sea aceptado sin ningún error.

Montos de las multas: Las multas por no enviar la contabilidad electrónica pueden variar significativamente. En 2024, se han reportado multas que pueden alcanzar hasta 21,000 pesos por incumplimiento.

La contabilidad electrónica más que un cumplimiento normativo, es una oportunidad para modernizar tus registros y procesos. La clave está en prepararte para cumplir a tiempo con los envíos de información al SAT.

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