Hablar de qué es contabilidad puede parecer un tema abrumador, lleno de términos complicados. Sin embargo, con esta guía vas a entender qué es contabilidad, sus conceptos básicos y algunos tipos de contabilidad que existen. La contabilidad es una disciplina que registra, clasifica y resume las operaciones financieras de una entidad para facilitar la toma de decisiones, evaluar su situación económica y cumplir con obligaciones legales y fiscales. Es el sistema que registra, organiza, clasifica y analiza la información financiera de una empresa o persona.
En términos simples, la contabilidad permite saber qué entra, qué sale, cuánto se gana, cuánto se debe y cuál es la situación real de un negocio. La contabilidad es una disciplina que permite el registro sistemático y control de gastos e ingresos y demás operaciones financieras de una empresa con el fin de facilitar la toma de decisiones oportunas. Sirve para saber si la empresa está ganando o perdiendo, cuánto y en qué está gastando, cuánto debe y cuánto tiene. Es como llevar un cuaderno donde anotas tus finanzas de forma clara, ordenada y fácil de entender. La información que ofrece sirve tanto para los dueños de la empresa como para inversionistas, bancos, entidades del Estado, entre otros.
Al mencionar contabilidad se habla de una ciencia, una técnica y un sistema de información. Dicho sistema ayuda a la creación de reportes o estados financieros de una empresa, cuya finalidad es resumir su situación económica y financiera. Horngren y Harrison (1991) definen a la contabilidad como: “Una ciencia aplicada al estudio de las actividades de los negocios. Tiene como finalidad medir monetariamente las actividades cuantificables del negocio, procesar la información convirtiéndola en informes y comunicar sus hallazgos a los encargados de tomar las decisiones”. La contabilidad es la parte de las finanzas que se dedica a estudiar las distintas partidas que aparecen en los movimientos económicos de compañías y pymes, y también de una familia o una persona. Para Leandro Cañibano Calvo, profesor emérito de la Universidad Complutense de Madrid, “la contabilidad es una ciencia de naturaleza económica y financiera que tiene por objeto producir información para hacer posible el conocimiento pasado, presente y futuro de la realidad económica en términos cuantitativos.
La contabilidad es información objetiva, que parte de las transacciones de la empresa y la valoración de sus activos. El propósito de la contabilidad es comunicar la salud de la situación financiera de un agente económico en un momento determinado. La contabilidad es el proceso de registro y organización de las transacciones financieras de una organización.
Importancia de la Contabilidad en los Negocios
La contabilidad se convierte en una herramienta imprescindible para cualquier negocio porque ayuda a mantener un control efectivo sobre los movimientos financieros. El valor de la contabilidad en los negocios se refleja en su capacidad para aportar orden, claridad y control sobre la información financiera. Su relevancia no se limita al cumplimiento de reportes o documentos.
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Control Financiero
En primer lugar, permite llevar un control detallado de los recursos financieros, identificando los ingresos y los gastos de la organización. Esto es fundamental para evaluar la rentabilidad de un negocio y tomar decisiones basadas en datos concretos. La contabilidad brinda visibilidad sobre el flujo de efectivo, es decir, el movimiento real del dinero dentro del negocio.
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Cumplimiento de Obligaciones Tributarias
Asimismo, la contabilidad es fundamental para cumplir con las obligaciones tributarias. Los registros contables proporcionan la información necesaria para calcular y declarar los impuestos correspondientes. De esta manera, la empresa evita problemas legales y sanciones fiscales. Toda empresa debe cumplir con pagos, declaraciones y obligaciones formales. La contabilidad simplifica la preparación de la información necesaria para declarar impuestos, sustentar ingresos y egresos, y mantener la documentación financiera en regla.
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Planificación Financiera
La contabilidad también es una herramienta fundamental para la planificación financiera. A través de los estados financieros, como el balance general y el estado de resultados, se puede analizar la evolución económica de la empresa a lo largo del tiempo. Esto permite identificar fortalezas y debilidades, y tomar medidas correctivas en caso de ser necesario. La contabilidad aporta información clave para proyectar escenarios, medir resultados y establecer metas más realistas.
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Comunicación de Resultados Precisos
La contabilidad también ayuda a comunicar de forma precisa los resultados financieros de una organización. De esa forma, tanto prestamistas, inversores y otros agentes pueden tener la información exacta de todas las transacciones, tales como los gastos e ingresos.
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Facilita la Toma de Decisiones
Tener cuentas claras es fundamental para que los ejecutivos puedan tomar una decisión más informada e inteligente respecto a las inversiones, nuevas contrataciones y reducciones de costo. Una empresa no puede tomar buenas decisiones si no conoce su situación financiera real. Por ejemplo, si una empresa quiere abrir una nueva sede, lanzar un producto o invertir en maquinaria, necesita saber si cuenta con la capacidad económica para hacerlo. Por eso, la contabilidad se convierte en una herramienta de gestión. Para Carles Nácher, cofundador y responsable del comparador de productos bancarios Busconómico, la contabilidad actualizada, es decir, llevada al día, contribuye a tomar decisiones inmediatas, no solo por conocer en todo momento el ‘cash flow’ de la empresa, sino que ayuda a tomar decisiones de inversión, reinversión e incluso al revés, es decir, a frenar gasto. “Decía Napoleón que la información es poder, con buena información se toman buenas decisiones.”
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Atracción de Inversionistas
¿Quieres atraer a nuevos inversionistas a tu compañía? La contabilidad es una herramienta fundamental para este fin, puesto que al brindar tus registros contables, los inversionistas podrán saber si tu compañía es rentable. Cuando una empresa busca financiamiento, inversionistas o aliados estratégicos, necesita demostrar que su negocio es confiable. Los bancos, socios e inversionistas suelen revisar estados financieros, reportes de ingresos, niveles de deuda, rentabilidad y proyecciones antes de tomar una decisión. Por eso, una contabilidad bien llevada también cumple una función de respaldo.
Para algunos empresarios, la contabilidad es un gasto improductivo, motivado por una obligación impuesta, que si pudieran no llevarían. Sin embargo, una buena contabilidad es clave para un negocio, por lo que no debe verse como una obligación, sino como una herramienta clave de ayuda a la gestión empresarial.
El Proceso Contable
El proceso contable sigue una serie de pasos claros, ideales para llevar una adecuada contabilidad de la empresa.
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Identificación y Análisis de Transacciones
Se determinan las operaciones que se hayan realizado y deban registrarse, como compras, ventas, pagos, etc. Se trata de anotar todas las operaciones comerciales y demás transacciones financieras, como ventas, compras, pagos y gastos. El objetivo es mantener registros actualizados y precisos.
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Recolección de Información
Se reúne toda la documentación necesaria como facturas, boletas, contratos, notas de crédito, etc.
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Clasificación y Registro Contable
Se clasifican y anotan las transacciones en los libros contables. Una parte esencial de la contabilidad tiene que ver con el registro de libros contables. Se trata de un libro diario de todas las transacciones financieras que realiza tu empresa para obtener ganancias. En el libro diario se anotan todas las transacciones de forma organizada, y en el libro mayor, donde se pasan las transacciones del libro diario y se organiza por cuentas.
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Elaboración de Estados Financieros
Otro asunto importante para comprender qué es contabilidad es la elaboración de los estados financieros. Se preparan documentos, como el balance general y el estado de resultados. El estado financiero es el resumen de la situación financiera de una empresa en un momento determinado y es útil para presentar a jefes, socios, accionistas y clientes.
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Análisis y Toma de Decisiones
Permite tener un verdadero control financiero, pues se interpreta la información para una toma de decisiones más informada y efectiva. Por ejemplo, determinar si conviene invertir más, hay que reducir gastos o buscar financiamiento externo.
Elementos Clave de la Contabilidad
Los principales elementos de la contabilidad se dividen en:
- Activo: todo lo que la empresa posee, como dinero en efectivo, inventario, etc.
- Pasivo: son las deudas u obligaciones por pagar, como préstamos, sueldos pendientes y cuentas por pagar.
- Patrimonio: lo que realmente le pertenece a la empresa, es decir, la diferencia entre lo que tiene (activo) y lo que debe (pasivo).
- Ingresos: todo el dinero que entra por su actividad principal, como la venta de productos o servicios.
- Gastos: todo el dinero que sale de la empresa por pagos como alquiler, sueldos y servicios.
Entender qué es activo, pasivo y patrimonio como elementos clave permite aplicar la ecuación contable, es decir, Activos = Pasivos + Patrimonio. Esta ecuación siempre debe cuadrar y hace notar que los números están bien organizados.
Principales Documentos Contables
Existen varios tipos de estados o informes financieros y documentos que son esenciales para llevar un control adecuado de las transacciones financieras. Este tipo de libro registro contable lleva el control de toda la información financiera necesaria para generar reportes y estados precisos.
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Libro Diario
Es el registro detallado y cronológico de todas las transacciones financieras de la empresa.
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Libro Mayor
Es un registro que resume y organiza las transacciones del Libro Diario en cuentas individuales.
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Balance General
Es uno de los documentos más importantes de la contabilidad. El balance general es como una fotografía de la situación financiera de tu negocio en un momento específico. Este documento tiene dos partes: de un lado están los activos y del otro, las deudas y el capital. Lo que siempre se busca es el equilibrio en la ecuación contable: activos = deudas + capital.
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Estado de Resultados (o Pérdidas y Ganancias)
Este documento muestra los ingresos generados y los gastos incurridos durante un período específico, generalmente un trimestre o un año. También llamado estado de pérdidas y ganancias, resume tus ingresos y gastos durante un período determinado. Este estado muestra si tuviste una pérdida o una ganancia neta, restando los gastos totales de los ingresos. Este informe funciona como un indicador clave para seguir el dinero que entra y sale de tu empresa. Refleja cómo manejas tus gastos y deudas, lo cual te ayuda a saber si tu negocio está siendo rentable y tiene estabilidad financiera. Además, te permite detectar tendencias, como los meses del año en los que tu negocio tiene más ingresos.
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Estado de Flujo de Efectivo
Proporciona información sobre la entrada y salida de efectivo durante un período de tiempo determinado.
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Facturas y Comprobantes
Son documentos que respaldan las transacciones financieras, como compras, ventas, pagos y cobros.
La conciliación bancaria es otra parte fundamental de los procesos contables de elaboración de informes, ya que permite verificar que tu contabilidad sea precisa. Si los datos coinciden, todo está en orden.
Tipos de Contabilidad
La contabilidad tiene varias ramas según distintos criterios.
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Por su Naturaleza y Actividad Económica
Por su naturaleza, encontramos la contabilidad pública y privada. Según la actividad económica, encontramos la contabilidad industrial, contabilidad de servicios, contabilidad comercial y muchas otras especializadas como la agrícola o bancaria. Estas se enfocan en los movimientos financieros específicos de su sector.
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Según la Información que Analizan
Existen diversos tipos de contabilidad según la información que analizan:
- Contabilidad Financiera (Externa): Esencial para informar a terceros, también conocida como contabilidad propiamente dicha. Esta se encarga de mostrar la situación financiera de una empresa a externos, como bancos, inversionistas o entidades del Estado. Es obligatorio que esté al día para las sociedades de capital y facilita, entre otras cosas, que los inversores y prestamistas puedan decidir si invierten o conceden crédito a una empresa.
- Contabilidad de Costes (Interna, de Gestión o Analítica): Ofrece toda la información interna imprescindible para controlar el funcionamiento de la compañía y mejorar sus resultados a través de los análisis y previsiones. Esta contabilidad facilita un mayor control del negocio y facilita la toma de decisiones a nivel interno.
- Contabilidad Fiscal: Enfocada al aspecto tributario de la empresa.
- Contabilidad Administrativa: Suele ser de uso interno. La contabilidad gerencial utiliza la información de los registros contables para generar informes financieros.
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Según el Método de Registro
- Contabilidad por Partida Simple: Este tipo de contabilidad registra las transacciones financieras de tu empresa solo una vez. Es un registro simple de las entradas y salidas de dinero. La contabilidad por partida simple es el método más sencillo de registrar las transacciones comerciales. Sin embargo, no proporciona información detallada para que puedas entender el estado de los activos, las deudas y las inversiones.
- Contabilidad por Partida Doble: Este tipo de contabilidad registra todas las operaciones financieras por lo menos dos veces: una como débito y otra como crédito. El nacimiento de la contabilidad, tal y como hoy la conocemos, se remonta al final del siglo XV, cuando el fraile Luca Pacioli publica en Venecia su famosa obra ‘Summa de arithmetica’, un compendio sobre las matemáticas del Renacimiento que incluye un capítulo sobre los negocios donde se expone un método contable. En aquel momento se introdujo la partida doble, la identidad contable por excelencia, que básicamente consiste en realizar una doble anotación, una en el apartado ‘debe’ y otra en el ‘haber’ que, además, tienen que sumar cero entre las dos (es decir, debe haber el mismo importe en el debe que en el haber). Esta se basa en que no hay deudor sin acreedor; por lo tanto, en cada asiento contable intervienen, al menos, dos cuentas contables: una por el debe y otra por el haber (pérdidas y ganancias). Por esta razón, este tipo de contabilidad es la opción más común de las empresas con ingresos anuales altos y con un departamento financiero y/o profesionales capacitados para gestionar operaciones más complejas.
Breve Historia de la Contabilidad
La historia de la contabilidad se remonta a tiempos de nuestros antiguos ancestros; los hombres primitivos contaban sus herramientas de caza y también su comida. En la época antigua (4,000 a. C.) el ser humano ya comenzaba a almacenar su alimento, por lo que también comenzaban a tener registros de la cantidad de comida con la que contaban; en el antiguo Egipto aparecieron los primeros libros contables, mientras que, en la Edad Media, en Roma, figura por vez primera el cargo de contador general del Estado, el cual era el responsable de la contabilidad y la gestión administrativa de los recursos del imperio.
Ya entrado el Renacimiento es cuando el fraile Luca Pacioli crea el libro Summa de Arithmetica, Geometría, Proportioni e Proporcionalita, en el cual crea el principio de partida doble por el que a cada crédito le corresponde una deuda, es decir, todo debe ser registrado en algún lugar: se usa el dinero para invertir en colegiatura, entonces entra en concepto de “gastos”, por poner un ejemplo. Estas enseñanzas aún siguen en uso, con sus debidas adaptaciones al mundo contable actual sin perder lo esencial. El primer autor sobre esta temática fue el italiano Luca Pacioli, quien ha sido reconocido como el padre de la contabilidad. Y así apareció la figura del contador o contable en Escocia en el siglo XIX. Normalmente eran abogados que ofrecían servicios de contabilidad a sus clientes; sin embargo, pasados unos años pasó a ser una profesión organizada. Desde sus comienzos hasta hoy, la contabilidad ha vivido una importante evolución que casi siempre ha estado acompañada de innovaciones tecnológicas.
Herramientas para la Gestión Contable
Actualmente, con la ayuda de las nuevas tecnologías, el administrativo contable puede realizar su tarea de una manera más sencilla, apoyándose de herramientas como internet y programas especializados de contabilidad. Un programa contable es un software que te ayuda a llevar las cuentas de tu negocio de una forma sencilla e inteligente.
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Ventajas de un Software Contable
Un buen software de contabilidad simplifica y automatiza los procesos contables, para reducir al máximo las tareas contables más rutinarias. Se trata de una plataforma de mantenimiento de registros financieros y gestión de operaciones. Dos ejemplos populares de programas de contabilidad son Quickbooks y Xero.
- Registrar transacciones: Realiza un seguimiento de tus pagos en tiempo real para obtener una imagen precisa de tu flujo de efectivo. Utiliza esta información para tomar decisiones informadas sobre gastos y presupuestos.
- Controlar y pagar tus cuentas: Paga a tiempo y sin errores. Incluso puedes programar pagos para evitar retrasos con tus proveedores.
- Enviar facturas y recordatorios de pago automáticamente: Manda facturas al instante y, si algún cliente se retrasa, el sistema puede enviar recordatorios automáticos para acelerar el cobro.
- Crear reportes financieros: Automatiza reportes como el estado de flujo de caja o el balance general. También puedes generar informes personalizados con la información que más te interesa.
- Preparar las conciliaciones bancarias: Verifica que tus números coincidan con tus registros bancarios.
Si quieres gestionar internamente tu contabilidad con ayuda de un programa especializado, puedes integrarlo con un CRM como Pipedrive. Aunque estos son los más recientes, los programas de contabilidad en la nube tienen una serie de ventajas frente a los primeros. La tecnología en la nube es mucho más segura.
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Ventajas de Contratar un Profesional Contable
Contar con la ayuda de un profesional que lleve tu contabilidad te permite centrarte en las otras partes más importantes de tu negocio.
- Ahorro de tiempo: Si te pasas horas llevando el control de los registros de tu contabilidad financiera, contratar un servicio profesional puede ayudarte muchísimo a reducir el tiempo que le dedicas a las cuentas contables.
- Precisión: Un contador se asegura de que tus registros estén siempre actualizados y correctos. Esto reduce el riesgo de errores que pueden derivar en fallos en el cálculo y control de ingresos o la omisión de tus obligaciones financieras, como el pago de impuestos.
- Contabilidad fiscal: Contar con un profesional garantiza que tu información financiera esté en regla y tus facturas ordenadas para cumplir con las normativas fiscales y legales. Así, puedes olvidarte de sanciones o multas inesperadas.
- Contabilidad para empresas: A medida que tu negocio crece, seguirle la pista a todos los números se vuelve más complicado.