Cómo Contabilizar el Control de Operaciones en una Empresa

El control contable implica gestionar meticulosamente las finanzas de una empresa, garantizando la precisión de la información y el apoyo en la toma de decisiones estratégicas. Sin embargo, muchos gerentes se ven atrapados en un laberinto de números y reportes, luchando para mantener todo organizado, preciso y confiable. Este control tiene una conexión directa con la práctica del continuous accounting, una metodología que revoluciona la manera en que la información financiera es procesada y analizada. En este artículo, exploramos prácticas eficientes para perfeccionar este control en su empresa.

¿Qué es el Control Contable de una Empresa?

El control contable se refiere a registrar, clasificar e interpretar detalladamente todas las transacciones financieras de una empresa. Tal como detallan los autores, al control contable lo constituyen “los métodos, procedimientos, técnicas y planificación de la organización orientados a la preservación de los activos y a garantizar que los informes y registros financieros sean veraces”. Si te preguntas qué significa control contable, la respuesta se vincula con la forma en que una empresa supervisa sus operaciones económicas para evitar errores, fraudes o registros incompletos. Dicho de otro modo, es la metodología implementada para contar con un registro financiero confiable e íntegro que permita alcanzar los objetivos de la empresa y tener un historial detallado de sus acciones y movimientos.

El proceso de control contable consiste en registrar, clasificar, comprobar, conciliar y analizar la información económica de la empresa. Los controles contables garantizan que todas las transacciones sean registradas y categorizadas de forma precisa y conforme a las normas contables. Mediante estos controles, es posible detectar y prevenir errores, fraudes y divergencias, asegurando la integridad financiera de la empresa. Un control contable eficaz va mucho más allá de simplemente mantener los libros al día. La transparencia de los informes y estados financieros que produce es el objetivo principal del área contable al utilizar estos controles. Mantener registros contables precisos y transparentes es fundamental para cumplir con las normas legales y fiscales.

Control Contable vs. Control Financiero

El control contable y el control financiero, aunque interconectados, tienen funciones distintas dentro de una empresa. Mientras el control contable se enfoca en el registro y la interpretación de las transacciones pasadas, el control financiero mira hacia el presente y el futuro, gestionando flujos de caja, presupuestos y planificación financiera. Esta separación ayuda a evitar confusiones y errores, ya que cada área tiene enfoques distintos. Crear sistemas independientes para cada una de estas funciones permite una gestión más precisa y enfocada.

Importancia del Control Contable y Operacional

Unos controles internos eficaces son fundamentales para el éxito y la sostenibilidad de cualquier organización. Un buen control ofrece una imagen realista y actual de la situación financiera de la empresa, permitiendo una evaluación precisa de su desempeño económico. Con datos financieros precisos y actualizados, los gerentes pueden tomar decisiones estratégicas más informadas. Contribuyen a garantizar a las partes interesadas que la empresa opera de forma responsable y ética y que sus estados financieros son fiables y precisos de acuerdo con la normativa contable (por ejemplo, la Ley Sarbanes-Oxley). Cuando una compañía actúa al margen de un sistema de control administrativo, carece de información vital para identificar a tiempo las desviaciones o irregularidades y efectuar acciones correctivas.

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El control de operaciones permite supervisar, organizar y optimizar los procesos clave de una empresa. Cuando una empresa controla sus operaciones, reduce errores, mejora la productividad y toma decisiones con mayor precisión. El control de operaciones consiste en monitorear las actividades diarias para asegurar que se ejecuten según lo planificado. Este control permite identificar desviaciones y ayuda a mantener estándares de calidad. Las empresas deben llevar un registro de sus actividades y operaciones anuales con el fin de conocer la salud económica y financiera de su organización, así como cumplir con las obligaciones fiscales y contables.

Características y Elementos Propios del Control Interno Contable

Un sistema de control interno consta de cinco componentes clave, cada uno contribuyendo al control general de la organización.

• Entorno de control: En una empresa, la cultura se construye y establece de arriba abajo por el consejo de administración y la alta dirección, que los empleados deben seguir. El entorno de control desempeña un papel fundamental en la prestación de apoyo a los demás componentes del control interno.

• Evaluación de riesgos: Las evaluaciones periódicas de riesgos ayudan a las organizaciones a identificar y analizar los riesgos potenciales que pueden afectar a su capacidad para alcanzar sus metas y objetivos. Los resultados se utilizan para señalar las áreas que requieren priorización e implantación de controles internos.

• Información y comunicación: Unos sistemas y procesos eficientes deben facilitar la identificación, captura e intercambio de información a tiempo, permitiendo a las personas desempeñar sus funciones con eficacia. En los casos en que la información no es fácilmente accesible, los empleados pueden intentar eludir los controles internos para agilizar las operaciones.

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• Actividades de control: Son las políticas y procedimientos que aplica una organización para alcanzar sus objetivos. Estas acciones previenen o detectan errores, fraudes u otras irregularidades en las operaciones de la organización.

• Actividades de supervisión: Implica la evaluación continua del sistema de control interno para identificar cualquier debilidad o deficiencia que deba abordarse. También implica revisar periódicamente los estados financieros y otros indicadores clave de rendimiento para garantizar su exactitud y fiabilidad. Una organización que evalúa periódicamente sus controles internos puede reducir los riesgos hasta un nivel aceptable. La frecuencia y la calidad de las actividades de supervisión determinan la eficacia de una organización en la gestión del riesgo financiero. El seguimiento, la evaluación y las medidas correctoras coherentes de las deficiencias del control interno conducen a un enorme éxito en la gestión de riesgos.

Tipos de Controles Internos

Los dos controles internos fundamentales son los preventivos y los detectivos. Un sistema de control interno completo debe incluir ambos tipos, cada uno de los cuales debe cumplir una función distinta.

Controles Preventivos

Los controles preventivos pueden reducir la probabilidad de errores y fraudes centrándose en la separación de funciones. Son un componente integral de la gestión de la calidad porque implican una estrategia proactiva para garantizar la calidad.

• Separación de funciones
• Aprobación previa de acciones o transacciones (por ejemplo, autorización de viaje)
• Controles de acceso (por ejemplo, autenticación de contraseñas)
• Control de activos físicos (por ejemplo, cerraduras en las puertas, cajas fuertes para efectivo, cheques)
• Evaluaciones y formación de los empleados

Controles Detectives

Los controles de detección identifican errores o problemas que pueden haberse producido después de la transacción. Son esenciales para probar que los controles preventivos funcionan correctamente y ofrecen la posibilidad de descubrir cualquier anomalía a posteriori.

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• Conciliación mensual de las transacciones departamentales
• Comprobación de las diferencias inesperadas entre el presupuesto y los resultados de la organización
• Recuento del inventario físico (por ejemplo, efectivo o inventario de productos)

Pasos para Optimizar el Control Contable y Operacional

Realizar un control contable preciso es una tarea compleja, pero en algunos pasos puede lograrlo. Con los cambios puestos en práctica, el control y la organización de las entregas relacionadas con las áreas financieras y fiscales se vuelven más fáciles.

1. Centralización y Digitalización de la Información: Centralizar la información implica consolidar todos los datos financieros en un único sistema, preferiblemente a través de un software de gestión contable. Con todo centralizado, la gestión financiera y contable se vuelve más ágil, reduciendo la posibilidad de errores y duplicidades. Al digitalizar las entregas, usted mueve los procesos contables del papel a lo digital, resultando en mayor eficiencia y accesibilidad. Así, los datos financieros se vuelven más fácilmente integrables a otros sistemas de gestión, proporcionando una visión holística de las operaciones de la empresa. Contar con información centralizada facilita la coordinación entre áreas, mejora la visibilidad de la operación y reduce tareas manuales.

2. Automatización de Procesos: La automatización transforma procesos manuales y demorados en operaciones rápidas y precisas, minimizando errores y aumentando la productividad. Así, automatizar tareas repetitivas y alinear los sistemas contables con otras operaciones de la empresa hace que la gestión sea más eficiente y menos propensa a errores. El uso de tecnología permite optimizar el control de operaciones. Un sistema digital permite registrar información en tiempo real. También automatiza procesos. Además, facilita el acceso a la información.

3. Generación de Reportes y KPIs: Al generar reportes mensuales, trimestrales o anuales, es posible tener una visión clara del desempeño financiero a lo largo del tiempo. También son fundamentales para la planificación estratégica y para la toma de decisiones basadas en datos concretos. Los KPIs son indicadores que ayudan a monitorear y evaluar la eficiencia y el éxito de las operaciones contables. Estos orientan las decisiones estratégicas y permiten ajustes rápidos cuando es necesario. El control de operaciones permite tomar decisiones con mayor precisión. Los datos muestran qué está funcionando y qué no. También facilita la planificación. El control permite mejorar de forma constante. Al medir resultados, la empresa puede ajustar procesos.

4. Segregación de Funciones: La segregación de funciones, en cualquier área, se convierte en un obstáculo para la ocurrencia de infracciones o actividades contra la ética. Implica asignar distintas tareas a distintos empleados, lo que ayuda a evitar que un solo empleado tenga demasiado control sobre un proceso concreto. Por ejemplo, un empleado puede encargarse de registrar las transacciones, mientras que otro es responsable de conciliar los extractos bancarios. De este modo, si un empleado comete un error o intenta cometer un fraude, es más probable que sea detectado por el otro.

5. Conciliaciones Constantes: La conciliación más utilizada en contabilidad es la conciliación bancaria. Pero, en la práctica, todas las transacciones contables son susceptibles de ser conciliadas, porque todo registro contable tiene una contrapartida en otra organización o en las cuentas de un tercero, sea este empleado, contratista o consultor. Esto garantiza la exactitud de los detalles de las transacciones y el registro adecuado en los registros de las distintas personas.

6. Sistema de Causación o Devengo: Uno de los controles contables que surge de forma natural, y casi obligatoria, es el que se conoce como sistema de Causación o Devengo que va a asociado a la doble partida. En términos muy pedagógicos, el hecho generador del ingreso bajo este sistema no es la recepción del dinero. Es la ocurrencia del hecho económico o la venta. Esto permite registrar en contabilidad un evento que no ha generado un desembolso o un ingreso efectivo de dinero.

7. Revisión del Ciclo Completo de una Operación: Las operaciones que se registran en contabilidad no nacen ahí. Usualmente, tienen un ciclo que inicia en otra área. Si son compras, en el área de adquisiciones. Si son ingresos, en el área comercial. La operación tampoco muere en el departamento contable. Dependiendo de las ramificaciones, la operación toma un rumbo diferente. Y en ese rumbo, anterior y posterior, se generan documentos y hechos que crean una trazabilidad. La revisión del ciclo completo de una operación familiariza al contable con el hecho que ocurre y lo sitúa en una posición privilegiada para vigilar y controlar el evento más importante: la entrega o recepción de dinero, efectivo o por transferencia electrónica.

8. Auditorías y Miradas Externas: Las miradas externas son muy útiles por dos razones: son frescas y no están comprometidas. Un auditor puede realizar pruebas, comprobaciones o muestreos de operaciones para verificar la exactitud y fiabilidad de las anotaciones contables. Por eso es tan importante auditar cajas menores o cualquier puesto de trabajo que trate con efectivo a diario. Un análisis en profundidad que la directiva de la compañía puede ordenar de forma voluntaria, como control periódico o para localizar el motivo de pérdida de rentabilidad. También puede partir de una exigencia de un tercero privado -habitual en caso de fusiones o adquisiciones- o público -cuando las autoridades estatales reclaman el análisis de los estados contables de una compañía como parte de una investigación-.

9. Gestión Integral de Activos: La gestión de activos permite que las organizaciones aprovechen al máximo su capacidad instalada en favor de su desarrollo empresarial. Hoy en día muchas organizaciones consideran a los activos fijos como un elemento central en sus planes estratégicos. Una gestión integral de activos con enfoque en el control contable y administrativo habilita a monitorear eficientemente la vida útil y la depreciación o revalorización de los mismos, y reconocer la eventual conclusión de su vida útil. Este tipo de control es de gran utilidad para verificar que se registren en su totalidad las operaciones que involucren activos fijos, en forma y momento oportuno. Una gestión integral de activos debe involucrar a las áreas de proyectos e ingeniería, producción, compras, administración, operaciones y mantenimiento. Para llevar adelante con éxito la tarea antes descripta, uno de los aspectos claves es contar con una solución de gestión de activos avanzada.

Controles Operacionales Específicos

Hay diferentes aspectos en un negocio que es necesario tener bajo control para una gestión eficaz de las operaciones.

• Control de Gastos: Es crucial saber en qué se gasta el dinero en su empresa y cuáles son los gastos habituales por cada período de tiempo. Una empresa puede tener una gran variedad de gastos, desde desplazamientos hasta pernoctaciones. Todas las operaciones que realiza su empresa deben quedar registradas. Por una parte, en los movimientos bancarios de su empresa, y por otra, en los libros contables y los libros de facturas de ingresos y gastos. Por ejemplo, cuando se realizan gastos a nombre de su empresa y no se solicita factura, ésta no pasa a contabilidad. Si no pasa a contabilidad, cuando se realizan las liquidaciones del IVA trimestral o el Impuesto de Sociedades no se deducirán, lo que acabará provocando que su empresa pague más impuestos.

• Control de Almacén e Inventario: El almacén e inventario es otro aspecto que se debe controlar de manera rigurosa. En logística, ayuda a gestionar tiempos de entrega y movimientos de inventario. Estos indicadores permiten evaluar si la operación es eficiente.

• Control de Horas Trabajadas y Recursos Humanos: Otro elemento clave que debes gestionar eficazmente en tu empresa son las horas trabajadas por los empleados. Las horas trabajadas son también un aspecto que influye notablemente en los costes laborales, ya que el tiempo extra que realiza un empleado debe registrarse para cumplir con la normativa del control horario. En el caso de la gestión de personas, permite controlar asistencia, desempeño y productividad. Esto aporta datos clave para mejorar la operación. También permite generar reportes en tiempo real.

• Control de Ventas: Un indicador al que debes prestar una gran importancia es el control de las ventas. Una empresa depende al final de sus ingresos, ya que la financiación ajena va generando deudas que pueden convertirse en un problema en el futuro. Por tanto, es muy importante que a través de tu software ERP lleves un control eficaz de las ventas. ¿Qué productos o servicios se venden más? ¿Cuánto venden? ¿En qué épocas se venden? ¿En qué tiendas de tu negocio se están cosechando peores resultados? Cómo respondas ante estas circunstancias marcará el futuro de tu negocio.

Desafíos y Limitaciones de los Controles Internos

Por otra parte, a la hora de implantar controles internos, es esencial tener en cuenta ciertas limitaciones que pueden afectar a su eficacia.

• Colusión: Muchas empresas aplican la segregación de funciones como medida de control interno para evitar el fraude, garantizando que ningún empleado tenga un poder excesivo. Sin embargo, los empleados pueden colaborar y utilizar un proceso complejo para ocultar actividades fraudulentas.

• Error Humano: El error humano puede repercutir en los controles internos, principalmente en los procesos manuales y las decisiones. Los recuentos manuales de las existencias pueden dar lugar a imprecisiones, y los resultados de las auditorías internas pueden verse afectados por un juicio deficiente. La implantación de sistemas automatizados garantizará la coherencia y minimizará el riesgo de error humano.

• Circunstancias Imprevistas: La dirección de una empresa establece controles internos para identificar y prevenir o reducir posibles peligros. Sin embargo, la dirección no puede predecir todos los posibles retos o sucesos. La eficacia de los controles internos puede verse afectada por variables o circunstancias aleatorias. Además, el coste de controlar condiciones inusuales puede ser superior a los beneficios, lo que lleva a un equipo directivo a aceptar el riesgo en su lugar. En consecuencia, puede restringir la eficacia de los controles internos en determinadas situaciones.

Uno de los errores más comunes es no medir los procesos. Sin datos, no hay control real. Otro error es trabajar con información desactualizada. También es frecuente no definir responsables. Además, muchas empresas no integran la información. Si los datos están dispersos, el seguimiento se vuelve complejo. Las historias de grandes fraudes contables, como el Reporte a las Naciones (Report to the Nations), producido por la ACFE - Association of Certified Fraud Examiners, resaltan la importancia crucial de un control preciso y transparente. Es curioso que los grandes fraudes o hechos de corrupción corporativos no se producen en el rango medio de cifras manejadas. Se trata de la gran operación por miles o millones de euros, o del robo hormiga, que se produce cientos de veces, cada una por valores en apariencia insignificantes.

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