¡Hola! Bienvenidas y bienvenidos a este recurso didáctico. La importancia de conocer la metodología que conlleva el registro de las pólizas en los paquetes contables radica en la constante actualización de la profesión a raíz de la evolución tecnológica, ya que ahora la contabilidad de las entidades debe ser electrónica, por ende las pólizas deben realizarse en paquetes contables y se busca la manera más óptima de realizarlas.
En el entorno fiscal de 2025, llevar pólizas contables correctamente estructuradas no solo es una buena práctica: es una obligación regulada por el SAT. Dentro de la contabilidad tradicional, las entidades realizaban todos los registros en papel, por lo que se prestaba a cometer muchos errores, esto solo significaba tener que volver a hacer todo el papeleo que ya se había hecho. Con el avance de la tecnología, se optimizaron todos estos procesos contables, reduciendo los errores que se pueden cometer. El proceso puede optimizarse considerablemente mediante el uso de tecnología.
Los paquetes contables permiten el registro de las pólizas necesarias para la entidad, ofreciendo todas las variaciones propias de los registros, tales como cambiar la clase de póliza, elegir las cuentas afectadas, el monto y en caso de un error, restablecer una copia de seguridad del programa anterior al error cometido. CONTPAQi Contabilidad® es una plataforma especializada para la contabilidad electrónica en México, diseñada para cumplir con estos requisitos.
¿Qué es una Póliza Contable Electrónica?
Una póliza es un documento donde se registran las transacciones, transformaciones y otros eventos que suceden en la empresa. El momento en el que se realiza dichas pólizas, según el postulado básico de “Devengación contable” establecidos en las NIF A-1, sucede en el momento en que esté sucediendo el evento que afecta económicamente a la entidad. Esta póliza es muy similar a los asientos contables, ya que por el sistema de partida doble, registramos un cargo y un abono por la misma cantidad.
Una póliza contable electrónica es el documento digital que respalda los movimientos financieros registrados en la contabilidad de una empresa. Desde 2025, el SAT exige un mayor nivel de precisión y trazabilidad. Una póliza no solo debe ser válida para el SAT; también debe ser clara para quien la genera y para otros contadores o auditores que la consulten. Estos errores pueden derivar en requerimientos formales o auditorías electrónicas. Uno de los requisitos más estrictos del Anexo 24 es la trazabilidad electrónica.
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Elementos Esenciales de una Póliza
Una póliza debe contar con elementos esenciales, que ayudarán a conocer la naturaleza de la póliza, las cuentas afectadas, el monto por el que se afectará la contabilidad, la fecha en la que ocurre el evento que es origen de la póliza. Los elementos clave son los siguientes:
- Fecha: Se colocará la fecha en la que sucedió el evento.
- Clase de póliza: Se definirá qué tipo de póliza es la que se está registrando, ya sea de diario, de ingreso o de egreso.
- Número de póliza: Esta numeración es consecutiva y está relacionada con la clase de póliza que sea. Por ejemplo, la primer póliza del ejercicio es de diario, por lo tanto le corresponde el número 1; la segunda póliza es de egresos y tendría el número 1; la tercer póliza al igual que la segunda es de egresos, por ende, le corresponde el número 2.
- Cargo: Aquí se debe colocar la cuenta por la cual se está cargando la póliza.
- Abono: Debe colocarse la contra cuenta del cargo, llamada abono.
- Monto igualado en cargo y abono: Todas las pólizas deben tener saldos igualados, por lo tanto el monto del cargo debe ser exactamente igual al monto del abono.
- Descripción: Algunos programas, hojas de cálculo o hojas físicas incluyen una fila en la que se puede agregar una pequeña descripción del origen del registro.
Clases de Pólizas en CONTPAQi Contabilidad
En la contabilidad podemos tener distintos tipos de pólizas, las cuales se diferencian por la naturaleza del evento que dio origen al registro, es decir, la clase de póliza que estamos ingresando. Los Tipos de póliza permiten organizar las pólizas en grupos. Cada grupo tiene su propia numeración y se reinicia en cada mes. A continuación se explican las principales clases:
- Póliza de Diario: Se utiliza cuando el evento que es origen de la póliza no representa una entrada o salida física de dinero, ya sea en transacción bancaria o efectivo. Un ejemplo claro sería el registro de las depreciaciones o amortizaciones.
- Póliza de Ingreso: Se genera cuando la empresa recibe dinero por cualquier concepto, considerándose un ingreso. El dinero puede ingresarse por una venta o por un documento por cobrar del que ya se recibió el pago.
- Póliza de Egreso: Esta póliza se realiza cuando existe una disminución del dinero de la entidad, ya sea por medio de una transacción o por medio de un pago en efectivo. Su origen es diverso, puesto que un egreso puede suceder por una compra de material, de activos fijos, por el pago a un acreedor, entre otros.
- Póliza de Orden: Pueden ser utilizadas para fines fiscales, financieros o presupuestos.
Registro de Pólizas en CONTPAQi Contabilidad
Para iniciar el registro de pólizas en CONTPAQi Contabilidad, el sistema ofrece diversas opciones. A continuación, exploraremos el método más tradicional para su elaboración.
Método de Registro Tradicional
En la pantalla principal del programa, en la parte superior se encuentran pestañas de las distintas funciones del sistema. Para acceder al registro de pólizas, nos colocaremos en la denominada “pólizas”. Bastará con dar click a la primera opción para que se despliegue la pestaña de edición de pólizas, oprimir el comando “Ctrl + P” o existe un botón en la pantalla principal que cumple con la misma función.
Pantalla de Creación, Modificación o Eliminación de Pólizas
En la parte superior izquierda, se encuentran las funciones esenciales para la gestión de pólizas:
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- Guardar: Permite guardar la información de la póliza.
- Nuevo: Guarda la información de la póliza actual y da paso a la pestaña de edición de una póliza nueva.
- Borrar: Elimina la información y la póliza actual.
- Restablecer: Restablece la información de la póliza desde la última vez que se guardó la información.
- Copiar: Permite copiar la información de la póliza actual a otra distinta.
- Imprimir: Ejecuta un reporte de la póliza para su impresión o para guardarlo en formato PDF o XLS.
- Guardar como pre póliza: Guarda la información de los movimientos realizados sin cantidades como pre póliza para ser utilizados en pólizas posteriores.
- Ejecutar pre póliza: Ejecuta alguna de las pólizas a selección de las que se han guardado como pre pólizas.
Además, el sistema integra funcionalidades avanzadas a través del Administrador de Documentos Digitales (ADD), fundamentales para el cumplimiento de la contabilidad electrónica:
- Asociar uno o más CFDI: Permite asociar un CFDI a la póliza del almacén de documentos digitales.
- Ver CFDI asociados: Permite ver los CFDI asociados a la póliza actual.
- Registrar control de IVA a partir de los CFDI: Ayuda al control de IVA acreditable de la póliza, para futuros reportes de IVA o de la declaración informativa de operaciones con terceros (DIOT). Solo se habilita si la empresa permite esta función en la parametrización posterior.
- Registrar causación de IVA a partir de los CFDI: Permite el control del IVA causado o trasladado de la póliza actual, para futuros reportes de IVA.
- Deshacer asociación con los CFDI: Deshace la asociación de los CFDI de la póliza actual.
- Asociar un archivo a la póliza: Permite anexar documentos que no son CFDI, como un pedimento o un contrato, a la póliza.
- Ver archivo: Permite ver archivos asociados a la póliza actual.
- Deshacer la asociación con el archivo: Deshace la asociación de los archivos de la póliza actual.
- Asociar comprobante extranjero: Permite asociar algún comprobante de origen extranjero.
- XML-Pólizas comprobantes: Permite el registro de póliza según el XML, que es un archivo con un lenguaje más apto para sistemas. Existe un XML por cada CFDI.
- Pago: Ayuda al control del flujo de efectivo o de la cuenta bancaria.
- Ayuda: Abre el módulo de capacitación, donde se puede encontrar información de procesos del paquete.
- Cerrar: Cierra la pestaña de edición de la póliza actual.
En la parte superior derecha se encuentran botones para el movimiento entre pólizas del periodo vigente y dos casillas importantes:
- Póliza de ajuste: Sirve para la identificación específica de la póliza como un ajuste.
- Sin afectar: Los movimientos de la póliza actual no afectarán la acumulación de cuentas y, por tanto, los estados financieros.
En la parte central se concentra la información detallada de la póliza. Aquí se coloca la fecha de la póliza, que puede o no tener una limitante dependiendo de si se manejan periodos abiertos en la empresa. Luego se especifica el tipo de póliza (Diario, Ingreso, Egreso, Orden), seguido del número de identificación de la póliza en el periodo actual, así como el concepto de la póliza, el cual será definido por el encargado de realizarla. Posteriormente, se muestran las partidas que conforman la póliza actual y su información correspondiente:
- Número de partida.
- Cuenta que afecta la partida.
- Nombre de cuenta de la partida según el catálogo de cuentas.
- Cargo o abono.
- Referencia del documento o comprobante de la póliza actual.
- Concepto de la póliza.
En la parte posterior se encuentra la sumatoria de las partidas de la póliza actual. En la parte inferior de la pantalla se encuentran cuatro pestañas adicionales:
- CFDI Relacionados: Enumera a manera de lista los CFDI asociados a la póliza actual y su información, incluyendo: Tipo de CFDI, Fecha del CFDI, Serie, folio, Forma de Pago, RFC del emisor o receptor, Razón social, Total del CFDI, Pago REP, Moneda, Tipo de cambio, Relacionado y el UUID (Folio fiscal), que es un código de identificación único del CFDI.
- Documentos bancarios: Permite ver los documentos generados por el mismo sistema para el control de cuentas bancarias.
- Asociar movimientos a proveedor: Permite ver los movimientos asociados a los proveedores del padrón de la empresa y el control de IVA para reportes fiscales.
- Desglose de IVA causado: Permite ver el control del IVA causado por la póliza actual.
Pantalla de Creación, Modificación o Eliminación de Movimientos de la Póliza
Al editar un movimiento o partida dentro de una póliza, se presentan las siguientes opciones en la parte superior:
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- Guardar: Permite guardar la información del movimiento.
- Nuevo: Guarda la información del movimiento actual y da paso a la pestaña de edición de un movimiento nuevo.
- Borrar: Elimina la información y el movimiento actual.
- Restablecer: Restablece la información del movimiento desde la última vez que se guardó.
- Anterior y Siguiente: Ayudan al desplazamiento del usuario entre los movimientos de la póliza actual.
Las funciones del Administrador de Documentos Digitales (ADD) específicas para movimientos incluyen:
- Asociar uno o más CFDI: Permite asociar un CFDI al movimiento de los asociados a la póliza.
- Ver CFDI asociados: Permite ver los CFDI asociados al movimiento actual.
- Deshacer asociación con los CFDI: Deshace la asociación de los CFDI del movimiento actual.
También se incluyen funciones de Ayuda para el módulo de capacitación y Cerrar la pestaña de edición del movimiento actual.
En la parte izquierda, si se ha anexado un CFDI, se muestra un pequeño resumen del mismo. En la parte derecha, se detallan los campos para el movimiento:
- Cuenta: Se ingresa la cuenta que afectará el movimiento, y debajo de ella aparecerá el nombre de la cuenta en el catálogo.
- Cargo o abono: Se inserta el monto del cargo o del abono. Existen dos herramientas para este importe: al presionar la tecla “C”, se abre una calculadora para insertar el importe; o al presionar la tecla “x”, permite observar y, si se desea, utilizar los importes del CFDI.
Posteriormente, se encuentra un campo para poder anexar una referencia al movimiento y el concepto del mismo. En la parte inferior se encuentran las sumatorias de los movimientos de las pólizas y se indica si existiera alguna diferencia entre los cargos y abonos de la póliza.
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Con CONTPAQi Contabiliza®, gestiona tu contabilidad de manera ágil y segura, transformando una tarea compleja en un proceso eficiente y estratégico. Este asistente contable ofrece capacidades avanzadas para la automatización y el control.
Entre sus características principales se incluyen:
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El costo de CONTPAQi Contabiliza® varía dependiendo del tamaño de tu empresa y las características adicionales que elijas.
Integración con CONTPAQi® Comercial Start/Pro
La correcta gestión de los tipos de póliza es fundamental para la integración entre diferentes sistemas CONTPAQi®. Los Tipos de póliza existen en ambos sistemas: CONTPAQi® Comercial Start/Pro y CONTPAQi® Contabilidad. En caso de querer trabajar con CONTPAQi® Contabilidad es necesario tener los mismos tipos de póliza en ambos sistemas, al no contar con la misma configuración se podrían remplazar pólizas por otras en CONTPAQi® Contabilidad.
CONTPAQi® Comercial Start/Pro muestra los tipos de póliza predefinidos por medio de una tabla y maneja un número clave para definir cada uno de estos tipos de póliza, el cual, viene representado al final del nombre del tipo de póliza.
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