La cancelación de facturas, o Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), es un proceso autorizado por la autoridad fiscal, el SAT. Tanto las personas físicas como las morales pueden efectuar una cancelación de factura ante diversas circunstancias. Es importante destacar que, aunque el CFDI de Traslado se refiere a una operación específica de transporte de bienes, sigue la misma estructura general que otros tipos de CFDI.
Marco Legal y Plazos para la Cancelación de CFDI
De acuerdo con el artículo 29-A fracción IX del Código Fiscal de la Federación (CFF), los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) sólo podrán cancelarse dentro del mismo ejercicio fiscal en que se expidan. Esto significa que los comprobantes emitidos en un ejercicio fiscal específico, como el 2021, solo podrían cancelarse hasta el 31 de diciembre de ese mismo año.
Sin embargo, en su edición vespertina, en el Diario Oficial de la Federación (DOF) del 27 de diciembre de 2021, se publicó la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) 2022. Esta RMF otorgó la facilidad de cancelar los comprobantes emitidos en el ejercicio 2021 hasta el 31 de enero de 2022, de conformidad con la siguiente regla:
- 2.7.1.47 Plazos para la cancelación de CFDI: Para los efectos del artículo 29-A, cuarto párrafo del CFF, la cancelación de los CFDI se podrá efectuar a más tardar el 31 de enero del año siguiente a su expedición. Lo anterior no es aplicable a los CFDI globales emitidos por las personas físicas que tributen en el Régimen Simplificado de Confianza.
El fundamento legal para estas disposiciones incluye el Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, las Reglas 2.7.1.38 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente y la Regla 2.7.1.39 de la TERCERA Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2021, cuarta Versión Anticipada.
El Artículo 29-A CFF, en su Cuarto Párrafo, establece que, salvo que las disposiciones fiscales prevean un plazo menor, los comprobantes fiscales digitales por Internet sólo podrán cancelarse en el ejercicio en el que se expidan y siempre que la persona a favor de quien se expidan acepte su cancelación.
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Principales Cambios en el Esquema de Cancelación de CFDI (a partir de 2022)
A partir del 01 de enero de 2022, es necesario señalar el motivo de la cancelación de los comprobantes. Esto se realiza conforme a un catálogo específico de motivos. Al seleccionar como motivo de cancelación la clave 01 “Comprobante emitido con errores con relación”, deberá relacionarse el folio fiscal del comprobante que sustituye al cancelado. Asimismo, se actualizaron los plazos para realizar la cancelación de CFDIs.
Los motivos de cancelación son los siguientes:
| Clave | Motivo de Cancelación |
|---|---|
| 01 | Comprobante emitido con errores con relación |
| 02 | Comprobantes emitidos con errores sin relación |
| 03 | No se llevó a cabo la operación |
Escenarios Comunes de Cancelación de CFDI
Escenario 1: CFDI Emitido con Errores con Relación
Configuración: El 18 de noviembre, el contribuyente Daniel Arzate emitió el CFDI “A” con folio fiscal 6X3930536-D4B4-40E1-B917-C42F806C5C1D. Al revisar el CFDI días después, se percata de que contiene un error en los conceptos, por lo cual debe cancelarla.
Procedimiento de cancelación:
- Se deberá emitir un nuevo CFDI (CFDI “B” con folio fiscal 3FC0666E-XB5D-4132-BB1F-41879A6FB5C2), que subsane el error cometido y sustituya al comprobante “A”. Este nuevo CFDI se relaciona en el nodo “CfdiRelacionados” con la clave “04” Sustitución de CFDI previos.
- Posteriormente, se deberá realizar la solicitud de la cancelación del CFDI “A” y es necesario indicar como motivo de cancelación la clave “01” Comprobantes emitidos con errores con relación. Adicionalmente, se registrará el folio fiscal del CFDI que la sustituye (factura “B”).
Escenario 2: CFDI Emitido con Errores sin Relación
Configuración: Domingo Rodríguez realizó la nómina el día 18 de octubre de 2021 y emitió los CFDIs con folio fiscal 9FE42A72-125X-11EC-9A25-055FA357C89F, registrando la información del receptor de forma incorrecta (se equivocó de empleado), por tal motivo requiere cancelarla.
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Procedimiento de cancelación:
- Domingo deberá realizar la solicitud de la cancelación del CFDI 9FE42A72-125X-11EC-9A25-055FA357C89F, registrando como motivo de cancelación la clave “02” Comprobantes emitidos con errores sin relación.
- Posteriormente, deberá emitir un nuevo CFDI con los datos correctos del receptor del comprobante.
Escenario 3: No se Llevó a Cabo la Operación
Configuración: Jesús Antonio Trino emitió un CFDI con folio fiscal 87AA3C57-6F5C-422B-A33C-43YYY7228DCA, que corresponde a un finiquito que se generó por error, ya que el empleado justificó las ausencias que tenía, por lo que será necesario cancelar el CFDI.
Procedimiento de cancelación: Jesús Antonio deberá solicitar la cancelación de la factura “A1” a través del servicio Cancela y recupera tus facturas, disponible en el Portal del SAT, o bien, a través de los servicios de un PAC (Proveedor de Certificación Autorizado), registrando como motivo de cancelación la clave “03” No se llevó a cabo la operación.
Nuevo Esquema de Cancelación en CONTPAQi® Nóminas
CONTPAQi® Nóminas ha incorporado mejoras en el proceso de cancelación de recibos electrónicos. A partir de esta versión, se actualizan los íconos y textos en la ventana del proceso de Cancelación de recibos electrónicos, así como en los Parámetros de búsqueda, permitiendo seleccionar un motivo de cancelación.
Al ingresar al menú Procesos, en la opción Cancelación de recibos electrónicos, se visualizará la ventana del proceso de cancelación con las nuevas mejoras que CONTPAQi® Nóminas ofrece, en base a la nueva reforma fiscal 2022. También se incluyen nuevos campos en los parámetros de búsqueda para mostrar la información de forma más precisa.
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Mejoras en los Parámetros de Búsqueda
Ahora es posible filtrar los CFDI de nómina en base al estado que tengan.
Mejoras en la Ventana de Cancelación de Recibos Electrónicos
Las opciones de cancelación se presentan de la siguiente manera:
- Cancelar con relación: Al elegir esta opción, primero será necesario que se realice la corrección en el sobre-recibo correspondiente al CFDI que se va a cancelar, ya que durante el proceso de Cancelación se timbrará uno nuevo con las correcciones aplicadas. El motivo de cancelación que se enviará al SAT será el 01 - Comprobante emitido con errores con relación, además de indicarle como folio de sustitución el nuevo UUID que se timbró.
- Cancelar sin relación: Al realizar una cancelación sin relación, se mostrará un nuevo campo, Motivo de cancelación. En este campo se visualizarán las opciones 02 y 03 en base al catálogo de motivos de cancelación, que deberás seleccionar para continuar con la cancelación de tus CFDIs.
- Nota: El motivo de cancelación 02 y 03 estarán disponibles para cancelación de finiquitos en periodo vigente. El motivo de cancelación 02 sólo estará disponible en periodos autorizados.
La ventana también incluye nuevas columnas informativas:
- Columna Versión: Visualizarás la versión del Anexo 20 con la que fueron timbrados los XMLs.
- Columna Motivo Cancelación: Muestra el motivo por el cual fue cancelado el documento (las cancelaciones previas a esta versión no tienen motivo de cancelación). Si la cancelación es sin relación el motivo es 02 o 03; si la cancelación es con relación el motivo es 01.
- Columna CFDI Relacionado: Se visualizará el UUID que hace referencia al CFDI cancelado.
Cancelación Administrativa y Sustitución de Complementos de Pago
La cancelación administrativa es un paso crucial en el nuevo esquema de cancelación del SAT, especialmente para el motivo 01 de cancelación, donde primero se debe realizar la factura que va a sustituir la incorrecta. Esto se convierte en un problema para poder sustituir los complementos de pago, ya que al timbrar un pago, este se registra tanto a nivel SAT como a nivel sistema, afectando cuentas por pagar y el timbre del pago.
Por lo tanto, al generar un nuevo pago, no se encontrará la factura para saldarla y asociarla. Es por ello que primero deberás cancelarla en el sistema, sin cancelarla en el SAT. De esta manera, el folio quedará vigente ante el SAT, pero cancelado en el sistema.
Para generar un complemento de pago nuevo, donde se sustituye uno anterior, se deben seguir los siguientes pasos:
- No se debe olvidar relacionar la factura que se está sustituyendo en el botón «Relacionar CFDI».
- Al dar clic en el botón «Relacionar CFDI», aparecerá un recuadro. Deberás dar clic en el botón F3 para que aparezcan los diferentes tipos de relación de CFDI.
- Deberás elegir, con un clic, la relación tipo: 04 - Sustitución de los CFDI previos.
- Luego, darás clic en Agregar documento. Aquí es donde buscarás el complemento de pago que se está sustituyendo. Por ejemplo, si es el REP-4.
- Aparecerá un listado de todos los complementos de pago timbrados a ese cliente.
Un ejemplo de los datos en el nuevo complemento podría ser: Serie: REP, Folio: 5, Factura pagada: F-1.
Cancelación y Corrección de Finiquitos en CONTPAQi® Nóminas
Si se timbró un finiquito y ahora se necesita agregar o corregir algo, y el CFDI ya se emitió, el proceso es el siguiente:
- Ve a Procesos → Finiquito → Deshacer Baja/Finiquito.
- Desde Emisión de recibos, busca el CFDI del finiquito y da clic en Cancelar recibo.
- Ingresa de nuevo a Finiquito. Ajusta lo que sea necesario: vacaciones, bonos, días, etc.
Este procedimiento puede ahorrar tiempo, evitar errores y aclaraciones innecesarias en el manejo de la nómina y el timbrado.