Emitir una factura electrónica no es solo un trámite administrativo. Cada Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) debe cumplir con una serie de requisitos técnicos y fiscales para ser válido ante la autoridad fiscal. La facturación electrónica tiene como objetivo facilitar el proceso de realizar las comprobaciones fiscales frente a la entidad correspondiente, por lo que es elemental que se cumplan ciertos criterios para poder facturar electrónicamente. Si el comprobante no reúne estos elementos, puede ser rechazado, no ser deducible para el receptor o incluso generar sanciones para el emisor.
Una factura electrónica o un comprobante fiscal digital (CFD) es el documento que expides al vender un bien, prestar un servicio o rentar algún bien inmueble.
Requisitos Generales del Contribuyente para la Facturación Electrónica
El Sistema de Administración Tributaria (SAT) dispuso que a partir de 2011 la facturación electrónica es obligatoria para todos los contribuyentes que tienen ingresos superiores a los cuatro millones de pesos anuales. Para la correcta emisión de documentos de comprobación fiscal, los contribuyentes deben cumplir con elementos básicos:
- Deberás de estar dado de alta en hacienda o en la entidad tributaria pertinente de tu país. Este deberá hacerse sin distinción de personas naturales o jurídicas, además de que tendrá que contar con el comprobante del registro de la inscripción al sistema del registro del contribuyente.
- Independientemente de la entidad donde nos encontremos, el sistema de hacienda o de administración tributaria solicita una firma electrónica con la cual el sistema verifica al contribuyente para poder realizar dichas operaciones en el portal. La firma electrónica avanzada o FIEL es un requisito para poder facturar digitalmente. Como lo dice su nombre, es tu firma, y es muy importante contar con este documento que acredita tu identidad.
- Para las personas que sean clasificadas como personas jurídicas, se les solicitará que cuenten con un Certificado del sello digital emitido por la administración de tu entidad. Los sellos digitales son cadenas de caracteres y números, que funcionan como un código de seguridad único dentro del comprobante digital. Es decir, las facturas digitales que expides tienen un número que las identifica, y esto sirve para evitar el plagio de comprobantes fiscales, así como brindarte mayor seguridad al hacer tu contabilidad.
Requisitos del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)
A continuación, se detallan los requisitos oficiales que deben cumplir las facturas electrónicas, de acuerdo con lo publicado por el SAT. Toda factura electrónica válida debe incluir los siguientes datos:
- Clave del RFC del emisor.
- Régimen fiscal del emisor: El régimen en que tributa el emisor conforme a la Ley del ISR.
- Domicilio fiscal del establecimiento: En caso de tener más de un local, se debe señalar el domicilio desde donde se expide la factura.
- Número de folio asignado por el SAT y el sello digital del SAT.
- Sello digital del contribuyente que expide el CFDI.
- Lugar y fecha de expedición del comprobante.
- RFC del receptor de la factura.
- Nombre, denominación o razón social del receptor.
- Régimen fiscal del receptor.
- Código postal del domicilio fiscal del receptor.
- Uso del comprobante: El uso que el receptor dará al CFDI.
- Cantidad, unidad de medida y descripción de los bienes, mercancías o servicios amparados.
- Valor unitario en número.
- Importe total en número o en letra.
- Forma de pago: Debe indicarse cómo se realizó el pago (efectivo, transferencia, cheque, tarjeta de débito o crédito, monedero electrónico autorizado por el SAT).
- Indicación de pago: Señalamiento expreso de si el pago se realiza en una sola exhibición o en parcialidades.
- Desglose de impuestos trasladados: Montos trasladados por tasa de impuesto y, en su caso, los impuestos retenidos.
- Número y fecha del documento aduanero: Solo en el caso de ventas de primera mano de mercancías de importación.
Además de los requisitos anteriores, el comprobante debe incluir:
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- Fecha y hora de certificación.
- Número de serie del certificado digital del SAT utilizado para el sellado.
Requisitos en la Representación Impresa del CFDI
Cuando se genera la representación impresa de la factura electrónica (por ejemplo, cuando se entrega al cliente en físico o en PDF), debe incluir lo siguiente, conforme a la Resolución Miscelánea Fiscal vigente:
- Código de barras o número de folio fiscal del comprobante.
- Número de serie del CSD del emisor y del SAT.
- La leyenda: “Este documento es una representación impresa de un CFDI”.
- Fecha y hora de emisión y certificación.
- Cadena original del complemento de certificación digital del SAT.
Proceso para Emitir Facturas Electrónicas
El hecho de poder facturar electrónicamente brinda a tu organización más formalidad frente a los clientes potenciales y ya establecidos, además de asegurar de que el trámite que realicen contigo está normado y siendo transparente. Este procedimiento es importante cuando se trata de llevar el control de tus operaciones económicas. Para comenzar a implementar este proceso en tu organización o dentro de tus actividades económicas tendrás que hacer lo siguiente:
- Darte de alta en la organización correspondiente a hacienda o al servicio de administración tributaria.
- Crear y administrar tu firma electrónica, la cual te identifica como la persona fiscal que llevará a cabo el procedimiento.
- Contar con un Certificado de sello digital, este mismo será de utilidad para poder firmar o sellar las facturas emitidas, además de que se garantizará el origen de las facturas.
- Certificación de tus facturas que podrás hacer de la mano de tu sistema tributario o la organización de hacienda.
Al completar el proceso hasta este punto, el SAT te generará un archivo de extensión .xml. Cuando recibas ese archivo, tienes dos alternativas. Primera, que acudas de nuevo al SAT para que te asignen folio y sello electrónicos. Una vez finalizado el proceso, ya puedes expedir facturas electrónicas a tus clientes. Para cualquier pregunta sobre el trámite o el uso de las facturas electrónicas, acude al SAT.
Importancia de Cumplir con los Requisitos
Cumplir con estos elementos no es opcional. Es fundamental asegurarse de emitir facturas correctamente estructuradas. Una factura electrónica que no cumpla con los requisitos:
- Puede no ser deducible para el receptor.
- Puede ser rechazada por el SAT en una revisión.
- Puede ser motivo de sanciones para el emisor.
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