Como Contadores Públicos, el Excel es una de las herramientas que más utilizamos. En este artículo, exploraremos cómo generar archivos XML de Contabilidad Electrónica desde Excel, una solución práctica y eficiente para cumplir con los requerimientos del SAT.
Problemática al Generar Archivos XML
Los Contadores Públicos a menudo enfrentan dificultades para generar los archivos XML solicitados por el SAT para el Catálogo de Cuentas y la Balanza de Comprobación. A veces, el sistema administrativo y contable que utilizamos no cuenta con las herramientas necesarias para generar los archivos XML que exige el SAT. El mismo caso ocurre con los ERP´s que utilizamos, que no cuentan con estos módulos especializados para generar este tipo de información.
Necesitamos algo fácil de utilizar que esté en una herramienta que la mayoría de los contadores está acostumbrado a utilizar: EXCEL; sencillo de manipular la información y realizar cálculos. Excel nos ayuda para todo lo que tenga que ver con análisis y cálculos de datos.
Solución: Convertidor de Excel a XML
Afortunadamente, existen herramientas que facilitan la conversión de archivos Excel a formato XML, cumpliendo con los estándares del SAT.
Herramientas Disponibles
- Software especializado: Existen programas diseñados para generar archivos XML de la Contabilidad Electrónica versión 1.3 desde Excel.
- Herramienta del SAT: El SAT ofrece un convertidor de Excel a XML que permite capturar la información contable en Excel y transformarla al formato requerido.
Convertidor de Excel a XML del SAT
Con la herramienta electrónica “convertidor de Excel a XML” (convertidor) dada a conocer por el SAT en su página en Internet, los contribuyentes personas físicas y morales obligados a enviar por medios electrónicos su contabilidad, pueden capturar en el programa Excel la información que deben enviar a la autoridad (archivos XML, de su catálogo de pólizas, balanza y pólizas cuando la autoridad las requieran).
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Dicho software permite cumplir los requerimientos informáticos de los archivos, apegándose a la estructura señalada en el Anexo 24, de la RMISC publicado el 5 de enero de 2015 en el DOF, pero el contenido de estos solo es responsabilidad del contribuyente, por lo que deberá estar a lo previsto en la regla 2.8.1.4., de la RMISC para cada archivo conforme a lo siguiente:
- Catálogo de cuentas: A cada cuenta de nivel mayor o subcuenta de primer nivel, se le agregará el código agrupador de cuentas del SAT contenido en el apartado B, del anexo 24 de la RMISC, para lo que se atenderá a la naturaleza y preponderancia de la cuenta o subcuenta.
- Quienes en su catálogo de cuentas generen únicamente cuentas de nivel mayor, el código agrupador se asociará a nivel de subcuenta de primer nivel.
- Es imprescindible realizar una captura y clasificación correcta de las cuentas del catálogo, pues este será la base para obtener la descripción en la balanza de comprobación.
- Balanza: Deben incluirse de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital y cuentas de orden los: saldos iniciales movimientos del periodo y saldos finales
Los saldos de las cuentas deben permitir identificar los impuestos: por cobrar y pagar trasladados efectivamente cobrados acreditables efectivamente pagados Las cuentas de ingresos deben distinguir las distintas tasas, cuotas y las actividades por las que no se deba pagar el impuesto.La balanza de cierre del ejercicio incluirá la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren.
Descargar el Convertidor del SAT
El archivo del convertidor, así como sus manuales de instalación y usuario pueden obtenerse en la siguiente dirección electrónica.
Para descargar el archivo se presentan dos opciones:
- Componente básico: Requiere conexión a Internet para concluir la instalación.
- Componente completo: Incluye todos los prerrequisitos y no necesita conexión a Internet para instalarse.
Pasos para Utilizar el Convertidor del SAT
- Una vez instalada la herramienta, se abre Excel y se selecciona el complemento “Contabilidad Electrónica”.
- Se pulsa el botón “Abrir Plantilla”.
- En el campo “Nombre” se introduce la plantilla que se va a crear y posteriormente se guarda.
- Con ello se muestra el libro con las distintas hojas donde se pueden capturar: Catálogo Balanza Póliza, atendiendo a la operación se complementará su información con alguno(s) de los siguientes registros:
- Transacción (obligatorio)
- Compra nacional
- Otra compra nacional
- Compra extranjera
- Cheque
- Transferencia
- Otro método de pago
- Auxiliar cuentas Detalla aux
- Auxiliar folios
- Comprobante nacional
- Otro comprobante nacional
- Comprobante extranjero
Captura de Datos: Catálogo de Cuentas
- En la hoja para capturar la información de la plantilla “Catálogo de cuentas”, primero se ingresa el RFC del contribuyente, mes al que corresponde y el año. Pueden generarse archivos a partir de enero 2015 y hasta el mes inmediato anterior al presente.
- En su apartado número dos, se comenzará a introducir los datos del catálogo del contribuyente.
- Para agregar más filas basta con activar la celda inmediata posterior de la última cuenta capturada y pulsar el botón “Insertar fila”.
Los campos en color blanco son campos “opcionales”. Los campos que se presentan en rojo son campos “requeridos”, que cambian a color azul una vez que se han requisitado correctamente.
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Para eliminar un registro, se selecciona y se da un clic en el botón “eliminar fila”.Una vez capturado el catálogo, podrán vaciarse los datos de la balanza del contribuyente para el mismo periodo.
Captura de Datos: Balanza de Comprobación
Podrán agregarse o eliminarse filas siguiendo el mismo procedimiento que para el catálogo de cuentas.
La columna “Cuenta contable”, muestra un menú desplegable de las cuentas que se capturaron en el catálogo, por lo que cualquier dato que no se encuentre en este será rechazado por el sistema.
A pesar de ser un libro de “Excel”, no se permiten realizar operaciones en las celdas de saldos, por lo que todos los valores deben ser capturados.Deben incluirse todas y cada una de las cuentas con sus saldos y movimientos.
Captura de Datos: Pólizas
Es necesario contar con los datos cargados del catálogo de cuentas para poder capturar las pólizas.
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La hoja de “Póliza” contiene nodos (hojas) que se asocian a ella. Son obligatorias: “Póliza” y “Transacción”, pues si no se capturan estas, no será posible generar el archivo XML.
Las demás hojas opcionales son: Compra nacional, otra compra nacional, compra extranjera, cheque, transferencia, otro método pago. Si se requisitan algunas de las hojas opcionales, deberán capturarse por lo menos los campos obligatorios marcados en color rojo.
Ejemplo: Compras
El 1 de abril se adquieren 30,000 pzas. de barras de aluminio para la elaboración de ollas, al proveedor “Laminados del Norte, S.A. de C.V.”, con un costo unitario de $2.00 más IVA. Operación amparada con el CFDI con folio fiscal 65489544-8D7A-4CFF-9862-4A6A1B8551F3, y pagada mediante transferencia electrónica de fondos en la misma fecha.
Esta operación se reporta de la siguiente forma:
El número único de identificación es asignado por cada contribuyente de acuerdo con sus controles.
El sistema tomará la información que se introduzca en el campo “Núm. Único de Identificación”, para armar la información del combo que podrá visualizarse en la plantilla “Transacción” de la columna “Número de póliza”.
Tipos de Solicitud
Las claves del tipo de solicitud son las siguientes:
| Tipo de Solicitud | Clave |
|---|---|
| Acto de Fiscalización | AF |
| Fiscalización Compulsa | FC |
| Devolución | DE |
| Compensación | CO |
En la hoja “Transacción” se indicarán las cuentas que se afectan según la operación contenida en la póliza relacionada. Se agrega una fila para capturar cada cuenta.
En la plantilla “Compra nacional”, se relacionará el CFDI y RFC del proveedor relacionados con la transacción.
Primero deben capturarse los números de pólizas e...
Consideraciones Adicionales
Es fundamental recordar que el contenido de los archivos XML es responsabilidad del contribuyente. Por lo tanto, es crucial asegurar que la información capturada en Excel sea precisa y cumpla con las regulaciones fiscales vigentes.
Si bien los que utilizan Mis Cuentas no tendrán tanto problema, el resto de los mortales estaremos obligados a enviar de manera continua archivos en formato XML cumplimentando con los requisitos del fisco. Por esta razón, como sabemos que muchos llevan su contabilidad en Excel, es fundamental conocer de qué manera convertir un archivo Excel a XML para poder ser entregado ante el SAT.
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