La contabilidad es una disciplina antigua que en las culturas egipcia y romana se utilizaba para registrar el intercambio comercial llevado a cabo en aquella época. Desde entonces, ha acompañado a las personas dedicadas al comercio, quienes se vieron obligadas a llevar registros y controles de las operaciones de compra-venta que realizaban.
En detalle, la contabilidad es un sistema que permite procesar los datos relativos a todas las transacciones comerciales y las obligaciones expresadas en términos financieros en una empresa. Esta información se documenta según el principio de continuidad y archivo, es decir, desde el registro de una nueva empresa hasta su completa liquidación, en cumplimiento de la normativa vigente.
Definición de Contabilidad y sus Ramas
No es exageración decir que la contabilidad es una de las operaciones básicas de nuestro complejo sistema económico; de hecho, es la operación que describe y registra las transacciones en los comercios, en las industrias y en las personas que prestan servicios. La contabilidad es un término que describe el proceso de consolidación de la información financiera de una empresa para que sea clara y comprensible para todas las partes interesadas, incluyendo los accionistas.
La contabilidad es una disciplina que se ocupa de estudiar y realizar mediciones sobre las finanzas y patrimonios de los individuos o las empresas para conocer el estado de las cuentas y así disponer mejor del dinero, planear inversiones, comprar, entre otras operaciones. Asimismo, se encarga de que las personas y los propietarios de las empresas cumplan en tiempo y forma con el pago de sus respectivos impuestos.
Por medio de la contabilidad, los contadores se encargan de registrar, en documentos destinados para tal efecto, todas las actividades económicas que lleva a cabo una empresa, negocio o persona. Por esta razón, dicha área del conocimiento existe entre aquellos que están relacionados con la comunidad comercial, aunque muchos de quienes estudian Contaduría egresan para administrar negocios propios y no para servir a terceros.
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Pero finalmente, aunque no tengan la profesión de contador, en el empresariado o en el administrador de un negocio, aunque sea pequeño, existe un interés por los métodos y técnicas de la contabilidad, la cual sirve para emitir informes que se interpreten y coadyuven en soluciones adecuadas, por lo que se hace patente la importancia de contar con buenas bases de contabilidad.
La contabilidad se remonta desde tiempos antiguos, cuando el hombre se vio obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida. Se ha demostrado, por medio de diversos historiadores, que en épocas de las culturas egipcia o romana se empleaban técnicas contables derivadas del intercambio comercial.
La literatura contable data de 1494, año en el cual fue publicada la obra La Summa de Artitmetica, Geometría Proportioniet Proportio-nalita, del franciscano Fray Luca Paccioli, en la que se considera el concepto partida doble por primera vez.
El sistema de partida doble se sustenta en una interpretación del Principio Universal de la Causalidad o "Ley de la Causalidad" (que es la ley que se origina en la teoría de que a toda causa sigue un efecto). De acuerdo con la teoría de la relación de la causa y efecto, la partida doble se debe considerar como la causa y el efecto que produce cada operación comercial por sencilla que esta sea, para llevar en forma controlada y ordenada las operaciones de compra-venta al contado, compra-venta a crédito, cobro de adeudos a nuestro favor, pago de adeudos a nuestro cargo, obtención de utilidades y gastos necesarios propios de la operación.
Por ello se requiere llevar una contabilidad que tiene diferentes ramas; la principal es la contabilidad financiera, la cual se centra en la preparación de la información necesaria para la toma de decisiones mediante los reportes financieros conocidos como Balance General (o Estado de Situación Financiera) y Estado de Resultado Integral. Existe también la llamada contabilidad fiscal, requerida por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público mediante normas y leyes fiscales para la presentación de declaraciones y realizar el pago de impuestos.
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Objetivos de la Contabilidad
Los objetivos de la contabilidad son elaborar cuentas que se ajusten de la mejor manera posible a la realidad del negocio, informando sobre su situación económica y financiera, sus resultados y los motivos de estos. La contabilidad proporciona una imagen completa de la dinámica de funcionamiento de una organización y datos sobre sus activos. Estos datos no solo son necesarios para exponer los hechos y realizar informes fiscales, sino que también pueden utilizarse para realizar proyecciones de futuro.
Sobre esta base, la contabilidad ayuda a cumplir los siguientes objetivos de un gerente de empresa y de un propietario:
- Determinar las reservas de todo tipo de los activos inmobiliarios de la empresa para mantener su sólida posición financiera.
- Presentación periódica y actualizada de información económica imparcial, estructurada y precisa a la dirección.
- Minimización de los riesgos que pueden conducir a un resultado negativo de las actividades empresariales.
- La ejecución de una función de control (tanto por parte del Estado como de otros contratistas externos).
Como los intereses de los usuarios interesados son diferentes, los datos contables no pueden satisfacer a cada parte en su totalidad. La información generada en la contabilidad para los usuarios externos satisface parcialmente las necesidades que son comunes a todos los usuarios.
Las decisiones que deben tomar todos los usuarios interesados requerirán una evaluación de la capacidad de la organización para reproducir el efectivo y otros activos de este tipo, así como la cantidad y la regularidad de su recepción. Esto dará lugar a una evaluación significativa de la capacidad de la empresa para realizar pagos al gobierno, los empleados, los inversores, los proveedores, los prestamistas y los contratistas.
El objetivo de la contabilidad con respecto a los usuarios internos es proporcionar una imagen completa a los directivos para ayudarles a tomar buenas decisiones de gestión. También es de interés para la dirección proporcionar información a los usuarios externos para el control, el análisis y la planificación adecuada. Se entiende que la información para los usuarios externos se deriva, entre otras cosas, de la información para los usuarios internos relativa al rendimiento financiero, la situación financiera de la entidad y los cambios en la misma.
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Conceptos Básicos de Contabilidad
A fin de cumplir con los principales objetivos de la contabilidad se requiere un conjunto de técnicas y métodos que, en conjunto, constituyen un método contable. El método comprende una serie de elementos importantes entre los que se destacan:
- Las cuentas contables como una forma eficaz de agrupar los pasivos, los activos y las transacciones corrientes.
- La documentación, es un registro minucioso por escrito de toda la actividad económica realizada, que da fuerza legal a los datos registrados en la contabilidad.
- La valoración es una forma eficaz de expresar el efectivo y sus fuentes en términos monetarios.
- El inventario, una comprobación periódica de los bienes registrados en el balance de la organización, que se lleva a cabo mediante el pesaje, la descripción, el recuento, la conciliación, la valoración de los activos identificados y la posterior comparación de los resultados con los datos contables.
- El balance es una de las principales fuentes de información, así como una forma de agrupar económicamente los diferentes activos de la organización en función de las fuentes de formación, la composición, la asignación, expresada en equivalente monetario y elaborada a partir de una determinada fecha o período de tiempo.
- La contabilidad es un grupo de indicadores contables, que se reflejan en forma de cuadros y caracterizan el movimiento continuo de los pasivos, los activos y la posición financiera durante un determinado período de tiempo.
- El cálculo se refiere al costo de una unidad de cualquier producto, trabajo o servicio expresado en equivalente monetario, es decir, el cálculo del costo de producción.
Aquí te traemos 15 conceptos de contabilidad que, si no conoces, vale la pena que te tomes unos minutos para estudiarlos. Estos términos de contabilidad son esenciales para cualquier empresario que desee tener conocimientos básicos de contabilidad y entender la salud financiera de su negocio.
15 Conceptos Clave de Contabilidad
- Activo Contable: Se le denomina ‘’activo’’ a todo aquello que posee una empresa o en lo que invierte. Se trata de los bienes y derechos de recursos controlados económicamente por la empresa, resultantes de procesos de los que se espera sacar beneficios económicos. Dentro de este concepto de contabilidad, podemos encontrar dos grupos:
- Activo no corriente o fijo: Es el tipo de bien que no puede transformarse a corto plazo y permanece durante un periodo de tiempo superior a un ejercicio económico en el balance de la empresa, por ejemplo, las instalaciones de la empresa, maquinaria, local, mobiliario, entre otros.
- Activo corriente o circulante: Es el tipo de bien que permanece de forma temporal en la empresa. Podría transformarse en un tiempo inferior a un ejercicio económico en el balance de la empresa en un plazo inferior a un año, por ejemplo, clientes pendientes de cobro, tesorería, existencias, etcétera.
- Pasivo Contable: Hace referencia a todas las deudas y resto de obligaciones financieras que soporta la empresa y le sirve para pagar su activo. Se trata de una deuda adquirida con cualquier administración pública, deuda con un socio de la empresa o un préstamo de banco: El pasivo puede dividirse en:
- Pasivo No Corriente o deudas a largo plazo: Son aquellas deudas con terceros exigibles, como bancos u otros acreedores, por un plazo superior a un año.
- Pasivo Corriente o deudas a corto plazo: Son las deudas con terceros exigibles por un periodo de tiempo inferior a un año.
- Patrimonio Neto: Son los recursos propios de una empresa que constituyen su financiación, representando el valor total de la empresa procedente de beneficios económicos generados por aportaciones de socios, reservas de la empresa o resultados de ejercicios contables.
- Cuentas Anuales: Las cuentas anuales o estados financieros recopilan una serie de documentos con la información contable de la empresa. En estos documentos se plasman todas las actividades económicas que la empresa realiza durante un periodo determinado, determinando si su estructura es rentable o no. Las cuentas anuales, las cuales deben de ser presentadas de manera obligatoria al Registro Mercantil, están formadas por: el balance de la situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.
- Balance General o Balance de situación: El balance de situación es el documento que contiene la información pormenorizada de los activos, pasivos y el patrimonio neto que determina la situación de la empresa, en un momento determinado. El balance de situación forma parte de las Cuentas Anuales que han de presentar las empresas.
- Cuentas de resultados: Documento que compara los ingresos de la empresa con los costes de la misma, es decir un documento que resume los ingresos y gastos según los ejercicios contables.
- Ingresos: Son la entrada de recursos que generan incrementos de patrimonio.
- Gastos: Salida de recursos que disminuyen el activo o aumentan el pasivo.
- Memoria: Se trata de una serie de documentos de obligada presentación que debe realizarse en un plazo de tres meses desde el cierre. Su función es ampliar, completar, comentar y realizar todo tipo de aclaraciones sobre pérdidas y ganancias (balance de situación), y debe ser presentada y elaborada de manera conjunta con las cuentas anuales.
- Estados contables: Conjunto de documentos elaborados de forma periódica que ofrecen información sobre la situación contable, patrimonial y financiera de la empresa para entender el funcionamiento económico-financiero de una empresa.
- Libro Diario: Se trata del documento que registra todas las operaciones económicas que ejecuta la empresa de manera cronológica. El libro diario, obligatorio para toda sociedad mercantil conforme al Código de Comercio y al plan general contable, debe de presentarse en el Registro Mercantil.
- Libro Mayor: El libro mayor es un resumen de todas las cuentas contables y operaciones económicas realizadas por la empresa de forma cronológica. Existe un libro mayor por cada cuenta contable que hemos utilizado en nuestra contabilidad.
- Fondo de maniobra: Muestra el grado de salud financiera de la empresa, constituyéndose como el conjunto de recursos que se requieren a largo plazo para el desarrollo y mantenimiento diario de la actividad económica y control de la liquidez de la empresa.
- Provisión: Se trata de pasivos de la empresa que no son conocidos a priori y que se producen por disposición legal, contractual o por una obligación implícita o tácita. Está relacionado con retribuciones y prestaciones de personal, impuestos, operaciones comerciales, retiro y otros conceptos establecidos en el Plan General Contable.
- Ratio de solvencia y liquidez: El ratio de solvencia es la capacidad de una empresa para hacer frente a sus obligaciones financieras, es decir, a sus deudas. Ésta dependerá de los activos. Mientras que el ratio de liquidez se traduce en la capacidad de un activo de convertirse en dinero en el corto plazo sin necesidad de reducir el precio, siendo la velocidad con que un activo se puede vender o intercambiar por otro activo. Generalmente, a mayor liquidez mayor solvencia.
Quién puede llevar la contabilidad
En la empresa existe un puesto de jefe de contabilidad, que se considera muy importante y serio. Ahora bien, es posible que una empresa pequeña no cuente con un contable, en cuyo caso estas funciones pueden ser realizadas por:
- Un contable común, no necesariamente el jefe de contabilidad
- Un director general cuando la empresa no tiene un contable
- Un tercero especializado, o lo que es lo mismo, la externalización
Importancia de los conceptos contables para los empresarios
Conocer estos conceptos básicos de contabilidad es fundamental para cualquier empresario. Permiten entender mejor la actividad económica de la empresa, los cambios en el patrimonio y la salud financiera general del negocio. También son cruciales para cumplir con el plan general de contabilidad y las obligaciones fiscales.
El conocimiento de términos de contabilidad como pasivos corrientes, ejercicios contables, y registros contables, ayuda a los empresarios a tomar decisiones informadas, gestionar mejor los gastos e ingresos, y mantener una visión clara de las operaciones económicas de la empresa. Además, un buen entendimiento de los sistemas de registro contable y los documentos contables, como las cuentas anuales y la memoria, es esencial para la transparencia y la credibilidad ante terceros.
Para garantizar el éxito de tu empresa a largo plazo, es fundamental mantener sus libros contables actualizados. Como autónomo o empresario, se sabe que la contabilidad es fundamental para el buen funcionamiento de un negocio, tanto a nivel operativo como legal, siendo el sistema de control y registro de todos los ingresos y operaciones económicas que se producen dentro de una empresa o entidad.
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Estos sistemas les ahorran tiempo a los contadores con procesos de contabilidad que hacen el trabajo más sencillo. Muchas veces los empresarios están tan ocupados viendo la operación, que posiblemente no tengan el tiempo de dedicarse exhaustivamente a la contabilidad de su negocio; sin embargo, es esencial que conozcan los conceptos básicos de contabilidad de algo tan importante como el manejo de su empresa. La toma de importantes decisiones, el cumplimiento de obligaciones fiscales y la cultura empresarial en general, son situaciones en las que todo emprendedor o dueño debe meter las manos tarde o temprano y su reacción ante cada una de ellas es su carta de presentación ante terceros.
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