Creación y Gestión de Pólizas en Aspel

La correcta gestión de las pólizas contables es fundamental para cualquier empresa, ya que permite mantener un registro ordenado y preciso de todas las operaciones financieras. Aspel ofrece herramientas robustas para crear y administrar diferentes tipos de pólizas, desde conceptos básicos hasta pólizas dinámicas que automatizan procesos complejos. Este proceso es necesario para llevar un control claro de tus movimientos y asegurar que la información contable sea correcta.

Definición y Creación de Conceptos de Pólizas

Crear o dar de alta conceptos de pólizas te permite definir descripciones predeterminadas para registrar tus operaciones contables de forma más ágil y ordenada. Este proceso es útil para mantener consistencia en la captura de información y facilitar la identificación de cada movimiento. Lo realizas cuando comienzas a configurar tu sistema o necesitas estandarizar los registros de tus pólizas.

Pasos para dar de alta conceptos de pólizas:

1. Para dar de alta los conceptos de pólizas, ingresa a Cuentas y pólizas, haz clic en Conceptos de pólizas y selecciona el ícono Agregar.
2. El sistema muestra una ventana donde capturas la siguiente información:
   • Número de concepto: el sistema lo asigna automáticamente. No lo modifiques.
   • Nombre o descripción: escribe una frase breve que identifique el uso del concepto.

Elaboración de Pólizas Contables Generales

Elaborar o dar de alta una póliza contable te permite registrar de forma ordenada cada operación financiera de tu empresa. Lo realizas cada vez que necesitas capturar transacciones como ingresos, egresos o ajustes dentro del sistema.

Proceso para elaborar o dar de alta una póliza:

1. Para elaborar o dar de alta una póliza, ingresa a Cuentas y pólizas, dirígete a Pólizas y haz clic en Agregar.
2. El sistema muestra una ventana donde debes capturar la información necesaria para la póliza.
3. En la sección de Partidas, captura los datos:
   • No. Cuenta: indica la cuenta que se afectará. Presiona F2 para seleccionarla.
   • Depto. / Centro de costos / Proyectos: indica el origen del movimiento, si estos campos están activos.
   • Concepto del movimiento: captura la descripción del movimiento. El sistema puede sugerir la del campo Concepto.
   • T. Cambio: el sistema propone el tipo de cambio según el histórico; si no existe, utiliza el último registrado o el valor 1.
   • Debe: indica la cantidad que se cargará a la cuenta. El campo acepta hasta 15 números entre enteros y decimales.
   • Haber: captura el importe que se abonará a la cuenta. El campo acepta hasta 15 números entre enteros y decimales.
4. En la sección de datos informativos, consulta:
   • No. de partidas: indica el total de registros capturados.
   • Nombre: al seleccionar un registro, muestra el nombre del concepto.
   • Moneda: indica la moneda utilizada en la cuenta.

Pólizas Dinámicas: Automatización Contable

Una póliza dinámica, en el contexto de la gestión empresarial y contabilidad, se refiere a una póliza contable que se configura para que pueda aplicarse automáticamente a múltiples transacciones o eventos, en función de ciertas condiciones o criterios establecidos previamente. La ventaja de utilizar pólizas dinámicas es que ayudan a reducir errores, agilizar el proceso contable y mantener la consistencia en los registros financieros. Sin embargo, es fundamental establecer correctamente las condiciones y criterios para asegurarse de que las pólizas dinámicas se apliquen de manera precisa y adecuada a cada situación.

Elaborar o dar de alta una póliza dinámica te permite automatizar el registro de operaciones contables mediante configuraciones predefinidas. Este proceso es útil para agilizar la captura, reducir errores y mantener consistencia en tus registros. Lo realizas cuando necesitas registrar operaciones recurrentes o estandarizar la forma en que se generan tus pólizas dentro del sistema.

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Pasos para dar de alta una póliza dinámica:

1. Para dar de alta una póliza dinámica, primero prepara la plantilla de póliza, ingresa a Reportes y selecciona Administrador de hojas de cálculo. Después, selecciona la pestaña Póliza dinámica.
2. Asegúrate de haber asignado previamente las cuentas contables de Impuesto al Valor Agregado (IVA) y banco. Este paso se realiza una sola vez y el sistema utilizará estas cuentas de forma automática. Las plantillas funcionan con etiquetas como y , las cuales puedes consultar al editar la plantilla en Excel, en la pestaña Etiquetas.
3. Crea una nueva póliza desde uno o más Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Para ello, ingresa a Cuentas y pólizas y haz clic en Pólizas. Haz clic en Agregar.
4. Para generar la póliza dinámica tienes dos formas:
   • Desde el ícono Generar póliza dinámica CFDI:
     • Selecciona uno o varios CFDI desde tu equipo o desde el depósito de documentos.
     • Elige la plantilla.
     • Define el nivel de detalle:
       • Por comprobante: genera una partida por cada CFDI.
       • Concentrado: genera una sola partida con el total.
     • Selecciona la cuenta de flujo.
   • Arrastrando los CFDI:
     • Arrastra los CFDI a la ventana de captura.
     • El sistema mostrará automáticamente la ventana de generación.
     • Selecciona la plantilla y el nivel de detalle.
     • Haz clic en Aceptar.

   El sistema genera la póliza automáticamente, incluyendo el (Identificador Único Universal) UUID del CFDI (si está configurado) y cumpliendo con los requisitos de contabilidad electrónica. Ingresa a Consulta de pólizas para revisar la información registrada. Asegúrate de tener actualizado el sistema con el último reinstalable; de lo contrario, esta funcionalidad no estará disponible.

Integración con Aspel SAE para la Generación de Pólizas

Aspel permite registrar tus pólizas con la información necesaria de acuerdo al tipo que selecciones, también defines su agrupamiento y desglose, conectando con otros sistemas como SAE.

Proceso para generar pólizas desde SAE:

1. Ingresas a la ruta: menú Herramientas, das clic en el ícono Contabilización.
2. Se despliega la siguiente ventana y oprimes en el botón Agregar.

   Importante: verifica que tengas configurados los parámetros y cuentas contables correspondientes, para generar la interfaz entre ambos sistemas.

3. En la ventana de interfaz, defines lo siguiente conforme a tus necesidades:
   • Tipo de póliza: eliges el tipo de información o movimientos que incluirá la póliza (Ventas, Devolución de ventas, Compras, Devolución de compras, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar, Movimientos al inventario, Costo de ventas, Descuentos sobre ventas).
   • Directorio del archivo: muestra el nombre y ruta (en del Directorio de Archivos Comunes), que el sistema asigna en automático, para la póliza que estás creando.
   • Concepto de la póliza: capturas un breve texto, para su identificación.
   • Periodo Aspel COI: seleccionas el periodo de COI, donde se contabilizarán los movimientos incluidos.
4. Filtro de ventas: (para este ejemplo, se registrará una póliza de ventas; considera que el llenado de los campos puede ser distinto conforme a tu selección).
   • Rango de fecha del documento:
     • Fecha inicial / Fecha final: eliges un rango de días correspondientes al filtro que seleccionaste, de las opciones disponibles en el listado.
   • Rango de documentos:
     • Desde / Hasta: especificas un rango de comprobantes que requieres incluir.
   • Zona del Cliente:
     • Zona: selecciona del catálogo una zona en específico donde se encuentran tus Clientes, para que sea considerada por el sistema.
   • Otros:
     • Clasificación del Cliente: te permite agrupar a tus Clientes de acuerdo con ciertas características de venta, como zona geográfica o días de crédito.
     • Vendedor: digitas la clave de la persona que atiende a tus Clientes.
     • Incluir campos CFDI’s en contabilidad electrónica: al activar esta opción se agrega la información fiscal de los comprobantes digitales como fecha de timbrado, folio, serie, UUID. Esta información se genera si es por agrupamiento por documento.
5. Agrupamiento y desglose: El sistema te permite organizar la información que se desglosa en la póliza. Se requiere que actives una o más casillas de la sección Desglose, así como elegir alguna de las siguientes opciones:
   • Sin agrupamiento: muestra la póliza sin desglosar la información.

   Una vez definidos los criterios con los que será generada la póliza, das clic en Aceptar. La póliza será generada con el estatus de Pendiente de contabilizar.

Consideraciones Importantes y Solución de Problemas Comunes

Al trabajar con pólizas en Aspel, es posible encontrarse con algunas situaciones que requieren atención específica. Por ejemplo, el mensaje "el sistema está actualizando los saldos de las cuentas" aparece cuando el sistema está procesando saldos.

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Otro caso común es cuando, al eliminar pólizas de un sistema como Banco y COI, y luego intentar un nuevo registro, el sistema puede enviar un error indicando que "está duplicado el número de póliza". Esto ocurre porque el sistema mantiene registros asociados a las pólizas eliminadas, aunque ya no sean visibles. Si los números de cuentas de los saldos iniciales no coinciden con los de tu sistema COI, primero es necesario ingresar esas cuentas en el catálogo de cuentas para asegurarte de que estén registradas correctamente.

Para que datos como el UUID de un CFDI aparezcan en la póliza, es necesario editar el formato e incluir el nodo correspondiente. Si requieres adicionar archivos PDF, el sistema lo permite.

La póliza dinámica toma la información fiscal conforme a la configuración de cuentas y parámetros definidos en el sistema. Aunque esté activada la opción “Utilizar la fecha de emisión como fecha de registro” en el depósito de documentos, las pólizas dinámicas se crean con la fecha inicial del periodo contable (día 01).

Un punto rojo en la póliza indica que el registro cuenta con un documento digital asociado.

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