Una auditoría es un proceso de verificación del cumplimiento de actividades según las normas estipuladas (reglas, políticas, procedimientos, códigos, etc.). Debe basarse en hechos y estar sustentada por evidencia. Estos procedimientos son realizados por profesionales. Este proceso tiene un sinfín de clasificaciones.
Tipos de Auditoría según el Origen
Aparte de esta tipificación, existe una que se basa en los rubros de la evaluación.
- Interna: Elaborada por personas que trabajan en la compañía. Estas se ejecutan como un ejercicio de auto-examinación y les permite encontrar los puntos a mejorar.
- Externa: Procedida por agentes fuera de la compañía, por ejemplo: los consultores.
Tipos de Auditoría según el Rubro
- Financiera: Enfocada en el patrimonio de los negocios, revisan cualquier aspecto relacionado con la contabilidad de la institución.
- Operativa: Enfocada en calificar el funcionamiento diario de la corporación, así como conocer el uso que se le da a los materiales.
- Ambiental: Miden el impacto de las actividades de una empresa en el medio ambiente. Con esto, se busca que las compañías cumplan con los estándares exigidos por la ley. En el caso de no hacerlo siguiendo las medidas, se creará todo un plan para mejorar.
- De Sistemas: Se evalúa toda la infraestructura tecnológica (softwares, aplicaciones, hardwares y redes) que emplea una empresa en cualquiera de sus procesos.
- De Calidad: Califica que los productos o servicios ofrecidos por las corporaciones cumplan con los estándares establecidos por ellos mismos.
- Forense: Especializada en la búsqueda de evidencias que puedan ser cruciales en procesos legales.
Etapas de una Auditoría
- Planeación: Se establecen las evaluaciones que se harán, los departamentos que se verán involucrados y las normas que serán guía. Una vez que se haya definido esto, se conforma el equipo evaluador. En caso de ser interna, se eligen a los empleados que realizaran parte del análisis.
- Preparación: El equipo auditor diseña todo un plan de trabajo en función de los rubros a calificar.
- Ejecución: Desarrollo de la auditoría. Se sigue la metodología propuesta en la planeación, así como la lista de registro.
- Informe: Una vez que se tiene los elementos necesarios, los auditores realizan un informe en el que exponen todo el proceso de la auditoría.
- Entrega del informe: Los encargados entregan el reporte realizado a las personas correspondientes. En muchos casos, los auditores también son consultores.
Auditoría Fiscal y el SAT
Una auditoría fiscal no es más que un procedimiento realizado por el SAT para asegurar el cumplimiento de los deberes fiscales de cada contribuyente. Aunque no lo parezca, existen diferentes tipos de auditoría fiscal con los que se puede evaluar el estado actual de personas morales y físicas. Se entiende entonces que este es un recurso común por el que el Sistema de Administración Tributaria evalúa el actual estado de cada persona. Cada individuo se encuentra en el derecho de conocer con claridad por qué se realiza alguna auditoría y si necesita asesoría profesional. Es importante conocer los diferentes tipos de evaluación fiscal que el SAT puede imponer sobre cada persona, sin importar si está o no en México.
Tipos de Auditoría Fiscal
- Revisiones de gabinete o asistencia a las oficinas del SAT: Este es uno de los más comunes y menos problemáticos. Cada persona debe mantenerse al tanto de todas las citaciones que le sean impuestas para aclarar cualquier incongruencia de información. También es una técnica recurrente para solicitar la presentación de documentos u otros requerimientos solicitados. Se ofrece un plazo de 20 días luego de ser notificada el oficio de observaciones.
- Visita en el Domicilio Fiscal del contribuyente (Visita Domiciliaria): Este tipo de procedimientos se realiza cuando agentes autorizados por el SAT se dirigen físicamente al domicilio legal registrado. Esta clase de evaluación se llevará a cabo tras las negativas ante un encuentro con el contribuyente. Por otro lado, también puede presentarse ante incoherencias en declaraciones fiscales recientes. En cualquier situación, es necesario acudir al llamado de las autoridades para que no sea necesario iniciar con una investigación a profundidad. Dichas autoridades tienen el deber de exponer los periodos a revisar y el contribuyente debe administrar la información y documentación que se le requiera.
- Revisión electrónica: Desde hace varios años, el registro de un buzón tributario es obligatorio para todas las personas fiscalmente registradas. A través de este medio, existe una comunicación directa por parte del SAT a todos los contribuyentes físicos o morales. Es posible contestar directamente con tres intenciones: pagar un monto adecuado, realizar una aclaratoria o exigir un Acuerdo Conclusivo.
Como podrás observar y bajo cualquiera de estas tres modalidades para realizar una auditoría, notarás que en todas se ofrecerá un tiempo de respuesta. Un abogado fiscalista puede ayudarte a defender tu empresa en caso de una revisión fiscal. En estos delicados casos, se inicia un procedimiento completamente diferente para lograr una solución efectiva tanto para el contribuyente como para el SAT.
Principales tipos de auditorías internas y sus beneficios
Los distintos tipos de auditorías internas ofrecen a los tomadores de decisiones la información que requieren para verificar la eficacia de la gestión empresarial y adoptar las medidas necesarias para incrementar la rentabilidad de la empresa. El departamento de auditoría interna debe ser un área funcional independiente enfocada en valorar de manera objetiva los controles administrativos y procesos productivos de la organización. A continuación, te compartimos los principales objetivos que deben satisfacer las auditorías internas.
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Beneficios de las auditorías internas
- Aumentar la productividad: Las auditorías internas se diseñan de tal manera que ofrezcan información valiosa para mejorar todas las operaciones comerciales de la empresa. Para lograrlo, el enfoque debe ser estratégico y sistemático para valorar las actividades y los procesos esenciales con base en indicadores clave de desempeño (KPI, por sus siglas en inglés) con total imparcialidad.
- Evaluar los riesgos: Las auditorías internas están destinadas a evaluar la eficacia de las medidas de control para identificar fraudes y desviaciones en los procesos administrativos e implementar medidas de remediación para eliminar las deficiencias que se detecten.
- Proteger los activos: Las auditorías financieras periódicas se centran en inventariar el patrimonio físico e intelectual de la empresa, incluyendo el equipo de oficina, la maquinaria, las materias primas, sus patentes y secretos industriales, entre otras posesiones. Saber con exactitud los tipos de activos con los que cuenta la organización posibilita resguardarlos y determinar qué tipos de inversiones son indispensables para satisfacer las necesidades actuales y futuras.
- Garantizar la calidad: Las auditorías internas habitualmente no analizan los productos terminados de las empresas manufactureras. Sin embargo, los auditores internos examinan minuciosamente los procesos de producción y de control de calidad para ofrecer recomendaciones puntuales que, de manera innegable, resultan en productos de mejor calidad.
- Ofrecer perspectivas basadas en datos duros: Los auditores internos proveen puntos de vista imparciales y sugerencias viables. El valor añadido que ofrecen los distintos tipos de auditorías internas es inestimable.
- Impulsar el compromiso de los empleados: Las auditorías internas permiten a todos los empleados conocer el papel que juegan en lograr la misión y visión de la empresa. Se ha comprobado que los trabajadores que saben que sus contribuciones son valiosas para el éxito de su organización con frecuencia demuestran altos niveles de automotivación laboral.
Tipos de Auditorías Internas
Abajo, describimos los distintos tipos de auditorías internas que habitualmente realizan los auditores internos en las corporaciones grandes y las pequeñas empresas por igual.
Auditorías administrativas
Aunque el tipo de auditorías administrativas que se realizan podría variar en función del diseño organizacional de la empresa. En general, todos estos tipos de auditorías internas tienen el objetivo de evaluar las funciones que realizan los siguientes departamentos administrativos:
- Recursos humanos: Las auditorías del área de recursos humanos estudian la eficacia de los procesos de gestión de personas, incluyendo los procedimientos de reclutamiento y selección, las políticas de ascenso laboral y de aumento de sueldo, los procesos y formatos de evaluación de desempeño laboral y las tasas de rotación de personal, el cumplimiento con las regulaciones de diversidad laboral y las directrices de derechos humanos en el trabajo; así como, la implementación de incentivos laborales y los esquemas relativos a los beneficios sociales que ofrece la organización a sus empleados, entre otros.
- Capacitación y plan de desarrollo profesional: Aunque esta área en algunas empresas forma parte del departamento de recursos humanos, se audita por separado, dada la importancia que tienen sus esfuerzos para optimizar el rendimiento laboral, retener a los talentos idóneos y para promover los valores profesionales entre los empleados.
- Contabilidad administrativa: Las áreas de contabilidad y finanzas son en general las que más se auditan en la mayoría de las organizaciones. En el departamento de contabilidad administrativa los auditores revisan los procedimientos de cuentas por pagar, el volumen de pagos retrasados, las políticas de liquidez, el cumplimiento con los presupuestos establecidos y la veracidad de los registros contables.
- Contabilidad financiera: Las auditorías al área de contabilidad financiera examinan los criterios relativos a los flujos de capital, los estados financieros, el cumplimiento con las obligaciones fiscales, la productividad de las inversiones, la veracidad de la información financiera, los cálculos utilizados para cotizar las acciones de la empresa en los mercados de valores y la eficacia de los procedimientos para detectar fraudes y malversaciones.
- Mercadotecnia: En el área de la mercadotecnia, los auditores internos se centran en determinar los resultados derivados de las campañas promocionales y de los esfuerzos de marketing digital. Así como, la adhesión al presupuesto asignado por parte de los especialistas de marketing internos y externos. Adicionalmente, analizan las tasas de clientes repetidos y la efectividad de los programas de fidelización.
- Ventas: En el área de ventas los auditores internos comparan las ventas reales contra los pronósticos y sugieren medidas proactivas para eliminar estas discrepancias.
- Servicio al cliente: Los auditores se encargan de analizar todas las tareas del departamento de atención al cliente incluyendo el servicio de preventa y de posventa; así como, el tiempo de respuesta a las solicitudes y reclamos de los consumidores.
- Logística: Los auditores se enfocan en examinar que los especialistas en logística acaten los procesos de distribución de productos terminados y en relación con la recepción y verificación de las materias primas en tiempo y forma.
- Compras: Con respecto al departamento de compras, los auditores internos valoran la adhesión del personal encargado con respecto a los procesos de selección de vendedores y el cumplimiento de las políticas de cotización, negociación y contratación de los proveedores.
Auditorías funcionales
Estos tipos de auditorías internas no se realizan comúnmente en empresas mercantiles. Pero son habituales en empresas de servicios empresariales especializados. La auditoría interna funcional más frecuente es la siguiente:
- Investigación y desarrollo: Este tipo de auditorías internas tienen el objetivo de determinar la ventaja competitiva de la empresa con respecto a la innovación tecnológica y los auditores, por lo general, son especialistas en informática, debido al alto nivel tecnológico que exigen estas evaluaciones.
Auditorías operativas
Este último tipo de auditorías internas que analizaremos en esta guía son de vital importancia para las empresas de transformación.
- Procesos productivos: Los auditores externos se encargan de valorar la adecuación de los procesos para proponer técnicas que permitan agilizar la producción sin sacrificar las cualidades de los productos.
- Seguridad industrial: Los auditores evalúan la situación laboral en las fábricas para identificar y eliminar condiciones inseguras de trabajo y proteger la integridad física de todas las partes interesadas, incluyendo los proveedores, visitantes y, sobre todo, los empleados como los operadores de producción y los conductores de maquinaria pesada.
Habilidades de los auditores internos
Las competencias de los auditores internos en general incluyen conocimientos técnicos y habilidades administrativas avanzadas para realizar sus tareas de manera eficaz en múltiples departamentos con responsabilidades diferenciadas.
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Las habilidades transferibles más buscadas por los empleadores de auditores internos incluyen las siguientes:
| Categoría | Habilidades |
|---|---|
| Habilidades interpersonales | Perseverancia, Inteligencia emocional, Paciencia, Habilidades de comunicación asertiva |
| Habilidades de pensamiento | Razonamiento deductivo, Habilidades de planificación, Pensamiento crítico |
| Habilidades de gestión | Habilidades de gestión de recursos, Habilidades analíticas, Habilidades de supervisión de personal, Persuasión |
| Habilidades técnicas | Habilidades digitales, Habilidades para trabajar de forma independiente con mínima dirección |
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