¿Quieres descubrir la clave para tomar decisiones financieras sólidas y mantener el control de tu empresa? Los libros de contabilidad son mucho más que simples registros de ingresos y gastos. En ellos se registran todas las transacciones, proporcionando una visión clara y detallada de la salud de tu negocio. En este artículo, exploraremos los diferentes tipos de libros contables, su función y cómo contribuyen a una gestión financiera eficaz.
De conformidad con el Código de Comercio, las sociedades están obligadas a llevar libros contables. Los libros contables son el libro mayor, el libro diario y el libro de inventarios y balances.
Tipos de Libros de Contabilidad
Existen dos tipos de libros contables principales, los cuales se dividen en obligatorios y voluntarios o no obligatorios. Su función es más que importante, puesto que aquí es donde se lleva toda la contabilidad de la empresa.
Libros Obligatorios
- Libro Diario: En este se deben registrar todas las operaciones que la empresa realiza día a día, recogidas en los llamados asientos contables. Estos tienen que seguir un orden cronológico, con el fin de que sea más sencillo gestionarlos. En el diario debe aparecer el registro de las operaciones efectuadas, mostrando también las circunstancias no técnicas que intervinieron en ellas. Se llena con una periodicidad diaria (de ahí su nombre).
- Libro Mayor: El libro mayor debe incluir las operaciones económicas registradas en el Libro Diario durante un ejercicio. En este libro, cada cuenta de manera individual presenta la afectación que ha recibido por los movimientos de débito y crédito, de todas y cada una de las operaciones, que han sido registradas en el Libro Diario, con su saldo correspondiente. Se debe realizar por cada ejercicio económico.
- Libro de Inventarios y Balances: Este libro de contabilidad contiene toda la información económica-financiera del negocio desde que inició actividades. Se encarga de mantener un registro de la evolución de la empresa, al menos de forma trimestral. Todo esto conforme a balance de sumas y saldos, inventario final de la empresa e informes contables llamados “Cuentas Anuales”. En este libro, al terminar cada ejercicio, se deberá registrar el resultado del levantamiento físico del inventario al 31 de diciembre del año correspondiente, de materias primas, materiales y suministros para producción, almacén de materiales y suministros de consumo e inventarios de bienes muebles e inmuebles, el cual contendrá en sus auxiliares una relación detallada de las existencias a esa fecha, con indicación de su costo unitario y total.
Libros Auxiliares
Los libros auxiliares te ayudan a facilitar la gestión financiera y económica de una empresa.
- Libro de Proveedores: Se anotan las operaciones con proveedores, incluyendo compras a crédito y de contado.
- Libros de facturas emitidas y Facturas recibidas: Para cuestiones practicas en los servicios legales (referente al manejo de los libros corporativos), cabe destacar que estos libros son más para quienes estén sujetos al Impuesto de Valor Añadido (IVA).
- Libro de Actas: Cuando la sociedad esté administrada por un consejo de administración, se llevará el libro de consejo de administración en el cual se contendrán las actas en las que obren los acuerdos y resoluciones tomadas en las juntas del consejo. En estas actas se expresarán la fecha, el nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados. De acuerdo con el Código de Comercio, los libros de actas podrán llevarse en formato impreso o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología. Los libros que se lleven en formato impreso deberán estar encuadernados, empastados y foliados.
- Libro de Socios: En este libro se contempla la identidad de los socios que son propietarios y participantes de la sociedad. Cabe destacar que, para este libro, dependerá su terminología según la sociedad que le corresponda.
Importancia de los Libros Contables
Los libros corporativos son estrictamente obligatorios para tener un historial de las actividades realizadas y para brindar certeza jurídica de sus actos. El deber legal de estos libros está reflejado y fundamentado en el Código de Comercio y en la Ley General de Sociedades Mercantiles. Para estar completamente regulado de forma legal y evitar sanciones, se debe de acatar el “legalizar los libros” obligatorios. Todo esto está estipulado en el Código de Comercio y el Reglamento del Registro Mercantil.
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Si no se integra la contabilidad como dicta la ley, se pueden cometer infracciones. Como has visto, los libros de contabilidad son muy importantes para las empresas y para cumplir con los aspectos legales correspondientes.
Recomendaciones Finales
El manejo y legalización de los libros es un proceso relativamente sencillo, no obstante, como se debe de presentar ante el Registro Mercantil, debe estar todo en orden y regulado. Apoyarse de servicios legales o servicios fiscales siempre será de ayuda si no se cuenta con un área o departamento enfocado a ello. Evita multas o cosas peores.
Tener los libros corporativos siempre será de gran ayuda, no solo para estar al día con los términos de la ley. Para realizar el proceso, las organizaciones tienen que presentar los libros para su revisión. Será considerado comerciante toda persona natural o jurídica que realice alguna actividad económica que la ley catalogue como mercantil.
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