¿Qué es una cuenta puente? ¿Para qué sirve la cuenta puente en contabilidad? La cuenta puente es una cuenta propia de los softwares o sistemas de contabilidad y no está contemplada dentro del plan contable. Dicho de otra forma, la cuenta puente permite ingresar un saldo en el sistema contable de forma temporal. Se puede decir que esta cuenta se utiliza como un comodín, de manera que el sistema contable pueda completar una tarea. Las cuentas puente nacen para ser temporales: servir como tránsito entre operaciones hasta que la información se depure y se reclasifique correctamente. Una cuenta transitoria es por definición una cuenta de balance.
En el ámbito de los sistemas contables, tenemos el concepto de cuenta puente para registrar transacciones y realizar movimientos provisionales o temporales. Es utilizada por los softwares de contabilidad para realizar movimientos provisionales o temporales.
Motivos para la Utilización de Cuentas Puente
En ese sentido, debemos recordar que, al trabajar con un sistema de contabilidad, si el registro no se realiza de forma completa no se puede finalizar el proceso. Es decir, si se está comunicando un incremento en una cuenta del activo, que sería un aumento en el «Debe», este debe venir acompañado de un movimiento similar en el «Haber». Cuando se trabaja en un software de contabilidad, al registrar una operación, el registro debe ser completo y correcto, es decir, debe tener su contrapartida y saldos iguales; o de lo contrario, el software no permite continuar con el proceso.
Existen situaciones específicas que justifican su uso:
- Cuando no se tiene certeza de las cuentas contables que se deben usar. Entonces, la persona encargada usa esta herramienta y luego puede realizar las consultas correspondientes.
- Hay casos en los que no se tiene la cuenta adecuada, situación en la cual se utiliza la cuenta puente de forma provisional para que así el software permita seguir trabajando. La cuenta puente es necesaria también cuando no hay seguridad en las cuentas que se han de utilizar, o las cuentas necesarias no están creadas o parametrizadas. Al utilizar la cuenta puente, se puede seguir trabajando y luego se realiza el ajuste o corrección pertinente.
- Podríamos decir también que la cuenta puente es utilizada para «engañar» el software de manera tal que nos permita seguir trabajando, aun cuando no se utilicen las cuentas correctas o exista un «descuadre» temporal.
Ejemplos Prácticos de Uso Temporal
Un escenario común es cuando se están ingresando las cuentas de los activos por primera vez y se desea suspender las acciones para reanudarlas más tarde. Sucede frecuentemente cuando apenas se está ingresando la contabilidad al software contable, en el que, por ejemplo, se introducen primero todas las cuentas del activo, proceso que puede durar mucho tiempo. Si se quiere suspenderlo para reiniciarlo más tarde, el sistema no lo permite, puesto que la partida doble no cuadra, dado que solo se introdujeron las cuentas del activo (débitos). De suerte que, para cuadrar la contrapartida y que el resultado sean cifras iguales, el valor necesario se lleva a la cuenta puente temporalmente. Como vemos, el proceso está incompleto, faltando, por ejemplo, el inmovilizado inmaterial y las cuentas de pasivo y patrimonio.
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Otro ejemplo ocurre cuando se ingresan varias entradas de efectivo por parte de los clientes. Entonces, se reporta una sola entrada en la cuenta de Caja/Bancos, en el lado del «Debe«, mientras que puede utilizarse como contrapartida dicha cuenta con un aumento en el lado del «Haber«. Posteriormente, en un segundo asiento, se colocará un débito en la cuenta puente y un crédito (registro en el «Haber») en la cuenta por cobrar que corresponda, diferenciándose para cada cliente.
Cuentas Puente y Sistemas de Gestión (Odoo)
La influencia de los sistemas contables modernos ha propiciado la utilización de estas cuentas. A partir de la versión 15, Odoo empezó a utilizar cuentas puente (o transitorias) en la configuración de los pagos. La razón es que cada vez es más frecuente la utilización de medios de pago masivo (por ejemplo Uala o MercadoPago), o bancos. La registración contable de estos pagos tiene dos pasos. Luego cuando se concilia el resumen bancario y el monto de $100 está depositado en el banco, el sistema realiza otro asiento bancario. En el cual se debita la cuenta de activo utilizada en el medio de pago.
Ahora, en Argentina muchas veces el segundo paso no es necesario debido a que no se realizan las conciliaciones bancarias. Ahí entra un cambio de la versión 15, en el cual la cuenta a la que se imputa el pago se configura no en el diario, sino en la línea del método de pago del diario (un cambio de la versión 15). En el diario uno indica cual es la cuenta donde quiere debitar/acreditar el monto del pago al confirmarse el mismo.
Es importante señalar que, a partir de la versión 18 de Odoo, si un pago no tiene en su diario no definidas las cuentas puente, no creará un asiento contable, lo que hará imposible la conciliación con la factura.
¿Un Mal Necesario? Críticas y Justificación de su Uso
Con más frecuencia quizá de la necesaria, contables, gerentes de contabilidad y otros profesionales afines sucumben a la tentación de abrir o utilizar “cuentas puente” como un mecanismo para intentar ignorar o superar deficiencias en los sistemas de control interno que se supone integran al flujo natural de los procesos administrativos los distintos documentos que constituyen la evidencia contable.
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Desde que la contabilidad aceptó la teoría de que “por cada deudor debe haber un acreedor” para que el registro contable de una transacción pueda efectuarse en forma adecuada, el responsable de su preparación debe conocer con precisión la cuenta o cuentas que recibirán el débito y las que recibirán la contrapartida, es decir, el respectivo crédito, asunto que no siempre es fácil. En teoría, todas las transacciones que tienen lugar en una entidad, empresa o sociedad mercantil son originadas y deben ser autorizadas en su seno. Dicho de otro modo, no hay forma posible que un tercero no autorizado genere una transacción económica que deba ser registrada en la contabilidad de una sociedad. Siendo así, resulta lógico que las “cuentas puente” no tengan razón de existir. Toda la evidencia necesaria para el registro contable estaría siempre al alcance de la mano del contador o contable.
Esto no limita las operaciones autorizadas que se materializan cuando un tercero realiza, en nuestro nombre o por mandato, hechos económicos que deben ser registrados contablemente en la sociedad, aunque ella no las genere directamente. Algunos ejemplos serían ingresos o pagos a través de TPV (puntos de ventas), las domiciliaciones bancarias, las ventas efectuadas y cobradas por operadores autorizados, ingresos bancarios realizados por terceros por concepto de pagos de obligaciones y cargos bancarios. En pocas palabras, todas estas operaciones se autorizan y se conocen con anterioridad, por consiguiente, no hay motivo alguno para no poder efectuar el registro contable.
Asimismo, tampoco deben entenderse como “cuentas puentes” aquellas cuentas que se crean con la finalidad de administrar por vía de excepción algunos procesos productivos o administrativos. En los casos que se enumeran, la sociedad debe mantener el control de sus operaciones y proceder al registro contable de estas operaciones sin necesidad de utilizar “cuentas puentes” u otros mecanismos que desvirtúen la teoría contable de que “por cada deudor debe haber un acreedor”.
¿Cuándo se Justifica Realmente su Uso?
Solo deben crearse "cuentas puente" en los casos en que el efecto por el volumen o el importe de las operaciones que, para su registro contable, requieren de soporte o detalles adicionales bajo control de otras unidades o de terceros autorizados comprometa la propiedad del saldo de una de las cuentas afectadas de transmitir, sin dudas, la información financiera que le es relativa. Quizá el caso más emblemático sean los ingresos o depósitos bancarios efectuados por terceros en los que será necesario disponer de detalles adicionales para poder proceder a su adecuado registro contable. Aquí se verifica que solo será necesario abrir una “cuenta puente” cuando el volumen y el importe total de los depósitos o ingresos bancarios no registrados afecte significativamente la disponibilidad bancaria que se informa, o en su defecto, los saldos contables del efectivo en caja y bancos. Suelen usarse para transacciones con mucho volumen o estricto control.
La Cuenta 555 del Plan General de Contabilidad Español
El Plan General de Contabilidad Español (PGC) incluye entre sus cuentas la identificada con el código 555 descrita como “Partidas pendientes de aplicación” que luce muy genérica para formar parte de un plan de contabilidad decretado en un Real Decreto de aplicación general y obligatorio para todas las empresas. Sin embargo, en el desarrollo de su dinámica contable el PGC corrige este pequeño despiste cuando establece que su uso estará reservado a, cito: "Remesas de fondos recibidos cuya causa no resulte, en principio, identificable y siempre que no correspondan a operaciones que por su naturaleza deban incluirse en otros subgrupos. Tales remesas permanecerán registradas en esta cuenta el tiempo estrictamente necesario para aclarar su causa."
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