La auditoría administrativa se encarga de evaluar la forma en que la administración está cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones gerenciales de planeación, organización, dirección y control y logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la organización. Todo con la intención de lograr una eficiencia administrativa.
La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados. También cumple la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento. Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha dividido en etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes.
Las etapas de la auditoría son:
- Planeación
- Instrumentación
- Examen
- Informe
- Seguimiento
Planeación
Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoría administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios.
¿Qué cubre la planeación?
- Objetivo
- Factores a revisar
- Fuentes de información
- Investigación preliminar
- Preparación del proyecto de auditoría
- Diagnóstico preliminar
En esta etapa se define el propósito de la auditoría.
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Se establecen las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada tomando en cuenta las condiciones para lograrlo en tiempo y forma.
Factores a revisar: Los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento. El proceso administrativo: se incorporan las etapas de su proceso y se definen los componentes que lo fundamentan, los cuales permiten realizar un análisis lógico de la organización.
Fuentes de Información: Las fuentes de información representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.
Fuentes de información externas:
- Organismos nacionales e internacionales que dicten lineamientos o normas regulatorias y de calidad.
- Organizaciones líderes en el mismo giro industrial o en otro.
Investigación Preliminar
El siguiente paso lógico es realizar un reconocimiento o investigación preliminar para determinar la situación de la organización. Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal y toda clase de documentos relacionados y de interés. Este procedimiento puede provocar una reformulación de objetivos, estrategias, acciones o tiempos de ejecución.
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- Determinar las necesidades específicas.
- Identificar los factores que requieren atención.
- Definir estrategias de acción.
- Describir la ubicación, la naturaleza y extensión de los factores.
- Especificar el perfil del auditor.
- Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.
Propuesta técnica
- Tipo de auditoría que se pretende realizar.
- Alcance: Áreas de aplicación.
- Antecedentes: Recuento de auditorías administrativas y estudios de mejoramientos previos.
- Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la auditoría administrativa.
- Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de recursos.
- Justificación: Demostración de la necesidad de instrumentarla.
- Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución.
- Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos.
- Costo: Estimación global y específica de recursos financieros necesarios.
- Resultados: Beneficios que se espera lograr.
- Información complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.
Programa de trabajo
- Identificación: Nombre de la auditoría.
- Responsable(s): Auditor a cargo de su implementación.
- Area(s) Universo bajo estudio.
- Clave: Número progresivo de las actividades estimadas.
- Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información.
- Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades.
- Calendario. Fechas asignadas para el inicio y término de cada fase.
- Representación gráfica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes.
- Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.
- Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances.
Diagnóstico Preliminar
Esta fase se fundamenta en la percepción que el auditor tiene sobre la organización como producto de su visión. Si bien no existen elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional.
- Creación de la organización.
- Cambios en su forma jurídica.
- Conversión del objeto en estrategias.
- Manejo de la delegación de facultades.
- Modificaciones a la estructura organizacional.
- Programación institucional.
- Nivel de desarrollo tecnológico.
- Desempeño registrado.
- Logros alcanzados.
Instrumentación
Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentación de la auditoría, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la medición que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva.
Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoría o, en su caso, a suspenderla.
Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas:
- Investigación documental
- Observación directa
- Acceso a redes de información
- Entrevistas
- Cuestionarios
- Cedulas
Investigación documental: Consiste en la localización, selección y estudio de la documentación que puede aportar elementos de juicio a la auditoría.
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- Áreas (población ingresos factores limitantes).
- Comportamiento de la demanda (situación actual, situación futura proyectada, característica).
- Comportamiento de la oferta situación actual, situación futura (previsible), análisis del régimen de mercado.
- Justificación en relación con el tamaño y los procesos.
Observación directa: Es el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observación directa, comente y discuta su percepción con su equipo de trabajo; de esta manera se asegurará de que exista un consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y podrá definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoría.
La entrevista: Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Este medio es posiblemente el más empleado, y uno de los que puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
Cuestionarios: Se emplea para obtener la información deseada en forma homogénea. Están constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y separadas por capitulo o temáticas específicas. La calidad de la información que obtenga, dependerá de su estructura y forma de presentación.
Cedulas: Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoría. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su remisión y análisis, también abren la posibilidad de ampliar el rango de respuestas.
Medición
Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y con otro. La escalas que se empleen con este fin, cumplen con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirán para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditoría.
Papeles de trabajo
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas. Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habrá de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos argumentos para respaldarlos; además apoyan la ejecución y supervisión del trabajo.
Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones, o situaciones detectadas. También se indicaran las desviaciones que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en la medida que esta información soporte la evidencia; la cual valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditoría.
- Identificación de la auditoría.
- Índices, cuestionarios, cedulas y resúmenes del trabajo realizado.
Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, podrá proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo que debe resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier aclaración o investigación que pudiera emprenderse y, tomando en cuenta su utilidad, para auditorías subsecuentes.
Evidencia
La evidencia es la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que pueda traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la línea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que durante el proceso de ejecución vayan surgiendo.
- Física: Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, cuadros, mapas o muestras materiales.
- Documental. Se obtiene por medio del análisis de documentos y está contenida en cartas, contratos, acatas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del trabajo.
- Testimonial. Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante la aplicación de la auditoría.
- Analítica. Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados o componentes.
Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de control interno, al titular de la organización y al líder del proyecto las siguientes situaciones: Limitaciones para acceder a los sistemas de información.
Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisión sobre el trabajo que realizan los auditores, delegando la auditoría sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad.
Tipos de Auditoría
Es un proceso de verificación del cumplimiento actividades según las normas estipuladas (reglas, políticas, procedimientos, códigos, etc.).
- Interna: Elaborada por personas que trabajan en la compañía. Estas se ejecutan como un ejercicio de auto-examinación y les permite encontrar los puntos a mejorar.
- Externa: Procedida por agentes fuera de la compañía, por ejemplo: los consultores.
Tipificación basada en los rubros de la evaluación:
- Financiera: Enfocada en el patrimonio de los negocios, revisan cualquier aspecto relacionado con la contabilidad de la institución.
- Administrativa: Enfocada en calificar el funcionamiento diario de la corporación, así como conocer el uso que se le da a los materiales.
- Ambiental: Miden el impacto de las actividades de una empresa en el medio ambiente. Con esto, se busca que las compañías cumplan con los estándares exigidos por la ley.
- Tecnológica: Se evalúa toda la infraestructura tecnológica (softwares, aplicaciones, hardwares y redes) que emplea una empresa en cualquiera de sus procesos.
- De Calidad: Califica que los productos o servicios ofrecidos por las corporaciones cumplan con los estándares establecidos por ellos mismos.
- Forense: Especializada en la búsqueda de evidencias que puedan ser cruciales en procesos legales.
Etapas de la Auditoría
- Planeación: Se establecen las evaluaciones que se harán, los departamentos que se verán involucrados y las normas que serán guía. Una vez que se haya definido esto, se conforma el equipo evaluador. En caso de ser interna, se eligen a los empleados que realizaran parte del análisis.
- Preparación: El equipo auditor diseña todo un plan de trabajo en función de los rubros a calificar.
- Ejecución: Desarrollo de la auditoría. Se sigue la metodología propuesta en la planeación, así como la lista de registro.
- Informe: Una vez que se tiene los elementos necesarios, los auditores realizan un informe en el que exponen todo el proceso de la auditoría.
- Entrega del informe: los encargados entregan el reporte realizado a las personas correspondientes.
Consultoría
En muchos casos, los auditores también son consultores. Debido al auge de la consultoría, muchos profesionales han comenzado a abrir su sector de trabajo y brindar asesorías; sin embargo, otros han querido ir más allá y optaron por abrir su empresa de consultoría. Este tipo de empresas están constituidas por profesionales en diferentes áreas como Recursos Humanos, Medio Ambiente, Administración, Tecnología, etc.
Una de las funciones de las empresas de consultoría es asesorar a quienes los contratan. Esta asesoría puede enfocarse en alguna problemática interna o solo mejorar los procesos de trabajo.
Tareas primordiales que hacen las empresas consultoras:
- Estudios: sean socioeconómicos, de mercado o técnicos. Esto con la finalidad de conocer más el mercado y las áreas de oportunidad.
- Auditorías: otra de las áreas más importantes para las consultoras son las auditorías en las que pueden participar.
- Toma de decisiones: las empresas consultoras ofrecen diferentes soluciones sobre cierto tema, además de señalar los beneficios y contras de cada una de ellas.
- Desarrollo y crecimiento: en el caso de buscar la expansión de un negocio, la empresa consultora se encargará de realizar estudios, investigaciones, cuentas y planes sobre el crecimiento.
Aunque estos son tareas primordiales que hacen las empresas consultoras, sus servicios se han diversificado en todas direcciones. La consultoría se ha convertido en una tendencia dentro de los negocios. Se cree que para buscar una empresa consultora es necesario pasar por una crisis en la compañía; sin embargo, esto es falso.
Casos en los que se necesita una consultoría:
- Cuando hay problemas en la empresa que no se han podido resolver.
- Se necesita una reestructuración. En caso de que un sistema de esquema no funcione, se debe realizar un cambio en la estructura organizacional.
- Conocer sobre las leyes y asesoría legal. Un consultor en aspectos legales será necesario en caso de demandas y conocer las leyes que rigen la venta de cierto producto o servicio.
- Elevar las ventas. Puede ocurrir que una compañía no llegue al número de ventas deseado.
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