En el ámbito empresarial, especialmente para las sociedades que se dedican a la comercialización o fabricación de productos, llevar un control exhaustivo de existencias en el almacén es fundamental. Es cierto que hoy en día, con los medios informáticos y los programas de gestión esto no debe suponer demasiados inconvenientes. Las existencias son uno de los elementos más importantes en la trazabilidad de los movimientos empresariales, reflejando el ciclo de explotación de la empresa.
Podemos definir las existencias como aquellos bienes poseídos por la empresa para su venta en el curso ordinario de la explotación, o para su transformación o incorporación al proceso productivo. De esta definición se concluye que formarán parte del activo corriente o circulante de la empresa. El inventario, por su parte, es una pieza clave en la contabilización de existencias, ya que aporta información continuada sobre las clases de existencias, sus cuantías, entradas y salidas, precios y fechas. Para ello, es recomendable contar con una solución de gestión de inventarios integrada con las herramientas contables del negocio.
Comprendiendo el Deterioro Contable de las Existencias
El deterioro contable consiste en la pérdida de valor que sufre un activo en los estados financieros cuando su valor recuperable es menor que su valor en libros. Este deterioro puede producirse por diferentes motivos, como la obsolescencia tecnológica, el desgaste físico por el uso, o factores externos como cambios en la demanda, e incluso causas legales.
Dentro de este marco, podemos clasificar las pérdidas en dos categorías principales:
Pérdidas o Deterioros Reversibles
Son aquellas que se producen cuando tenemos en el almacén productos cuyo valor en el mercado estimamos que está por debajo de su coste. Pensamos que vamos a perder dinero con ellas pero no es seguro, pues el mercado puede cambiar. Al cierre del ejercicio debemos comprobar si las existencias que tenemos en el almacén están o no deterioradas. Si el valor contable está por encima del razonable, se deben realizar los ajustes pertinentes.
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Pérdidas Irreversibles
Nos referimos aquí a aquellas mercancías deterioradas, rotas, pérdidas, etc., que tenemos que dar de baja en el almacén. En cuanto a las pérdidas irreversibles, debemos hacer la baja de las existencias en nuestra contabilidad. Podemos actuar de dos maneras: una, contabilizando la pérdida en el momento en que ocurra, y otra, no contabilizarla y tenerla en cuenta en el momento del ajuste de existencias al cierre del ejercicio. Si la pérdida es corriente, como la merma normal en una fábrica de botellas que forma parte de la producción, se puede optar por el segundo caso. En general, procede anotar una pérdida cuando el valor neto realizable es inferior al precio de adquisición o coste de producción.
El Impacto del Deterioro en los Estados Financieros y su Mitigación
El deterioro contable impacta principalmente en el balance general y el estado de resultados. En el balance general, reduce el valor en libros de los activos afectados (ya sean fijos o intangibles). En el estado de resultados, se registra la pérdida por deterioro, ya que el valor perdido se considera un gasto de dicho período. Cuando se detecta que un activo ha sufrido deterioro, se deben realizar ajustes contables para reflejar su valor real en los estados financieros.
Existen estrategias para mitigar los efectos del deterioro. Una de esas consiste en aplicar técnicas de mantenimiento, que permitan que, por ejemplo, las máquinas o los edificios puedan mantenerse en buen estado y tener un funcionamiento adecuado. Para los activos intangibles, la clave pasa por asegurar su protección legal. Además, un software de contabilidad avanzado y moderno facilita la gestión de activos y ayuda a las empresas a identificar señales de deterioro antes de que impacten significativamente los estados financieros.
La Contabilidad de Producción como Herramienta de Control de Costos
En los negocios donde se fabrican productos, entender cómo se forman los costos no es solo una tarea contable, sino una necesidad para mantener el control de la operación. La contabilidad de producción permite identificar cuánto cuesta realmente fabricar, qué recursos se están utilizando y en qué etapas del proceso se concentran los mayores gastos. Cuando esta información no se analiza con cuidado, es común tomar decisiones basadas en estimaciones o percepciones.
¿Qué es la contabilidad de producción y para qué sirve?
En los negocios que fabrican productos, no basta con saber cuánto se vende o cuánto se gasta en general. También es importante entender qué recursos se usan para producir y cómo esos recursos se convierten en costos dentro del proceso productivo. La contabilidad de producción ayuda a ordenar y analizar la información relacionada con la fabricación, como materiales, mano de obra y otros costos necesarios para producir. Su función es mostrar con mayor claridad cuánto cuesta producir y en qué parte del proceso se concentran esos costos.
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En la práctica, permite:
- Identificar los costos que se generan durante la producción.
- Diferenciar los costos de fabricación de otros gastos del negocio.
- Contar con información más clara para evaluar precios y eficiencia.
Así, la contabilidad de producción facilita una mejor comprensión del proceso productivo y apoya decisiones más informadas.
Costos de producción: qué se debe identificar y controlar
Para saber si producir está siendo rentable, primero es necesario tener claro en qué se está yendo el dinero durante la fabricación. Cuando el sistema de costos está bien definido, la contabilidad de producción deja de ser un registro técnico y se convierte en una herramienta práctica para controlar la fabricación y mejorar los resultados del negocio.
Cómo controlar los costos de producción en la práctica
Controlar los costos de producción no requiere procesos complejos, sino tener visibilidad sobre cómo se usan los recursos durante la fabricación. En la práctica, el objetivo es identificar dónde se generan los costos y revisar si se mantienen dentro de lo esperado. Un buen punto de partida es observar las etapas clave del proceso productivo, como el uso de insumos, el tiempo de trabajo y los costos indirectos asociados. Esto permite detectar rápidamente en qué momento se concentran los mayores gastos.
El control se vuelve más efectivo cuando se aplican acciones simples como:
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- Comparar el consumo real de materiales con lo planificado.
- Revisar si el tiempo de producción coincide con lo estimado.
- Verificar que los costos indirectos no se incrementen sin justificación.
Registrar y revisar esta información de forma constante ayuda a anticipar desviaciones y tomar decisiones a tiempo, evitando que pequeños desajustes afecten el costo final de producción.
Kardex de producción y control de inventarios
Para que el control de los costos de producción sea efectivo en el día a día, es fundamental llevar un seguimiento claro de los insumos y materiales utilizados. Cuando este control se mantiene de forma constante, el kardex se convierte en una herramienta fundamental para tomar mejores decisiones de compra, producción y reposición, manteniendo el proceso productivo más ordenado y previsible.
Claves para controlar los costos de producción sin errores
- Registrar los costos de producción de forma oportuna, no solo al cierre del periodo.
- Diferenciar correctamente materiales, mano de obra y costos indirectos.
- Mantener actualizado el kardex de producción para evitar desajustes de inventario.
- Comparar regularmente los costos reales con lo planificado para detectar variaciones.
- Usar la información de costos como apoyo para decisiones, no solo como registro contable.
Valoración de Existencias según el Plan General de Contabilidad (PGC)
La regulación de las existencias en el PGC 07 se encuentra detallada en la Norma de valoración 10, así como en los Grupos y Subgrupos específicos (Grupo 3: Existencias; Subgrupo 60: Compras; Subgrupo 70: Ventas; Subgrupos 61 y 71: Variación de existencias) y en la Nota 10 de la memoria de las Normas de elaboración de las cuentas anuales. Las existencias se valoran por su coste, ya sea el precio de adquisición (para existencias no sometidas a transformación) o el coste de producción (para existencias sometidas a transformación y servicios). Se incluirán en el precio de adquisición o coste de producción los impuestos indirectos no recuperables de la Hacienda Pública y, para existencias que necesiten más de un año para estar listas para la venta, los gastos financieros según lo previsto para el inmovilizado material. Los anticipos a proveedores también se valorarán por su coste.
Valoración Inicial: Precio de Adquisición
El precio de adquisición incluye el importe facturado por el vendedor, minorado por cualquier descuento, rebaja en el precio u otras partidas similares, y por los intereses incorporados al nominal de los débitos (si bien se podrán incluir cuando la deuda tenga un vencimiento no superior a un año). A esto se suman los impuestos indirectos no recuperables de la Hacienda Pública y los gastos adicionales directamente atribuibles a la adquisición hasta que las existencias se hallen ubicadas para su venta, tales como transportes, aranceles de aduanas y seguros.
Una novedad importante en el PGC 07 respecto al PGC de 1990 es que los descuentos por pronto pago se consideran menor precio de adquisición, afectando directamente la determinación del consumo de existencias.
No se incluirán en el precio de adquisición, entre otros gastos (reconociéndose como gasto del ejercicio en que se incurren): gastos de almacenamiento posterior, gastos generales de administración que no contribuyan a dar a las existencias su condición y ubicación actuales, gastos excepcionales, gastos de la función de aprovisionamiento y gastos de venta.
Ejemplos de Determinación del Precio de Adquisición
Ejemplo 1: Precio de adquisición con descuentos y gastos
La sociedad "AMC" adquiere 1.000 unidades de la mercadería X con las siguientes condiciones:
- Importe unitario: 10 €/unidad.
- Descuentos consignados en factura: por pronto pago 500 €, por volumen 300 €.
- Gastos de transporte: 500 €.
El cálculo del precio de adquisición es:
- Importe facturado: 10.000 € (1.000 u.f. * 10 €/u.f.)
- Menos descuentos (500 € + 300 €): (800 €)
- Más gastos adicionales: 500 €
- Precio de adquisición total: 9.700 €
- Precio unitario: 9,7 €/unidad (9.700 € / 1.000 u.f.)
Ejemplo 2: Precio de adquisición con descuentos posteriores
La sociedad "AMC" adquiere 1.000 unidades de la mercadería X con las siguientes condiciones:
- Importe unitario: 10 €/unidad.
- Gastos de transporte: 500 €.
- Descuentos posteriores: por defecto de calidad 1.000 €, por pronto pago 500 €.
El cálculo del precio de adquisición es:
- Importe facturado: 10.000 € (1.000 u.f. * 10 €/u.f.)
- Menos descuentos posteriores (1.000 € + 500 €): (1.500 €)
- Más gastos adicionales: 500 €
- Precio de adquisición total: 9.000 €
- Precio unitario: 9 €/unidad (9.000 € / 1.000 u.f.)
La norma de valoración 10.ª considera que todos los descuentos identificables con las adquisiciones, con independencia de su naturaleza y del momento de su concesión, minoran el precio de adquisición.
Valoración Inicial: Coste de Producción
El coste de producción será igual al consumo de materias primas y otras materias consumibles, más el coste de los factores de producción directamente imputables. A esto se añade la parte que razonablemente corresponda de los costes indirectos, fijos o variables, en la medida en que tales costes correspondan al período de fabricación, elaboración o producción en los que se haya incurrido al ubicarlos para su venta y se basen en la utilización de la capacidad normal de trabajo de los medios de producción. Para las existencias que necesiten un período de tiempo superior a un año para estar en condiciones de ser vendidas, se incluirán los gastos financieros, en los términos previstos en la norma sobre el inmovilizado material.
Podemos definir los costes directos como aquellos que derivan de recursos cuyo consumo puede medirse y asignarse inequívocamente a un producto, como la mano de obra directa. Respecto a los costes indirectos, distinguimos:
- Variables: Aquellos que varían directamente, o casi directamente, con el volumen de producción obtenida, tales como los materiales y la mano de obra indirecta. Los costes indirectos variables se distribuirán, a cada unidad de producción, sobre la base del nivel real de uso de los medios de producción.
- Fijos: Aquellos que permanecen relativamente constantes, con independencia del volumen de producción, como la amortización y mantenimiento de los edificios y equipos de la fábrica. La imputación de los costes indirectos fijos a los productos se basará en la capacidad normal de trabajo de los medios de producción, y la cantidad de coste indirecto fijo distribuido no se incrementará por un nivel bajo de producción o capacidad ociosa, reconociéndose estos costes indirectos no distribuidos como gastos del ejercicio.
Cuando en el proceso de producción se fabrique simultáneamente más de un producto (producción conjunta o productos principales junto a subproductos) y los costes de transformación de cada tipo no sean identificables por separado, el coste total se distribuirá entre los productos utilizando bases uniformes y racionales, por ejemplo, el valor de mercado de cada producto.
No se incluirán en el coste de producción, reconociéndose como gasto del ejercicio en que se incurren, las cantidades anormales por desperdicio de materiales, mano de obra u otros costes de producción, así como el importe de las mermas y deterioros.
Registro Contable de las Pérdidas por Deterioro de Existencias
Si en algún momento se produce un deterioro del valor de las existencias, deberás abonar la cuenta que corresponda del subgrupo 39 con cargo a la cuenta “693. Pérdidas por deterioro de existencias”. Si, posteriormente, revirtiese el deterioro, se abonaría la cuenta “793. Reversión del deterioro de existencias”.
Además de todos estos asientos, al cierre procederá realizar la regularización de existencias. Las cuentas anuales deben reflejar cuál era la situación de las existencias al cierre del ejercicio. Por lo tanto, corresponde anotar unos ajustes para que la contabilidad muestre la variación que haya acontecido. La repercusión en las cuentas anuales es doble: por un lado, en el balance figurarán, como corresponde, las existencias finales.
Aunque en principio la contabilización de las pérdidas por deterioro no tiene que producir grandes cambios en los asientos contables habituales, es posible que estos se inserten en protocolos más amplios en los que todo tiene que quedar más claro. En definitiva, ha de saberse todo sobre cómo han llegado las existencias, qué ha pasado con ellas y cómo han salido de la empresa. La contabilidad, cada vez más, tendrá que conjuntarse con otros sistemas de información.
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