El tema relativo a la inscripción de trabajadores al Registro Federal de Contribuyentes (RFC) ha cobrado un nuevo interés. ¿Te enfrentas a desafíos con la inscripción de tus trabajadores en el RFC? Si te has hecho esta pregunta, probablemente estás dando tus primeros pasos como empresario o buscas optimizar tus procesos fiscales como patrón.
Esta guía completa te proporcionará la información necesaria sobre la importancia de tramitar la clave RFC de tus empleados y el paso a paso de cómo realizarlo, incluyendo las novedades más recientes y las obligaciones que recaen tanto en el empleador como en el asalariado.
Obligación Legal de la Inscripción al RFC
La inscripción de los trabajadores en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) no es solo una opción, sino una obligación legal para los empleadores en México. Este deber se encuentra respaldado por diversas disposiciones fiscales:
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Artículo 27 del Código Fiscal de la Federación (CFF): Estipula la obligación de los empleadores de solicitar la inscripción al RFC para aquellos trabajadores a quienes se les realicen pagos por sueldos y salarios.
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Artículo 99, fracción V, de la Ley de Impuesto Sobre la Renta (LISR): Ratifica que es obligación del patrón registrar en el RFC a las personas que contraten para prestar servicios subordinados.
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Artículo 117 LISR y Artículo 27, quinto párrafo del CFF: Para los efectos de estos artículos, las personas que obtengan ingresos por sueldos y salarios deberán proporcionar a sus empleadores los datos necesarios para su inscripción en el RFC. En caso de ya estar inscritas, deberán comprobar esta circunstancia.
La obligación de proporcionar el RFC o sus datos recae en el asalariado o asimilado, mientras que la obligación de solicitar o inscribir al RFC recae en el empleador respecto de sus asalariados o asimilados. El empleador requiere comprobar documentalmente los RFC proporcionados y dejar evidencia de ello en los expedientes del personal.
Según establece el artículo 94 de la Ley de Impuesto sobre la Renta, el personal que puede percibir estos pagos abarca desde trabajadores del Estado, miembros de sociedades cooperativas de producción y miembros de consejos directivos, hasta administradores, comisarios, gerentes generales y, básicamente, cualquier persona física.
¿Cuándo y Cómo Realizar la Inscripción?
La inscripción debe realizarse cuando se inicie la relación laboral y antes de emitir el primer pago de salario, existiendo un plazo de un mes para llevarla a cabo.
El proceso puede ser presencial o en línea. Actualmente existen cuatro variantes para inscribir a los asalariados y asimilados al RFC. Las solicitudes de inscripción de trabajadores se deberán presentar por el empleador mediante dispositivo magnético de conformidad con las características técnicas y con la información señalada en la ficha 49/CFF denominada “Inscripción al RFC de trabajadores” contenida en el Anexo 1-A.
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Una de estas facilidades es la “Inscripción Masiva Exprés”, que permite el envío por medio de Internet (mediante el portal del SAT) o ventanilla (en la ALSC de su preferencia) de la solicitud de inscripción electrónica al RFC de asalariados y asimilados. Este servicio se proporciona de conformidad con la regla I.2.4.6. y la ficha 49/CFF.
Procedimiento General de Inscripción Masiva (Ficha 49/CFF)
Para la inscripción masiva de trabajadores al RFC, el proceso implica la preparación de un archivo específico con los datos de los empleados y el llenado de un formulario en el portal del SAT.
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Preparación del Archivo de Datos: Se debe generar una tabla de Excel que contenga la información de los trabajadores, sin títulos de columna u otros datos adicionales.
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Guardar el Documento: El archivo deberá tener por nombre el RFC del empleador, seguido de la fecha en que se envía la solicitud en formato DD/MM/AAAA, un guion bajo y un número que identifique el número consecutivo del archivo que se está realizando; si es el primero, será “01”.
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Formateo del Archivo TXT: Para darle el acabado final al archivo TXT, ábralo con el Bloc de notas de su computadora o Wordpad. Ahí, deberá reemplazar los espacios entre datos con pipes, es decir, el símbolo “|”.
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Compresión: Por último, guarde el documento y comprímalo en formato ZIP.
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Llenado del Formulario: Deberá llenar un formulario (referente a la ficha 40 del Código Fiscal de la Federación). En el cuadro del formulario titulado “Descripción” deberá adjuntar su “Manifestación bajo protesta de decir verdad”. Esta declaración debe ser simple e incluir su información básica, y debe encontrarse debidamente firmada de manera autógrafa por el empleador (persona física) o por el representante legal (si se trata de personas morales), y estar acompañada de una identificación oficial vigente.
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Adjuntar Archivo: Volviendo al formulario, solo le queda adjuntar el archivo TXT comprimido y en la “Descripción del archivo” escribir exactamente el nombre del archivo.
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Comprobante: Inmediatamente después de haber enviado la solicitud, el empleador recibirá un comprobante de envío.
Estructura del Archivo de Texto (.txt) para Inscripción Masiva
El archivo de texto comprimido en .ZIP debe seguir la siguiente estructura. Es fundamental que las columnas no contengan títulos o encabezados, ni tengan registros vacíos (filas), a excepción de la tercera columna si no aplica.
| Columna | Descripción | Consideraciones |
|---|---|---|
| Primera | CURP del asalariado | 18 posiciones |
| Segunda | Primer apellido de la persona asalariada | |
| Tercera | Segundo apellido de la persona asalariada | Puede estar vacía si no tiene dato |
| Cuarta | Nombre(s) de la persona asalariada | |
| Quinta | Fecha de ingreso de la persona asalariada | Formato DD/MM/AAAA |
| Sexta | Marca del indicador de ingresos | Únicamente valores 1, 2, 3, 4, 5 o 6 según tipo e importe de ingresos:
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| Séptima | Clave de R.F.C. del patrón | 12 o 13 posiciones, según corresponda a persona moral o física |
| Octava | Correo electrónico válido | De la persona asalariada o del patrón |
| Novena | Número telefónico válido | Diez dígitos, de la persona asalariada o del patrón |
Es importante destacar que las letras únicamente se registrarán en mayúsculas. El formato del archivo debe ser en Código Estándar Americano para Intercambio de Información (ASCII), y en caso de que se incluyan RFC con “Ñ” se debe guardar en el formato compatible (ANSI).
Novedades: Solicitud de Datos en el RFC de Asalariados (Ficha 320/CFF)
El pasado 27 de diciembre de 2022, en la Resolución Miscelánea Fiscal para el año 2023, se publicó la regla 2.7.1.48. Esta regla permite a las personas obligadas a emitir los CFDI de nóminas realizar por única ocasión la solicitud de la información relacionada con la inscripción en el RFC de las personas a quienes les realizan los referidos pagos de nómina.
Para realizar lo anterior, se debe utilizar la ficha de trámite 320/CFF “Solicitud de datos en el RFC de asalariados”, contenida en el Anexo 1-A.
El objetivo principal de este trámite es que los empleadores que aún no están timbrando con la versión 4.0 de CFDI, debido a que no cuentan con la información actualizada, obtengan el nombre completo y el código postal que tienen registrados sus empleados en el SAT, y de esta manera, logren realizar el timbrado sin inconvenientes. Este trámite es crucial para cumplir con el timbrado del CFDI 4.0.
La solicitud se realiza en el portal del SAT, que habilitó esta opción en enero pasado. Dentro de este trámite, el SAT solicita que se adjunte un archivo con el RFC de los empleados de quienes se desean solicitar los datos fiscales. El SAT dará respuesta a la solicitud en 10 días hábiles, por lo cual es importante realizar este trámite con anticipación.
Requisitos para la Solicitud de Datos (Ficha 320/CFF)
Para llevar a cabo este trámite de solicitud de datos en el RFC, se deben cumplir con ciertos requisitos y condiciones específicas:
Requisitos del Archivo TXT:
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Debe estar en formato .ZIP.
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Sin tabuladores.
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Las letras únicamente se registrarán en mayúsculas.
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El formato del archivo debe ser en Código Estándar Americano para Intercambio de Información (ASCII), y en caso de que se incluyan RFC con “Ñ” se debe guardar en el formato compatible (ANSI).
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El nombre de dicho archivo será el RFC del solicitante.
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Las columnas no deberán contener títulos o encabezados, ni tener registros vacíos (filas).
Condiciones del Empleador:
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Contar con contraseña (CIEC o e.firma).
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No estar publicado en las listas a que se refiere el artículo 69 del CFF, con excepción de la fracción VI, relativo a los créditos condonados.
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Haber emitido CFDI por los conceptos a que se refiere el Título IV, Capítulo I de la Ley del ISR, al menos una vez en los últimos 12 meses a los trabajadores cuya información se solicita.
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Haber presentado su declaración anual del ejercicio fiscal inmediato anterior.
Casos Especiales: Trabajadores ya Inscritos, Menores de Edad y Reanudación
La ficha de inscripción indica que este trámite aplica únicamente cuando los trabajadores no han sido inscritos anteriormente en el RFC. Por tanto, si el patrón contrata a un trabajador que ya cuenta con RFC, no está obligado a inscribirlo de nuevo, pues sería un trámite ocioso.
En el caso de trabajadores que ya cuentan con RFC y han tenido un periodo de inactividad, lo que procede es la presentación de una reanudación de actividades, si aplica. Dada una suspensión o reanudación de las actividades del trabajador, el Reglamento del CFF en su artículo 30, fracción IV, inciso b), segundo párrafo, establece que se deberá presentar la ficha 75/CFF “Aviso de suspensión/reanudación de actividades de asalariados”.
Sin embargo, en la práctica, un problema común es que cuando un trabajador termina su relación laboral, el patrón no presenta la suspensión en el RFC. Como el trabajador continúa activo en los registros del SAT, el nuevo patrón no podría presentar una 'reanudación de actividades' ya que el estatus de suspensión no existe. Actualmente, no hay una regla o procedimiento claro de la autoridad para abordar esta situación, lo que hace que la obligación del aviso de reanudación sea poco observada en la práctica.
Para el caso de menores de edad, si se trata de un menor de 16 años, legalmente no tienen permitido tener una relación subordinada de trabajo. Si es un menor de edad mayor de 16 años, debe seguirse lo establecido en la ficha “160/CFF Solicitud de inscripción en el RFC de personas físicas menores de edad a partir de los 16 años”.
La Importancia de la Asesoría Especializada y Herramientas
Inscribir a los colaboradores al RFC, aunque parece un trámite sencillo en teoría, su práctica puede ser engorrosa y confusa, sobre todo cuando la nómina comienza a crecer. Un error en el formato o en el formulario puede retrasar las actividades de la empresa, generando dificultades administrativas y hasta financieras. La solicitud debe cumplir con criterios específicos de formato para recibir el visto bueno del Servicio de Administración Tributaria.
Si estás por arrancar un negocio, formalizar una empresa o simplemente buscas eficientar tus procesos fiscales, lo mejor que puedes hacer es buscar asesoría fiscal especializada. Empresas de software contable, como CONTPAQi®, han desarrollado herramientas que facilitan este proceso. Por ejemplo, CONTPAQi® Nóminas ofrece un reporte para el Trámite 320/CFF “Solicitud de datos en el RFC de asalariados”, y CONTPAQi® Personia permite generar el archivo ZIP necesario para estos trámites.
Utilizar estas herramientas y contar con acompañamiento profesional puede asegurar que la información fiscal de tus trabajadores esté actualizada y que cumplas en tiempo y forma con el timbrado del CFDI 4.0, evitando infracciones relacionadas con el Registro Federal de Contribuyentes.
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