En España, la factura electrónica es obligatoria en el ámbito de la administración pública, la Ley 25/2013 regula la emisión de facturas en el formato Facturae en las relaciones comerciales entre la administración y sus proveedores desde 2015.
Obligatoriedad y Ámbito de Aplicación
- B2G (Business-to-Government): La factura electrónica es obligatoria en las relaciones con la administración pública, así como en las relaciones entre subcontratistas y contratistas del sector público.
- B2B (Business-to-Business): España se prepara para una implementación de la factura electrónica entre empresas y autónomos durante 2025 y 2026 tras la publicación oficial de reglamento técnico del sistema de factura B2B.
Requisitos Técnicos
- B2G: Se debe contar con un certificado electrónico para la firma obligatoria de facturas. En su defecto, puede emplearse el servicio de “firma electrónica delegada” de un proveedor tecnológico cualificado.
- B2B: Será necesario contar con un certificado electrónico para la firma obligatoria de facturas entre empresas (TBC).
Formatos Admitidos
- B2G: Facturae, se trata de un formato estructurado (XML) que obligatoriamente deben generar los proveedores y acreedores en las relaciones con la administración pública.
- B2B: Los formatos admitidos para la facturación entre empresas son: XML CII, UBL, EDIFACT y Facturae (TBC).
Firma Electrónica
- B2G: Obligatoria, es necesario aplicar una firma electrónica XAdES en las facturas dirigidas a la administración pública.
- B2B: Obligatoria, es necesario aplicar una firma electrónica avanzada conforme al Reglamento eIDAS relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza (TBC).
Sistemas Tributarios Electrónicos en España
España cuenta con un amplio sistema tributario electrónico que a su vez está compuesto por varios subsistemas para el correcto funcionamiento de este.
- SII - Suministro Inmediato de Información
- SILICIE - Suministro Inmediato de Libros Contables de Impuestos Especiales
- Ticket BAI y LROE - Sistema de declaración de facturas y Libros de Registro de Operaciones Económicas en el País Vasco
Almacenamiento
- B2G: Obligatorio para el emisor por un periodo legal de 5 años.
- B2B: *Por definir con la publicación oficial del reglamento técnico de factura B2B.
¿Cómo funciona la factura electrónica en el sector público en España?
A continuación, se muestra el proceso de emisión de facturas a través del PGEFe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) de las administraciones públicas o FACe.
- Emisión y validación: Extracción de los datos del ERP del proveedor para su transformación al esquema XML - Facturae definido por la Agencia Tributaria y aplicación de distintos mecanismos de validación de datos para controlar que contienen la información necesaria.
- Firma electrónica: Se aplican los mecanismos de firma electrónica establecidos por ley, que aportan integridad y autenticidad a la factura electrónica. Se trata de la firma electrónica avanzada basada en un certificado (XAdES).
- Envío al PGEFe: Una vez validada la factura, se envía al PGEFe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) que los organismos públicos tienen habilitado, o a FACe, para aquellos organismos adscritos al Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado.
- Almacenamiento electrónico: Archivo electrónico del formato XML - Facturae de la factura original con altas condiciones de seguridad y accesibilidad durante los 5 años que indica la legislación española.
¿Cómo funciona la factura electrónica entre empresas España?
A continuación, se muestra el proceso de emisión de facturas electrónicas en el ámbito privado conforme a los requerimientos establecidos en la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas.
- Emisión y validación: Extracción de los datos del ERP para la generación de los formatos técnicos de factura (EDIFACT, Facturae, XML CII, UBL...) y aplicación de mecanismos de validación de datos para garantizar la información mínima requerida en cada una de las sintaxis.
- Envío de facturas: Una vez validado cada documento, se identifica al destinatario de la factura para su envío a través de canales de comunicación específicos (VAN privada, pasarela EDI, https, sftp, x400, OFTP, AS2, AS4...) con registro de trazabilidad, confirmación de entrega y procesamiento.
- Almacenamiento electrónico: Resguardo electrónico de las facturas emitidas bajo un servicio de Almacenamiento Electrónico eIDAS con registro de evidencias y reaseguramiento continuo de los documentos.
- Gestión de estados: Visibilidad e integración de los distintos acuses de estado o ACK (acknowledgement) de cada una de las facturas emitidas conforme a las especificaciones técnicas definidas en el proyecto.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica B2B en España
El contenido de las siguientes preguntas está sujeto a cambios con la publicación oficial del reglamento técnico definitivo de factura electrónica B2B en España.
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¿La facturación electrónica B2B será para todo tipo de clientes (nacionales, intracomunitarios y/o extracomunitarios?
No. Solo hay que emitir factura electrónica a un destinatario cliente o proveedor que esté implantado en España o que opere en España bajo el registro de IVA.
¿Los autónomos también están afectados por esta ley?
Sí, los autónomos también estarán obligados a cumplir con la normativa factura electrónica B2B.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica B2B en España? ¿Cuándo se publicará el Real Decreto y se aprobará el reglamento técnico?
Las fechas de publicación del Real Decreto dependerán de la finalización del trámite parlamentario iniciado y en curso. La expectativa es tener el reglamento técnico definitivo en 2024, por lo que cabría pensar que la fecha de entrada en vigor para la implementación de la primera fase será en 2025.
¿Cuáles son los plazos de implementación previstos? ¿La facturación electrónica será obligatoria para todos los niveles de facturación?
Los plazos de implementación para la factura electrónica B2B desde la publicación definitiva del Real Decreto serán: Un año para las empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros y dos años para el resto de las empresas (aquellas con ventas inferiores a los 8 millones de euros).
Durante el periodo de transición, ¿qué ocurrirá si un proveedor no está obligado a usar factura electrónica?
Si no entra en la primera fase de implementación (por volumen de facturación de empresas), seguirá enviando sus facturas de forma "tradicional" hasta que su empresa tenga la obligación de pasar a la facturación electrónica.
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¿El nuevo sistema afectará a las relaciones B2G y B2C?
No. Quedan fuera del alcance de esta Ley las facturas emitidas por una empresa cuyo destinatario pueda ser un organismo público (B2G) o un consumidor final (B2C).
Las empresas que ya trabajan con el SII, ¿están obligadas a emitir o recibir facturas electrónicas B2B?
Sí. El SII es un sistema distinto y las empresas tendrán que cumplir con ambos procesos. Por lo tanto, las empresas que ya trabajen con el SII tendrán que enviar sus facturas electrónicas a sus proveedores y recibirlas de sus clientes.
¿Cómo convivirán el sistema TicketBAI y el sistema de factura B2B?
Las empresas registradas en la comunidad autónoma del País Vasco deberán cumplir con ambas normativas. Tendrán que disponer de un proveedor certificado o Software Garante para el cumplimiento TicketBAI y una solución para el nuevo sistema de facturación electrónica B2B.
¿Cómo será la interoperabilidad entre plataformas privadas de factura electrónica?
Las plataformas de factura electrónica deberán contar con la capacidad de conectarse entre sí mediante protocolos de comunicación seguros definidos en el reglamento técnico. Además, deberán ser compatibles con los requisitos establecidos y asegurar unos niveles de seguridad del servicio, incluyendo la autenticación y validación de las facturas.
¿Cuáles son los formatos admitidos para emitir las facturas electrónicas B2B?
Los formatos admitidos son: UBL, CII, EDIFACT y Facturae.
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