Los estados financieros básicos son los distintos documentos que debe preparar la empresa al término del ejercicio contable, con el objeto de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades de la empresa a lo largo de un período.
Los estados financieros son documentos que reflejan la situación financiera de tu empresa. Estas declaraciones son imprescindibles para saber si una empresa es rentable. Tu empresa debe preparar estos documentos al final de cada ejercicio financiero para mostrar tu situación financiera y los resultados económicos obtenidos durante un periodo.
Las sociedades mercantiles y los autónomos de responsabilidad limitada en España están obligados legalmente a elaborar estos estados financieros y presentarlos en el Registro Mercantil. Estas cuentas anuales también se pondrán a disposición del público, por lo que cualquier persona o entidad podrá solicitar una copia. En 2021, el Instituto Español de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) impuso multas por un importe de 852.283 euros a las empresas que incumplieron la obligación de presentar sus cuentas anuales.
Los Cuatro Principales Estados Financieros
Aquí están los cuatro principales estados financieros:
- Balance general
- Estado de resultados
- Estado de flujos
- Estados de cambio sobre patrimonio neto
También existen algunos más, como por ejemplo el estado de utilidades retenidas, las notas explicativas, el estado de cambios en el patrimonio neto o el estado de cambios en la situación financiera. Todos los datos importantes contenidos en estos documentos se suelen recopilar en un informe financiero, que sirve para conocer la situación de la empresa a nivel financiero.
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El Balance General: Donde Residen las Compras y Ventas a Crédito
¿Qué es el Balance General?
El balance general o de situación es el documento contable que informa de la situación financiera de la empresa en un momento determinado. Básicamente, se trata de un informe que presenta, de forma muy clara, la situación patrimonial de la empresa: lo que tiene (activo), lo que debe (pasivo), el valor de sus propiedades y derechos, las obligaciones y el capital.
Es fundamental que el balance nunca esté descuadrado. Esto quiere decir que el total del activo debe ser equivalente a la suma del pasivo más el patrimonio neto. Si esto no es así, debes ver dónde está el error.
El balance general es ese documento en el que declaras los activos, pasivos y patrimonio de tu empresa para un período determinado. Su objetivo es que puedas detallar el balance entre ingresos y gastos, con respecto a un período anterior. El balance general te ayuda a diagnosticar la salud financiera de tu empresa. En la medida que los resultados sean mejores que en el período anterior, tu negocio estará en una posición más ventajosa.
Estructura del Balance General y su Relevancia para las Compras y Ventas a Crédito
A la hora de hacer el cálculo, debes tener en cuenta las diferentes masas patrimoniales de estas tres variables:
- El activo: se divide, a su vez, en activo corriente y no corriente. Este último hace referencia a los bienes y derechos que formarán parte del patrimonio empresarial durante un periodo mínimo de un año. Incluye, entre otros, los inmuebles por lo que recibe un alquiler, las inversiones financieras a largo plazo o la maquinaria. Los activos corrientes, por el contrario, son los que formarán parte del patrimonio menos de 12 meses (el dinero en efectivo que hay en la caja o la mercancía a la venta, por ejemplo).
- El pasivo: como el anterior, se clasifica en corriente (deudas a corto plazo) y no corriente (deudas a largo plazo).
- El patrimonio neto: se divide en los fondos propios y las subvenciones.
Las ventas netas a crédito se refieren a las ventas que usted realiza y que los clientes pagan más tarde. Es probable que cobre a crédito de clientes que pagarán en unas semanas o meses. Por este motivo, las ventas netas a crédito figuran en el balance en la sección de activos a corto plazo. Las ventas a crédito, al ser un dinero próximo a recibir, va en la parte de activos corrientes, dentro de las cuentas por cobrar. En el balance general, dentro de los activos corrientes, puedes señalar elementos como: cuentas bancarias, inventario, caja y cuentas por cobrar, dentro de las cuales se incluyen las ventas a crédito. Si bien ya realizaste estas ventas, aún no tienes el dinero, por lo cual lo colocas como activo corriente. Es de este modo como las ventas tienen un peso en el balance general.
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Por otro lado, cuando tu empresa realiza compras a crédito, estas se reflejan en la sección de pasivos. Los pasivos son todos tus egresos. Al igual que los activos, pueden ser corrientes y fijos. Algunos pasivos corrientes son: obligaciones bancarias, cuentas por pagar a acreedores e impuestos. Y, con respecto a los pasivos fijos, se incluyen documentos por pagar, créditos bancarios a mediano y largo plazo y deudas con proveedores de vehículos y maquinaria. Por ejemplo, supongamos que tu empresa compra USD 10.000 en monitores a crédito. Al final del mes, estás listo para pagar tu factura. Debitaremos (aumentaremos) en tus cuentas por cobrar, mientras que acreditaremos (disminuiremos) tu cuenta de cuentas por pagar (un pasivo).
En función del número de trabajadores y del importe de la cifra de negocios, el balance de situación puede ser normal, abreviado o pyme.
El Estado de Resultados: Impacto de las Ventas a Crédito en la Rentabilidad
También conocido como estado de ganancias y pérdidas, resume las operaciones derivadas de las actividades económicas de una empresa durante un periodo determinado. El resultado final se obtiene tras restar a los ingresos de una empresa durante un determinado período fiscal los distintos gastos, tanto ya efectivos como futuros en forma de pagarés, cheques, intereses, etc.
Para elaborar el estado de resultados se desglosan de forma detallada todos los gastos, pérdidas, beneficios e ingresos. Se distribuyen en distintas categorías para obtener dos tipos de resultados: antes y después de aplicar los impuestos.
Este documento sirve para mostrar si la compañía está cumpliendo sus objetivos financieros. También ofrece la posibilidad de conocer cuál es su rentabilidad, qué bienes posee, cómo los ha conseguido e, incluso, cuánto dinero consigue por cada euro invertido. Lo normal es que el estado de resultados se calcule de forma anual, pero su periodicidad es flexible. Si durante ese período los ingresos netos superan a los gastos, tu empresa habrá obtenido beneficios (saldo positivo). Cuando ocurre lo contrario, significa que estás entrando en pérdidas (saldo negativo).
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En la cuenta de pérdidas y ganancias, las ventas netas a crédito también figuran como parte de los ingresos totales por ventas. El seguimiento de las ventas netas a crédito ayuda a gestionar eficazmente las cuentas por cobrar. Para poder hacer los cálculos de forma rápida y correcta, lo mejor es tener todas las cifras ordenadas y contabilizar tanto los gastos como los ingresos en el momento en que se producen. De esta forma, llegado el momento solo tendrás que sumar los importes y asentarlos en la cuenta correspondiente.
Otros Estados Financieros Clave
Estados de Flujos de Efectivo
Informa sobre las variaciones y movimientos de efectivos y sus equivalentes en un periodo determinado. La información de los flujos de efectivo (cantidad de dinero que tiene una empresa circulando) es útil porque suministra las bases para evaluar la capacidad que tiene la empresa para generar efectivo o equivalentes y también muestra sus necesidades de liquidez. Además, es posible saber con detalle de dónde ha salido el efectivo y a dónde ha ido a parar. Ten en cuenta que no es lo mismo obtener dinero de un préstamo que de una aportación económica de los socios.
El Estado de Flujos de Efectivo clasifica los movimientos por actividades. Se puede hablar de tres tipos:
- Flujos de efectivo de las actividades de explotación: pagos y cobros relacionados con la actividad principal de la empresa.
- Flujos de efectivo de las actividades de inversión: pagos para adquirir activos no corrientes y cobros de procedentes de las ventas o de las amortizaciones.
- Flujos de efectivo de las actividades de financiación: cobros que provienen de la venta de títulos o valores y pagos realizados para amortizar préstamos, por ejemplo.
Estados de Cambio en el Patrimonio Neto
El estado de cambios en el patrimonio explica los cambios en el capital social de tu empresa, las reservas acumuladas y las ganancias retenidas durante el periodo del informe. Este informe detalla cómo las ganancias retenidas, las emisiones de acciones, los pagos de dividendos y otros movimientos afectan al capital de los propietarios.
Al consultar este documento, los inversores y la dirección obtienen información valiosa sobre cómo las decisiones estratégicas y operativas impactan en el valor neto de la empresa. Por ejemplo, las distribuciones elevadas de dividendos pueden reducir el capital, mientras que las nuevas emisiones de acciones pueden aumentarlo. Este estado financiero te ayuda a comprender cómo las políticas de financiación y distribución de beneficios dan forma a largo plazo al bienestar financiero de tu empresa.
La Base de la Contabilidad: Débitos y Créditos
Los débitos y créditos son la base de la contabilidad de doble entrada. Los débitos y los créditos indican dónde fluye el valor dentro y fuera de un negocio. Los débitos y los créditos indican el valor que fluye dentro y fuera de un negocio. Un débito indica valor que entra y un crédito indica valor que sale.
Los débitos aumentan el valor de las cuentas de activos, gastos y pérdidas, mientras que los créditos aumentan el valor de las cuentas de pasivos, patrimonio e ingresos. Los débitos se registran en el lado izquierdo de una entrada contable, mientras que los créditos se registran en el lado derecho. Los débitos y créditos mantienen balanceados los libros contables de una empresa. No hay débito sin un crédito. Débitos y créditos son la forma en que los contables mantienen las cuentas del libro mayor de una empresa "balanceadas", es decir, en equilibrio y armonía. Siempre debe haber un débito en una cuenta y un crédito en otra cuenta que se igualen entre sí. Esto es uno de los procesos requeridos por la contabilidad de entrada doble.
Por ejemplo, supongamos que tu empresa compra USD 10.000 en monitores a crédito. Una cuenta de pasivos refleja el monto que una empresa debe. Al final del mes, estás listo para pagar tu factura. La cuenta de pasivo será debitada para registrar el pago (valor saliente), y la cuenta de efectivo será acreditada para reflejar el pago (valor saliente).
Utilidad y Análisis de los Estados Financieros
De todo lo indicado se puede deducir que los estados financieros son un instrumento básico para la evaluación del rendimiento de una compañía, ya que son parte importante para la aplicación de fórmulas financieras, estadísticas y comparaciones.
La elaboración de los distintos documentos que reflejan los estados financieros es muy útil para, entre otros:
- Conocer si se está produciendo algún tipo de desajuste en las cuentas generales de la empresa o los presupuestos que interfiera en su normal funcionamiento y viabilidad.
- Establecer y delegar responsabilidades entre los distintos departamentos y profesionales.
- Saber si tus finanzas, las de tus clientes y proveedores están o no saneadas.
- Tener la información suficiente como para tomar decisiones relacionadas con la gestión.
- Aportar transparencia sobre el estado económico de la empresa.
- Ver la evolución de un año con respecto al anterior y, con ello, poder tomar decisiones de cara al futuro.
- Comparar la situación financiera de tu compañía con la de la competencia.
- Tener preparada la documentación necesaria para solicitar una financiación o ponerla a la venta.
- Ofrecer la base para el cálculo de impuestos por parte de las Administraciones Públicas.
En un mundo perfecto, usted cobraría en cuanto suministrara los bienes o servicios. Pero los clientes suelen pagar a crédito, lo que significa que tendrá que esperar para cobrar ese dinero. La buena noticia es que hacer este cálculo es sencillo y le proporciona la información que necesita para calcular también otras cifras contables importantes, incluido su índice de rotación de cuentas por cobrar.
Las devoluciones de ventas se producen cuando su empresa ofrece a los clientes un reembolso o crédito después de que le hayan comprado bienes o servicios. Las rebajas son reducciones de precio que se realizan por motivos distintos a una devolución. Por ejemplo, puede que accidentalmente cobre de más a un cliente por olvidarse de aplicar un descuento. Cuando se pierden ingresos por devoluciones o descuentos de ventas, se trata de dinero que la empresa no tiene. Podría evitar estas pérdidas con la diligencia debida.
Los débitos y créditos indican los ingresos o ganancias y las pérdidas o gastos. Lleva tiempo cobrar cuando se permite a los clientes comprar a crédito. Cuando los clientes no pagan, su empresa se queda atascada con deudas incobrables. No puede cobrar o puede tener que incurrir en gastos adicionales para cobrar.
Analice las prácticas de venta de su empresa. Más allá de determinar si es eficiente en el cobro, las ventas netas a crédito también le ayudan a comprender las prácticas de venta. Revisar las devoluciones de ventas le ayuda a identificar problemas como los de control de calidad. Si tiene un gran volumen de devoluciones, esto sugiere un problema que podría afectar a los resultados de su empresa.
Preguntas Frecuentes sobre el Balance General y el Crédito
¿Dónde van las ventas en el balance general?
Si te preguntas dónde van las ventas en el balance general y cómo declararlas, tienes que saber que no hay forma de definirlas en el documento directamente, dado que no se consideran activos ni pasivos. Sin embargo, sería un error decir que las ventas no juegan un papel importante dentro del balance general, ya que podemos evidenciar sus efectos en la declaración de varios de los elementos presentes en este documento.
¿Dónde va “clientes” en el balance general?
La cuenta “clientes” -o cuentas por cobrar- se establece en los activos del balance general. Hace referencia a aquellas deudas que tienen los consumidores con la empresa y que aún no han pagado.
¿Dónde va el costo de ventas en el balance general?
El costo de ventas hace referencia a los gastos en materiales de producción, importación, mano de obra y todo lo necesario para la fabricación de los productos y/o servicios que sern vendidos. Por tanto, todos estos costos van en el área de pasivos fijos.
¿Cómo identificar las ventas a crédito en un balance general?
Las ventas a crédito, al ser un dinero próximo a recibir, va en la parte de activos corrientes, dentro de las cuentas por cobrar.