El CFDI de nómina es el comprobante fiscal digital que respalda el pago de sueldos a los trabajadores. En México, el recibo de nómina es el documento oficial que respalda el pago de salarios a los trabajadores. Es un comprobante fiscal validado por el SAT que acredita el pago de salarios a los trabajadores. Desde 2017, este comprobante debe emitirse en formato digital (CFDI) validado por el SAT y cumplir con requisitos legales establecidos en la Ley Federal del Trabajo.
Emitir correctamente un recibo de nómina con CFDI no es solo un requisito legal, sino una garantía de seguridad fiscal tanto para el empleador como para el trabajador.
Fundamento Legal y Versiones del CFDI de Nómina
Los recibos de nómina conforme a la versión 1.2 deben emitirse a partir del 1o. Fundamento legal: Regla 2.7.5.1.
Se llevó a cabo un cambio fiscal que contempla la nueva versión 4.0 del esquema de timbrado para generar comprobantes fiscales digitales.
Los elementos del CFDI son los componentes obligatorios que deben incluirse para que el comprobante tenga validez fiscal. Debes presentar dicha declaración y proporcionar sus constancias de remuneraciones a tus trabajadores.
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Para empleadores con más de 500 trabajadores, se aplica un plazo de 11 días hábiles para ciertos procesos. Fundamento legal: artículo 99, fracción III, de la Ley del Impuesto sobre la Renta y Regla 2.7.5.3.
Aspectos Clave y Actualizaciones en el CFDI de Nómina
Subsidio para el Empleo (SUPE) e ISR
Para el atributo Nomina.Receptor.TipoRegimen, si el valor es 02, debe existir el campo TipoOtroPago con la clave 002, siempre que no se haya registrado otro elemento OtroPago con el valor 007 o 008 en el atributo TipoOtroPago. Es importante mencionar que estos cambios se realizan sobre los CFDIS, es decir, sobre el timbrado, y son obligatorios a partir del 1ero.
En el campo:TipoOtroPago, se ingresará la clave "002" (Subsidio para el empleo (efectivamente entregado al trabajador) del catálogo c_TipoOtroPago publicado en el Portal del SAT.
En el campo: Concepto del Nodo:OtrosPagos, se ingresará la siguiente descripción: Subsidio para el empleo (efectivamente entregado al trabajador).
En el campo Importe del Nodo:OtrosPagos se capturará 0.01; el ingreso de este valor servirá para habilitar la sección de SubsidioAlEmpleo.
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En el campo: SubsidioCausado del Nodo: SubsidioAlEmpleo, se debe registrar el subsidio causado conforme a la tabla del subsidio para el empleo publicada en el Anexo 8 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente, la suma de este importe se tomará como base para la precarga de la declaración anual.
El SAT establece como regla que para todo CFDI con TipoRegimen 02 se debe agregar el subsidio al empleo. El SAT no distingue si se trata de un cálculo de PTU, cálculo de aguinaldo, pago normal de nómina, etc. Al tratar de timbrar conceptos como PTU o aguinaldo con la alternativa de cálculo del art. 174 y cualquier otro concepto independiente de sueldos y salarios; pero que esté "amarrado" al régimen "02 Sueldos (ingresos señalados en la fracción I del art. 94...)" requiere necesariamente el concepto de subsidio de acuerdo a las nuevas reglas de validación. Se actualiza el texto del art. 142 a 174.
Como cambio fiscal de último momento, el SAT determinó que el Apéndice 5 "Procedimiento para el registro de subsidio para el empleo causado cuando no se entregó en efectivo" de la Guía de llenado del comprobante del recibo de pago de nómina y su complemento, deja de tener efecto a partir del 1o de febrero del 2020 y adicionalmente será eliminado en la siguiente actualización a dicha guía.
En octubre de 2019, a través de la guía de ayuda del CFDI de nómina se establece un procedimiento para realizar el ajuste mensual obligatorio al SUPE, procedimiento que inicia su vigencia a partir de enero de 2020.
En relación al apéndice 7 de la Guía de llenado del comprobante del recibo de pago de nómina y su complemento, se describe el procedimiento para el registro del ajuste del Subsidio para el empleo causado cuando se realizan pagos por períodos menores a un mes. Se considera la existencia de pagos (efectivamente entregados al trabajador) de subsidio en los primeros periodos del mes (quincena, semanas, catorcenas, decenas) y la existencia de mayores ingresos en el último periodo del mes. Esta premisa implica verificar los ingresos mensuales del trabajador, y derivado de ello determinar si le corresponde subsidio o no de acuerdo a la tarifa mensual. Se tienen que crear 2 conceptos de percepción de tipo "Sin cálculo" asociados a los tipos de percepción de los catálogos del SAT 007 y 008, así como a los identificadores 36 (ISR) y 37 (Subsidio Efectivo).
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Por la implementación de este ajuste en el subsidio, se determinó que la opción de "ISR Y SUBSIDIO DESGLOSADO" no aplica y no permite apegarse a los conceptos establecidos por el SAT. Por lo anterior se elimina de parámetros de la empresa la opción o "CHECK BOX" "ISR y subsidio Neto" quedando ya en forma predeterminada el cálculo neto de dichos conceptos.
- Tanto el cálculo del ISR como el del SUPE son esencialmente mensuales.
- Por lo que se refiere al ISR, ni la LISR ni el RLISR obligan al empleador a hacer un ajuste mensual cuando el cálculo es por períodos menores a 1 mes.
- Como se observa, el ajuste mensual en el cálculo al SUPE es obligatorio para determinar que no se entregue SUPE en exceso al correspondiente en la tabla mensual. Por el contrario, el ajuste mensual al ISR no es obligatorio.
La siguiente tabla muestra las claves de tipo de otro pago relevantes para el CFDI de Nómina:
| Clave | Descripción / Uso |
|---|---|
| 002 | Subsidio para el empleo (efectivamente entregado al trabajador) |
| 007 | Otro tipo de Otro Pago (según requerimiento del SAT) |
| 008 | Otro tipo de Otro Pago (según requerimiento del SAT) |
Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU)
A partir de esta liberación, para el cálculo de PTU se establece que cuando el monto a pagar sea superior a tres meses del salario del trabajador, se establecen los 90 días de salario como límite máximo de pago del PTU, salvo que el promedio del PTU pagado por la empresa a los trabajadores en los últimos tres años sea superior a esa cifra.
Para efectos de los últimos tres años de PTU, el usuario podrá indicarlos manualmente en el trabajador en la sección de cálculos, PTU, últimos 3 ejercicios. El reporte de PTU se modificó con las columnas PTU determinada, 3 Meses sueldo, Prom. 3 PTU y PTU otorgada.
A partir de este número de control, se actualizan las formulas de exención para los conceptos predefinidos de Aguinaldo (049), PTU (038, 050) y prima vacacional (041), esto con la finalidad de que si se realizan pagos parciales, solo se aplicará una sola vez en el ejercicio el tope de exención correspondiente.
Otras Actualizaciones Relevantes
- El pasado 21 de febrero de 2025 se publicó en el Diario Oficial de la Federación una serie de reformas a la Ley del Infonavit, entre las cuales destaca la del artículo 29. En esta reforma se establece la obligación de los patrones de continuar realizando los descuentos de créditos de sus trabajadores aún cuando estén ausentes o incapacitados.
- Se actualiza el valor de UMA con el importe de 108.57 vigente a partir del 1 de febrero de 2024.
- En el menú trabajadores se agregó la opción "actualización de factor de integración", ya que como consecuencia del cambio en la tabla de prestaciones mínimas de ley, se tendrá que actualizar el factor de cada trabajador acorde al año y días de vacaciones de esta nueva disposición.
- A partir de 2023 se cambió el procedimiento para la determinación de cesantía y vejez en edad avanzada patronal, ya que de acuerdo con la nueva especificación, ahora se aplicará de manera gradual del año 2023 al 2030 y conforme a lo que el empleado tenga registrado en su salario diario integrado, la ubicación del porcentaje de acuerdo a la tabla publicada. Este procedimiento se verá reflejado en los reportes mensuales y bimestrales del seguro social, por lo que en el cálculo de periodo del trabajador no aplica. La tabla de porcentajes la podrá visualizar en el catálogo de ramas del IMSS.
- En el cálculo de finiquitos se realizó cambio para cuando los importes de indemnización son modificados y como consecuencia el resultado de ISR se altera por cambio en la base gravable.
- Se incluye en el catálogo de tipos de Régimen el concepto 13 - Indemnización o Separación.
- Se deben generar dos CFDI; uno por el pago por indemnización o separación y otro por el pago de sueldos. Esto se obtiene con el sistema de Nómina a través de la aplicación de filtros para timbrar por separado la nómina ordinaria (del periodo) con los conceptos correspondientes y por otra parte la nómina extraordinaria correspondiente a los pagos por la separación. Importante: Se identificó trabajadores con finiquito.
- En el registro de nóminas en forma predeterminada se propone siempre la Zona A. Precaución: Está modificando la zona de salario y podría afectar los topes de exención cuando no aplica UMAs.
Proceso de Cancelación de CFDI de Nómina
El proceso de cancelación de un CFDI ha evolucionado. Cuando se seleccione la clave 01 (Comprobante emitido con errores con relación), se deberá habilitar un campo adicional para registrar el folio fiscal que sustituye al comprobante. La clave 02 es para "Comprobante emitido con errores sin relación".
Es importante saber que a partir de este cambio de esquema de cancelación, también cambia la forma o el proceso de cancelar. Anteriormente, primero se cancelaba el comprobante y a partir de la cancelación se sustituía el mismo.
Tanto los PACs como el SAT, han tenido intermitencia en sus procesos de cancelación, por lo que se puede dar el caso en que algún cliente mande una petición de cancelación y el mensaje devuelto sea: "El comprobante se mandó a cancelar, sin embargo el Estado en el SAT sigue vigente o está en proceso de cancelación. Para actualizar el estado de su comprobante intente cancelar más tarde." Cuando esto suceda hay que repetir el proceso de cancelación hasta que el comprobante se haya cancelado, ya que el tiempo de respuesta depende del SAT.
En el proceso de cancelación de comprobantes ahora se verifica el estado de estos después de haber hecho la petición de cancelación al PAC que lo timbró para comprobar que efectivamente lo haya cancelado el SAT y cambiarle su estado en el sistema en cuestión. Es importante entender que el sistema Control 2000, Administrador, Nómina, etc. únicamente envía una petición de cancelación del CFDI correspondiente al PAC que lo haya timbrado originalmente (Masteredi o MySuite), y este envía dicha solicitud de cancelación al SAT, quien finalmente debe realizar la cancelación del CFDI.
El servicio de cancelación de CFDI's del SAT es exclusivo para los PAC's, solo ellos pueden usarlo, por eso tienen que actuar como intermediarios, regresándole al sistema Control 2000 en cuestión una confirmación de que le enviaron el requerimiento de cancelación al SAT, pero no saben si este realmente efectuó dicha cancelación, ya que el SAT no se lo informa en este proceso.
Por esta razón ahora se agregó la validación del estado del CFDI en el SAT después de haberle enviado la solicitud al PAC, para comprobar si realmente el SAT efectuó la cancelación del CFDI para poder cambiar el estado del comprobante en el sistema o dejarlo activo, con esto se obtiene consistencia entre el SAT y el sistema Control 2000, pero no se puede asegurar que el SAT realice dicha cancelación, ya que eso no depende del sistema Control 2000 únicamente del SAT. Cuando la verificación del sistema encuentre que el CFDI no está cancelado en el SAT no cambiará su estado en él, dejándolo activo.
Para poder realizar esta nueva verificación del estado del CFDI en el SAT es necesario enviar el importe total del comprobante en el proceso de cancelación. En el caso del sistema de Nómina, los números de control liberados anteriormente no contaban con este dato, ya que los CFDI de nómina son cancelables sin aceptación por lo que no se requería este importe. Solo a partir del siguiente número de control a liberar 211220 se registrará y enviará este dato para los nuevos comprobantes generados con este número de control, para poderse realizar esta verificación. En la cancelación de CFDI's generados anteriormente no se hará dicha verificación, funcionando como se hacía antes.
Herramientas y Gestión del CFDI de Nómina en Sistemas
Funcionalidades del Sistema Control 2000 (C2K)
- Se implementó funcionalidad para conciliar los CFDIs de recibos de nómina dentro de la opción tipos de recibos. El objetivo de este procedimiento es identificar dentro de un rango de fecha de timbrado los CFDIs que tiene registrado DD y los CFDIs que tiene registrado N2, de tal forma que en caso de estar conciliado o relacionado en la Nómina, se mostrará en azul con la leyenda "Conciliado", en otro caso aparecerá en rojo con la leyenda "No conciliado".
- Se implementó el uso de filtros en el módulo de tipos de recibos, donde se consultan los CFDIs.
- Se tiene la funcionalidad de enviar a DD de manera opcional los CFDI al momento de realizar el timbrado de recibos.
- Con nuestro software podrás realizar el cálculo completo de tus obligaciones laborales que te permite entregar los recibos de nómina en CFDI a tu capital humano, además manejar diferentes periodicidades de pago.
- Al integrar nuestros programas con Nómina C2K podrías generar las pólizas de forma automática solo con los XML o generar los cheques para el pago de la nómina.
- Bancos C2K: Genera los cheques de la nómina a partir de la información de los XML de los recibos de tus empleados.
- Se implementa la posibilidad de importar archivos XMLS en versión 3.3. Este proceso se puede realizar desde el catálogo de Tipos de recibo y desde Cálculo/Afectaciones.
- Asimismo, se agrega opción para ser ordenados por Apellido.
Configuración y Emisión de CFDI
Al desplegar el detalle de la nómina se debe verificar que el campo Reg. Código Postal, indispensable que se coloque el dato que tiene en la Constancia de Situación Fiscal. Este dato es el que valida en el CFDI como el Domicilio Fiscal. En esta pantalla se debe seleccionar los trabajadores a los que se configurarán los datos de manera global, ya sea Todos o bien seleccionando algún Rango de Clave. La fecha de pago es modificable a necesidad de la empresa.
Para la publicación, con el Box "Publicar en BV2" activo, el CFDI y el PDF se publican directo a un Buzón donde los trabajadores podrán darse de alta y descargar sus comprobantes. La opción "Omitir pre-visualización" solo se activa si no se desea ver un previo de lo que se va a timbrar. La opción "Omitir pagos en ceros" se activa si se tienen cálculos en ceros por incapacidades, faltas o algún otro concepto. Una vez configurados los parámetros, se debe hacer clic en la paloma verde.
Los procesos del CFDI no terminan al emitir el recibo; es necesario enviar al trabajador el recibo en formato PDF y XML.
Si un patrón no entrega el comprobante por el pago de su sueldo al trabajador, este puede obtenerlo.
Para la generación de constancias, el proceso implica:
- Obtén los datos que se incluirán en la constancia.
- Calcula la firma digital.
- Imprime el formato que incluya, entre otros, la cadena digital y los datos del certificado digital utilizado.
Fundamento legal: regla 2.1.24 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2015.
Actualizaciones Técnicas del Sistema C2K
- Derivado del esquema de licenciamiento del Java Development Kit (Oracle JDK), se tomó la medida de reemplazar la instalación del Oracle JDK por el Open JDK, librería Java de distribución libre completamente compatible con la de Oracle.
- Adicionalmente al problema del licenciamiento, el JDK que instalaban los instaladores anteriores generaba una actualización automática de este, en cuyo caso el proceso de actualización de Oracle desinstala los Applets que usaba el IDSE del IMSS, no siendo un problema directo de los instaladores C2K. Este problema se derivó de la corrección del asunto 36293 liberado en el NC.210405.
- Se integra el control de Versión y Número de Control al módulo de C2KTareas (CT), similar al resto de los Sistemas Control 2000, presentándose cuando el cursor se pone sobre el icono en la barra de tareas.
- Este nuevo NC del CT se desarrolló con las librerías de la nueva versión 1.8 de JAVA, por lo que es necesario que los clientes actualicen esta en caso de tener instalada una versión anterior.
- A partir de este número de control el C2KTareas se instalará junto con el sistema instalado pero se instalará en el directorio C:\Program Files\C2K_CS\C2kTareas, ya no se instalará en la misma carpeta del sistema instalado como lo estaba haciendo antes.
- En las aplicaciones de C2K que interactúan con el C.T. Ya no se asignará la fecha y hora del equipo en el que se ejecutan los sistemas.