Descubre cómo digitalizar y archivar tus facturas gratis y sencillamente. ScanCFDI ® es una aplicación que facilita la verificación ante el SAT de todas las facturas electrónicas CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet) que se hayan recibido o expedido. ScanCFDI ® es utilizado no sólo para verificar facturas, si no para llevar un control preciso en instituciones de sus procesos; controlar viáticos, controlar procesos referentes a facturas, comisiones, ventas reales, etc.
¿Qué es un CFDI y su Importancia?
El CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es la factura electrónica utilizada en México para registrar operaciones fiscales ante el SAT. Los CFDI se emiten cuando se realiza una operación entre dos partes, pueden ser personas físicas o morales. El CFDI es un documento digital, en el que se genera un archivo con formato XML o Extensible Markup Language. Tal como hace casi 20 años la facturación electrónica aligeró mucho la carga contable para los contribuyentes al sustituir la expedición de facturas físicas, y al día de hoy los trámites y el cobro a los clientes son más ágiles gracias a la facturación con QR.
Tipos Comunes de CFDI
Una persona física puede emitir varios tipos de CFDI según su actividad, pero el más común es el CFDI de Ingreso, que se utiliza para registrar ventas de productos o servicios.
- CFDI de Ingreso: Se emiten principalmente en la prestación de servicios, enajenación de bienes o mercancías, arrendamiento o recibo de honorarios. Un ejemplo de CFDI es una factura electrónica de ingreso que recibes al pagar un producto en una tienda o por un servicio profesional.
- CFDI de Egreso: Se emite cuando existe una devolución de mercancías o la anulación de un CFDI de ingreso.
Por otro lado, en el artículo 29-A del CFF se establecen los requisitos que deben contener los comprobantes fiscales. Puedes identificar tu CFDI revisando el archivo XML que recibes al hacer una compra o recibir un servicio.
Ventajas de la Facturación Digital
Avanzar en la transformación digital ofrece múltiples beneficios.
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- Seguridad: Cuenta con varios candados, ya que se requieren los documentos de la e.firma y la contraseña para hacer uso de ellos, además del certificado de sello digital. Con esto podemos es perfectamente identificable quién recibe y quién emite un comprobante fiscal digital.
- Menores costos: La digitalización reduce la necesidad de recursos físicos.
- Almacenamiento: Permite guardar grandes volúmenes de información de manera organizada.
El Código QR en tu CFDI: Clave para la Autenticidad
Muchos contribuyentes no lo saben, pero todas las facturas emitidas en México deben incluir un código QR. Ese pequeño recuadro no está ahí solo por diseño: es una herramienta poderosa para confirmar en segundos si una factura es real, vigente y no está cancelada. El código QR es una herramienta sencilla pero muy útil para validar facturas en segundos. Cuando el emisor elabora la factura y ésta se envía de forma automatizada, se genera el código QR.
¿Qué Información Contiene el Código QR de una Factura?
Cuando escaneas el QR de un CFDI, obtienes directamente desde el SAT:
- El RFC del emisor
- El RFC del receptor
- El monto total de la factura
- El folio fiscal (UUID)
- La confirmación de si la factura:
- Está vigente
- Fue cancelada
- O nunca existió
En pocas palabras: el QR te dice si la factura es auténtica y válida. Con esta herramienta, además de comprobar la validez de tus comprobantes, podrás acceder a distintos servicios fiscales y contables, consultar datos del emisor y del receptor y también vas a validar la emisión correcta de CFDI 4.0.
¿Cómo Escanear el Código QR de una Factura?
No necesitas ninguna app especial para escanear el QR de una factura. Puedes hacerlo con la cámara de tu celular (iPhone o Android) o cualquier lector de QR. Un lector de QR en tu celular. Hoy en día, muchas cámaras lo detectan automáticamente.
El proceso es simple:
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- Solo apuntes la cámara al QR, esperes uno o dos segundos y se abrirá una liga del SAT.
- Al escanear el código, serás dirigido al portal del SAT, donde verás los datos de la factura: RFC del emisor y receptor, total, fecha y el estado del CFDI.
Esto funciona con Lector Datalogic 2D para lectura del código QR para facturación Electrónica.
Escaneo de QR en Diferentes Formatos
¿Se puede escanear el QR de una factura en papel o PDF? Sí. Funciona aunque:
- La factura esté impresa
- La veas en PDF en tu computadora
- La veas en tu celular (solo toma captura y escanea la pantalla desde otro dispositivo)
Mientras el QR esté legible, el sistema lo leerá sin problema.
Verificación de Datos en el Portal del SAT
Al abrirse la página verás una pantalla con datos mínimos pero clave:
- RFC del emisor
- RFC del receptor
- Total de la operación
- Folio fiscal (UUID)
- Fecha de emisión
- Estatus del CFDI (vigente o cancelado)
Si cualquiera de estos datos no coincide con la factura que estás revisando, no aceptes el documento. Ahora que sabes cómo usar el Código QR para validar una factura CFDI, protégete ante posibles fraudes y mantén el control de tus comprobantes.
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¿Cuándo Deberías Usar el QR para Validar Facturas?
Úsalo cuando:
- Estás trabajando con un proveedor nuevo
- No sabes si la factura está vigente, cancelada o en proceso de cancelación
Es un filtro rápido para evitar problemas con el SAT y con la contabilidad.
Digitalización y Almacenamiento Seguro de Facturas
Ya no es tan común, pero todavía existe: la factura en papel. En lugar de acumular una montaña de facturas en papel, tiene más sentido digitalizarlas y almacenarlas digitalmente. Sí, las facturas se pueden almacenar en formato digital. Para ello, escanea tus facturas físicas a formatos digitales y utiliza un sistema de gestión de documentos (DMS) para almacenar y organizar tus archivos de forma segura y garantizar el cumplimiento de los requisitos de seguridad, incluyendo las copias de seguridad periódicas.
Herramientas y Proceso de Digitalización
Para digitalizar una factura, necesitas un escáner o la aplicación Adobe Scan en tu móvil. Puedes hacerlo utilizando un escáner que envíe los archivos a tu ordenador. Alternativamente, también puedes escanear tus facturas de forma gratuita e intuitiva con tu móvil o iPad utilizando la aplicación Adobe Scan. Coloca el recibo en el escáner o apunta con la cámara del móvil e inicia el proceso de escaneo. El escaneo comienza automáticamente.
Una vez escaneada la factura, es posible que desees editarla o anotarla. Recorta el escaneo como desees o edítalo usando las numerosas herramientas que aparecen ahora. Si no estás satisfecho, haz clic en Repetir. Puedes utilizar la aplicación Adobe Acrobat Reader en tu móvil para realizar una revisión adicional. También dispones de una amplia gama de herramientas de edición gratis en tu ordenador con las herramientas online de Acrobat. Con Acrobat Web dispones de numerosas funciones para editar tus documentos.
Almacenamiento y Archivo Digital
Comparte la factura digitalizada en forma de documento PDF pulsando en Compartir. Después de escanear con la aplicación Adobe Scan, la factura se almacena automáticamente en el almacenamiento en la nube de Adobe. Esto no sólo facilita el acceso desde todos tus dispositivos, sino que tu factura también estará disponible de inmediato para todas las demás aplicaciones de Adobe. El tema de digitalizar facturas naturalmente también incluye guardar y almacenar facturas digitales, ya sea en un servidor o en la nube. Digitalizar las facturas también significa archivarlas para poder acceder rápidamente a ellas en cualquier momento si es necesario.
Las facturas digitales se pueden almacenar en sistemas especiales de gestión de documentos (DMS) o como archivos electrónicos en un servidor o en la nube. Si gestionas tus facturas utilizando dicho DMS, todos los cambios realizados en tus facturas digitalizadas se guardarán en la nube en tiempo real y de forma rastreable. La nube también te ofrece funciones para registrar y archivar documentos automáticamente. Las facturas recibidas en papel se pueden almacenar electrónicamente si se garantiza en todo momento un contenido completo, ordenado e idéntico hasta que expire el plazo de conservación legal. Las facturas digitales deben guardarse en un formato de archivo común como PDF o TIFF. Sí, las facturas en formato PDF normalmente pueden considerarse válidas. Una factura enviada por correo electrónico debe contener la misma información obligatoria que una factura clásica en papel.
Una oficina sin papeles tiene muchas ventajas. ¿Has digitalizado tus facturas y has elegido una herramienta adecuada para gestionar tus documentos?
Herramientas Adicionales para la Gestión de CFDI
Para la gestión y visualización de CFDI, existen diversas soluciones:
- ScanCFDI ®: Ofrece verificaciónes ilimitadas y gratuitas, además de ser de pago único por versión actual con todas las funcionalidades. Permite generar reportes y concentrados de las facturas validadas por conceptos.
- Proscai CFDI Viewer: Descarga el archivo comprimido del Visualizador de factura electrónica. Descomprime el archivo y copia la carpeta resultante donde desees. Enseguida despliega la ventana Proscai CFDI Viewer. El encabezado de la ventana te indica qué carpeta estás viendo YA (1) y te enlista todos los XML contenidos (2), al seleccionar alguno podrás ver su representación gráfica (3) y cuentas con las opciones de Guardar pdf (4) o Imprimir (5).
- Facturama: ¿Necesitas una plataforma ágil de facturación? Facturama, la mejor forma de empoderar la operación de tu empresa, emite las facturas que necesites al instante. En Factura-T nos aseguramos de que cada factura emitida cumpla con todos los requisitos del SAT.
Prácticas Indebidas en la Emisión de Facturas
Es importante conocer las acciones que no deben ser realizadas por los emisores de facturas:
- Exigir datos adicionales al RFC.
- Solicitar un correo electrónico de forma obligatoria.
- Aumentar el precio al solicitar la factura. En algunos lugares acostumbran incrementar el precio de los productos o servicios si solicitas la factura, porque al total agregan el IVA.
- Hacer que la persona genere la factura en un portal.
- Negar la factura si no se solicitó en el momento de la transacción.
- Establecer una forma de pago distinta a la que se recibió.
- Obligar a que se indique el uso que se le dará a la factura.
- Negar la factura si se pagó en efectivo.
- No emitir el CFDI cuando hay pagos por anticipos.
- No emitir la factura.
Ahora bien, hay ocasiones en las que es necesario cancelar alguna factura emitida. Antes de solicitar facturas, asegúrate de tener al día todos tus datos y asuntos fiscales. ¡Listo!