Los Estados Financieros: Definición, Tipos y Su Importancia a lo Largo de un Período

Los estados financieros son documentos que reflejan la situación financiera de tu empresa. Estas declaraciones son imprescindibles para saber si una empresa es rentable. Conocidos también como estados contables o cuentas anuales, son muy importantes para conocer la rentabilidad y solvencia de las compañías. Los estados financieros son herramientas que proporcionan una visión clara y estructurada de la situación económica de una empresa.

El principal objetivo de los estados financieros es ofrecer información precisa y relevante sobre la posición financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo de una empresa. Tu empresa debe preparar estos documentos al final de cada ejercicio financiero para mostrar tu situación financiera y los resultados económicos obtenidos durante un periodo. Un estado financiero nos ayuda a tener una mejor visión de los recursos con los que cuenta nuestro negocio, la rentabilidad y otros aspectos importantes que son necesarios para tener un mejor control de lo que sucede en la dinámica de la entidad. Al ofrecer de manera resumida por partidas toda la información contable de una empresa, los estados financieros son una herramienta muy útil.

Obligación de Presentación de los Estados Financieros

Las sociedades mercantiles y los autónomos de responsabilidad limitada en España están obligados legalmente a elaborar estos estados financieros y presentarlos en el Registro Mercantil. Toda esta información es pública, lo que significa que estas cuentas anuales se pondrán a disposición del público, y cualquier persona o entidad podrá solicitar una copia. Las sociedades mercantiles y los autónomos de responsabilidad limitada están obligados a presentar estos estados financieros en el Registro Mercantil a lo largo del año siguiente tras el cierre del ejercicio contable, que suele ser del 1 de enero al 31 de diciembre. La importancia de esta obligación se subraya con ejemplos como el de 2021, cuando el Instituto Español de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) impuso multas por un importe de 852.283 euros a las empresas que incumplieron la obligación de presentar sus cuentas anuales.

Principales Tipos de Estados Financieros

Existen varios tipos de estados financieros que, en conjunto, ofrecen una visión completa de la situación financiera de una empresa. Aquí están los cuatro principales estados financieros:

• Balance general
• Estado de resultados
• Estado de flujos
• Estados de cambio sobre patrimonio neto

Todos los datos importantes contenidos en estos documentos se suelen recopilar en un informe financiero, que sirve para conocer la situación de la empresa a nivel financiero.

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Balance General o Estado de Situación Financiera

El balance general o de situación es el documento contable que informa de la situación financiera de la empresa en un momento determinado. Básicamente, se trata de un informe que presenta, de forma muy clara, la situación patrimonial de la empresa: lo que tiene (activo), lo que debe (pasivo), el valor de sus propiedades y derechos, las obligaciones y el capital. El estado de situación enumera los activos, pasivos y patrimonio de una empresa. Es fundamental que el balance nunca esté descuadrado. Esto quiere decir que el total del activo debe ser equivalente a la suma del pasivo más el patrimonio neto. Si esto no es así, debes ver dónde está el error.

La razón principal por la que el estado de situación financiera también se denomina balance general es simple: todos los cálculos tienen que cuadrar. Para calcular el valor de los activos de una empresa, hay que asegurarse de que sean iguales a los pasivos y al patrimonio neto una vez emitidos. Este reporte te permite entender la estructura financiera de la empresa, es decir, los recursos con los que cuenta y la manera en que se están aprovechando. Un estado de situación financiera ofrece una visión de las circunstancias financieras de una empresa durante un periodo de tiempo específico.

A la hora de hacer el cálculo, debes tener en cuenta las diferentes masas patrimoniales de estas tres variables:

• El activo: se divide, a su vez, en activo corriente y no corriente. Bajo la columna de activos de un estado de cuentas está todo lo que posee la empresa, ya sea efectivo en el banco, inventario, propiedades o equipo propio. Los activos cuya conversión en efectivo tarda más tiempo en materializarse se consideran no corrientes. Este último hace referencia a los bienes y derechos que formarán parte del patrimonio empresarial durante un periodo mínimo de un año. Incluye, entre otros, los inmuebles por los que recibe un alquiler, las inversiones financieras a largo plazo o la maquinaria. Los activos corrientes, por el contrario, son los que formarán parte del patrimonio menos de 12 meses (el dinero en efectivo que hay en la caja o la mercancía a la venta, por ejemplo).
• El pasivo: como el anterior, se clasifica en corriente (deudas a corto plazo) y no corriente (deudas a largo plazo). Los pasivos registran lo que debe la empresa, como salarios, impuestos y cualquier deuda.
• El patrimonio neto: se divide en los fondos propios y las subvenciones. En el patrimonio neto, una empresa debe registrar la cantidad de dinero que aportan los propietarios y accionistas de la empresa en su creación y puesta en marcha. En términos más simples, el patrimonio neto es igual a activos menos pasivos. Es la proporción del negocio que es de propiedad absoluta.

En función del número de trabajadores y del importe de la cifra de negocios, el balance de situación puede ser normal, abreviado o pyme. Comprender los valores y la relación entre ellos puede mejorar el análisis del rendimiento y la salud financiera de tu empresa. Puedes evaluar tu Estado de Situación Financiera utilizando diversos indicadores financieros y contables. Aunque hay muchos indicadores importantes, dos de los más relevantes para la toma de decisiones son la liquidez y la solvencia:

• Capital de neto trabajo: es el resultado del activo corriente menos el pasivo corriente. Este indicador representa el dinero que la empresa conservaría después de liquidar sus deudas de corto plazo.
• Rotación de cuentas por cobrar: este valor se calcula dividiendo el total de ingresos por ventas (del Estado de Resultados) entre el promedio de cuentas por cobrar, lo que indica la velocidad en que la empresa se recupera de los créditos concedidos.
• Rotación de proveedores: este indicador se obtiene al dividir el total de compras durante un período entre el promedio de las cuentas por pagar.

Estado de Resultados o de Ganancias y Pérdidas

También conocido como estado de ganancias y pérdidas, resume las operaciones derivadas de las actividades económicas de una empresa durante un periodo determinado. El estado de resultados es un reporte financiero que muestra de manera minuciosa la situación de la empresa, es decir, si obtuvo ganancia o pérdidas en el ejercicio de un ciclo contable. Este reporte registra la diferencia entre los ingresos totales de la empresa, que provienen de la venta de bienes o servicios ofrecidos por la empresa, y los egresos, que incluyen costos de ventas, costos de servicios, gastos administrativos, financieros, impuestos, entre otros. El resultado final se obtiene tras restar a los ingresos de una empresa durante un determinado período fiscal los distintos gastos, tanto ya efectivos como futuros en forma de pagarés, cheques, intereses, etc.

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Para elaborar el estado de resultados se desglosan de forma detallada todos los gastos, pérdidas, beneficios e ingresos. Se distribuyen en distintas categorías para obtener dos tipos de resultados: antes y después de aplicar los impuestos. Si durante ese período los ingresos netos superan a los gastos, tu empresa habrá obtenido beneficios (saldo positivo). Cuando ocurre lo contrario, significa que estás entrando en pérdidas (saldo negativo). Lo normal es que el estado de resultados se calcule de forma anual, pero su periodicidad es flexible.

Hay tres importantes elementos que conforman este reporte financiero: los ingresos, los costos y los gastos. A continuación, se detallan algunas de las principales cuentas:

Cuenta	Descripción
VENTAS	Ingreso por las ventas generadas en un periodo determinado de tiempo.
COSTO DE VENTAS	Refleja el costo de producir un artículo para la empresa en un periodo contable.
UTILIDAD O MARGEN BRUTO	Diferencia entre la venta y el costo de venta, indicando la ganancia por la venta del producto sin tomar en cuenta los gastos asociados.
GASTOS DE OPERACIÓN	Engloba todos los gastos que se producen directamente durante las operaciones de la empresa, incluyendo servicios, alquileres y salarios.
UTILIDAD SOBRE FLUJO	Mide las ganancias de la empresa sin considerar gastos financieros ni impuestos.
DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES	Importes que disminuyen el valor contable de bienes tangibles usados en operaciones empresariales.
UTILIDAD DE OPERACIÓN	Refleja la ganancia o pérdida en función de las actividades productivas, tras sustraer depreciaciones y amortizaciones de la utilidad sobre flujo.
GASTOS Y PRODUCTOS FINANCIEROS	Gastos no relacionados directamente con las operaciones, como los pagos de intereses bancarios.
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS	Ganancia o pérdida después de cumplir con compromisos operacionales y financieros.
IMPUESTOS	Tributos sobre las utilidades que la empresa paga al Estado.
UTILIDAD NETA	Ganancia o pérdida final de la empresa como resultado de sus operaciones anuales, incluyendo gastos operativos, financieros e impuestos.

Gracias al estado de resultados podemos tener una "visión panorámica" de los ingresos, así como los gastos que debemos considerar para que la empresa cumpla con las obligaciones adquiridas, se expanda financieramente y evite futuras pérdidas. Este documento sirve para mostrar si la compañía está cumpliendo sus objetivos financieros. También ofrece la posibilidad de conocer cuál es su rentabilidad, qué bienes posee, cómo los ha conseguido e, incluso, cuánto dinero consigue por cada euro invertido. Un estado de resultados nos permite medir y analizar diversos parámetros que, al ser evaluados correctamente, nos dan una mejor idea de la rentabilidad de la organización. Al brindar información de valor permite la aplicación de una planificación estratégica eficiente y que consiga resultados en el pequeño, mediano y largo plazo. Para aquellas personas encargadas del manejo de las empresas, es una importante fuente de información a la hora de conocer la rentabilidad, facilitando así la comparación mensual o anual sobre el rendimiento de la organización.

Podemos realizar una evaluación exacta sobre el desempeño operativo de la empresa en un periodo determinado y así conocer la real capacidad de generar utilidades. El estado de resultados permite identificar debilidades, específicamente aquellas partes del proceso financiero que están consumiendo mayores recursos económicos. Esto es posible al analizar los márgenes de venta de cada rubro, dándonos así una mejor perspectiva sobre la eficacia operacional de la empresa. Además, podemos hacer una mejor estimación de los flujos de efectivo, pudiendo así realizar proyecciones de las ventas de forma completa y precisa. Al momento de repartir los dividendos, el estado de resultados ofrece una mejor visión de los ingresos, ya que de estos van a depender las utilidades generadas en un tiempo determinado. El margen bruto de utilidad representa en porcentaje el beneficio económico que obtuvo la empresa después de asumir los costos básicos de la producción. Este cálculo ofrece un acercamiento sobre la capacidad de la empresa para contar con los recursos financieros necesarios para hacer frente a sus gastos futuros, sus ahorros y un potencial de reinversión. Es útil para identificar tendencias, lo cual consiste en realizar una comparación del desempeño de la empresa durante periodos de tiempo determinados.

Estado de Flujos de Efectivo

Este estado informa sobre las variaciones y movimientos de efectivos y sus equivalentes en un periodo determinado. La información de los flujos de efectivo (cantidad de dinero que tiene una empresa circulando) es útil porque suministra las bases para evaluar la capacidad que tiene la empresa para generar efectivo o equivalentes y también muestra sus necesidades de liquidez. Además, es posible saber con detalle de dónde ha salido el efectivo y a dónde ha ido a parar. Ten en cuenta que no es lo mismo obtener dinero de un préstamo que de una aportación económica de los socios.

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El Estado de Flujos de Efectivo clasifica los movimientos por actividades, distinguiendo tres tipos principales:

1. Flujos de efectivo de las actividades de explotación: pagos y cobros relacionados con la actividad principal de la empresa.
2. Flujos de efectivo de las actividades de inversión: pagos para adquirir activos no corrientes y cobros procedentes de las ventas o de las amortizaciones.
3. Flujos de efectivo de las actividades de financiación: cobros que provienen de la venta de títulos o valores y pagos realizados para amortizar préstamos, por ejemplo.

Este informe constituye un indicador importante de la liquidez de una empresa.

Estado de Cambios en el Patrimonio Neto

El estado de cambios en el patrimonio explica los cambios en el capital social de tu empresa, las reservas acumuladas y las ganancias retenidas durante el periodo del informe. Este informe detalla cómo las ganancias retenidas, las emisiones de acciones, los pagos de dividendos y otros movimientos afectan al capital de los propietarios. Al consultar este documento, los inversores y la dirección obtienen información valiosa sobre cómo las decisiones estratégicas y operativas impactan en el valor neto de la empresa. Por ejemplo, las distribuciones elevadas de dividendos pueden reducir el capital, mientras que las nuevas emisiones de acciones pueden aumentarlo. Este estado financiero te ayuda a comprender cómo las políticas de financiación y distribución de beneficios dan forma a largo plazo al bienestar financiero de tu empresa. Las ampliaciones de capital o el reparto de dividendos son ejemplos de los cambios que este estado registra.

Utilidad e Importancia de los Estados Financieros

De todo lo indicado se puede deducir que los estados financieros son un instrumento básico para la evaluación del rendimiento de una compañía, ya que son parte importante para la aplicación de fórmulas financieras, estadísticas y comparaciones. Conocer qué son los estados financieros y cómo analizarlos es importante para cualquier persona involucrada en el mundo empresarial. Los Estados financieros no sólo son conceptos de contabilidad financiera, son un instrumento importantísimo para el diagnóstico patrimonial y económico de una empresa. Conocer y dominar conceptos como Cuenta de Resultados, Flujos de Caja, Liquidez y Análisis de Caja es imprescindible para la toma de decisiones estratégicas de cualquier directivo.

La elaboración de los distintos documentos que reflejan los estados financieros es muy útil para, entre otros aspectos:

• Conocer si se está produciendo algún tipo de desajuste en las cuentas generales de la empresa o los presupuestos que interfiera en su normal funcionamiento y viabilidad.
• Establecer y delegar responsabilidades entre los distintos departamentos y profesionales.
• Saber si tus finanzas, las de tus clientes y proveedores están o no saneadas.
• Tener la información suficiente como para tomar decisiones relacionadas con la gestión.
• Aportar transparencia sobre el estado económico de la empresa.
• Ver la evolución de un año con respecto al anterior y, con ello, poder tomar decisiones de cara al futuro.
• Comparar la situación financiera de tu compañía con la de la competencia.
• Tener preparada la documentación necesaria para solicitar una financiación o ponerla a la venta.
• Ofrecer la base para el cálculo de impuestos por parte de las Administraciones Públicas.
• Conocer la solvencia de proveedores. En la contratación con terceros, es muy importante conocer cuál es la salud financiera de estas entidades y valorar las posibilidades de cobro.
• De cara a inversores y entidades financieras. Si la empresa recurre a fuentes de financiación externa, los estados financieros darán información para valorar el riesgo de las operaciones.
• De cara a las administraciones públicas, que solicitan estos estados financieros para, en base a ellos, calcular el pago de impuestos que le corresponden a las empresas.
• De cara a propietarios y equipos directivos, para poder tomar decisiones estratégicas para sus negocios y empresas.

Ya sea para revisión interna por parte de personal de alto nivel de la empresa, accionistas o empleadores, estos estados arrojan luz, en última instancia, sobre el éxito o el fracaso de una empresa. Para las revisiones externas, la declaración aporta transparencia sobre el uso que hace una empresa de los recursos, el origen de su financiación y otros indicadores como relación deuda-capital, liquidez y rentabilidad.

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