El resultado final del trabajo de un auditor es su dictamen o informe. Mediante él pone en conocimiento de las personas interesadas, los resultados de su trabajo y la opinión que se ha formado a través de su examen. Es en lo que va a reposar la confianza de los interesados acerca de la información y la situación en general en que se encuentra la empresa.
Como ya se señaló en el módulo anterior, al tratar el punto de las normas de auditoría, se incluyen en su tercer apartado precisamente las normas relativas al informe de auditoría, las cuales, como también se puntualizó, están orientadas originalmente hacia la auditoría de los Estados financieros, por lo que es preciso destacar que por las características que presentan y la finalidad que persiguen, sirven como guías de acción para otro tipo de auditorías, como es en este caso la Auditoría administrativa.
Sin embargo, algunos organismos como “La Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Supervisoras”, se han preocupado en la integración de las normas que deben ser tomadas en consideración de manera particular para la elaboración de los informes tanto en auditorías de carácter financiero como las de otro tipo, por ejemplo: la auditoría de gestión u operacional, que en nuestro caso particular se relaciona también con la propia Auditoría Administrativa, normas que puedes consultar en este enlace.
Es necesario establecer un método de informes de auditoría administrativa con el propósito de que el auditor pueda contar con un medio de información estructurado para dar a conocer los resultados de su análisis. La índole del proyecto de auditoría, el contenido de sus comprobaciones y el grado de interés de la administración superior afectarán la clase de informe de auditoría que se prepare. Los antecedentes de la organización también influirán en la clase y presentación de los informes.
Los informes deben dividirse y ordenarse en determinadas partes: sección inicial, estudio principal y conclusiones.
Lea también: Guía para la Estructura del Informe de Auditoría
Componentes Clave del Informe de Auditoría
El informe sobre la auditoría es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la empresa auditada. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, los problemas detectados en relación con la eficiencia operativa de la empresa, con los controles y procedimientos establecidos y con el desempeño de sus funcionarios, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado.
Este enfoque permitirá que debido a la solución dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia y productividad de la empresa. Para que la auditoría sea útil a la empresa, el informe debe ser ágil y orientado hacia la acción. Además, siempre que sea posible, debe cuantificar el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios.
El enfoque que conviene dar al informe, como ya lo he mencionado, debe tender a resaltar objetivamente siempre que sea posible el efecto cuantificado que provocan las ineficiencias detectadas, sus causas y consecuencias. Conviene presentar muy claramente a los administradores de las empresas el efecto de la ineficiencia existente (cuánto les cuesta o dejan de ganar), con el fin de motivar la toma de medidas correctivas.
El efecto y consecuencia de los problemas a que se hace referencia, pueden corresponder a una pérdida; en tanto que las sugerencias que se presenten deben estar orientadas a un aumento de la productividad, ahorros que podrían lograrse, o bien otros aspectos susceptibles de provocar nuevas fuentes de utilidades. Generalmente, el mencionar en el informe la causa de la ineficiencia, proporciona las bases para los cambios que deban efectuarse para eliminarla.
I. Sección Inicial
En la sección inicial del informe se deben contemplar los siguientes aspectos:
Lea también: Sistema Tributario Español
- Planes y objetivos.
- Estructura de la empresa.
- Políticas, sistemas y procedimientos.
En cuanto a este punto, debe indicar si la estructura de la empresa corresponde con las situaciones reales de su funcionamiento, si es preciso realizar modificaciones, si va de acuerdo con los objetivos que se pretende, si los deberes y responsabilidades están debidamente definidos y comunicados, si no existe duplicidad de funciones, si se requiere la contratación de otros recursos humanos, si precisa realizar ajustes o cambios en la organización y todo aquello que mejore la realización de las acciones y el ambiente propio de la misma.
En cuanto a este tema debe manifestar si existen las políticas debidamente redactadas, escritas, comunicadas y aceptadas por todo el personal; si las políticas existentes son suficientes y abarcan todas las áreas, actividades y situaciones importantes o precisa la definición de algunas nuevas en algún aspecto que afecte la buena marcha de las actividades.
II. Estudio Principal
El estudio principal debe incluir una evaluación detallada de:
- Aprovechamiento de los recursos.
- Equipo y su disposición.
- Métodos y operaciones de control.
En el informe también se puede dar a conocer si se emplea de manera eficiente a todo el personal, se aprovechan sus habilidades, conocimientos y experiencia, si se puede mejorar la capacitación, el ambiente interno en general y las relaciones humanas a todos los niveles. Si se aprovechan adecuadamente todas las inversiones en cuanto a instalaciones, vehículos, maquinaria, equipo de cómputo y otros activos disponibles.
También puede incluir si se utilizan los espacios disponibles de la mejor manera, si existe equipo faltante o excedente, si el rendimiento del equipo es productivamente conveniente o es preciso actualizar algún equipo o maquinaria, si se manejan con la debida capacidad técnica o se requiere mayor capacitación al respecto, si se aplican los programas adecuados de mantenimiento preventivo o correctivo, si se requiere proyectar ampliaciones o mejoras a las instalaciones productivas, almacenes, oficinas, áreas de esparcimiento, estacionamiento o de acceso.
Lea también: Estructura del Informe de Auditoría (NIA 700)
Señalar si se llevan los sistemas de medición y control necesarios y adecuados a las operaciones de riesgo. Si existen controles suficientes para detectar fallas, errores, fraudes o pérdidas. Si se siguen algunas medidas de gestión y de control de la calidad. Se llevan todos los registros estadísticos de las acciones y situaciones que permitan la toma adecuada de decisiones. Los informes generales y financieros son los adecuados y suficientes. Los registros de asistencia y reporte del personal son funcionales y precisos. Qué operaciones pueden simplificarse, coordinarse o mejorarse. Si se considera recomendable la implantación de una planeación estratégica para los próximos 5, 10 o 15 años; etcétera.
III. Conclusiones y Recomendaciones
Es importante que las sugerencias se incluyan inmediatamente después de que se señalaron las situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia de operación. Dichas sugerencias podrán ser específicas en los casos en que se tengan elementos para ello; en otras ocasiones las recomendaciones tendrán un carácter general.
A diferencia de la auditoría operacional, el resultado final de la auditoría administrativa, implica necesariamente proporcionar sugerencias específicas, el diseño de las formas, procedimientos y sistemas necesarios, la instalación de ellos y posteriores visitas de supervisión; todo ello con el propósito de que las ideas presentadas funcionen a plenitud y aporten los beneficios deseados.
Control de las conclusiones y recomendaciones:
- Enfatizar los aspectos significativos que mejoren la operación del negocio.
- Cualquier ejecutivo estará interesado en cambios de procedimientos que resulten en reducción de costos.
- No esperar que el funcionario conozca tecnicismos. Escribir el informe en el lenguaje que él está acostumbrado a usar.
- Sólo plantear críticas que vayan acompañadas de sugestiones constructivas o que estén respaldadas por hechos.
- Si no se cuenta con la aprobación de los afectados, cuando menos asegurarse de que sí están de acuerdo respecto a las circunstancias y hechos que se informan.
Por las características de este tipo de auditoría, el informe debe tener la naturaleza equivalente a un diagnóstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados del trabajo, relacionados con la eficiencia operativa, y el efecto y las consecuencias de los problemas detectados. Congruentemente con lo anterior, debe precisarse que no es posible que como resultado final del trabajo se presente una opinión fundamentada tipo dictamen sobre estados financieros, sobre el grado de eficiencia existente en la empresa.
Todo esto y más aspectos o situaciones en general pueden ser contemplados en el informe de auditoría, que por lo extenso que puede resultar, se insiste en que es necesario definir el alcance que se debe dar al trabajo desde antes de iniciar las acciones de auditoría, puntualizándolo en el plan de trabajo elaborado en forma concreta y en la medida de las necesidades, de las disponibilidades de recursos y de los objetivos de la alta dirección.
El auditor, al elaborar su informe, siempre deberá tener en mente que es el resultado final de su trabajo. El auditor podrá haber hecho un excelente trabajo en campo, pero si no es capaz de plasmarlo es su informe, y que éste tenga el impacto deseado, no apreciarán ese buen trabajo.