La estructura del departamento de auditoría interna depende de muchos factores, principalmente del tamaño de la organización. Su objetivo es monitorear todas las áreas y procesos internos para detectar aquellos factores que puedan poner en riesgo a la organización o impidan el desarrollo de sus metas. También sirve para vigilar el cumplimiento de los controles y reglamentos internos de una compañía.
Qué es una Auditoría Interna
Se trata de una evaluación donde se revisan las distintas áreas de una empresa para verificar que funcionen adecuadamente y en apego a la normatividad establecida por los órganos de control interno y la dirección general. Las auditorías internas permiten analizar las empresas como sistemas para ver la manera en la que se relacionan las distintas áreas y determinar si hay mejoras que se puedan implementar.
Los auditores internos deben tener las siguientes cualidades esenciales:
- Ética: Deben llevar a cabo su trabajo de una manera honesta para obtener resultados fiables.
- Objetividad: Deben hacer a un lado sus prejuicios, evitar favoritismos y apegarse a datos concretos.
- Competencia: Realizar la auditoría con la mayor eficacia posible para emitir recomendaciones que representen una mejora en los estándares de calidad de la empresa.
- Confidencialidad: Los resultados de la auditoría interna se reportan a la dirección general o a las áreas correspondientes, pero es información sensible que debe permanecer dentro de la organización.
Misión del Departamento de Auditoría Interna
El auditor o el equipo de auditores recopilarán información mediante la observación, pruebas de calidad, productos tangibles e informes de cada una de las áreas. De esta manera, estos profesionistas pueden verificar si:
- Existe algún tipo de riesgo en la empresa.
- La información financiera, administrativa y operativa es veraz, exacta y oportuna.
- Los colaboradores de la organización siguen los protocolos y regulaciones internas.
- El estado de los recursos materiales de la empresa para determinar si se les da un mantenimiento y uso adecuados.
- Se han cumplido los programas y proyectos de las distintas áreas.
- Existe un adecuado control de calidad de los productos y servicios.
- Se cumplen las políticas de inclusión e igualdad de derechos en la empresa.
- La empresa enfrenta algún tipo de asunto legal y cómo está siendo manejado.
Estructura del Departamento de Auditoría Interna
La posición de este departamento debe ser relevante, es decir, encontrarse en los primeros niveles de la organización; esto es para tener una mayor relevancia y credibilidad. Se trata de un área independiente que jerárquicamente se ubica debajo de la dirección general, aunque su estructura y dimensiones dependen de muchos factores, por ejemplo:
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- Tamaño de la organización: Mientras más grande sea la organización, requiere de un mayor control para coordinar el trabajo del personal, alcanzar el volumen de producción y el control de calidad deseados. En este caso se podría contar con un órgano de auditoría interna integrado por distintas subáreas. Cuando una empresa es pequeña, el gerente general se encarga de supervisar estas actividades y se requiere un equipo de auditoría más reducido.
- Relación costo-beneficio: Contar con un equipo de auditoría interna representa un gasto para la organización. La importancia de una buena planeación de la estructura del departamento de auditoría interna no solo es reducir los costos (por ejemplo, teniendo un equipo reducido o recursos limitados), sino prevenir fallos o problemas legales que podrían implicar pérdidas a largo plazo.
- Errores recurrentes: El equipo debe cuestionar si los errores administrativos y operativos son comunes, por ejemplo, en caso de fraudes, ineficiencias y otros actos indebidos. Si son frecuentes significa que hay una supervisión y control deficientes y se requiere un equipo fuerte de auditoría interna.
Puestos y Funciones
Estos son algunos de los puestos que pueden conformar el órgano de auditoría interna u oficina de auditoría interna:
- Director de auditoría: Su función es coordinar el equipo de trabajo del órgano de auditoría interna. Lleva a cabo tareas de planeación y se comunica con directivos de otras áreas.
- Gerente de auditoría: Se encarga de revisar los planes de auditoría y asiste al director en el desempeño de sus funciones. Está facultado para tomar decisiones en caso de no contar con la presencia del director.
- Supervisor de auditoría: Se dedica a vigilar el curso y cumplimiento de la auditoría y lo reporta al gerente o director general.
- Encargado de auditoría: Lleva a cabo la planeación y ejecución de la auditoría. Es el líder del grupo de auditores.
- Auditor auxiliar: Asiste al encargado de auditoría en la ejecución de esta. Se encarga de aspectos técnicos y administrativos del proceso de auditoría.
Estructura Operativa
La estructura operativa del departamento de auditoría interna comprende los aspectos necesarios para llevar a cabo el control y la evaluación de las diferentes áreas. Esto se incluye en dos documentos esenciales: el programa de trabajo y el programa de auditoría.
Programa de Trabajo
En este documento se planifican las actividades del departamento de auditoría interna, generalmente en el plazo de un año. Incluye los siguientes aspectos:
- Prioridades e intervenciones: de acuerdo con los resultados de la última auditoría, se prioriza la atención de las áreas que presentaron deficiencias o problemas. También son prioritarias las áreas y puestos de reciente creación.
- Requerimientos de las distintas áreas: antes de llevar a cabo la auditoría se informa a las áreas los aspectos que se deben evaluar para que implementen los cambios pertinentes.
- Coordinación con auditores externos y de gobierno.
- Volumen de incidencias, soluciones y seguimientos.
El programa de trabajo debe estar abierto a las sugerencias de la dirección, la administración general, gerentes y supervisores de otras áreas de la empresa.
Programa de Auditoría
Este documento es necesario para conocer los pasos a seguir y procedimientos del auditor. Debe incluir un índice detallado que facilite la consulta de la metodología, resultados y cédulas. También se pueden colocar pestañas o separadores en cada sección de la carpeta que contiene el documento.
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Otra parte importante del programa de auditoría es el catálogo de marcas, donde se hace una lista de los símbolos que se usan para señalar el tipo de revisión o prueba que se ha llevado a cabo. Son un recurso para agilizar el trabajo y facilitar la supervisión del auditor.
Cada símbolo expresa una de las siguientes categorías:
- Revisión finalizada
- Revisión pendiente
- Prueba satisfactoria
- Prueba no satisfactoria
- Cálculo incorrecto
- Cálculo correcto
- Inspección física
El contenido del programa de auditoría depende del tipo de institución o empresa que se va a auditar.
Administración del Departamento de Auditoría Interna
Una auditoría interna es una actividad que aporta valor y ayuda a mejorar las operaciones de una empresa, ya que se centra en optimizar el rendimiento de la organización y el cumplimiento de sus objetivos. Las auditorías son una manera muy efectiva de verificar que los diferentes departamentos de una empresa funcionan correctamente. Este proceso se lleva a cabo de forma detallada y permite evaluar el cumplimiento de las políticas, los procesos operativos y las obligaciones fiscales y legales de la empresa. A diferencia de otros tipos de auditorías, la auditoría interna es llevada a cabo por personas que trabajan para la compañía a auditar, lo cual permite controlar eficientemente las actividades del negocio a un costo reducido.
Tipos de Auditoría Interna
Las auditorías internas pueden ayudar de diferentes formas a las empresas que las practican. Al igual que muchas compañías que cuentan con distintos departamentos para atender sus necesidades, las auditorías internas se dividen en distintos objetivos que permiten analizar los aspectos más importantes de su operación. A continuación, te explicamos algunos de los diferentes tipos de auditoría interna más comunes.
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- Auditoría financiera: se centra en los estados financieros y en la salud económica de la empresa.
- Auditoría de calidad: su propósito principal es garantizar los estándares de calidad establecidos por la empresa.
- Auditoría administrativa: se centra en el control de las actividades administrativas de la empresa. Su objetivo principal es aumentar la productividad general y disminuir los errores.
- Auditoría operacional: este tipo de auditoría busca optimizar los sistemas y los procesos operativos de la empresa.
- Auditoría de sistemas de la información: consiste en una revisión general de todos los sistemas informáticos de una empresa. De esta manera se puede evaluar la capacidad y el desempeño de los equipos de cómputo y realizar las actualizaciones que sean necesarias.
- Auditoría de cumplimiento: esta auditoría ayuda a garantizar que se respeten y se cumplan las políticas internas de la empresa.
Objetivo de una Auditoría Interna
Las auditorías internas cumplen con distintos objetivos. Por una parte, ofrecen una especie de radiografía de la empresa, gracias a la cual es posible detectar errores en las funciones de sus diferentes departamentos. En general, la necesidad de una auditoría se hace evidente cuando una empresa alcanza un crecimiento acelerado que dificulta tener un control directo de todos los departamentos. Es probable que durante una jornada laboral todo parezca marchar en orden, pero un pequeño error o modificación en los protocolos puede significar un problema considerable con el paso del tiempo.
Otro de los objetivos fundamentales de esta actividad es el de detectar y evitar fraudes, estafas o el desvío de recursos dentro de la empresa. El fraude empresarial sigue siendo una práctica que debe evitarse en todo tipo de industrias y es gracias a herramientas como las auditorías y a los auditores que las llevan a cabo que estos delitos se pueden identificar y prevenir.
En resumen, podemos decir que las auditorías internas ayudan a proteger los intereses de la empresa, minimizar los riesgos y aumentar la productividad.
Puntos Relevantes en la Administración del Departamento de Auditoría Interna
El departamento de auditoría interna debe tener una posición y una autoridad relevantes dentro de la empresa para garantizar el cumplimiento de sus funciones. Mientras más alto se encuentre dentro del organigrama, mejores serán los resultados generales. Asimismo, este departamento debe contar con el respeto y la confianza de la dirección de la empresa para poder implementar los cambios necesarios de manera efectiva. El área de auditoría interna funciona en realidad como un órgano independiente dentro de la empresa, el cual lleva a cabo sus funciones sin motivación alguna más que cumplir con su misión para hacer las sugerencias pertinentes. El personal que trabaja en este departamento debe cumplir con ciertas características que le permitan realizar su trabajo sin la influencia de factores internos o personales, como la objetividad, la honestidad y la imparcialidad.
- Definir las áreas que requieren una auditoría: Antes de iniciar una auditoría interna, es necesario identificar las áreas o departamentos de la empresa que requieren una revisión.
- Planear las actividades de auditoría: Este es un proceso que requiere tiempo y organización. Es necesario que los miembros del departamento que va a auditarse sean informados con suficiente antelación para que se pueda recopilar la documentación necesaria en su totalidad. El único caso en el que una auditoría se lleva a cabo por sorpresa es cuando existe una sospecha de alguna actividad ilícita o inmoral.
- Labores prácticas de auditoría: Las funciones prácticas de la auditoría comienzan con la revisión de toda la documentación e información requerida previamente por el auditor. Cuando se detectan fallos internos, estos se registran y el auditor procede a preparar una serie de recomendaciones para el departamento en cuestión. Recuerda que el objetivo de la auditoría interna es el de mejorar las funciones de los departamentos, por lo que no debe haber un temor de sanciones o represalias por los resultados obtenidos.
- Informe de resultados: Una vez terminado el proceso, el auditor elabora un informe con los hallazgos de su investigación. En este informe se deben incluir las conclusiones y las medidas recomendadas para mejorar. La dirección de la empresa y los departamentos involucrados deberán recibir una copia de los hallazgos y las recomendaciones para poder dar seguimiento a las medidas propuestas.
- Fijar un período de seguimiento: Después de hacer las recomendaciones necesarias, es indispensable fijar un período para implementar los cambios. Una vez pasado este tiempo, el auditor debe verificar que el departamento auditado esté cumpliendo con sus indicaciones.
Gracias a una auditoría, es posible precisar lo que realmente ocurre en un departamento específico y encontrar una manera de optimizar la manera de trabajar. Esta es una labor que requiere una gran cantidad de tiempo y recursos, por lo que el departamento de auditoría interna debe contar con un equipo adecuado para el tamaño y las necesidades de la empresa.
Como vimos, la estructura del departamento de auditoría interna se caracteriza por tener un alto rango en el organigrama para tener mayor credibilidad y respeto por parte de las demás áreas de la organización. Tiene como finalidad mantener altos los estándares de la empresa o institución para cumplir los objetivos emitidos por la dirección general.
Las funciones del personal de auditoría interna incluyen la revisión de políticas y procedimientos, ordenamientos legales, información financiera, normatividad interna, uso eficiente de los recursos y el cumplimiento de metas. Su estructura interna puede variar de acuerdo al tamaño de la organización o empresa.
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