La organización formal define las normas, estructuras y procedimientos mediante los cuales se organiza una empresa o entidad para establecer los niveles de autoridad. Es el orden oficial de una empresa u organismo que recoge el conjunto de normas, estructuras y procedimientos mediante los cuales se determinan, con base en objetivos preestablecidos, las actividades a realizar y quiénes las harán. Esta estructura empresarial y las directrices que componen esta clase de organización son creadas por los administradores y, habitualmente, se fijan en documentos, normas, procesos y organigramas.
Importancia y características de la organización formal
Establecer una división del trabajo para tener muy claro cuáles son las personas sobre las que recae la autoridad y quiénes deben cumplir cada responsabilidad dentro de una entidad, ayudará a mejorar el funcionamiento de la misma. Una organización formal está conformada por diversas áreas que cumplen una variedad de responsabilidades coordinadas y enfocadas a conseguir el objetivo que define a la propia empresa. Entre sus rasgos diferenciales destacan:
- Departamentalización: La empresa se divide en departamentos, áreas y puestos administrativos.
- División del trabajo: Se fija mediante un organigrama que elimina la duplicidad de funciones.
- Cadena de mando: Todos los individuos entienden la jerarquía y saben cuáles son las funciones que deben llevar a cabo.
- Canales de comunicación: Se emplean medios oficiales (correo, informes, tablones) para mantener informado al personal.
- Objetivo común: Existe una meta compartida que sirve de guía para toda la entidad.
Tipos de estructura formal
Dependiendo del tipo de organización, sus objetivos y los recursos disponibles, se pueden emplear diferentes modelos estructurales:
| Tipo | Características principales |
|---|---|
| Vertical o lineal | Concentra el mando con líneas directas y únicas de autoridad. Decisiones descendentes y estrictas. |
| Funcional | Distribuye al personal por departamentos según aptitudes profesionales y principios de división del trabajo. |
| Línea y asesoría | Combina autoridad lineal con órganos de apoyo y consultoría que ofrecen consejos especializados. |
| Comités | Las decisiones se toman mediante acuerdos de grupos, juntas o consejos, respetando mayorías de votos. |
Estructura en microempresas
El análisis de la estructura organizacional varía según el tamaño de la entidad. Las microempresas, definidas como aquellas entidades que emplean de una a diez personas, presentan una configuración distinta a las grandes corporaciones. En el sector abarrotero, por ejemplo, la estructura no suele integrar una división departamental compleja; se organiza generalmente en dos niveles: el dueño, quien desempeña la función de gerente, y los subordinados, que ejecutan las actividades operativas. La línea de mando es directa y está siempre vinculada a los objetivos básicos del negocio.
Elementos clave para el diseño organizacional
Para diseñar una estructura eficaz, conviene tener en cuenta seis elementos clave que se interrelacionan:
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- Cadena de mando: Define las líneas de autoridad y quién supervisa a quién.
- Nivel de centralización: Establece si las decisiones se concentran en la cúpula o se distribuyen.
- Margen de control: Indica cuántas personas dependen directamente de un mismo responsable.
- Grado de especialización: Determina la especificidad de las tareas en cada puesto.
- Formalidad estructural: Refleja el nivel de reglas, procedimientos y documentación interna.
- Formación de departamentos: Describe cómo se agrupan las personas por función, producto o territorio.
En definitiva, la estructura organizativa funciona como el esqueleto que sostiene todas las operaciones. Una organización bien definida facilita el cumplimiento de objetivos, mejora el desempeño general y permite que la empresa pueda adaptarse a los cambios del entorno.
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