La auditoría contable es un examen sistemático de los estados financieros, registros y operaciones con la finalidad de determinar si están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, con las políticas establecidas por la dirección y con cualquier otro tipo de exigencias legales o internamente establecidas.
Tipos de Auditoría
Existen diversos tipos de auditoría, cada uno enfocado en diferentes aspectos de la organización. A continuación, se describen algunos de los más relevantes:
Auditoría Financiera
Consiste en una revisión exploratoria y crítica de los controles y los registros de contabilidad de una empresa, cuya observación se centra principalmente en la estructuración y veracidad de los estados financieros. Determina si los estados financieros preparados por la empresa están regidos y cumplen con las normas de contabilidad generalmente aceptados. Tiene como objetivo el examen de los estados financieros por parte de un contador público diferente del que preparó la información contable, con la finalidad de establecer su razonabilidad, dando a conocer los resultados de su análisis.
La auditoría financiera es un proceso sistemático de evaluación y verificación de la información financiera de una organización, realizado por profesionales independientes para garantizar la precisión y confiabilidad. Implica un examen minucioso de los estados financieros y registros contables de una empresa. Implica analizar números, transacciones y los sistemas o procedimientos que generan esos datos. La auditoría financiera está diseñada para garantizar la exactitud y confiabilidad de los estados financieros. La auditoría financiera de la empresa implica revisar cifras para evaluar el desempeño general, así como para identificar riesgos y oportunidades de mejora en diferentes áreas.
Auditorías Internas y Externas
Las auditorías internas y externas ya fueron tratadas ampliamente en el módulo anterior, sólo cabe adicionar el tipo de auditoría externa que se realiza por motivos de certificación, la cual es aplicada principalmente a empresas de servicios, a petición de la misma. Este tipo de auditoría es llevada a cabo por organismos externos que se encuentran facultados y autorizados para determinar que dicho negocio cubre los requisitos o no para prestar ciertos servicios. Esa certificación se basa en los lineamientos que señala el manual de los sistemas de gestión de la calidad a nivel internacional.
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El auditor interno, generalmente empleado de la compañía, evalúa las cuentas, procesos y controles internos para asegurar que las normas y políticas de la empresa se cumplan, identificando áreas de mejora y minimizando riesgos.
Auditoría Operacional
La auditoría operacional es, en la actualidad, el equivalente a la auditoría administrativa, la cual se tratará en forma extensa en el Módulo 3. También conocida como auditoría de gestión, se centra en evaluar la eficiencia y eficacia de los procesos operativos. Se enfoca en analizar la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa.
Auditoría Integral
La auditoría integral, de acuerdo con lo que señala el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, es la evaluación multidisciplinaria, independiente y con un enfoque de sistemas, en cuanto al grado y forma de cumplimiento de los objetivos de una organización, tomando en cuenta sus operaciones y la relación de ésta con su entorno, con el fin de proponer el mejor aprovechamiento de sus recursos y de las alternativas que le permitan el logro más adecuado de sus fines.
Auditoría Gubernamental
Auditoría gubernamental, es aquella que se aplica a los departamentos, secciones o dependencias de gobierno, por lo general, son de tipo administrativo y en particular enfocadas preponderantemente a los sistemas de control, con el propósito de asegurar el debido cumplimiento de las funciones y asegurar la veracidad de la información que se presenta ante las instancias superiores, se basan, en gran medida, en los principios y normas generalmente aceptadas en la aplicación de las auditorías, sobre todo en lo que respecta a los profesionales que desempeñan la función de auditor.
Auditoría para la Calidad
En este tipo de verificación debemos partir de la idea de que un Sistema de Administración de Calidad requiere un diagnóstico previo para conocer el estado actual de la organización donde se pretenda implantar. La necesidad de hacer una auditoría se asemeja a la misma tarea que tiene un doctor al examinar al paciente; si el doctor no investiga sobre el mal que padece el paciente, difícilmente podrá diagnosticar la solución ideal para el problema. Sucede exactamente igual con las organizaciones.
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Para conocer, además, el avance y mejoramiento logrado con un programa de calidad, se realizan, periódicamente, auditorías de calidad llevadas a cabo generalmente de manera independiente a la compañía. Uno de los propósitos de las auditorías de calidad es dar a los directores información que esté libre de los prejuicios de los departamentos que informan sobre sí mismos. Se espera que el auditor, en la medida de lo posible, compare las actividades observadas con un estándar objetivo. Donde existen éstos estándares, el auditor no tendrá necesidad de hacer juicios subjetivos.
Como se puede observar, las auditorías de sistemas de calidad total incluyen puntos cruciales para una organización desde el punto de vista administrativo. Estos sistemas de calidad actualmente están teniendo un gran auge.
Auditoría Fiscal
Sobre qué es una auditoría fiscal, las empresas en México también deben cumplir revisiones exhaustivas en materia de impuestos para asegurar el cumplimiento de obligaciones tributarias.
Estructura del Departamento de Auditoría Interna
La estructura del departamento de auditoría interna depende de muchos factores, principalmente del tamaño de la organización. Su objetivo es monitorear todas las áreas y procesos internos para detectar aquellos factores que puedan poner en riesgo a la organización o impidan el desarrollo de sus metas. También sirve para vigilar el cumplimiento de los controles y reglamentos internos de una compañía.
Misión del Departamento
El auditor o el equipo de auditores recopilarán información mediante la observación, pruebas de calidad, productos tangibles e informes de cada una de las áreas. De esta manera, estos profesionistas pueden verificar si:
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- Existe algún tipo de riesgo en la empresa.
- La información financiera, administrativa y operativa es veraz, exacta y oportuna.
- Los colaboradores de la organización siguen los protocolos y regulaciones internas.
- El estado de los recursos materiales de la empresa para determinar si se les da un mantenimiento y uso adecuados.
- Se han cumplido los programas y proyectos de las distintas áreas.
- Existe un adecuado control de calidad de los productos y servicios.
- Se cumplen las políticas de inclusión e igualdad de derechos en la empresa.
- La empresa enfrenta algún tipo de asunto legal y cómo está siendo manejado.
Factores que Influyen en la Estructura
La posición de este departamento debe ser relevante, es decir, encontrarse en los primeros niveles de la organización; esto es para tener una mayor relevancia y credibilidad. Se trata de un área independiente que jerárquicamente se ubica debajo de la dirección general, aunque su estructura y dimensiones dependen de muchos factores, por ejemplo:
- Tamaño de la organización: mientras más grande sea la organización, requiere de un mayor control para coordinar el trabajo del personal, alcanzar el volumen de producción y el control de calidad deseados. En este caso se podría contar con un órgano de auditoría interna integrado por distintas subáreas. Cuando una empresa es pequeña, el gerente general se encarga de supervisar estas actividades y se requiere un equipo de auditoría más reducido.
- Relación costo-beneficio: contar con un equipo de auditoría interna representa un gasto para la organización. La importancia de una buena planeación de la estructura del departamento de auditoría interna no solo es reducir los costos (por ejemplo, teniendo un equipo reducido o recursos limitados), sino prevenir fallos o problemas legales que podrían implicar pérdidas a largo plazo.
- Errores recurrentes: el equipo debe cuestionar si los errores administrativos y operativos son comunes, por ejemplo, en caso de fraudes, ineficiencias y otros actos indebidos. Si son frecuentes significa que hay una supervisión y control deficientes y se requiere un equipo fuerte de auditoría interna.
Puestos y Funciones
Estos son algunos de los puestos que pueden conformar el órgano de auditoría interna u oficina de auditoría interna:
- Director de auditoría: su función es coordinar el equipo de trabajo del órgano de auditoría interna. Lleva a cabo tareas de planeación y se comunica con directivos de otras áreas.
- Gerente de auditoría: se encarga de revisar los planes de auditoría y asiste al director en el desempeño de sus funciones. Está facultado para tomar decisiones en caso de no contar con la presencia del director.
- Supervisor de auditoría: se dedica a vigilar el curso y cumplimiento de la auditoría y lo reporta al gerente o director general.
- Encargado de auditoría: lleva a cabo la planeación y ejecución de la auditoría. Es el líder del grupo de auditores.
- Auditor auxiliar: asiste al encargado de auditoría en la ejecución de esta. Se encarga de aspectos técnicos y administrativos del proceso de auditoría.
Estructura Operativa
La estructura operativa del departamento de auditoría interna comprende los aspectos necesarios para llevar a cabo el control y la evaluación de las diferentes áreas. Esto se incluye en dos documentos esenciales: el programa de trabajo y el programa de auditoría.
Programa de Trabajo
En este documento se planifican las actividades del departamento de auditoría interna, generalmente en el plazo de un año. Incluye los siguientes aspectos:
- Prioridades e intervenciones
- Requerimientos de las distintas áreas
- Coordinación con auditores externos y de gobierno
- Volumen de incidencias, soluciones y seguimientos
Programa de Auditoría
Este documento es necesario para conocer los pasos a seguir y procedimientos del auditor. Debe incluir un índice detallado que facilite la consulta de la metodología, resultados y cédulas. También se pueden colocar pestañas o separadores en cada sección de la carpeta que contiene el documento.
Otra parte importante del programa de auditoría es el catálogo de marcas, donde se hace una lista de los símbolos que se usan para señalar el tipo de revisión o prueba que se ha llevado a cabo. Son un recurso para agilizar el trabajo y facilitar la supervisión del auditor.
Cada símbolo expresa una de las siguientes categorías:
- Revisión finalizada
- Revisión pendiente
- Prueba satisfactoria
- Prueba no satisfactoria
- Cálculo incorrecto
- Cálculo correcto
- Inspección física
El contenido del programa de auditoría depende del tipo de institución o empresa que se va a auditar.
Cualidades Esenciales de los Auditores Internos
Los auditores internos deben tener las siguientes cualidades esenciales:
- Ética: deben llevar a cabo su trabajo de una manera honesta para obtener resultados fiables.
- Objetividad: deben hacer a un lado sus prejuicios, evitar favoritismos y apegarse a datos concretos.
- Competencia: realizar la auditoría con la mayor eficacia posible para emitir recomendaciones que representen una mejora en los estándares de calidad de la empresa.
- Confidencialidad: los resultados de la auditoría interna se reportan a la dirección general o a las áreas correspondientes, pero es información sensible que debe permanecer dentro de la organización.
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