Un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), también conocido como factura electrónica, es un documento indispensable para cualquier transacción comercial en México. Este comprobante detalla la información de la operación realizada y es fundamental para cumplir con las obligaciones fiscales. Desde su introducción en 2011, la factura electrónica ha evolucionado hasta el esquema CFDI 4.0, obligatorio desde 2022.
Saber cómo usar CONTPAQi Factura Electrónica® te permitirá emitir CFDI válidos ante el SAT de forma rápida, segura y automatizada. Emitir facturas electrónicas ya no tiene por qué ser un proceso manual y propenso a errores. Ya sea que busques emitir una factura electrónica, obtener información sobre su estructura o generar comprobantes fiscales más rápidamente, CONTPAQi® es la solución.
Características de CONTPAQi Facturación
CONTPAQi Facturación en Línea+ es un sistema de facturación electrónica en la nube diseñado para emitir, timbrar y gestionar CFDI 4.0 conforme a las regulaciones del SAT. El sistema de facturación CONTPAQi valida automáticamente RFC, uso de CFDI, régimen fiscal y datos del receptor, y ofrece almacenamiento seguro de XML y PDF en la nube. Además, está 100% alineado a las regulaciones del SAT.
Entre sus funciones adicionales, se incluyen:
- Envío directo de facturas por correo electrónico.
- Personalización de facturas con el logo de tu empresa.
- Carga de XML de sistemas anteriores para una migración sencilla.
- Reportes detallados para un control financiero completo.
Con CONTPAQi Vende®, obtienes el control total de tu facturación y cobranza, de forma sencilla y sin límites, llevando tu negocio a la cima en la nube.
Lea también: Contabilidad Básica: Debe y Haber
Proceso para Crear una Factura en CONTPAQi Comercial Premium
Sigue estos sencillos pasos para dominar la facturación en tu sistema:
- Asegúrate de estar en la empresa correcta donde deseas generar los documentos.
- Antes de comenzar, verifica que el concepto desde el cual facturarás esté correctamente configurado.
- Ve a Movimientos > Ventas > Facturas > Factura al contado. (El nombre del concepto puede variar según tus configuraciones). Alternativamente, usa la columna de accesos directos para seleccionar el concepto deseado.
- En la vista de facturas, haz clic en «Nuevo».
- Selecciona la fecha, el cliente, y en la sección de movimientos, añade el producto, cantidad y precio.
- Una vez que hayas ingresado todos los datos, haz clic en «Guardar».
- En la pestaña 3, agrega la forma de pago, uso de CFDI, método de pago y el régimen fiscal del receptor.
- Finalmente, haz clic en «Guardar» a nivel de documento.
¡Listo! Ahora sabes cómo crear una factura en CONTPAQi Comercial Premium.
Consideraciones Importantes para la Emisión de CFDIs
Facturas a Público en General
Es fundamental no usar la combinación XAXX010101000 / XEXX010101000 y PUBLICO EN GENERAL porque esto hará que las validaciones la tomen como una factura global, impidiendo su timbrado. Para una factura normal, cualquier otra forma en que se escriba "Publico en General" lo tomará como válido y permitirá timbrar el documento.
Manejo de Impuestos y Tasas
Puedes capturar el Importe Base al cual se le adicione la tasa de IVA, o bien, capturar el Importe con el IVA incluido si en la redefinición de la empresa se tiene marcada la opción “Capturar Precios con I.V.A.”. Es importante recordar que no es posible utilizar otras tasas de IVA, ni otros impuestos como IEPS, tampoco partidas No Objeto de Impuesto.
Al capturar un valor de tasa o cuota, valida que la tasa de impuesto o impuestos tenga el formato a 6 decimales que pide el SAT, incluyendo el cero a la izquierda del punto decimal. Por ejemplo, 10% = 0.100000, 10.667% = 0.106670, 16% = 0.160000. Para tasas estándar de impuesto como el 16%, selecciona del listado que se muestra en la casilla de "Tasa o Cuota".
Lea también: ¿Qué es el IVA?
Complementos de Pago (REP)
Para la creación de un Complemento de Pago (REP), la documentación de CONTPAQi y del SAT proporciona información detallada sobre en qué consiste y cómo crear un documento con este complemento.
Detalle de Productos
Si requieres el detalle del producto, se sugiere agregarlo desde el comentario. Este está disponible en un icono amarillo en forma de caja, a la derecha de cada partida.
Resolución de Errores Comunes en CONTPAQi
Errores de Validación de Datos
- ERROR CFDI40145 / CFDI40139: Estos errores indican que el campo Nombre del receptor o emisor, respectivamente, debe pertenecer al nombre asociado al RFC registrado en el campo correspondiente.
- ERROR CFDI33141: La clave del campo UsoCFDI debe corresponder con el tipo de persona (física o moral).
Problemas al Cancelar un CFDI
Si aparece el mensaje "ERROR EL FOLIO NO EXISTE AL CANCELAR LA FACTURA", se debe a que el documento electrónico aún no se encuentra registrado en los controles del portal del SAT. Mientras no esté registrado, no se puede cancelar la factura. El motivo por la cual no está registrada aún es porque el servidor del SAT puede estar saturado y no ha procesado de forma adecuada todas las facturas que envían los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC). Lo normal es que en un promedio de 2 horas el SAT reciba y publique las facturas, pero en ocasiones, cuando hay saturación, ese tiempo para la recepción y publicación puede tardar de 24 a 72 horas. Se recomienda intentar más tarde.
Imposibilidad de Descancelar Facturas
No es posible recuperar o descancelar un documento electrónico. Cuando una factura se cancela por medio de la aplicación CFDI en línea, se cancela directamente en el SAT. Actualmente, no existe por parte de la autoridad (SAT) un proceso para cambiar el estado de cancelado a vigente a un documento electrónico. Deberás crear un nuevo documento para sustituir el que se canceló por error.
El apartado de "CFDI Relacionados" solo se utiliza para indicar al SAT el motivo de "Sustitución de los CFDI previos", por ejemplo, cuando se canceló un REP (Comprobante de Tipo Pago) y se debe notificar al SAT en el nuevo REP el UUID cancelado.
Lea también: Causas y Efectos de la Inflación
Problemas con Archivos XML
Un mensaje común es "El archivo xml que representa el documento digital no está bien formado", lo que indica un problema en la estructura del XML generado.
Visualización y Descarga de CFDI
Si experimentas un "ERROR AL MOSTRAR Y DESCARGAR EL DOCUMENTO PDF DE LA FACTURA", esto puede deberse a la versión de tu navegador. Se recomienda actualizar tu navegador a la última versión para corregir este tipo de defectos.
Gestión de Cuenta y Licencia
Carga de Certificados de Sello Digital (CSD)
Para cargar los Certificados de Sello Digitales (CSD), debes ingresar a la opción "Instalar Certificados" en el menú lateral izquierdo. Se te solicitará el certificado (.cer), el archivo de clave privada (.key) y la contraseña de la clave privada. Una vez ingresados estos datos, presiona el botón "Subir" para cargar tu certificado de sello.
Administración de Usuarios y Contraseñas
Si olvidaste tu usuario y contraseña, puedes utilizar el proceso de recuperación de contraseña, que enviará un correo a la cuenta registrada con tu nombre de usuario y un enlace para cambiar la contraseña. Otra alternativa es ingresar con tus archivos correspondientes a tu Certificado de Sello Digital (CSD) o de Firma Electrónica Avanzada (FIEL).
Para cambiar el correo de recuperación de contraseña, ingresa con tus archivos del CSD, y en la opción "Mi Cuenta", podrás modificarlo por un correo de tu conveniencia, y luego realizar el proceso de recuperación.
Para dar de baja tu cuenta del servicio gratuito, ingresa a la opción "Mi Cuenta", busca el apartado "Eliminación de la Cuenta", ingresa tus archivos CER y KEY de la FIEL y su contraseña, y presiona el botón "Eliminar Cuenta".
Caducidad de Licencia Plus
La notificación "SU SERVICIO CFDI EN LÍNEA+ ESTÁ PRÓXIMO A CADUCAR" comienza a aparecer 15 días antes de la caducidad de tu licencia Plus, ya sea anual o de prueba por 30 días. Una vez que los días contratados finalicen, continuarás teniendo acceso a la aplicación, pero las características de la licencia Plus serán deshabilitadas.
Creación de Sucursales
La funcionalidad de crear sucursales solo está disponible para la Licencia Plus. Si tu licencia es gratuita, esta opción no aparecerá.
Importación de Catálogos
Por el momento, en la aplicación CFDI+ no se pueden importar catálogos de clientes y productos de forma masiva si cuentas con la versión gratuita, por lo que deberás capturarlos manualmente. Si eres cliente de la versión Plus, al capturar los datos de tu cliente en cada CFDI, automáticamente se guardarán en el catálogo y estarán disponibles para su uso posterior.
Modificación de Clientes
Para modificar la información de un cliente registrado en el catálogo, ingresa a la opción "Listar Clientes", haz clic en el icono que parece un monitor con un lápiz (en la primera columna), modifica el dato deseado y haz clic en "Guardar".
Errores de Sesión y Navegador
Si no se ha podido recuperar la sesión desde los servidores, esto se debe a que un componente de la página no puede recuperar la sesión activa. Para solucionarlo, utiliza un navegador de internet como Chrome o Firefox y actualízalos a la última versión, aplica las actualizaciones de Windows y en tu antivirus agrega la dirección CFDI.COM.MX como sitio seguro. Si al firmar el manifiesto no hace nada, se debe al navegador de internet. Elimina la caché (Ctrl + Shift + Supr), espera a que el proceso termine, cierra y vuelve a abrir el navegador e intenta firmar el manifiesto.
Visualización y Gestión de CFDIs
Listado de Facturas CFDI 4.0
A partir de la implementación de la versión 4.0, el listado de documentos por defecto filtra para documentos 3.3. Para poder ver tus documentos CFDI 4.0, en el listado de facturas, en la parte inferior central, deberás cambiar en el apartado de: "Comprobante Versión:” por el valor de: "Factura 4.0".
Filtros en el Listado de Facturas
Si no se muestra el listado completo de facturas, se realizó una modificación. Para visualizar documentos generados en meses anteriores, es necesario seleccionar el mes y año a mostrar en el listado desde el filtro que se muestra en la parte inferior de la página, donde podrás seleccionar además, la versión del CFDI (3.3 o 3.2). Adicionalmente, se incluye un filtro adicional en la barra desplegable del lado derecho de la página, donde podrás filtrar por periodos de hasta 6 meses, seleccionando el mes y año inicial y final.
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