El Servicio de Administración Tributaria (SAT) ofrece a sus usuarios la opción de descargar en un archivo .zip la información detallada de los CFDI que tu empresa ha timbrado o que ha recibido de los proveedores. Esta acción es necesaria y útil para evitar errores en la declaración de impuestos, realizar conciliaciones, verificar la concordancia entre tu contabilidad y la información reportada en el SAT, y cumplir adecuadamente con tus obligaciones fiscales.
Método manual a través del portal del SAT
Para generar la descarga de XML’s desde el portal del SAT, primero debes ingresar a la sección de "Factura electrónica" y hacer clic en "Cancela y recupera tus facturas". Podrás acceder mediante contraseña (RFC, Contraseña y Captcha) o con e.firma (Certificado, Clave privada y Contraseña).
Una vez dentro, elige la opción que corresponda: Consultar facturas emitidas o consultar facturas recibidas. Puedes realizar la búsqueda por folio fiscal o por rango de fecha de emisión. El sistema mostrará automáticamente el listado de los CFDI emitidos en el período. Existen dos formas de descargar los XML:
- Descarga individual: Dando clic en el icono correspondiente que aparece delante de cada folio fiscal.
- Descarga masiva: Seleccionando todos los XML desde el check que aparece arriba de "Acciones" y dando clic en "Descargar seleccionados".
Tras seleccionar los archivos, aparecerá un mensaje de descarga exitosa con un folio para recuperar los CFDI. Para finalizar, debes regresar al menú principal, seleccionar "Recuperar descargas de CFDI", identificar el folio solicitado y hacer clic en "Descargar paquete". El archivo descargado estará contenido en una carpeta comprimida (.zip), la cual deberás descomprimir para acceder a la información de los documentos de forma organizada.
Limitaciones del portal oficial
Es importante considerar las restricciones actuales al utilizar el portal directo:
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| Concepto | Límite |
|---|---|
| Descargas diarias | Hasta 2,000 archivos XML |
| Periodo de consulta | No mayor a 12 meses |
| Información histórica | Hasta 5 años y el ejercicio en curso |
| Disponibilidad del paquete | 72 horas tras la solicitud |
Software de descarga masiva: La alternativa eficiente
Si necesitas una solución efectiva para descargar masivamente tus XMLs del SAT, un software especializado es la respuesta. A diferencia del portal, herramientas como Onefacture centralizan los servicios más utilizados por contadores sin necesidad de entrar a múltiples portales.
Ventajas del uso de software especializado
Con estas herramientas, puedes mejorar la eficiencia de tu empresa y mantener el cumplimiento de las regulaciones fiscales. Sus principales beneficios incluyen:
- Capacidad superior: Realiza descargas de miles de CFDI de forma rápida y segura, incluso superiores a los 10,000 o 200,000 por petición mediante Web Service.
- Automatización: Los XML recibidos y emitidos se organizan automáticamente por RFC, año y mes.
- Monitoreo y control: Permite conocer el estatus de los CFDI (vigente/cancelado), monitorear operaciones con EFOS y descargar constancias de situación fiscal.
- Gestión de archivos: Los XML se descargan y almacenan directamente en tu computadora, permitiendo convertirlos a PDF masivamente o exportar la información a Excel.
Este software es la herramienta perfecta para mantener un control efectivo de las facturas electrónicas, ya que, al centralizar la administración de múltiples RFCs, ahorras horas de trabajo cada semana. La activación de la licencia suele ser por RFC, garantizando que el usuario mantenga siempre sus comprobantes en orden y asegure una contabilización completa.
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