Soñar es gratis, sí. Pero cuando los sueños se vuelven realidad, hay que poner manos a la obra. Así que, si soñaste con tener tu propio alojamiento y finalmente ya estás listo para abrir las puertas, necesitas aprender cómo gestionarlo. Si no lo has hecho antes, gestionar un negocio puede sonar bastante intimidante… Pero no te preocupes, puedes simplificar tus operaciones diarias con la ayuda de unas estructuras bastante simples. Así podrás tener todo bajo control y enfocarte en hacer crecer tu negocio.
En este post te vamos a mostrar cómo puedes gestionar tu hostel, hostal, hotel, B&B, o camping con unas simples hojas de Excel. Pensamos que tener una buena gestión de tus huéspedes y hacer que su experiencia sea la mejor posible, es lo más importante al principio. Por eso, este post está enfocado en ayudarte a gestionar correctamente a tus reservas y huéspedes, para que no se convierta en un gran dolor de cabeza.
Excel al Rescate para la Gestión de la Recepción
¡Excel al rescate! Seguramente ya pensaste en usar Excel para gestionar tu recepción, o alguien te lo sugirió, ¿no? Quizá ya te has armado una hoja de Excel para comenzar a usarlo. Hay miles de tutoriales online, pero la mayoría son difíciles de entender, y suelen tener una música muuuy extraña. Muchos de esos tutoriales usan herramientas avanzadas, como VBA y macros, y lo hacen parecer súper complejo. Pero, adivina qué: no necesariamente lo es. Preferimos hacerlo simple.
¿Por Qué No Solo Lápiz y Papel?
Puede ser que usar lápiz y papel sea más simple que usar Excel o alguna herramienta de software de gestión de hostels, pero tiene algunas desventajas:
- Se pierde fácilmente.
- Se vuelve difícil entender las anotaciones de otra persona.
- Puede borrarse y volver a escribirse fácilmente.
- No puedes saber cuál de tus recepcionistas escribió cada cosa.
- No puedes copiar y pegar.
Pero no nos malinterpretes. Excel tampoco es una solución sagrada para manejar tu recepción, en realidad está bastante lejos de eso. Pero es una excelente opción para un negocio que recién comienza. Más adelante te presentaremos algunas limitaciones que presenta, para que puedas entender e identificar cuándo ya has superado la etapa de usar Excel.
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Estructura de la Plantilla de Excel para Gestión Hotelera
Dentro del archivo de Excel vas a encontrar tres hojas: 1) Reservas, 2) Tarifas & Disponibilidad y 3) Huéspedes. Vas a encontrar que estas hojas están duplicadas, para que tengas una hoja de ejemplo y una versión en blanco para cada una. Las capturas de pantalla son de las hojas de ejemplo. ¡También vas a ver comentarios útiles en las hojas de ejemplo!
Para ilustrar con algunos ejemplos, vamos a imaginar que estamos en un Hostel con las siguientes habitaciones:
- Habitación Verde: Doble Privada
- Habitación Amarilla: Doble Privada
- Habitación Naranja: Doble Privada
- Habitación Roja: Doble Privada
- Habitación Lila: Triple Privada
- Habitación Azul: Triple Privada
- Habitación Marrón: Triple Privada
- Habitación Rosa: Habitación Compartida de 4 Camas
- Habitación Celeste: Habitación Compartida de 4 Camas
- Habitación Violeta: Habitación Compartida de 6 Camas
Hoja 1: Reservas
Lo primero que vas a ver son las Habitaciones organizadas por Tipo de Habitación y la Unidad que estás vendiendo: una Habitación en el caso de una habitación privada, y una Cama en el caso de una habitación compartida o dormi. Para cada fecha y en cada habitación (¡o cama en el caso de los dormis!) vas a tener dos celdas. En la primera introduce el nombre del huésped. En la segunda selecciona el Estado de la Reserva: Confirmado o Sin confirmar (el color aparecerá automáticamente).
Las fechas del Calendario son noches, no días. Esto quiere decir que si alguien hace check-in el 1° de enero y hace check-out el 5 de enero, sólo ocupará lugar en tu Calendario de Reservas en las noches del 1° al 4 de Enero (no hasta el 5, ¡porque ya se habrán ido!). Tiene sentido, ¿no?
Si quieres tener más información de una reserva de un vistazo, puedes hacer click derecho en la celda del nombre del huésped y crear una Nota. Igualmente, podrás agregar más información para cada reserva en la hoja de Huéspedes (hoja 3), como el estado del pago y más. En general, es mejor tener la información en un sólo lugar y no repetirla, porque si esa información cambia, vas a tener que actualizarla en más de un lugar y perderás tiempo.
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Hoja 2: Tarifas & Disponibilidad
En la hoja de Tarifas & Disponibilidad, tienes cada unidad con su propia Tarifa. Sólo fijamos una sola tarifa para simplificar, pero puedes tener tarifas diferenciadas por fecha o temporada. Tendrás que tener esta hoja actualizada para tener siempre la última disponibilidad (y asegurarte de tener también actualizada la disponibilidad en los canales también, ¡para evitar tener sobreventas!)
Hoja 3: Huéspedes
En la hoja de Huéspedes, verás información más detallada de cada reserva. Te recomendamos que agregues toda la información que puedas apenas el huésped haga la reserva y cuando hagan check-in. Luego, sólo debes asegurarte de que las fechas de Check-in y Check-out y el Estado estén actualizados. Las Noches se calcularán automáticamente, al igual que el Subtotal y el Total.
Los Extras son todas las cosas que vendes en tu propiedad que no son el alojamiento. Por ejemplo, alquiler de bicicletas, city tours, cerveza, etc. Los hostels generalmente obtienen buena parte de sus ingresos justamente gracias a estos Extras, por lo que es importante que les des un lugar en Excel. Una vez que tengas el Total, puedes seleccionar el Estado del Pago (Pago, Pago parcial o Sin Pagar) y añadir las Notas que quieras. Recuerda que siempre puedes cambiar el formato de fecha y de moneda.
Ejemplo de Uso de la Plantilla de Excel
Vamos a meternos en un ejemplo real, para que puedas ver estas hojas de Excel en acción. Tu negocio ya tiene las puertas abiertas. Tienes ya configuradas tus Tipos de Habitación, tus Habitaciones y Tarifas. ¡Felicitaciones! Imaginemos que Albus Dumbledore se quedará en la Habitación Naranja (una habitación Doble Privada) desde el 23 hasta el 27 de Enero.
Paso 1: Actualizar la Disponibilidad
Antes que nada, debes actualizar la disponibilidad en la hoja de Tarifas & Disponibilidad. Después, debes ir a cada uno de los canales de venta en los que apareces y hacer lo mismo. ¡Ufffff! Si fuiste rápido, quizá acabas de evitar un overbooking. Si la habitación quedara disponible para la venta en alguno de tus canales, pero en realidad ya está reservada, corres el riesgo de tener una sobreventa... Así que, ¡bien hecho!
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Si te estás preguntando porqué no marqué la noche del 27 de Enero también, la razón es que las fechas son noches, no días. Como Albus Dumbledore hará el check-out el 27 de Enero por la mañana, la última noche que ocupe la habitación en el hostel será la del 26 de Enero. Por eso la noche del 27 de Enero está disponible para la venta.
Paso 2: Configurar la Reserva
Ahora ve a la hoja de Reservas y agrega el nombre del huésped en el calendario en esas noches. Digamos que el Estado es Confirmado (es el estado de todas las reservas hechas por Booking.com). Después, dirígete a la hoja Huéspedes e introduce el Booking ID, la Fecha de Reserva (que es el día en el que la reserva fue hecha y recibiste el) y el Canal a través del cual recibiste la reserva. Completa el Nombre, y las fechas de Check-In y Check-Out. Puedes llenar estas celdas cuando el huésped llegue. En ese momento, también deberás actualizar el Estado.
Por ahora, la celda del Total mostrará el mismo precio que el del Subtotal. Esto es porque aún no has agregado Extras. Imaginemos que el Estado del Pago es Sin pagar. Más tarde, cuando Albus Dumbledore llegue, deberás completar su información personal. Seguramente él pague una parte o el total del precio, así que puedes cambiar el Estado del Pago a Pago o Pago parcial. Si hace gastos extra (por comprar bebidas, toallas, usar la lavandería o lo que sea) debes agregarlos en Extras, y la celda del Total cambiará. Si es necesario, puedes volver a cambiar el Estado del Pago. ¡Eso es todo! Es fácil, ¿verdad? Pero, ¿estas hojas de Excel me servirán para siempre? Nop. La verdad es que nada dura para siempre...
Cuándo el Excel deja de ser Suficiente
Como mencionamos antes, Excel es genial, pero tiene sus limitaciones. Ahora bien, puede que te preguntes por qué la flexibilidad es una de ellas. Es muy simple, cualquiera puede modificarlo, cambiar las fechas de una reserva o mover de habitación a huésped, y no puedes saber quién lo hizo. Eso no suena bien, ¿no?
Offline
Otra limitación es que, por defecto, Excel no está en la nube, por lo que si tu disco rígido se descompone, podrías perder todo… Esto es bastante malo, pero tiene una solución simple: Google Sheets de Google Drive. Si no estás usando Google Sheets, deja todo lo que estás haciendo y carga tu hoja de Excel en Google Drive ahora.
Overbookings
Bien, ahora que ya te has protegido de perder todo, hablemos de la tercera gran limitación: Excel no está conectado a tus canales de venta. Esto significa que tienes que estar actualizando constantemente tu disponibilidad y tarifas en tus canales de venta (como Booking.com, Hostelworld o el que sea que uses) cada vez que recibes una reserva. También debes estar atento cada vez que mueves un huésped de habitación, extiendes o acortas una reserva, o haces cualquier otra acción que impacte en tu disponibilidad. En temporada alta, eso puede ser realmente mucho trabajo, y si lo haces mal, corres el riesgo de vender de menos tu alojamiento, o de tener overbookings. ¡Ambas opciones son perjudiciales para tu nuevo negocio!
Veamos un ejemplo: Digamos que tienes una habitación Triple Privada publicada en Booking.com, Expedia y Hostelworld. ¡Genial! Vas a tu confiable hoja de Excel y lo anotas en la habitación triple, que ahora tiene cero disponibilidad. No te olvides de actualizar la disponibilidad para la habitación Triple Privada en Expedia y Hostelworld, o alguien más podría reservar la misma habitación. ¡Tendrías entonces una sobreventa o -lo que llamamos- un overbooking!
La Importancia de una Factura de Hotel Profesional
Como gerente de un establecimiento hotelero o de alquiler turístico también estás en la obligación de generar una factura diferente por cada huésped o estancia. Las primeras impresiones son importantes, pero las impresiones duraderas también lo son. Por eso es crucial tener una factura de hotel pulida. Además de garantizar una facturación precisa y evitar errores costosos, una factura clara y profesional refuerza la confianza de los huéspedes y les demuestra que cada detalle se ha gestionado con cuidado. En esta guía encontrarás todo lo que necesitas para perfeccionar y simplificar tu proceso de facturación.
¿Qué es una factura de hotel y en qué se diferencia de un recibo?
Una factura de hotel es una lista detallada de todos los cargos que un huésped debe pagar al final de su estancia. Por lo general, incluye las tarifas de las habitaciones, los impuestos, las tarifas y cualquier servicio adicional adquirido. La factura es una solicitud formal de pago y garantiza que tanto el huésped como la propiedad tengan un registro claro y detallado de cada costo.
El recibo de la factura del hotel, por otro lado, se emite una vez realizado el pago. Actúa como prueba de que el huésped ha pagado su factura en su totalidad. Si bien las facturas indican lo que se debe, los recibos confirman que la transacción se ha completado. Esta distinción es importante porque las facturas forman parte del proceso de facturación, mientras que los recibos forman parte del proceso de pago. Mantener ambas cosas organizadas no solo ayuda a mantener un registro preciso, sino que también evita las disputas de los huéspedes y simplifica la conciliación financiera para tu equipo de contabilidad.
Elementos Clave de una Factura de Hotel Perfecta
Todos los formularios profesionales de facturación hotelera siguen una estructura clara y organizada. Ya sea que estés creando la tuya propia o personalizando una plantilla descargable, estos elementos clave garantizan que las facturas sean impecables, precisas y fáciles de entender para los huéspedes. Los huéspedes deben reconocer de inmediato quién es el remitente de la factura y cómo ponerse en contacto con tu equipo si tienen alguna duda.
Detalles del Huésped y de la Estancia
Indica el nombre completo, la dirección, las fechas de entrada y salida y el número de habitación del huésped para que ambas partes puedan verificar la estancia. Proporciona un desglose detallado, línea por línea, de todos los cargos, incluidos: Tarifa de habitación por noche, Impuestos y tarifas aplicables, Compras de alimentos y bebidas, Tratamientos o amenidades de spa, Estacionamiento, minibar u otros gastos imprevistos. La transparencia aquí genera confianza y reduce las disputas de facturación. Cada cargo debe tener una descripción, una fecha y un importe claros para que los huéspedes puedan ver claramente lo que están pagando.
Resumen de los Pagos y el Saldo Adeudado
Incluye una sección en la que se resuman los depósitos o pagos anticipados que el huésped haya realizado, seguida del saldo restante adeudado. Al presentar esta información de forma clara, los huéspedes pueden confirmar fácilmente que todos los créditos y cargos son correctos antes de pagar.
Condiciones e Instrucciones de Pago
Por último, describe los métodos de pago aceptados, la fecha de vencimiento (si corresponde) y las condiciones o políticas de facturación pertinentes. Esto garantiza que tanto los huéspedes como los clientes corporativos sepan exactamente cómo y cuándo se espera el pago.
¿Estás listo para verlo en acción? Aquí tienes una muestra de factura de hotel rellenada. Para adaptarlo a tu hotel, simplemente descarga la plantilla de factura de habitación de hotel en blanco, cambia la marca por la tuya propia y ¡listo!
Plantillas de Factura de Hotel en Excel, Word y PDF
Si estás empezando con un negocio de estas características y las facturas te traen de cabeza, no tendrás problema con las plantillas que te ofrecemos. Desde Quipu hemos creado 3 plantillas de factura de hotel en formato Excel, Word y PDF para que las puedas descargar de forma GRATUITA.
Descarga la plantilla de factura de hotel en formato Excel
Para los profesionales que trabajan para hoteles y alquileres turísticos, el formato Excel es el más habitual en la gestión de cualquier tarea administrativa. Descarga nuestra plantilla de factura totalmente editable y diseñada profesionalmente. Incluye: Plantilla PDF de factura de hotel imprimible, Plantilla Excel personalizable para facturas de hotel, Diseño experto para mayor claridad y legibilidad.
El proceso para usar estas plantillas de factura de Excel es el siguiente:
- En el explorador, explora las plantillas de factura de Excel.
- Haz doble clic en la plantilla de factura que deseas usar.
- Reemplaza los valores de celda y los nombres con la información necesaria.
- Guarda, imprime o comparte la factura como PDF.
Crea una marca con plantillas de facturas de Excel. Admite las operaciones empresariales con las plantillas de facturas de Excel diseñadas para lograr una mayor claridad y coherencia. Proporciona a los clientes y asociados facturas con formato profesional que refuerzan la marca del negocio con cada transacción. Las fórmulas integradas de Excel calculan los totales automáticamente y ayudan a ahorrar tiempo y mantener la precisión. Cada plantilla es totalmente personalizable con logotipos editables, aplicando colores que identifican la marca y tipografía, y adapta el diseño para cumplir con los requisitos específicos del cliente o proyecto. Una vez completadas, las facturas pueden enviarse fácilmente por correo electrónico como datos adjuntos o imprimirse para una entrega sin problemas. Podrás generar facturas de soporte técnico con informes de gastos para un seguimiento sin problemas.
Descarga la plantilla de factura de hotel en formato Word
Si prefieres cambiar los detalles de cada cliente y modificar los conceptos en formato Word también te ofrecemos las 3 plantillas distintas de factura para hotel en formato Word.
Descarga la plantilla de factura de hotel en formato PDF
Si dispones de un editor de PDF tienes la opción de descargar las 3 plantillas de factura de hotel en formato PDF que ofrecemos desde Quipu. Podrás modificar cómodamente cada espacio y exportarlas para enviarlas directamente a tus clientes.
Aspectos Importantes sobre Nuestro Modelo de Factura de Hotel
Con las plantillas que te ofrecemos podrás:
- Modificar todos los campos disponibles.
- Exportar la factura y enviársela a tu cliente.
- Calcular directamente los impuestos y retenciones correspondientes.
- Asegurarte de cambiar el número de serie de cada factura.
La Alternativa a las Plantillas: Software de Facturación Automatizado
El Problema de la Facturación Manual y Cómo Solucionarlo
Incluso el formulario de facturación hotelero mejor diseñado no puede evitar que la facturación manual se convierta en un cuello de botella. Generar, imprimir y conciliar las facturas a mano consume tiempo del personal y aumenta la posibilidad de cometer errores. Estos son algunos de los problemas habituales de los hoteles que utilizan la facturación manual:
Consume Mucho Tiempo para el Personal
La facturación manual requiere que los equipos de recepción calculen los totales, apliquen los impuestos y procesen los pagos uno por uno. Durante los períodos de alta demanda, esto ralentiza el servicio y reduce el valioso tiempo que se dedica a ayudar a los huéspedes cara a cara.
Propenso a Errores Humanos
Cuando los datos de facturación se introducen manualmente, se producen errores, especialmente bajo presión. Un solo decimal extraviado o un cargo duplicado pueden provocar discrepancias contables, disputas entre los huéspedes o pérdidas de ingresos. Los sistemas automatizados eliminan estos riesgos al registrar y calcular los cargos automáticamente.
Crea una Mala Experiencia para los Huéspedes
Pocas cosas frustran más a los viajeros que estar en la fila de una caja esperando el papeleo. La facturación manual suele provocar retrasos, confusión y experiencias inconsistentes en los turnos del personal. Con un proceso digital, las salidas se realizan sin interrupciones, por lo que los huéspedes se llevan una impresión final positiva.
Posibles Riesgos de Seguridad
La facturación manual implica el manejo directo de la información de pago confidencial. Almacenar o transmitir datos de pago sin las medidas de seguridad adecuadas puede exponer a los hoteles a riesgos de seguridad y al incumplimiento de las normas PCI. La automatización reduce esta exposición al enrutar las transacciones a través de sistemas seguros y compatibles. En resumen, la facturación manual es ineficiente y arriesgada. Las soluciones modernas agilizan el proceso, protegen los datos de los huéspedes y permiten que el personal se concentre en lo que más importa: ofrecer un servicio excepcional.
La Solución Moderna: Facturación Automatizada y Pagos Digitales
Una vez has comenzado a facturar con plantillas de factura para hotel y te has hecho al proceso, es momento de dar un paso adelante y profesionalizar más aún la facturación. A medida que el número de facturas crece, el uso de plantillas se hace un poco insostenible. Lo ideal para estos casos es contar con un programa de facturación que digitalice al 100% toda tu facturación. En lugar de crear manualmente cada factura de hotel, el uso de tecnología integrada para automatizar el proceso se ha convertido en la norma. El mercado de facturación electrónica hotelera alcanzó aproximadamente 1420 millones de dólares en 2024 y está creciendo a un ritmo de dos dígitos, lo que refleja la rápida adopción digital.
Canary Sistema de gestión de huéspedes le ofrece una forma de gestionar al instante las facturas de cada huésped. ¡No se requiere ninguna entrada manual! El sistema extrae automáticamente las cargas del PMS y las coloca en un solo lugar, por lo que puedes estar seguro de que no se pierde nada. Estas son algunas de las ventajas:
Facturación Automatizada
Di adiós a las hojas de cálculo y a los registros en papel. Con Canary, hay un registro digital para cada estancia, lo que reduce los errores humanos y ahorra horas de trabajo al personal cada semana. El resultado: salidas más rápidas y una experiencia más uniforme para los huéspedes en todos los departamentos.
Cobro Seguro de Pagos
Elimina el riesgo de manipular los detalles de las tarjetas de crédito de forma manual. Con Autorizaciones digitales de Canary, los huéspedes proporcionan los detalles de pago a través de un formulario seguro que cumple con la normativa PCI. No se requieren fotocopias, formularios en papel ni correos electrónicos.
Facturación Grupal Simplificada
¿Gestionas estancias grupales o cuentas corporativas? Contratos digitales de Canary simplifica la facturación grupal al centralizar las facturas, las firmas y los registros de pagos en un solo lugar. Los equipos utilizan esta herramienta para generar, compartir y conciliar las facturas grupales en cuestión de minutos en lugar de horas, a la vez que mantienen los datos organizados y en cumplimiento. Luego, con Enlaces de pago, es sencillo cobrar el pago, lo que hace que el proceso sea rápido y completamente seguro. Juntos, estas soluciones de procesamiento de pagos transforman la facturación de una tarea administrativa manual en una experiencia fluida y agradable para los huéspedes que protege los ingresos y refuerza la confianza en la marca.
Desde plantillas manuales hasta una automatización perfecta con Canary. Una plantilla de factura hotelera profesional es un excelente punto de partida para una facturación precisa y organizada. Pero el futuro de las operaciones hoteleras va mucho más allá de los formularios manuales. A medida que aumentan las expectativas de los huéspedes y aumentan las cargas de trabajo del personal, la automatización se ha convertido en la solución más inteligente y sostenible. Automatiza todo el proceso de facturación con Canary Technologies. Genera facturas detalladas en segundos, elimina los errores manuales y mantén seguros los datos de pago. El resultado son pagos más rápidos y mejores experiencias del huésped, y un equipo que dedica menos tiempo al papeleo y más tiempo a ofrecer un servicio excepcional. Reserva una demostración para ver cómo Canary simplifica la facturación de principio a fin.