A través de los tiempos, el comercio internacional ha sido un motor esencial para el desarrollo económico global. En la época actual, una herramienta se destaca como un potencial catalizador para impulsar aún más este crecimiento. El vertiginoso avance tecnológico ha dejado su huella en todas las industrias, desde la conversión de restaurantes tradicionales en cocinas virtuales hasta la transición de consultas médicas presenciales a plataformas en línea. Un denominador común de estos cambios es la migración de lo analógico a lo digital, de lo manual a lo automatizado y de lo operativo a lo estratégico.
La Factura Electrónica en el Comercio Exterior
La Factura Electrónica para el comercio internacional es una herramienta innovadora que facilita la automatización y mejora el flujo de información para mejorar sus capacidades operativas. La adopción generalizada de la factura electrónica de Exportación e Importación a nivel regional e internacional aumenta considerablemente su utilidad en las operaciones de comercio exterior. Para que la facturación sea efectiva, se deben aplicar algunos aspectos importantes que definirán una buena implementación en cada empresa que esté inmersa en este rubro.
Aspectos Clave para la Implementación de la Facturación Electrónica
- Sistemas de facturación: El proceso de Facturación Electrónica varía entre países. En Latinoamérica, cada factura electrónica emitida debe enviarse a la entidad tributaria, aunque la relación entre el emisor y la administración puede diferir. En algunos países, es necesario homologar el sistema antes de ser autorizado como emisor electrónico. En otros casos, cada factura debe ser validada por la entidad tributaria antes de poder enviarla al cliente. Además, no en todos los países la entidad tributaria confirma la recepción de la factura y, en algunos lugares, el envío debe realizarse a través de un proveedor autorizado por la administración.
- Documentos electrónicos: La necesidad de documentos electrónicos puede diferir de un país a otro. Por ejemplo, boletas de venta, notas de crédito y débito, guías de remisión, comprobantes de retenciones, comprobantes de percepciones, recibos por honorarios, libros electrónicos y registros de ventas y compras pueden no ser requeridos en todas las regiones. Estos requisitos varían según la normativa vigente en cada área geográfica.
- Obligatoriedad: La implementación de facturas electrónicas varía según el país desde el que se originan las transacciones.
La Factura Comercial como Documento Esencial de Importación
La factura comercial (commercial invoice en inglés) es uno de los documentos de transporte marítimo más importantes. Es un documento legal emitido por el vendedor (exportador) al comprador (importador) durante la transacción internacional y funciona como una prueba de la venta entre comprador y vendedor. A diferencia del Bill of Lading, la factura comercial no indica la propiedad de las mercancías que han sido vendidas. Pero se trata de un documento imprescindible y requerido durante el despacho de aduanas para calcular los impuestos y aranceles a pagar. La factura comercial detalla el precio, el valor y la cantidad de las mercancías vendidas.
Contenido de una Factura Comercial
Escojas el modelo que escojas, asegúrate de que incluye los siguientes datos:
- Información relacionada con la transacción
- Número de factura
- Fecha de la factura
- Número de pedido
- Valor total de la venta
- Moneda
- Condiciones de pago
- Información relativa al importador y el exportador
- Información del exportador (nombre, dirección, teléfono, etc.)
- Número de identificación fiscal del exportador (ej. VAT, EORI, etc.)
- Información del importador (nombre, dirección, teléfono, etc.)
- Número de identificación fiscal del importador (ej. VAT, EORI, etc.)
- Información del notify (persona a la que se notifica de la llegada del envío)
- Información relacionada con el envío de las mercancías
- Número de bill of lading
- Agente transitario
- Código HS
- Clara descripción de las mercancías (número de paquetes, unidades, peso, etc.)
- Incoterm bajo el que han sido vendidas las mercancías
- Origen de las mercancías
- Seguro
- Fecha de exportación, medio de transporte y destino final
- Firma del shipper o expedidor
Diferencia entre la Factura Comercial y el Packing List
Es absolutamente crucial que la información sobre la transacción y el envío rellenada en la factura comercial se corresponda con la listada en el packing list. A pesar de que la información requerida en ambos documentos es muy similar y de que ambos son emitidos por el vendedor/exportador, los dos documentos cumplen propósitos muy diferentes. En el packing list, el énfasis se pone en la descripción de las mercancías transportadas y su función está más relacionada con la logística: se usa para verificar que las mercancías enviadas por el exportador son recibidas en buen estado y en las condiciones acordadas. También sirve para gestionar y mantener actualizado los inventarios. Además, en el caso de que se produzcan conflictos o reclamaciones con la naviera, las aduanas o entre el vendedor y el comprador, el packing list es uno de los documentos clave requeridos. Por su parte, la factura comercial sirve para dejar constancia de la transacción financiera por la venta de las mercancías transportadas y por eso incluye detalles relacionados con el pago, los términos, etc. El packing list se envía al receptor de las mercancías, mientras que la factura comercial se envía a la figura responsable del pago de las mercancías, que podría ser (o no) la misma persona.
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Rellenar con exactitud la factura comercial es un requerimiento legal.
Procesamiento de Facturas Electrónicas de Importación en Sistemas
Durante el proceso de importación, el sistema identifica a los proveedores por su número de exención fiscal. En la ficha desplegable Factura y entrega, en el campo Número de identificación fiscal, introduzca un número de registro de impuestos válido para el proveedor. El sistema identifica a los proveedores mediante el número de exención fiscal que se define en el registro del proveedor. Durante el proceso de importación, el sistema identifica los productos por sus descripciones externas. Estas descripciones suelen ser específicas del proveedor. En la columna Número de artículo externo, ingrese un código de producto externo. El sistema identifica los productos que se usan en las líneas de factura mediante un número de elemento externo, que podría ser específico del proveedor. Si se usan unidades de medida en líneas de facturas, el sistema los identifica mediante valores de códigos externos.
Si no se definen referencias de orden o línea en un archivo entrante, el sistema intenta hacer coincidir automáticamente las facturas de proveedores entrantes con los pedidos de compra existentes confirmados. Si el sistema no encuentra un pedido de compra, genera una advertencia, pero continúa la importación. El sistema ahora considera los productos de las líneas de factura como artículos No inventariables. Si no existen productos Fuera de stock relacionados, el sistema intenta importar líneas de factura haciendo referencia a un artículo predeterminado. El sistema calcula los impuestos en función de los datos importados y la configuración fiscal. El sistema no importa impuestos como cantidades fijas del archivo XML entrante.
El proceso de importación admite archivos adjuntos. Todos los archivos adjuntos que especifique en el elemento Invoice\cac:AdditionalDocumentReference de los archivos de importación deben tener extensiones. El sistema muestra las facturas electrónicas del proveedor importadas correctamente como facturas pendientes. En Parámetros de informe electrónico, en la sección Origen del archivo , en el campo Configuración de origen, seleccione la ubicación de origen para la importación del modo por lotes.
La Factura Electrónica y el Pedimento de Importación en México
Para que puedas realizar importación de mercancías a México debes alinearte a las regulaciones vigentes en materia fiscal, aduanera y comercial. El Pedimento de importación es un documento que contiene la información de la mercancía que se desea importar o exportar al territorio Mexicano, es el respaldo ante las entidades de control de aduanas registrando su existencia, propósito, el cumplimiento de pagos arancelarios y los permisos necesarios para su comercialización. De acuerdo con el SAT, el Pedimento es una declaración fiscal relativa al cumplimiento de obligaciones tributarias en materia de comercio exterior. Consiste en el pago de contribuciones y de cuotas compensatorias, además de la elaboración del Pedimento. Tras realizar estas comprobaciones, se activa el mecanismo de selección automatizado. A lo largo del proceso de importación necesitarás hacer distintos tipos de pagos, no solamente aquellos relacionados con las fracciones arancelarias.
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Tipos de Pedimento Aceptados
- Pedimento Regular
- Pedimento de Importación/ Exportación
- Pedimento de Tránsito para el Transbordo
- Pedimento Consolidado
- Documento de Operación para el Despacho Aduanero (DODA)
Estructura del Pedimento
La estructura del pedimento está compuesta por 21 caracteres en total, ejemplo: 99 99 9999 9999999. Estos 21 caracteres incluyen 2 espacios blancos entre cada grupo de valores, y 15 dígitos numéricos.
- Los primeros 2 dígitos representan los últimos del año del pedimento, ejemplo año 2022.
- Los siguientes 2 dígitos representan el código de la aduana de despacho.
- Los siguientes 4 dígitos corresponden al número de la patente aduanal.
- Finalmente, los últimos 7 dígitos representan, el último dígito del año actual y los seis números consecutivos.
El número de pedimento es un valor que puede ir asociado a algunos productos específicos de una venta, es decir, puede tener un valor diferente para un mismo producto en diferentes ventas.
Asociación del Pedimento con Facturas de Venta
Activa la opción de pedimento en tu cuenta. Para agregar el número de pedimento a tus productos de facturación debes activar la funcionalidad en tu cuenta. En el recuadro de “Inventario” selecciona la opción “Campos adicionales”. Finalmente, en la columna de Acciones activa la opción “Pedimento” haciendo clic en el ícono de la “Bombilla”. Si vendes productos importados de primera mano, puedes activar el campo para agregar el número de pedimento en tus productos.
Pasos para Activar el Campo Pedimento en Productos
- Dirígete al menú de “Inventario” y selecciona la opción “Productos de venta”. Luego, haz clic en el botón “Nuevo producto de venta”.
- En la sección “Campos adicionales” despliega las opciones y marca “Pedimento”, luego haz clic en “Agregar”.
- Una vez agregado, marca nuevamente la casilla “Pedimento”, así se activará un campo extra al crear facturas de venta y notas Crédito en el que puedes agregar esta información.
- Finalmente, haz clic en el botón “Guardar” para conservar el registro.
Al registrar tus facturas de venta observarás un nuevo campo para agregar el “pedimento de importación”. Para registrar tus facturas con pedimento de importación, dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”. Al seleccionar el producto observarás un nuevo campo para el “pedimento de importación”, “agrega el número de 15 dígitos”. (los espacios se asignan automáticamente). Finalmente, haz clic en “Timbrar” para generar el documento electrónico.
Como pudiste observar al conocer a grandes rasgos los pasos para importar mercancías a México, el proceso es engorroso y está lleno de trámites, pese a la agilización que el Gobierno Federal ha implementado a través de la Ventanilla Única. De hecho, es más rápido que en otros países. Facilita tus movimientos contables mediante la incorporación de un sistema automatizado de facturación online a tu esquema de trabajo.
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Facturación Electrónica en Importaciones para Colombia
Antes de todo es importante conocer quiénes son los responsables de emitir facturas electrónicas de venta en Colombia, por esto hay que resaltar el Artículo 511 del Estatuto Tributario; el cual indica que los responsables del impuesto sobre las ventas están en la obligación de entregar factura o documentos equivalentes para soportar las operaciones que realicen. Cuando sea el caso de importaciones de bienes, la factura o el documento soporte de la transacción tendrá un valor igual al de la declaración de importación, teniendo en cuenta la normatividad vigente, siempre y cuando no corresponda a una operación que se haya celebrado con o entre usuarios de la zona franca. La facturación electrónica se emplea también como un soporte del Formulario de Movimiento de Mercancías y de la Declaración Especial de Importación; este es un elemento esencial en las operaciones de venta de bienes que se realicen por la prestación de servicios en el interior de las zonas francas o desde las zonas francas hacia el resto del territorio aduanero nacional o hacia el exterior se debe utilizar la factura. La facturación se debe utilizar para justificar diferentes tipos de actividades, por esta razón si deseas emitir facturas para tus importaciones te recomendamos habilitarte como facturador utilizando los servicios de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, este es el método más fácil para comenzar a facturar y lo mejor es que puedes encontrar distintos precios que se acomoden a los procesos de tu empresa.
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