Facturación y Validación de CFDI con CONTPAQi: Claves para el Cumplimiento Fiscal

Emitir facturas electrónicas (CFDI) en México es una obligación para cualquier negocio formal. Pero más allá del simple cumplimiento con el SAT, una buena gestión de CFDI puede optimizar procesos contables, fiscales y administrativos. Los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) son el corazón del cumplimiento fiscal en México. En este artículo conocerás qué es un CFDI, por qué es importante timbrarlo correctamente, cómo hacerlo usando CONTPAQi y cómo consultar su estatus ante el SAT.

La Importancia Crítica de la Validación de CFDI

Emitir y consultar tus CFDIs de forma correcta es fundamental para evitar sanciones del SAT, deducir gastos y mantener una operación fiscal en regla. Y aunque tu contabilidad “parezca” estar en orden, un error en tus CFDIs puede detonar multas, deducciones rechazadas o incluso auditorías. En 2025, un error en tus CFDI puede costarte deducciones, multas y hasta una auditoría. Descubre cómo evitarlos y mantener tu tranquilidad fiscal.

Mejores Prácticas para Evitar Errores en tus CFDI

Una buena práctica es revisar que los valores de tus facturas coincidan exactamente con los registrados en tu contabilidad. Un CFDI con datos exactos -como RFC, razón social y código postal- asegura la validez fiscal del documento. Un solo error puede invalidar la deducibilidad del gasto o el acreditamiento del IVA. Mantener tu información depurada también implica identificar posibles duplicados en tus XML. Mejor, automatiza la revisión de CFDIs con complemento de pago para asegurar coincidencia entre el XML y tu contabilidad. Una práctica efectiva es revisar que la información que declaras al SAT esté correctamente respaldada por tus CFDI. El Anexo 20 y Anexo 24 establecen especificaciones que tus CFDI deben cumplir. Validar estos requisitos manualmente es complejo, pero al usar un sistema que lo haga por ti, aseguras el cumplimiento sin esfuerzo adicional. Esto puede volverse complicado cuando hay alta carga operativa o se trabaja de forma manual. ¿Es válido ante el SAT? Sí.

Recuerda que los errores frecuentes en CFDI no son un tema menor.

CONTPAQi y la Transición al CFDI 4.0

A partir de la versión 9.3.0 de CONTPAQI Factura Electrónica podrás emitir CFDIs con la versión 4.0 vigente a partir del 1 de Enero de 2022. El sistema actualiza automáticamente los catálogos SAT. Para visualizar tus documentos CFDI 4.0, en el listado de facturas en la parte inferior central deberás cambiar en el apartado de: "Comprobante Versión:” por el valor de: "Factura 4.0".

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Durante el periodo de convivencia que comprende del 01 de enero de 2022 al 30 de abril de 2022, se tuvieron las dos versiones disponibles del Anexo 20: 3.3 y 4.0. La versión 4.0 del Anexo 20 se muestra a partir de su vigencia (01/enero/2022). Todos los conceptos a los que se les asignó el certificado asumirán la misma versión de Anexo 20.

Por omisión, la versión del Anexo 20 que se mostrará al crear empresas nuevas, será la versión mayor. En caso de varias versiones vigentes se deben de mostrar de la mayor a la menor. La versión 3.3 del Anexo 20, se mostró hasta el fin de su vigencia (01/abril/2022).

Vigencia de las Versiones del Anexo 20 en CONTPAQi

Versión del Anexo 20	Inicio de Vigencia	Fin de Vigencia
3.3	(Anterior al 1/Enero/2022)	31/Marzo/2022
4.0	1/Enero/2022	(Vigente)

Configuración de Datos del Emisor y Receptor en CFDI 4.0

Nombre Fiscal del Emisor

A partir de esta versión, el Nombre del Emisor cambia de opcional a Requerido, es decir, se vuelve un dato obligatorio, mismo que se utilizará para enviar en los XML al momento de realizar proceso de timbrado. El nombre debe ser registrado tal cual se encuentra en la Cédula de Identificación Fiscal, es decir, con mayúsculas, minúsculas y símbolos, de lo contrario no será timbrado por el PAC (Proveedor Autorizado de Certificación). Se considerará la exactitud del dato "Nombre" de la denominación o razón social del contribuyente emisor al generar los comprobantes para cumplir con la regla de validación.

Al ingresar al menú Configuración \ Redefinir empresa, se incluirá la información capturada en el campo Empresa en los XMLs una vez que se realice el timbrado de facturas, ya que en base en el Anexo 20 versión 4.0 se requiere que el nombre del emisor debe corresponder con el nombre del titular del certificado de sello digital del emisor. El campo Nombre de la Empresa es el que se utilizará para generar el atributo Nombre del nodo Emisor del XML; en este campo se captura el nombre que corresponde con el titular del Certificado de Sello Digital del emisor. Ejemplo: Nombre de la empresa que se deberá capturar: LA GRAN EMPRESA SA DE CV.

Régimen Fiscal del Emisor

A partir de esta versión, el Régimen Fiscal del emisor, se vuelve un dato obligatorio en base a la versión 4.0 del Anexo 20. A partir de esta versión, se agrega el Régimen Fiscal 626 - Régimen Simplificado de Confianza del emisor, que entra en vigor el 01 de enero de 2022. Si tu empresa corresponde al régimen fiscal Régimen Simplificado de Confianza (RESICO), podrás asignarlo desde el catálogo de empresas, al ingresar al menú Configuración \ Redefinir empresa, en la pestaña 8.

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El Régimen Fiscal es un dato requerido para incorporar la clave del régimen del contribuyente emisor al que aplicará el efecto fiscal de este comprobante. Con esto podremos conocer qué tipo de impuestos y retenciones que aplican de acuerdo con cada régimen fiscal y si los comprobantes son deducibles.

Régimen Fiscal del Receptor

Al ingresar a la configuración del Cliente en la opción Emitir/Enviar, en la ventana Emisión y Entrega de Documentos Digs. y Comprobantes Fiscales Digitales podrás asignar el Régimen Fiscal del cliente. En el campo Régimen Fiscal, al consultar el botón F3 mostrará el catálogo vigente del Anexo 20 en su versión 4.0. El régimen fiscal que se registre en este campo debe corresponder con el tipo de persona del receptor, es decir, si el RFC tiene longitud de 12 posiciones, debe ser de persona moral y si tiene longitud de 13 posiciones debe de ser de persona física. Cuando se tenga el RFC "XAXX010101000" o "XEXX010101000" se deberá capturar el Régimen Fiscal "616" (sin obligaciones fiscales).

En caso de que se tenga o capture un régimen válido en versión 3.0 pero que no existe en versión 4.0, se mostrará el mensaje "[No válido en Anexo 20 4.0]" a la descripción del régimen. Además, al personalizar la vista del catálogo, se podrán incluir la columna Régimen Fiscal para configurar la vista y muestre la información de los campos disponibles de la tabla de Clientes.

Uso de CFDI del Receptor

A partir de esta versión, el Uso de CFDI del receptor, se vuelve un dato obligatorio en base a la versión 4.0 del Anexo 20. Al ingresar a la configuración del Cliente en la opción Emitir/Enviar, en la ventana Emisión y Entrega de Documentos Digs. y Comprobantes Fiscales Digitales podrás asignar el Uso del CFDI del cliente.

El valor que se registre en este atributo debe aplicar para el tipo de persona del receptor, es decir, si el RFC tiene longitud de 12 posiciones, debe ser de persona moral y si tiene longitud de 13 posiciones debe ser de persona física y el valor registrado en el atributo RegimenFiscalR, debe corresponder a un valor de la columna Régimen Fiscal Receptor del catálogo c_UsoCFDI. Al actualizar el catálogo c_UsoCFDI se incorpora una columna para el Régimen Fiscal Receptor, esto nos da la posibilidad de conocer si un comprobante es o no deducible de acuerdo al tipo de persona física o moral.

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En el campo Uso de CFDI al consultar el botón F3 mostrará el catálogo vigente del Anexo 20 en su versión 4.0. En caso de que se tenga o capture un uso CFDI válido en versión 3.3 pero que no existe en 4.0 se debe de mostrar el mensaje "[No válido en Anexo 20 4.0]" a la descripción.

Domicilio Fiscal del Receptor

A partir de esta versión, el Código Postal de la dirección fiscal del cliente se vuelve un dato obligatorio para el timbrado de sobre-recibos en base a la versión 4.0 del Anexo 20. No se podrán guardar cambios en la información del cliente, si no se ha capturado el Código Postal. Al ingresar a la configuración del Cliente en la opción Domicilio, en la ventana Domicilio podrás asignar el Código Postal del cliente en la sección Anexo 20 versión 4.0.

El Código Postal se vuelve un dato requerido, será alfanumérico y se mostrará vacío para su captura.

Configuración de Conceptos y Documentos en CFDI 4.0

Habilitación de Versión 4.0 en Conceptos

A partir de esta versión, desde la configuración de los Conceptos, se agrega la opción para poder elegir la versión 4.0 del Anexo 20, además, se agregan mejoras en las etiquetas en la ventana del listado de los mismos. Al ingresar a la configuración de Conceptos en la pestaña 5.- Comprobante Fiscal Digital / CFDI permitirá seleccionar la versión del anexo vigente.

Al seleccionar la versión 4.0 del Anexo 20 del SAT se deben de habilitar / deshabilitar los mismos campos que en versión 3.3: Certificado, Plantilla, Complementos: Carta porte / donatarias, Régimen fiscal, Forma de Pago. Podrás cambiar la versión del Anexo 20 aun cuando el concepto ya tenga documento relacionados. Al tener ya documentos creados en el concepto, no se podrá cambiar la configuración de Carta Porte.

Al consultar conceptos previamente creados y configurados con la versión 3.3 del Anexo 20, se mostrarán de manera correcta.

Captura y Características de Documentos CFDI 4.0

A partir de esta versión, la captura de documentos se realizarán con la versión 4.0 del Anexo 20. En la captura de documentos CFDI en la pestaña 5 Información Adicional sección Anexo 20 se mostrará la versión que corresponda al concepto.

Cuando se tenga el RFC "XAXX010101000" o "XEXX010101000" se deberá capturar el Régimen Fiscal "616".

A partir de ahora, al generar documentos con la versión 4.0 del Anexo 20, se incluye el check 'Exportación temporal', que se utilizará cuando exista el complemento de Comercio Exterior. Este atributo debe contener una clave vigente del catálogo c_Exportacion. Si el atributo contiene el valor “01” no debe existir el Complemento para Comercio Exterior. Si el atributo contiene el valor “02” debe existir el Complemento para Comercio Exterior. Tendrás la posibilidad de habilitar la opción "Exportación temporal" cuando se manejen documentos CFDI con versión igual o mayor a la 4.0.

Respecto a la Forma de Pago: si el valor registrado en el atributo 'TipoDeComprobante' es T, N o P, este atributo no debe de existir; en caso contrario, este atributo debe existir y contener una clave vigente del catálogo c_FormaPago. El valor de este atributo debe ser '99' cuando el atributo MetodoPago contenga el valor 'PPD'.

Sobre el Método de Pago: si el valor registrado en el atributo 'TipoDeComprobante' es T o P, este atributo no debe de existir; en caso contrario, este atributo debe existir y contener una clave vigente del catálogo c_MetodoPago.

En los documentos de CFDI versión igual o mayor a 4.0 permitirá capturar el Régimen Fiscal en la pestaña 5 Información Adicional sección Anexo 20, por omisión, se tomará el Régimen Fiscal del catálogo de clientes. Al copiar un documento se conservará Régimen fiscal asignado previamente. El Uso de CFDI será acorde al régimen fiscal del documento. Al timbrar un documento sin régimen fiscal o con uso del CFDI erróneo y generarse el error correspondiente, al cerrar el diálogo de timbrado se posicionará en el control correspondiente.

CFDIs Relacionados en Versión 4.0

A partir de esta versión, los CFDI con versión igual o mayor a 4.0 del Anexo 20 permitirán asociar más de un tipo de relación y 'n' CFDI por cada tipo de relación. Se cambia la secuencia para que se permita agregar más de una vez este nodo, para poder relacionar en un CFDI más de un tipo de relación.

Al tener documentos CFDI versión 3.3 del Anexo 20, se podrá tener sólo un tipo de relación y N folios relacionados. En documentos CFDI versión 4.0 del Anexo 20 se permitirá N tipos de relaciones y N folios relacionados por cada tipo de relación. Podrás asociar documentos que manejen la versión 4.0 desde la ventana CFDIs Relacionados: Se agrega la columna Tipo relación en la que se mostrará la relación correspondiente al UUID. El apartado de "CFDI Relacionados" solo es para indicar al SAT el motivo de "Sustitución de los CFDI previos" esto es cuando se canceló un REP (Comprobante de Tipo Pago) por alguna razón y debe notificar al SAT en el nuevo REP (Comprobante de Tipo Pago) el UUID cancelado.

Gestión Operativa de CFDI en CONTPAQi

Creación y Modificación de Documentos

• Para cargar los Certificados de Sello Digitales (CSD) debe ingresar a la opción "Instalar Certificados" que se encuentra en el menú de su lado izquierdo. Le solicitará el certificado (archivo con extensión .CER), el archivo clave privada (archivo con extensión .KEY) y finalmente la contraseña de la clave privada. Una vez agregados estos datos, se debe presionar el botón "Subir" para que se cargue su certificado de sello.
• Si requiere el detalle del producto, se sugiere agregarlo desde el comentario. Este está disponible en un icono amarillo en forma de caja, a la derecha de cada partida.
• Para modificar el registro de un cliente, ingrese a la opción "Listar Clientes", dé clic en el icono que parece un monito con un lápiz, aparece en la primer columna. Modifique el dato deseado y dé clic en Guardar.
• Por el momento en la aplicación CFDI + no se pueden importar catálogos, por lo que deberá capturarlos manualmente, si usted cuenta con la versión gratuita. En caso de que sea cliente de la versión Plus, al capturar en cada CFDI los datos de su cliente, automáticamente se guardarán en el catálogo y estarán disponibles para su uso posterior.

Cancelación y Aplicación de Pagos

• ¿Puedo cancelar un CFDI desde CONTPAQi? Sí.
• No es posible recuperar o descancelar un documento electrónico, ya que cuando se cancela por medio de la aplicación CFDI en línea, se cancela directamente en el SAT y actualmente no existe por parte de la autoridad (SAT) un proceso para cambiar el estado de cancelado a vigente a un documento electrónico. Deberá crear un nuevo documento para sustituir el que se canceló por error.
• Aparecerá una venta para confirmar: "¿Está seguro de aplicar la factura como pagada? El saldo quedará en [$0.0] y no se mostrará en los documentos relacionados al crear el pago."

Consideraciones Adicionales

• No usar la combinación XAXX010101000 / XEXX010101000 y PUBLICO EN GENERAL porque esto hará que las validaciones la tomen como una factura global (es por esto que no les permite timbrar con ese nombre).
• Para una factura normal, cualquier otra forma en que se escriba Publico en General lo tomará como válido y permitirá timbrar el documento.
• Puede capturarse el Importe Base al cual se le adicione la tasa de IVA, o bien, capturar el Importe con el IVA incluido si en la redefinición de la empresa se tiene marcada la opción “Capturar Precios con I.V.A. No es posible utilizar otras tasas de IVA, ni otros impuestos como IEPS, tampoco partidas No Objeto de Impuesto.
• ¿Puedo emitir CFDIs sin internet? No.

Resolución de Problemas Comunes al Usar CONTPAQi

Errores en Datos de CFDI 4.0

• ERROR CFDI40145 / CFDI40139: El campo Nombre del receptor o emisor, debe pertenecer al nombre asociado al RFC registrado.
• ERROR CFDI33141: La clave del campo UsoCFDI debe corresponder con el tipo de persona (física o moral).
• ERROR CFDI33167: Al crear una factura, cuando se captura un valor de tasa o cuota con menos de 6 decimales. Validar que la tasa de impuesto o impuestos tenga el formato a 6 decimales que pide el SAT incluyendo el cero a la izquierda del punto decimal. Ejemplo 10% = 0.100000, 10.667% = 0.106670, 16% = 0.160000. Para tasas estándar de impuesto como el 16% seleccione del listado que se muestra en la casilla de "Tasa o cuota".

Problemas de Conexión y Acceso

• No se ha podido recuperar la sesión desde nuestros servidores: El problema se debe a que un componente de la página no puede recuperar la sesión activa desde nuestros servidores. Para solucionarlo, utilice un navegador de internet como Chrome o Firefox y actualícelos a la última versión, aplique las actualizaciones de Windows y en su antivirus agregue la dirección CFDI.COM.MX como sitio seguro.
• Al firmar el manifiesto no hace nada: Este problema se debe al navegador de internet. Para solucionarlo, elimine caché (CTRL + SHIFT + SUPR), seleccione la opción Borrar Caché, espere a que el proceso termine, cierre el navegador, ábralo de nuevo e intente firmar el manifiesto.
• ERROR AL MOSTRAR Y DESCARGAR EL DOCUMENTO PDF DE LA FACTURA: Este error se muestra debido a la versión del navegador Chrome. Actualice su navegador a la última versión.
• No se abre Sistema después de dar clic en "aceptar" con el usuario SUPERVISOR y solo que muestra el proceso del sistema en segundo plano.
• Unhandled exception at 4005AD58. Unknown exception code C00041D al momento de ingresar al sistema desde el servidor.
• Verificar que se encuentren en ejecución en el apartados de Servicios de Windows, el Servidor de licencias Contpaqi.

Errores al Timbrar o Cancelar CFDIs

• El XML está mal formado / El archivo xml que representa al documento digital no está bien formado: El documento presentaba problemas. Solución: Abrir la factura con el problema, eliminarla, crear una factura nueva asignando el cliente y el producto, guardar el cambio y verificar la emisión.
• ERROR EL FOLIO NO EXISTE AL CANCELAR LA FACTURA: Este mensaje se muestra al cancelar la factura debido a que el documento electrónico aún no se encuentra registrado en los controles de la página del SAT. Mientras no esté registrada no se puede cancelar la factura. El motivo por la cual no está registrada aún, es porque el servidor del SAT está saturado y no ha procesado de forma adecuada todas las facturas que enviamos todos los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC). Lo normal es que en un promedio de 2 horas el SAT reciba y publique las facturas, pero en ocasiones cuando hay saturación ese tiempo puede tardar de 24 a 72 hrs. Se recomienda intentarlo más tarde.
• 1120 Los parámetros de entrada no pueden estar vacíos o son inválidos al cancelar un documento.
• Contraseña de llave privada bloqueada al ingresarla de manera incorrecta en 3 ocasiones al intentar cancelar una factura. En caso de que el motivo sea originado por cambio de CSD (Sellos de timbrado) se elimina el certificado dando clic en eliminar, y volver a cargar los CSD actualizados y con la contraseña puesta en su creación.

Errores al Enviar o Relacionar Documentos

• Error fallo el envío del documento digital a través del servidor de correo electrónico (mapi) al enviar una factura por correo electrónico: La ruta de entrega en el concepto no existe. Solución: Respaldar la empresa e ingresar a configuración / conceptos / factura. Seleccionar el concepto con el detalle, dando clic sobre la pestaña 4 comprobante fiscal digital. En la ruta Entrega de archivos en disco definir la ruta dentro de la empresa. Guardar los cambios y realizar el envío del documento.
• Es posible relacionar el xml de una factura (que no existe en el sistema) en un REP: Solución: Realizar respaldo de la empresa y validar que se tenga una versión igual a la 6.0.1 o mayor. Ingresar el menú configuración/concepto/nota de cargo del cliente, seleccionando con F3 "#saldo inicial del cliente" y habilitar la casilla "asociar CFDI" y guardar los cambios. Ir al Administrador del Almacén Digital, cargar el XML de la factura en cuestión. Ingresar a menú movimientos/cargo del cliente/saldo inicial del cliente. Generar documento del saldo del cliente y asociar el CFDI en "asociar CFDI", seleccionando el XML de la factura a saldar.

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