La gestión de facturas es el proceso de administración, control y organización de las facturas emitidas y recibidas por una empresa o autónomo. Su objetivo principal es garantizar un registro ordenado de las transacciones comerciales, asegurar el cumplimiento de obligaciones fiscales y mantener un flujo de caja saludable. Existen muchas razones para llevar un control adecuado de las facturas; la más obvia es poder realizar correctamente la deducción de impuestos, pero no es la única.
Como contribuyentes, es común que necesitemos consultar facturas emitidas o recibidas con anterioridad, ya sea para calcular los impuestos que debemos pagar, o simplemente para mantener en orden la contabilidad de nuestros ingresos y gastos. Sin embargo, los gastos se consideran deducibles en la medida en la que se utilizan para producir ingresos. Esto significa que, si nos encontramos con facturas de gastos que pertenezcan a ejercicios anteriores, no podemos contabilizarlas en el ejercicio actual y deducir su importe a efectos de IRPF.
Importancia del archivo y conservación de documentos
De acuerdo con las Reglas 2.7.1.1. y 2.8.1.5. de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente, los contribuyentes que expidan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML. Es decir que, por ley, tenemos la obligación de almacenar nuestras facturas electrónicas emitidas para ponerlas a disposición del SAT en caso de que requiera una revisión.
De hecho, el Código Fiscal de la Federación estipula en su artículo 30 que los contribuyentes deberán conservar toda la documentación relacionada con la contabilidad al menos durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Incluso debes conservar aquellas facturas que hayas cancelado, pues estas seguirán formando parte de tu contabilidad.
Tabla de plazos y gestión documental
- Conservación fiscal: Mínimo 5 años según el Código Fiscal de la Federación.
- Corrección de facturas: Hasta 4 años desde la fecha de expedición original.
- Recuperación de facturas (México): Máximo 30 días para compras en algunos esquemas.
- Formato obligatorio: XML para validez ante autoridades fiscales.
Procedimiento para consultar facturas de años anteriores
Si extraviaste algún comprobante fiscal, o si lo borraste por descuido, es posible localizarlas. Todas las facturas certificadas que generas quedan almacenadas y es posible encontrarlas en el portal oficial del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Para consultar facturas emitidas o recibidas, tienes dos opciones:
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- Por Folio Fiscal: En caso de que cuentes con tu factura impresa, es buscar mediante el Número de Folio Fiscal (UUID), que consta de 32 dígitos alfanuméricos.
- Por rango de fechas: En caso de no contar con la representación impresa, la segunda opción consiste en acceder a tus facturas mediante la fecha en que hayan sido emitidas o recibidas.
Una vez que el sistema despliegue los resultados, podrás elegir si deseas descargar el archivo en PDF, adicional al formato XML que es el que, por ley, te solicita el SAT a la hora de tus declaraciones anuales y mensuales. Después de consultar facturas emitidas o recibidas, es recomendable que procedas a guardarlas, ya sea en tu equipo de cómputo, en una memoria USB, un CD o cualquier otro tipo de dispositivo.
Gestión de errores y facturas rectificativas
Las facturas, una vez generadas, no pueden eliminarse ni alterarse directamente, ya que forman parte de los registros contables y fiscales de una empresa o autónomo. Cuando una factura emitida contiene errores, la solución es emitir una factura rectificativa, en la que se corrijan los datos erróneos y se haga referencia a la factura original. Desde 2013, la única forma de corregir una factura declarada en México es emitiendo una factura rectificativa. Ésta puede expedirse dentro de un plazo de cuatro años desde la fecha de expedición original.
Teniendo en cuenta que la facturación es una tarea compleja y obligatoria, lo mejor es contar con un software que permita la correcta gestión del negocio. La automatización de la gestión de facturas es un proceso que utiliza tecnología para optimizar, agilizar y hacer más eficiente todo lo relacionado con la emisión, recepción, registro, control y archivo de las facturas dentro de una empresa.
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