Desde su implementación en 2015, la contabilidad electrónica se ha convertido en un pilar del sistema fiscal mexicano. Desde 2014, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) implementó la contabilidad electrónica como parte de su estrategia de fiscalización digital. Desde 2015, el SAT exige contabilidad electrónica a un sector específico de contribuyentes. Este esquema obliga a ciertos contribuyentes a enviar sus registros contables en formatos electrónicos específicos, con el objetivo de facilitar la revisión por parte de la autoridad fiscal.
¿Qué es la Contabilidad Electrónica del SAT?
La contabilidad electrónica es un conjunto de registros contables en archivos digitales que deben generarse usando la información contenida en los CFDI conforme a los lineamientos técnicos establecidos por el SAT. Esta modalidad permite que el fisco revise de forma automatizada los movimientos contables de los contribuyentes.
Documentos Relevantes de la Contabilidad Electrónica
La Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) en su punto 2.8.1.5 establece que los documentos más relevantes que integran esta contabilidad son:
- Catálogo de cuentas
Un catálogo de cuentas es un registro estructurado que enumera de forma ordenada todas las cuentas empleadas por una empresa para registrar sus operaciones financieras. Cada cuenta se distingue por un número y un nombre que describe su función o tipo.
Se entrega una sola vez al inicio de actividades o cuando hay modificaciones.
Lea también: Contenido del Curso de Contabilidad
En caso de modificaciones, el archivo debe enviarse a más tardar en el mismo plazo que la balanza correspondiente al mes en que ocurrió el cambio.
- Balanza de comprobación
La balanza de comprobación se compone de las cuentas contables, los saldos deudores y acreedores, los movimientos del periodo, y los totales.
Se presenta mensualmente, dentro de los primeros cinco días hábiles del segundo mes posterior al que corresponde la información.
Por ejemplo: la balanza de abril se envía durante los primeros días hábiles de junio.
También debe enviarse una balanza de cierre del ejercicio fiscal (balanza 13):
Lea también: Emitir facturas antiguas correctamente
- Personas morales: a más tardar el 20 de abril del año siguiente.
- Personas físicas: a más tardar el 22 de mayo del año siguiente.
- Pólizas contables y auxiliares
Es un documento que documenta las operaciones financieras de una empresa. Incluye información como la fecha, el concepto de la operación, las cuentas involucradas, el monto correspondiente y si se trata de un cargo o un abono. Las pólizas contables representan el punto de partida en el registro contable y constituyen la base para la elaboración de los libros contables y los estados financieros.
Solo deben enviarse si el SAT lo solicita mediante requerimiento o auditoría.
- Auxiliar de folios
Es un documento que proporciona el detalle necesario para identificar y relacionar los folios fiscales de los comprobantes con las pólizas correspondientes al periodo contable, incluyendo tanto operaciones nacionales como del extranjero, y considerando distintos tipos de comprobantes y métodos de pago.
Solo deben enviarse si el SAT lo solicita mediante requerimiento o auditoría.
- Auxiliar de cuentas
Es un detalle minucioso de los movimientos registrados en cada cuenta principal. Su propósito es asegurar la claridad y exactitud de la información contable, lo cual permite verificar la fidelidad de los estados financieros.
Lea también: RFC y Fecha de Inicio de Operaciones: Todo lo que debes saber
Solo deben enviarse si el SAT lo solicita mediante requerimiento o auditoría.
Esta información debe enviarse en formato XML a la autoridad.
Contribuyentes Obligados a Llevar Contabilidad Electrónica
Los contribuyentes que deben llevar y enviar contabilidad electrónica al SAT son los siguientes:
- Personas morales del régimen general (empresas).
- Personas físicas con actividad empresarial o profesional.
- Contribuyentes que optaron por el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO), si superan ciertos ingresos.
- Contribuyentes registrados en el Régimen de Arrendamiento.
Están exentos:
- Personas físicas asalariadas.
- Personas que generan ingresos únicamente desde plataformas digitales.
- Contribuyentes que utilizan “Mis Cuentas”
- Contribuyentes con ingresos anuales menores a 4 millones de pesos (en algunos casos del RESICO).
Envío de la Contabilidad Electrónica
El envío se realiza a través del Buzón Tributario, una herramienta digital obligatoria para todos los contribuyentes. Los pasos básicos son:
- Ingresar al Buzón Tributario del SAT con tu RFC y e.firma.
- Seleccionar la opción de “Contabilidad electrónica”.
- Cargar los archivos XML correspondientes al mes que deseas declarar.
- Firmar el envío con tu e.firma y conservar el acuse de recibo.
Nomenclatura de Archivos XML
Antes de enviar los archivos, estos deben estar comprimidos en un archivo .ZIP y nombrados siguiendo el formato oficial:
RFC + Año (4 dígitos) + Mes (2 dígitos) + Clave del archivo, donde las claves pueden ser:
- CT = Catálogo de cuentas
- BN = Balanza de comprobación
- BC = Balanza complementaria
- PL = Pólizas contables
- XC = Auxiliar de cuentas
- XF = Auxiliar de folios
¿Qué Hacer si los Archivos Tienen Errores?
Si tus archivos contienen errores, considera lo siguiente:
- Errores informáticos (archivos rechazados por el sistema del SAT): pueden reenviarse tantas veces como sea necesario antes de que venza el plazo. Si el rechazo ocurre dentro de los dos días previos a la fecha límite, cuentas con cinco días adicionales para corregir y reenviar. El sistema detecta errores de estructura, omisiones en los códigos agrupadores y campos mal llenados.
- Errores contables (datos incorrectos): puedes reenviar archivos corregidos dentro de un plazo de cinco días posteriores a la modificación.
Si el archivo no puede leerse o está dañado, el SAT te notificará y podrá solicitar archivos complementarios.
Consecuencias de no Presentar la Contabilidad Electrónica
La autoridad estipula en los artículos 81 y 82 de la CFF lo siguiente:
Artículo 81
Son infracciones relacionadas con la obligación de pago de las contribuciones; de presentación de declaraciones, solicitudes, documentación, avisos, información o expedición de constancias, y del ingreso de información a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria:
No presentar las declaraciones, las solicitudes, los avisos o las constancias que exijan las disposiciones fiscales, o no hacerlo a través de los medios electrónicos que señale la Secretaría de Hacienda y Crédito Público o presentarlos a requerimiento de las autoridades fiscales. No cumplir los requerimientos de las autoridades fiscales para presentar alguno de los documentos o medios electrónicos a que se refiere esta fracción, o cumplirlos fuera de los plazos señalados en los mismos.
Artículo 82
A quien cometa las infracciones relacionadas con la obligación de presentar declaraciones, solicitudes, documentación, avisos o información; con la expedición de comprobantes fiscales digitales por Internet o de constancias y con el ingreso de información a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria a que se refiere el artículo 81 de este Código, se impondrán las siguientes multas:
Para la señalada en la fracción I:
d) De $18,360.00 a $36,740.00, por no presentar las declaraciones en los medios electrónicos estando obligado a ello, presentarlas fuera del plazo o no cumplir con los requerimientos de las autoridades fiscales para presentarlas o cumplirlos fuera de los plazos señalados en los mismos.
Multas adicionales por otras omisiones:
- $300 a $7,500 por llevar la contabilidad sin seguir las especificaciones del SAT.
- $330 a $6,070 por registros inexistentes.
- $12,000 a $120,000 por no presentar estados financieros a tiempo.
Asimismo, omitir el envío de la contabilidad electrónica SAT puede traer consecuencias serias:
- Imposibilidad de obtener devoluciones o compensaciones de impuestos.
- Rechazo de solicitudes de cumplimiento de obligaciones fiscales.
- Posibles auditorías o revisiones electrónicas.
Por eso es importante mantener tu contabilidad al día, generar los archivos correctamente y enviarlos dentro del plazo establecido. Estás sujeto a multas económicas y puedes perder la posibilidad de deducir ciertos gastos.
Recomendaciones para Cumplir con la Contabilidad Electrónica SAT
Para evitar errores o sanciones, te recomendamos:
- Utiliza un sistema contable autorizado que genere archivos XML conforme a lo que dispone la RMF.
- Valida tus archivos antes de enviarlos con los validadores que ofrece el SAT o proveedores especializados.
- Consulta regularmente tu buzón tributario, ya que allí recibirás notificaciones y posibles requerimientos.
- Contrata a un contador certificado que esté familiarizado con el proceso de envío de contabilidad electrónica.
- Guarda tus acuses de envío durante al menos 5 años, en formato digital o impreso, por si se requiere en auditorías.
Cumplir con la contabilidad electrónica del SAT puede ser simple si usas las herramientas correctas.
Dentro de tus obligaciones fiscales como contribuyente, se encuentra el envío de tu información contable al SAT, de conformidad con el artículo 28 del CFF. Recuerda que tu información contable solo puedes proporcionársela a la autoridad fiscal por dos vías, dependiendo el tipo de contribuyente que seas: contabilidad electrónica, se enviará a través del buzón tributario o por la página del SAT en la sección “Trámites” “Mis cuentas”, como los ingresos y gastos amparados por un CFDI se registran de forma automática, únicamente deberás capturar aquellos que no se encuentren sustentados en dichos comprobantes Si aun tienes dudas sobre la forma en que estás obligado a enviarla te recomendamos consultar la nota “Cómo debo enviar mi contabilidad al SAT”. No olvides que este deber tributario tiene que ser observado por todos los contribuyentes en 2016 en los siguientes plazos:
Contabilidad electrónica El catálogo de cuentas y las balanzas los enviarán de forma mensual: personas morales a más tardar en los primeros tres días del segundo mes posterior, al que corresponda la contabilidad personas físicas los primeros cinco días del segundo mes posterior al que concierne la información contable, y contribuyentes emisores de valores que coticen en las bolsas de valores concesionadas en los términos de la Ley del Mercado de Valores o en las bolsas de valores ubicadas en los mercados reconocidos, así como sus subsidiarias, enviarán la información en archivos mensuales por cada trimestre, a más tardar en los siguientes días:
- 3 de mayo: enero, febrero y marzo
- 3 de agosto: abril, mayo y junio
- 3 de noviembre: julio, agosto y septiembre, y
- 3 de marzo: octubre, noviembre y diciembre, y
personas morales y físicas dedicadas a las actividades agrícolas, silvícolas, ganaderas o de pesca que cumplan con sus obligaciones fiscales en los términos del Título II, Capítulo VIII de la LISR, que hubiesen optado por realizar pagos provisionales del ISR semestralmente, podrán enviar su información contable en esa misma periodicidad, a más tardar dentro de los primeros tres y cinco días, respectivamente, del segundo mes posterior al último mes reportado en el semestre, mediante seis archivos que correspondan a cada uno de los meses reportados Balanza de comprobación ajustada al cierre del ejercicio: las personas morales la enviarán a más tardar el 20 de abril del año siguiente al ejercicio de que se trate, y las personas físicas a más tardar el 22 de mayo del año siguiente al ejercicio correspondiente Pólizas: será requerida esta información dentro del ejercicio de facultades de comprobación o en los trámites de devolución y compensación
Mis cuentas Al no existir la generación de un archivo, las disposiciones fiscales no contemplan fechas para su envío Los días para el envío de tu información son hábiles de conformidad con la regla 2.8.1.7. de la RMISC y el artículo 12 del CFF.Finalmente si no cumples con esta obligación o lo haces de forma extemporánea, previo requerimiento del fisco, te harás acreedor a una multa de cinco mil a 15,000 pesos (arts. 81, fracc. XLI y 82-A, fracc.
Para ayudarte con la generación y envío de la contabilidad electrónica, en dSoft desarrollamos eContaCFDI, un sistema de contabilidad basado 100% en los CFDI y en la vigilancia de la Metadata obtenida desde el portal de SAT.
Entre los beneficios de eContaCFDI, destacamos los siguientes en cuanto a la contabilidad electrónica:
Generación y repositorio de contabilidad electrónica:
Generación de los 5 archivos de la contabilidad electrónica:
- Catálogo de Cuentas.XML
- Balanza.XML
- Pólizas.XML
- Auxiliar de Cuentas.XML
- Auxiliar de Folios.XML
Manejo de un repositorio de archivos de contabilidad electrónica para consultar la información.
Asimismo, con eComprobante se pueden generar los 2 archivos que se mandan mensualmente a partir de un layout en Excel, es decir, el Catálogo de Cuentas.XMLy la Balanza.XML.
Te invitamos a que nos contactes para que podamos hablarte a profundidad sobre todos los beneficios que nuestro sistema ofrece.
tags: #fecha #limite #entrega #contabilidad #electronica